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Massenversand mit einer übergeordneten Vorlage

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Adobe Acrobat Sign-Handbuch

Neue Funktionen

  1. Vorabversionshinweise
  2. Versionshinweise
  3. Wichtige Benachrichtigungen

Erste Schritte

  1. Kurzanleitung für Administrierende
  2. Kurzanleitung für Benutzende
  3. Für Entwicklerinnen und Entwickler
  4. Video-Tutorial-Bibliothek
  5. Häufig gestellte Fragen

Verwaltung

  1. Übersicht über die Admin Console
  2. Benutzendenverwaltung
    1. Hinzufügen, Bearbeiten und Überprüfen von Benutzenden
      1. Überprüfen deiner aktiven Benutzenden auf der Registerkarte Benutzende
      2. Benutzende hinzufügen
      3. Hinzufügen von mehreren Benutzenden
      4. Hinzufügen von Benutzenden aus deinem Verzeichnis
      5. Hinzufügen von Benutzenden aus MS Azure Active Directory
    2. Erstellen von funktionsorientierten Benutzenden
      1. Technikkonten – API-gesteuert
      2. Dienstkonten – Manuell gesteuert
    3. Überprüfen von Benutzenden, die die Verifizierung nicht abgeschlossen haben
    4. Suche nach Nutzenden mit Bereitstellungsfehlern
    5. Ändern des Namens/der E-Mail-Adresse
    6. Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden bearbeiten
    7. Bearbeiten der Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden über die Gruppenoberfläche
    8. Hochstufen von Benutzenden zu einer Administrationsrolle
    9. Benutzeridentitätstypen und SSO
    10. Wechseln der Benutzeridentität
    11. Authentifizieren von Benutzenden mit MS Azure
    12. Authentifizieren von Benutzenden mit Google Federation
    13. Produktprofile
    14. Anmeldung 
  3. Konto-/Gruppeneinstellungen
    1. Einstellungsübersicht
    2. Globale Einstellungen
      1. Kontoebene und ID
      2. Neues Empfangserlebnis
      3. Workflows zum Selbstsignieren
      4. Massenversand
      5. Webformulare
      6. Benutzerdefinierte Sende-Workflows
      7. Power Automate-Workflows
      8. Bibliotheksdokumente
      9. Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen
      10. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
      11. Anhängen einer PDF-Kopie der signierten Vereinbarung 
      12. Einfügen eines Links in eine E-Mail
      13. Einfügen eines Bilds in eine E-Mail
      14. An E-Mails angehängte Dateien werden folgendermaßen benannt:
      15. Anhängen von Audit-Berichten an Dokumente
      16. Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem Dokument
      17. Einzelne Dokumente herunterladen
      18. Signiertes Dokument hochladen
      19. Delegation für Benutzende in meinem Konto
      20. Externen Empfangenden das Delegieren erlauben
      21. Signaturberechtigung
      22. Sendeberechtigung
      23. Berechtigung zum Hinzufügen elektronischer Siegel
      24. Festlegen einer Standardzeitzone
      25. Festlegen eines Standarddatumsformats
      26. Benutzende in mehreren Gruppen (UMG)
        1. Upgrade zur Verwendung von UMG
      27. Berechtigungen für Gruppenadministrierende
      28. Empfangende ersetzen
      29. Audit-Bericht
        1. Überblick
        2. Nicht authentifizierten Zugriff auf der Transaktionsbestätigungsseite zulassen
        3. Aufnehmen von Erinnerungen
        4. Aufnehmen von Anzeigeereignissen
        5. Aufnehmen der Seiten-/Anhangsanzahl der Vereinbarung
      30. Transaktionsfußzeile
      31. In Produktbotschaften und Anleitungen
      32. Barrierefreie PDF-Dateien
      33. Neues Authoring-Erlebnis
      34. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
    3. Kontoeinrichtung / Branding-Einstellungen
      1. Übersicht
      2. Logo hinzufügen
      3. Anpassen des Hostnamens/der URL des Unternehmens 
      4. Firmenname hinzufügen
      5. URL-Umleitung nach Abschluss der Vereinbarung
    4. Signaturvorgaben
      1. Korrekt formatierte Signaturen
      2. Empfangenden das Signieren erlauben durch
      3. Unterzeichnende können ihren Namen ändern
      4. Empfangenden erlauben, ihre gespeicherte Signatur zu verwenden
      5. Selbstdefinierte Nutzungsbedingungen und Hinweis für Kundinnen und Kunden
      6. Empfangende durch Formularfelder leiten
      7. Vereinbarungs-Workflow neu starten
      8. Signieren ablehnen
      9. Stempel-Workflows erlauben
      10. Unterzeichnende auffordern, ihre Stellenbezeichnung oder ihr Unternehmen anzugeben
      11. Unterzeichnenden das Drucken und Einfügen von handschriftlichen Signaturen erlauben
      12. Anzeigen von Nachrichten beim elektronischen Signieren
      13. Unterzeichnende müssen ein Mobilgerät verwenden, um ihre Signatur zu erstellen
      14. IP-Adresse von Unterzeichnenden anfordern
      15. Firmenname und Stellenbezeichnung sollen nicht aus dem Teilnahmestempel ersichtlich sein
      16. Adaptive Skalierung auf handschriftliche Signatur anwenden
    5. Digitale Signaturen
      1. Überblick
      2. Herunterladen und signieren mit Acrobat /content/help/de/sign/config/admin-managed-sharing.
      3. Signieren mit Cloud-Signaturen
      4. Metadaten für Identitätsanbieter einschließen
      5. Anbieter eingeschränkter Cloud-Signaturen
    6. Elektronische Siegel
    7. Digital Identity
      1. Digital Identity Gateway
      2. Richtlinie zu Identitätsprüfung
    8. Berichteinstellungen
      1. Neues Berichtserlebnis
      2. Einstellungen für den klassischen Bericht
    9. Sicherheitseinstellungen
      1. Einstellungen für Single Sign-on
      2. Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
      3. Richtlinien für Anmeldekennwort
      4. Stärke für Anmeldekennwort
      5. Dauer der Internet-Sitzung
      6. Art der PDF-Verschlüsselung
      7. API
      8. Zugriff auf Benutzenden- und Gruppeninformationen
      9. Erlaubte IP-Bereiche
      10. Kontofreigabe
      11. Berechtigungen zur Kontofreigabe
      12. Steuerelemente für das Freigeben von Vereinbarungen
      13. Bestätigung der Unterzeichnendenidentität
      14. Kennwort für das Signieren einer Vereinbarung
      15. Dokumentkennwortstärke
      16. Unterzeichnende anhand des geografischen Standorts sperren
      17. Telefonauthentifizierung
      18. Wissensbasierte Authentifizierung (KBA)
      19. Zulassen der Seitenextraktion
      20. Ablauf des Dokumentlinks
      21. Hochladen eines Clientzertifikats für Webhooks/Rückrufe
      22. Zeitstempel
    10. Sendeeinstellungen
      1. Anzeigen der Seite „Senden“ nach der Anmeldung
      2. Name der Empfangspartei beim Senden erforderlich
      3. Sperren der Namenswerte für bekannte Benutzende
      4. Zulässige Empfangsrollen
      5. E-Witnesses zulassen
      6. Gruppen empfangender Personen
      7. CC-Parteien
      8. Erforderliche Felder
      9. Anhängen von Dokumenten
      10. Feldreduzierung
      11. Vereinbarungen bearbeiten
      12. Vereinbarungsname
      13. Sprachen
      14. Private Nachrichten
      15. Erlaubte Signaturarten
      16. Erinnerungen
      17. Kennwortschutz für signierte Dokumente
      18. Vereinbarungsbenachrichtigung absenden
      19. Identifikationsoptionen für Unterzeichnende
        1. Überblick
        2. Signierkennwort
        3. Wissensbasierte Authentifizierung
        4. Telefonauthentifizierung
        5. WhatsApp-Authentifizierung
        6. Einmalpasswort per E-Mail
        7. Acrobat Sign-Authentifizierung
        8. Cloud-basierte digitale Signatur
        9. Amtl. Lichtbildausweis
        10. Identitätsberichte der Unterzeichnenden
      20. Inhaltsschutz
      21. Aktivieren von Beglaubigungs-Transaktionen
      22. Dokumentablauf
      23. Anzeigen der Vorschau, Positionieren von Signaturen und Hinzufügen von Formularfeldern
      24. Signierreihenfolge
      25. Liquid Mode
      26. Optionen für selbstdefinierte Workflows
      27. Upload-Optionen auf der E-Sign-Seite
      28. Bestätigungs-URL-Umleitung nach der Signatur
      29. Zugriff auf freigegebene Vereinbarungen einschränken
    11. Nachrichtenvorlagen
      1. Überblick über Nachrichtenvorlagen
      2. Erstellen neuer Nachrichtenvorlagen
      3. Bearbeiten von Nachrichtenvorlagen
      4. Nachrichtenvorlagen löschen
    12. Bio-Pharma-Einstellungen
      1. Überblick
      2. Authentifizierung der Identität verlangen
      3. Gründe für das Unterzeichnen
    13. Workflow-Integration
    14. Beglaubigungs-Einstellungen
    15. Zahlungsintegration
    16. Nachrichten für Unterzeichnende
    17. SAML-Einstellungen
      1. SAML-Konfiguration
      2. Installieren des Active Directory Federation Service
      3. Installieren von Okta
      4. Installieren von OneLogin
      5. Installieren von Oracle Identity Federation
    18. Datennutzungsrechte
    19. Zeitstempel-Einstellungen
    20. Externes Archiv
    21. Kontosprachen
    22. E-Mail-Einstellungen
      1. Bilder für E-Mail-Kopf- oder Fußzeile
      2. Zulassen von E-Mail-Fußzeilen für einzelne Benutzende
      3. Anpassen der „Signatur angefordert“-E-Mail
      4. Anpassen der Felder „An“ und „CC“
      5. Benachrichtigungen ohne Links aktivieren
      6. E-Mail-Vorlagen anpassen
    23. Migration von echosign.com zu adobesign.com
    24. Konfigurieren von Optionen für Empfangende
  4. Leitfaden für regulatorische Anforderungen
    1. Barrierefreiheit
      1. Einhaltung der Barrierefreiheitsrichtlinien
      2. Erstellen barrierefreier Formulare mit Acrobat für den Desktop
      3. Erstellen barrierefreier AcroForms
    2. HIPAA
    3. DSGVO
      1. Überblick über die DSGVO
      2. Benutzende schwärzen
      3. Vereinbarungen Benutzender schwärzen    
    4. 21 CFR Part 11 und EudraLex Annex 11
      1. 21 CRF Part 11 Validierungspaket
      2. Handbuch für 21 CFR und EudraLex Annex 11
      3. Analyse der gemeinsamen Verantwortung
    5. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
    6. IVES-Unterstützung
    7. Archivieren von Vereinbarungen
    8. Überlegungen zur EU/dem Vereinigten Königreich
      1. Grenzüberschreitende Transaktionen zwischen der EU und dem Vereinigten Königreich und eIDAS
      2. HMLR-Anforderungen für elektronisch signierte Urkunden
      3. Die Auswirkungen des Brexit auf die Gesetze zu elektronischen Signaturen im Vereinigten Königreich
  5. Gleichzeitiges Herunterladen von mehreren Vereinbarungen
  6. Anfordern deiner Domäne 
  7. Links „Missbrauch melden“
  8. Systemanforderungen und Einschränkungen
    1. Systemanforderungen
    2. Transaktionsbeschränkungen

Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen

  1. Empfangsoptionen
    1. Stornieren von E-Mail-Erinnerungen
    2. Optionen auf der E-Signatur-Seite
      1. Überblick über die E-Signatur-Seite
      2. Öffnen der Vereinbarung, um sie ohne Felder zu lesen
      3. Signieren einer Vereinbarung ablehnen
      4. Delegieren der Signaturberechtigung
      5. Neustarten der Vereinbarung
      6. Herunterladen einer PDF-Datei der Vereinbarung
      7. Anzeigen des Vereinbarungsverlaufs
      8. Anzeigen der Vereinbarungsnachrichten
      9. Umwandlung von elektronischer zu handschriftlicher Signatur
      10. Umwandlung von handschriftlicher zu elektronischer Signatur 
      11. Navigation der Formularfelder
      12. Löschen der Daten aus den Formularfeldern
      13. Seitenvergrößerung und Navigation der E-Signatur-Seite
      14. Ändern der in den Vereinbarungswerkzeugen und -informationen verwendeten Sprache
      15. Rechtliche Hinweise lesen
      16. Anpassen der Acrobat Sign-Cookie-Voreinstellungen
  2. Senden von Vereinbarungen  
    1. Senden (Erstellen) – Seite
      1. Übersicht über Orientierungspunkte und Funktionen
      2. Gruppenauswahl
      3. Hinzufügen von Dateien und Vorlagen
      4. Vereinbarungsname
      5. Globale Nachricht
      6. Ausfülltermin
      7. Erinnerungen
      8. Schützen einer PDF-Datei mit Kennwort
      9. Signaturtyp
      10. Gebietsschema für die Empfangenden
      11. Signaturreihenfolge/-fluss der Empfangenden
      12. Empfängerrollen
      13. Empfängerauthentifizierung
      14. Private Nachricht für Empfangende
      15. Vereinbarungszugriff der Empfangenden
      16. E-Mail-Adressen der auf CC gesetzten Personen
      17. Identitätsprüfung
    2. Senden einer Vereinbarung nur an sich selbst
    3. Senden einer Vereinbarung an andere
    4. Handschriftliche Signaturen
    5. Signierreihenfolge der Empfangenden
    6. Massenversand
      1. Überblick über die Massenversand-Funktion
      2. Massenversand – übergeordnete Vorlage konfigurieren
      3. Massenversand – CSV-Datei konfigurieren
      4. Massenversand-Transaktion abbrechen
      5. Erinnerungen zum Massenversand hinzufügen
      6. Berichterstattung für den Massenversand
  3. Erstellen von Feldern in Dokumenten
    1. In-App-Authoring-Umgebung
      1. Automatische Felderkennung
      2. Ziehen und Ablegen von Feldern in der Authoring-Umgebung
      3. Formularfelder zu Empfangenden zuweisen
      4. Die Rolle „Vorausfüllen“
      5. Anwenden von Feldern mit einer wiederverwendbaren Feldvorlage
      6. Felder in eine neue Bibliotheksvorlage übertragen
      7. Aktualisierte Authoring-Umgebung beim Senden von Vereinbarungen
    2. Erstellen von Formularen mit Text-Tags
    3. Erstellen von Formularen mit Acrobat (AcroForms)
      1. AcroForm-Erstellung
      2. Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen
    4. Felder
      1. Feldtypen
        1. Häufige Feldtypen
        2. Felder für E-Signaturen
        3. Initialenfeld
        4. Namensfeld für empfangende Partei
        5. E-Mail-Feld für empfangende Partei
        6. Feld „Signierdatum“
        7. Textfeld
        8. Datumsfeld
        9. Zahlenfeld
        10. Kontrollkästchen
        11. Optionsfeld
        12. Dropdown-Menü
        13. Link-Überlagerung
        14. Zahlungsfeld
        15. Anlagen
        16. Teilnahmestempel
        17. Transaktionsnummer
        18. Bild
        19. Firma
        20. Titel
        21. Stempel
      2. Erscheinungsbild des Feldinhalts
      3. Feldüberprüfungen
      4. Werte für maskierte Felder
      5. Festlegen von Bedingungen für das Ein-/Ausblenden
      6. Berechnete Felder 
    5. Authoring-FAQ
  4. Signieren von Vereinbarungen
    1. Signieren von an sich selbst gesendeten Vereinbarungen
    2. Ausfüllen & Signieren
    3. Selbstsignieren
  5. Vereinbarungen verwalten
    1. Übersicht über die Seite „Verwalten“
    2. Delegieren von Vereinbarungen
    3. Ersetzen von Empfangenden
    4. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit 
    5. Abbrechen einer Vereinbarung 
    6. Erstellen von neuen Erinnerungen
    7. Überprüfen von Erinnerungen
    8. Stornieren von Erinnerungen
    9. Zugriff auf Power Automate-Flows
    10. Weitere Aktionen...
      1. Funktionsweise der Suche
      2. Anzeigen einer Vereinbarung
      3. Vorlage aus einer Vereinbarung erstellen
      4. Aus-/Einblenden von Vereinbarungen
      5. Hochladen einer signierten Vereinbarung
      6. Ändern von Dateien und Feldern einer gesendeten Vereinbarung
      7. Bearbeiten der Authentifizierungsmethode einer Empfangspartei
      8. Hinzufügen oder Ändern eines Ablaufdatums
      9. Hinzufügen einer Notiz zu einer Vereinbarung
      10. Freigabe einer einzelnen Vereinbarung
      11. Aufheben der Freigabe einer Vereinbarung
      12. Herunterladen einer einzelnen Vereinbarung
      13. Herunterladen einzelner Dateien einer Vereinbarung
      14. Herunterladen des Audit-Berichts einer Vereinbarung
      15. Herunterladen des Feldinhalts einer Vereinbarung
  6. Audit-Bericht
  7. Berichte und Datenexporte
    1. Überblick
    2. Zugriffserteilung auf Berichte für Benutzende
    3. Berichtsdiagramme
      1. Erstellen eines neuen Berichts
      2. Vereinbarungsberichte
      3. Transaktionsberichte
      4. Einstellungsaktivitätsbericht
      5. Bearbeiten eines Berichts
    4. Datenexporte 
      1. Erstellen eines neuen Datenexports
      2. Webformular-Datenexport
      3. Bearbeiten eines Datenexports
      4. Aktualisieren des Datenexportinhalts
      5. Herunterladen des Datenexports
    5. Umbenennen eines Berichts/Exports
    6. Duplizieren eines Berichts/Exports
    7. Planen eines Berichts/Exports
    8. Löschen eines Berichts/Exports
    9. Überprüfen des Transaktionsverbrauchs

Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows

  1. Webformulare 
    1. Erstellen eines Webformulars
    2. Bearbeiten eines Webformulars
    3. Deaktivieren/Aktivieren eines Webformulars
    4. Ein-/Ausblenden eines Webformulars
    5. Abrufen der URL oder des Skriptcodes 
    6. Vorausfüllen von Webformularfeldern mithilfe von URL-Parametern
    7. Speichern eines Webformulars, um es später auszufüllen
    8. Ändern der Größe eines Webformulars
  2. Wiederverwendbare Vorlagen (Bibliotheksvorlagen) 
    1. US-Behördenformulare in der Acrobat Sign-Bibliothek
    2. Erstellen einer Bibliotheksvorlage
    3. Ändern des Namens einer Bibliotheksvorlage
    4. Ändern des Typs einer Bibliotheksvorlage
    5. Ändern der Berechtigungsebene einer Bibliotheksvorlage
    6. Kopieren, Bearbeiten und Speichern einer freigegebenen Vorlage
    7. Herunterladen der aggregierten Felddaten für eine Bibliotheksvorlage
  3. Übertragen des Eigentums an Webformularen und Bibliotheksvorlagen
  4. Power Automate-Workflows 
    1. Überblick über die Power Automate-Integration und die enthaltenen Berechtigungen
    2. Aktivieren der Power Automate-Integration
    3. Kontextbasierte Aktionen auf der Seite „Verwalten“
    4. Verfolgen der Nutzung von Power Automate
    5. Erstellen eines neuen Flows (Beispiele)
    6. Auslöser für Flows
    7. Importieren von Flows von außerhalb von Acrobat Sign
    8. Verwalten von Flows
    9. Bearbeiten von Flows
    10. Freigeben von Flows
    11. Deaktivieren oder Aktivieren von Flows
    12. Löschen von Flows
    13. Nützliche Vorlagen
      1. Nur Administration
        1. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
        2. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
        4. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
        5. Speichern aller abgeschlossenen Dokumente in Box
      2. Archivierung von Vereinbarungen
        1. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
        2. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
        4. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
        5. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Box
      3. Archivierung von Webformularvereinbarungen
        1. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in der SharePoint-Bibliothek
        2. Speichern abgeschlossener Dokumente in OneDrive for Business
        3. Speichern abgeschlossener Dokumente in Google Drive
        4. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in Box
      4. Extrahieren von Vereinbarungsdaten
        1. Extrahieren von Formularfelddaten aus einem signierten Dokument und Aktualisieren eines Excel-Arbeitsblatts
      5. Vereinbarungsbenachrichtigungen
        1. Senden selbstdefinierter E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Vereinbarungsinhalt und der signierten Vereinbarung
        2. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in einem Teams-Kanal
        3. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Slack
        4. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Webex
      6. Vereinbarungsgenerierung
        1. Erstellen eines Dokuments aus einem Power Apps-Formular und einer Word-Vorlage sowie Senden zum Signieren
        2. Generieren einer Vereinbarung aus einer Word-Vorlage in OneDrive und Einholen der Signatur
        3. Generieren einer Vereinbarung für ausgewählte Excel-Zeile und Senden zur Überprüfung und Signatur
  5. Selbstdefinierte Sende-Workflows
    1. Übersicht über selbstdefinierte Sende-Workflows
    2. Erstellen eines neuen Sende-Workflows
    3. Bearbeiten eines Sende-Workflows
    4. Aktivieren oder Deaktivieren eines Sende-Workflows
    5. Senden einer Vereinbarung mit einem Sende-Workflow
  6. Freigeben von Benutzenden und Vereinbarungen
    1. Freigeben von Benutzenden
    2. Freigeben von Vereinbarungen

Integration in andere Produkte

  1.  Übersicht über Acrobat Sign-Integrationen 
  2. Acrobat Sign für Salesforce
  3. Acrobat Sign für Microsoft
    1. Acrobat Sign für Microsoft 365
    2. Acrobat Sign für Outlook
    3. Acrobat Sign für Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign für Teams
    5. Acrobat Sign für Microsoft PowerApps und Power Automate
    6. Acrobat Sign Connector für Microsoft Search
    7. Acrobat Sign für Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign für Microsoft SharePoint 
  4. Weitere Integrationen
    1. Acrobat Sign für ServiceNow
    2. Acrobat Sign für HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign für SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign für Workday
    5. Acrobat Sign für NetSuite
    6. Acrobat Sign für VeevaVault
    7. Acrobat Sign für Coupa BSM Suite
  5. Von Partnern verwaltete Integrationen
  6. Erstellen eines Integrationsschlüssels

Acrobat Sign-Entwickler

  1. REST-APIs 
    1. Methodendokumentation
    2. SDK/Entwicklungshandbuch
    3. Häufige Fragen zu APIs    
  2. Webhooks 
    1. Übersicht über Webhooks
    2. Konfigurieren eines neuen Webhooks
    3. Anzeigen oder Bearbeiten eines Webhooks
    4. Deaktivieren oder erneutes Aktivieren eines Webhooks
    5. Löschen eines Webhooks
    6. Zwei-Wege-SSL-Zertifikate
    7. Webhooks in der API
  3. Sandbox
    1. Sandbox-Übersicht
    2. Verknüpfen von Produktion und Sandbox
    3. Sandbox-Asset-Typen

Support und Fehlerbehebung

  1. Kunden-Support-Ressourcen 
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Massenversand mit einer übergeordneten Vorlage 

Mit Massenversand kannst du mehrere „untergeordnete“ Vereinbarungen für einen oder mehrere Empfangende erstellen, indem du eine vom Absenden eingerichtete „übergeordnete“ Vereinbarungsvorlage verwendest.

Die übergeordnete Vorlage wird in drei Teilen konfiguriert:

  • Vereinbarungsdetails definieren: Lege den Namen, die globale Nachricht und die Basisdateien der Vereinbarung fest.
  • Definieren der Vereinbarungseinstellungen: Passe Einstellungen wie Erinnerungen, Ablaufdatum, Passwort und Lokalisierung an.
  • Empfangende hinzufügen: Gib die Empfängerliste auf zwei Arten ein: 
    • Manuelle Konfiguration: Gib alle Empfangenden ein oder füge sie in das Textfeld ein.
      • Acrobat Pro-Konten können Empfangende nur manuell eingeben. Höchstens 50 Empfangende.
    • CSV-Upload: Lade eine Empfangsliste mithilfe einer CSV-Datei hoch.
      • Acrobat Pro-Konten unterstützen keine CSV-Uploads.
      • CSV-Dateien können auch verwendet werden, um jede untergeordnete Vereinbarung anzupassen.

Methode zum Hinzufügen von Empfangenden

Das Definieren der Vereinbarungsdetails und der Einstellungen erfolgt auf dieselbe Weise, unabhängig davon, wie du deine Empfangenden hinzufügst. Die Art und Weise, wie du Empfangende hinzufügst, hat jedoch weitreichende Auswirkungen auf den Umfang und die Optionen, die auf die untergeordneten Vereinbarungen angewendet werden.
Bevor du mit der Konfiguration einer übergeordneten Vorlage für den Massenversand beginnst, solltest du wissen und verstehen, welche Methode du zum Hinzufügen deiner Empfangenden verwenden möchtest. Wenn du die CSV-Importoptionen nutzen möchtest, definiere deine CSV-Datei, bevor du mit der Erstellung der Vorlage beginnst.

Die manuelle Konfiguration ermöglicht:

  • nur eine Empfängerin oder einen Empfänger pro untergeordneter Vereinbarung, mit optionalem Gegenzeichnen durch die Absenderin oder den Absender. Es gibt keine Option, zusätzliche externe Empfangsparteien hinzuzufügen, eine andere gegenzeichnende Person zuzuweisen oder das Gegenzeichnen an die erste Signaturposition zu verschieben.
  • Mit diesem manuellen Vorgang können bis zu 50 einzelne Empfangende hinzugefügt werden, wodurch bis zu 50 untergeordnete Vereinbarungen generiert werden.

Darüber hinaus gelten alle konfigurierten Vereinbarungsdetails und -einstellungen der übergeordneten Vorlage für alle untergeordneten Vereinbarungen. Dazu gehört:

  • Rolle der Empfangspartei
  • Authentifizierungsmethode -wert der Empfangspartei
  • Ablauffrist für die untergeordneten Vereinbarungen
  • in der E-Mail-Benachrichtigung enthaltene globale Nachricht
  • für das Erlebnis der Empfangspartei verwendete Gebietsschema

Die Methode mit CSV-Import bietet gegenüber dem manuellen Verfahren verschiedene praktische Verbesserungen, z. B.:

  • Durch eine Massenversand-Transaktion können bis zu 1.000 untergeordnete Vereinbarungen konfiguriert werden.
  • Jede untergeordnete Vereinbarung kann bis zu 100 Empfangende enthalten. Folgendes kann für alle Empfangenden eigens festgelegt werden:
    • Rolle
    • Authentifizierungstyp (einschließlich E-Mail (Keine), Acrobat Sign-Authentifizierung, Telefon (SMS), Kennwort- und wissensbasierte Authentifizierung)
    • Authentifizierungswert
    • Private Nachricht (bis zu 1.000 Zeichen)
  • Jede untergeordnete Vereinbarung kann so konfiguriert werden, dass sie Folgendes enthält: 
    • Benutzerdefinierter Vereinbarungsname
    • Benutzerdefinierte „globale Nachricht“ in der E-Mail (bis zu 10.000 Zeichen)
    • Benutzerdefiniertes Gebietsschema
    • Benutzerdefiniertes Ablaufdatum
    • Komplexe Workflow-Strukturen (sequenzielle, parallele und hybride Signaturflüsse)
Hinweis:

Die neue Massenversand-Umgebung unterstützt derzeit nicht die Konfiguration, bei der die sendende Partei mithilfe der Option zum manuellen Hinzufügen von Empfangenden als erste unterzeichnende Partei festgelegt wird.

Die Funktionen und der Prozess für den Massenversand sind über mehrere Schnittstellen verfügbar, und deine Erfahrung hängt von dem von dir erworbenen Service ab.

  • Die Acrobat Standard-Stufe hat keinen Zugriff auf den Massenversand.
  • Die Acrobat Pro-Stufe hat keinen direkten Zugriff auf die Konfiguration von Zugriff und Funktionen. 
    • Bis zu 50 untergeordnete Vereinbarungen zulässt.
    • Das Festlegen von Erinnerungen wird ermöglicht.
    • Ein Kennwort zum Schutz der Ansicht der abgeschlossenen Vereinbarung konfiguriert.
  • Für Acrobat Sign Solutions und Acrobat Sign for Government 

Bitte wähle die Art des von dir verwendeten Services aus den folgenden Optionen aus:

Übergeordnete Vorlage konfigurieren

Vereinbarungsdetails definieren

  1. Melde dich mit einem Benutzenden an, der Zugriff hat auf die Massenversand-Funktion und bewege deinen Mauszeiger über das E-Signatur-Dropdown-Menü oben in der Navigationsleiste.

  2. Wähle Massenversand aus.

    Das Dropdown-Menü E-Signatur mit hervorgehobener Option „Massenversand“

  3. Die Seite Dateien auswählen wird geladen. 

    Ziehe eine Datei in das Bedienfeld oder wähle eine der verfügbaren Optionen über der Schaltfläche Dateien auswählen aus:

    • Aus aktuellen: Eine Liste der aktuellen Dokumente, auf die du mit deinem Acrobat-Konto zugegriffen hast.
    • Aus Dokumenten: Eine Liste der PDFs von deiner Registerkarte Dokumente.
    • Von meinem Computer: Öffnet einen Browser auf deinem lokalen System, um ein PDF zu finden und hochzuladen.
    • Von E-Signatur-Vorlagen: Eine Liste der E-Signatur-Vorlagen, die du in deinem Acrobat-Konto erstellt hast.
    • Aus einem anderen Speicher-Konto: Öffnet eine Liste mit Drittanbieter-Netzwerklaufwerken, die du als externer Speicher an dein Acrobat-Konto anhängen kannst.

  4. Sobald eine Datei ausgewählt ist, wird die Seite aktualisiert und die Konfigurationsschnittstelle für die Vereinbarungsdetails angezeigt.

    • Gib bis zu 50 Empfänger-E-Mail-Adressen ein. 
      • Drücke die Eingabetaste, um die E-Mail-Adresse einzugeben und eine neue zu beginnen.
      • Für jede hinzugefügte E-Mail-Adresse wird eine separate untergeordnete Vereinbarung für den jeweiligen Unterzeichnenden generiert.
    • Wähle die Schaltfläche Mich hinzufügen aus, wenn du (der Absendende) die Vereinbarung ebenfalls unterzeichnen musst.
      • Sobald du hinzugefügt wurdest, kannst du deinen Empfängerdatensatz nach oben oder unten verschieben, um als Erster oder Letzter zu unterzeichnen.
    • Wähle den Button CC hinzufügen aus, um eine CC-Partei hinzuzufügen, die eine Kopie aller abgeschlossenen Vereinbarungen erhält.
      • Es können bis zu 11 E-Mail-Adressen zum CC-Feld hinzugefügt werden.
    Die Vorlage „Massenversand" mit hervorgehobenem Abschnitt „Empfänger hinzufügen"

  5. Prüfe die angehängten Dateien. Füge die Felder nach Bedarf hinzu, entferne bzw. bearbeite sie. Mit dem Griff ganz links neben dem Dateinamen kann die Datei nach oben oder unten gezogen werden.

    Hinweis:

    Alle Dateien werden in der Reihenfolge, in der sie nach dem Ausfüllen der Vorlage Massenversand aufgelistet sind, zu einer großen PDF-Datei zusammengefügt.

    Die Vorlage „Massenversand" mit hervorgehobenem Abschnitt „Dateien hinzufügen"

  6. Definiere die Vereinbarungsdetails. Dazu gehört:

    • Der Vereinbarungsname: Dieser wird in der Betreffzeile der E-Mail-Adresse verwendet, die an die Empfangenden gesendet wird. Daher ist ein aussagekräftiger Name wichtig.
    • Die Nachricht: Diese Nachricht wird in den Haupttext der E-Mail eingefügt, die an alle Empfangenden gesendet wird. Dies ist eine Gelegenheit, Anleitungen oder Kontext für die Vereinbarung bereitzustellen.
    Die Vorlage „Massenversand" mit hervorgehobenem Abschnitt „Vereinbarungsdetails“

  7. Konfiguriere die Vereinbarungseinstellungen. Es gibt zwei mögliche Optionen:

    • Erinnerung hinzufügen: Eine Erinnerungs-E-Mail-Adresse kann in einem von dir gewählten regelmäßigen Zyklus an alle Empfangenden gesendet werden, die ihre Unterschrift noch nicht geleistet haben.
    • Zugriffskennwort hinzufügen: Diese Option fügt ein Kennwort in die PDF ein, das vor Anzeige des PDF-Inhalts zur Eingabe eines Kennworts auffordert.
    Die Vorlage „Massenversand" mit hervorgehobenem Abschnitt „Vereinbarungseinstellungen“

  8. Sobald die Vorlage konfiguriert und alle Empfangenden hinzugefügt wurden, wähle die Schaltfläche Weiter oben rechts im Fenster aus:

    Die Vorlage „Massenversand" mit hervorgehobenem Button „Weiter“

  9. Das Dokument wird einen Moment lang verarbeitet (alle Dateien werden zusammengefügt) und dann als vollständige PDF in der Authoring-Umgebung für Felder angezeigt.

    Es wird empfohlen, Erweitertes Bearbeiten zu aktivieren, falls verfügbar.

    So platzierst du Felder:

    1. Wähle einen Empfangenden aus der Dropdown-Liste EMPFÄNGER aus.
    2. Ziehe die einzelnen Felder aus der Liste der Felder auf der rechten Seite in das Dokument, wo dies angebracht ist.
      • Stelle sicher, dass du mindestens ein Unterschriftsfeld für jeden Empfangenden der Vereinbarung platzierst.
      • Felder, die dem aktuell ausgewählten Empfangenden zugewiesen sind, werden auf der Seite hell dargestellt. Felder, die anderen Teilnehmenden zugewiesen sind, werden ausgegraut dargestellt.
    Die Authoring-Umgebung für Felder mit erweiterter Empfängerliste und mehreren platzierten Feldern.

  10. Wenn alle Felder platziert sind, klicke auf die Schaltfläche Weiter oben rechts im Fenster.

  11. Es wird eine Überprüfung der Vereinbarungsvorlage angezeigt, die alle Elemente der Vereinbarung zeigt:

    Die Überprüfungsseite mit den konfigurierten Elementen der Vorlage.

  12. Wenn alles korrekt aussieht, wähle Senden aus, um die Vereinbarungen zu versenden.

    Eine Seite nach dem Senden wird angezeigt, die dir folgende Optionen bietet:

    • Ein weiteres Dokument im Massenversand senden: Startet den gesamten Prozess von vorn.
    • Vereinbarungen managen: Öffnet deinen Tab Dokumente mit ausgewähltem Massenversand-Filter.

    Wähle eine dieser Optionen oder die Schaltfläche Schließen oben rechts im Fenster.

    Die Seite nach dem Versenden.

Übergeordnete Vorlage konfigurieren

Vereinbarungsdetails definieren

  1. Melde dich mit einem Nutzerkonto an, für das der Zugriff auf die Funktion Massenversand in der primären Gruppe aktiviert ist, und navigiere zur Startseite.

  2. Wähle die Kachel Massenversand aus.

    Wenn die Kachel nicht vorhanden ist, ist die Funktion Massenversand in der primären Gruppe der nutzenden Partei nicht aktiviert.

    Die Startseite mit Beispielen, wann der Massenversand aktiviert und deaktiviert ist
    Wende dich an deine*n Acrobat Sign-Admin, damit diese*r den Zugriff auf die Massenversand-Funktion für die primäre Gruppe der nutzenden Partei zu ermöglicht.

    Wenn der Fehler Deine Zugriffsberechtigungen sind nicht ausreichend generiert wird, dann ist die primäre Gruppe der benutzenden Person nicht für den Zugriff auf Massenversand konfiguriert, aber die benutzende Person ist Mitglied einer Gruppe mit Zugriff.

    Massenversand – Manuelle Eingabe
    Damit Benutzende auf die Massenversand-Oberfläche zugreifen können, muss die Funktion in ihrer primären Gruppe aktiviert sein.

  3. Nachdem die Oberfläche Massenversand geladen wurde, gehe folgendermaßen vor:

    1. Wähle die Gruppe aus, aus der die Vereinbarungen gesendet werden sollen. Wenn die Gruppenauswahlfunktion nicht verfügbar ist, hast du nur Zugriff auf eine einzige Gruppe. Die Gruppe definiert Folgendes:
      • Die für die Transaktion verfügbaren Vorlagen
      • Die Signaturoptionen und -anforderungen
      • Die Sicherheit, die für die Vereinbarungen gilt 
    2. Klicke auf die Schaltfläche Datei auswählen, um die Datei auszuwählen, die als Basisdokument für die Vereinbarung verwendet werden wird. Du kannst eine Datei aus folgenden Quellen auswählen:
      • Arbeitsplatz. Wenn du eine Datei von deinem Computer auswählst, wird der Konfigurationsvorgang sofort fortgesetzt. Wenn du mehrere Dateien verwenden musst, kannst du nach dem Aktualisieren der Seite weitere Dateien auswählen.
      • Vorlagenbibliothek. Das Auswählen über die Option Vorlage ermöglicht dir die Auswahl mehrerer Dateien aus der Bibliothek, indem du die entsprechenden Kontrollkästchen in der Liste aktivierst. Nachdem du alle gewünschten Dateien markiert hast, wähle die Schaltfläche „Bestätigen“ aus, sodass die Dateien der Transaktion hinzugefügt werden. Die Vorlagenbibliothek verfügt über zwei Registerkarten: 
        • Vorlagen. Dies ist eine Liste aller Vorlagen, die Benutzenden über die Vorlagenbibliothek der Gruppe zur Verfügung stehen.
        • Zuletzt verwendete Vorlagen. Dies ist eine Liste der zuletzt verwendeten Vorlagen in der Vorlagenbibliothek der Gruppe.

     

    Der Abschnitt „Vereinbarungsdetails“ der Oberfläche „Massenversand“ mit hervorgehobener Dateiauswahlfunktion
    Es kann ein Link oben rechts im Fenster aktiviert werden, der Benutzenden das Wechseln zur klassischen Version der Funktion „Massenversand“ ermöglicht.

    Hinweis:

    Bei der Verwendung von Vorlagen ist es von entscheidender Bedeutung, dass du testest und überprüfst, ob deine Vorlagenfelder ordnungsgemäß zugewiesen sind und diese wie erwartet funktionieren, bevor du Hunderte von Vereinbarungen erstellst.

  4. Die Seite wird aktualisiert und zeigt nun Vereinbarungsdetails an.

    Es gibt drei Abschnitte, die du überprüfen und nach Bedarf bearbeiten kannst:

    • Vereinbarungsdateien: Die ausgewählten Dateien oder Vorlagen sind bereits angehängt. Wenn du weitere angehängte Dateien benötigst, wähle die Schaltfläche „Weitere Dateien auswählen“ und füge Dateien von deinem lokalen Computer oder aus der Vorlagenbibliothek hinzu. 
      • Dateien können aus beiden Quellen nach Bedarf hinzugefügt werden.
      • Aus deinem lokalen System ausgewählte Dateien können jeweils nur einzeln hinzugefügt werden. Es können mehrere Vorlagen ausgewählt werden.
    • Vereinbarungsname: Der Name der Vereinbarung erscheint in der Betreffzeile der E-Mail der empfangenden Person und wird auf der Seite Verwalten hervorgehoben. 
      • Der Standard-Vereinbarungsname wird aus der ersten angehängten Datei importiert.
      • Der Vereinbarungsname kann bearbeitet werden, indem du in das Feld klickst und einen Namen eingibst.
    • Nachricht: Das Nachrichtenfeld enthält die standardmäßige globale Nachricht, die im Haupttext der E-Mail für alle Empfangenden eingefügt wird. Um das Nachrichtenfeld zu bearbeiten, klicke in das Feld und beginne mit der Eingabe. Die Nachrichtenfelder können bis zu 10.000 Zeichen enthalten.
    Die Oberfläche „Massenversand“ mit konfigurierten Vereinbarungsdetails


Vereinbarungseinstellungen konfigurieren oder anpassen

Die Standardwerte für die Vereinbarungseinstellungen werden aus den Gruppeneinstellungen übernommen. Jede Einstellung kann an den Zweck der Vorlage angepasst werden.
Je nach Service-Level- und Gruppenebeneneinstellungen können verschiedene Optionen enthalten sein. Nachfolgend sind die Gängigsten aufgeführt:

Überprüfe oder konfiguriere den Ausfülltermin.

Je nach Art deiner Vereinbarungen kannst du eine Ablauffrist für die Vereinbarung einsetzen oder auch nicht. 
Sofern verwendet:

  • Die Standardlebensdauer von Vereinbarungen wird auf Gruppenebene festgelegt. Wenn du diesen Wert häufig bearbeiten musst, wende dich an deine Admin-Person, um zu prüfen, ob der Standardwert angepasst werden kann. 
  • Absendende können diese Frist während der Vereinbarungserstellung ändern (sofern die Gruppeneinstellungen dies zulassen).
  • Fristen können auf der Seite Verwalten der ursprünglichen absendenden Person geändert werden (sofern die Gruppeneinstellungen dies zulassen).
  • Interne Unterzeichnende können vom Fristabbruch ausgeschlossen werden (sofern dies in den Gruppeneinstellungen konfiguriert ist).
  • Die Vereinbarung läuft automatisch ab, nachdem die Frist überschritten ist, und kann nicht mehr unterzeichnet ober abgeschlossen werden. Es muss eine neue Vereinbarung erstellt werden.

Bearbeite den Ausfülltermin, indem du das Symbol Vereinbarungseinstellungen bearbeiten und dann einen neuen Termin aus dem Kalender auswählst.

Der Bereich „Vereinbarungseinstellungen“ mit hervorgehobenem Fristenkalender

Hinweis:

Alle Vereinbarungen laufen nach 365 Tagen ab, wenn sie nicht abgeschlossen wurden. Dieser Ablauftermin kann nicht geändert oder unterdrückt werden.

Überprüfe oder ändere die Erinnerungshäufigkeit.

Die Erinnerungshäufigkeit definiert den Zyklus, in dem Erinnerungen per E-Mail an die aktuellen aktiven Empfangenden der Vereinbarung gesendet werden. 

  • Die standardmäßige Erinnerungswiederholung wird in den Gruppeneinstellungen definiert.
  • In den Gruppeneinstellungen kann eine Standard-Erinnerungsmeldung konfiguriert werden.
  • Die Standard-Erinnerung kann während der Vereinbarungserstellung bearbeitet werden (sofern die Gruppeneinstellungen dies zulassen).
  • Erinnerungen, die täglich ausgelöst werden, haben einen Lebenszyklus von 10 Tagen. Alle anderen Erinnerungen haben einen Lebenszyklus von 60 Tagen. Die Erinnerungslebensdauer kann nicht geändert werden.
  • Erinnerungs-E-Mails werden zum selben Tageszeitpunkt gesendet, zu dem die Vereinbarung ursprünglich gesendet wurde. 
  • Erinnerungen können auf der Seite Verwalten geändert werden, nachdem die Vereinbarung gesendet wurde.
  • Die Empfangenden werden nur benachrichtigt, wenn sie aktiv an der Vereinbarung beteiligt sind. Du wirst nicht vorher oder nachher benachrichtigt (mit Ausnahme der endgültigen Benachrichtigung, die die abgeschlossene Vereinbarungs-PDF enthält).

Bearbeite die Erinnerungshäufigkeit, indem du das Symbol Vereinbarungseinstellungen bearbeiten und dann eine neue Häufigkeit aus dem Dropdown-Menü auswählst.

Der Bereich „Vereinbarungseinstellungen“ mit hervorgehobener Erinnerungsauswahlfunktion

Füge ein Kennwort hinzu, mit dem die endgültige PDF angezeigt werden kann.

Das in dieses Feld eingegebene Kennwort dient ausschließlich der Anzeige der PDF.

  • Das Kennwort zum Anzeigen der endgültigen Vereinbarungs-PDF kann in den Gruppeneinstellungen als erforderliches Feld, als optionales Feld oder als definiertes Feld konfiguriert werden.
  • Die Kennwortstärke (Anzahl und Komplexität der Zeichen) wird in den Gruppeneinstellungen definiert.
  • Ein Standard-Kennwort kann nicht definiert werden. Dies muss von der absendenden Person bei der Vereinbarungserstellung angegeben werden.
  • Wenn dieses Kennwort hinzugefügt wird, wird es als Sicherheitsparameter in die PDF eingebettet und kann ohne Kennwort nicht entfernt werden.
  • Das Kennwort wird an keiner Stelle im System von Acrobat Sign gespeichert und kann vom Support nicht wiederhergestellt werden.

Um die Kennwortsicherheit beim Anzeigen der Vereinbarungs-PDF festzulegen, wähle das Symbol für Vereinbarungseinstellungen bearbeiten und gib ein Kennwort in das Feld ein.

Der Bereich „Vereinbarungseinstellungen“ mit hervorgehobenem Kennwortfeld

Konfiguriere den Inhaltsschutz.

Mit dem Inhaltsschutz werden die notwendigen Sicherheitsfunktionen installiert, um die Vereinbarung nach ihrem Abschluss anzuzeigen. Für die Anzeige der Vereinbarung ist dieselbe Authentifizierungsmethode erforderlich, die für die erste Unterzeichnung der Vereinbarung konfiguriert wurde.

Der Bereich „Vereinbarungseinstellungen“ mit hervorgehobenen Feldern für Inhaltsschutz

Überprüfe oder wähle eine neue Sprache für die lokale Anpassung der E-Mail an die Empfangenden aus.

Der Wert für Sprache gibt die lokale Anpassung für alle Acrobat Sign-Vorlagenelemente, wie Titel und Anweisungen, in der E-Mail-Adresse der empfangenden Person und auf der e-Signaturseite an.

  • Die standardmäßige lokale Anpassung wird in den Gruppeneinstellungen definiert. 
  • Der Standardwert kann bearbeitet werden (sofern die Gruppeneinstellungen dies zulassen).
  • Die Einstellung der Sprache der lokalen Anpassung ist von den Oberflächeneinstellungen des benutzenden Person unabhängig. Es ist möglich, die Benutzeroberflächensprache für die Gruppe auf „Englisch (US)“ und die standardmäßige Signatursprache der Gruppe auf „Japanisch“ festzulegen.

Bearbeite die Empfängersprache, indem du das Symbol Vereinbarungseinstellungen bearbeiten und dann eine neue Sprache aus dem Dropdown-Menü auswählst.

Der Bereich „Vereinbarungseinstellungen“ mit hervorgehobener Sprachauswahlfunktion


Empfangende hinzufügen

Wie bereits erwähnt, erzielst du die besten Ergebnisse, wenn du dir vorstellen kannst, wie du deine Empfangenden hinzufügst.
Wird die Vorlagenkonfiguration gestartet, wird standardmäßig der manuelle Prozess angezeigt.

Wähle die Methode aus, mit der du Empfangende hinzufügen möchtest:

Nutzen Sie den Massenversand, indem Sie Empfänger und ihre Details in eine CSV-Datei importieren.

Sie können mit einer CSV-Datei E-Mail-Adressen der Empfänger importieren und benutzerdefinierte Daten in Feldern im Dokument für jeden Empfänger zusammenführen. Sie können außerdem die Nachricht in der E-Mail anpassen, die an jeden Unterzeichner gesendet wird, um diese aufzufordern, das Dokument zu signieren.

.CSV steht für Comma-Separated Value (durch Komma getrennte Werte). Excel-Dateien können in diesem Format gespeichert werden.

Hinweis:

Dieses Video zeigt, wie Sie eine CSV-Datei in einer Massenversand-Transaktion einrichten und verwenden. Es zeigt außerdem, wie Sie den Status aller Dokumente verfolgen, die in der Massenversand-Transaktion gesendet werden.


Einrichten der CSV-Datei

Bevor Sie die CSV-Datei einrichten, müssen Sie die Namen der Felder im Dokument kennen. Dazu gibt es verschiedene Methoden, je nachdem, wie Sie Felder zum Dokument hinzugefügt haben:

  • Wenn das Dokument mit Tags (Text oder PDF) erstellt wurde, verwenden Sie den Feldnamen, den Sie im Tag definiert haben. Beispiel: hat den Feldnamen Address1.
  • Wenn Sie die Drag-&-Drop-Umgebung verwendet haben, bearbeiten Sie das Dokument und doppelklicken Sie auf das Feld. Den Name dieses Feldes sehen Sie oben im zugehörigen Eigenschaftsfenster.

Wenn Sie die Namen der Felder im Dokument kennen, öffnen Sie entweder das Beispiel auf der Sendeseite für den Massenversand oder erstellen Sie eine Excel-Datei.

Hinweis:
  • Die CSV-Datei muss mindestens zwei eindeutige E-Mail-Adressen enthalten.
  • Die E-Mail-Adresse des Absenders darf nicht in der CSV-Datei enthalten sein.
  • Die Anzahl der Transaktionen, die mit der Funktion Massenversand generiert werden können, ist je nach Dienstebene begrenzt:
    • Kunden der Enterprise- und Business-Ebene können bis zu 300 Transaktionen generieren.
    • Acrobat Pro mit erweiterter e-Sign-Funktion für Teams und Adobe Acrobat Sign Professional-Kunden können bis zu 50 Transaktionen generieren
    • Acrobat Pro mit erweitertem e-Sign-Kunden können bis zu 50 Transaktionen generieren.
    • Team-Testversions-Kunden können bis zu fünf Transaktionen generieren.
    • Enterprise-Testversions-Kunden können bis zu drei Transaktionen generieren.

  1. Die erste Zeile enthält die Feldnamen und Informations-Tags. Bei benutzerdefinierten Feldern, die Sie hinzugefügt haben, fügen Sie die Feldnamen der Spaltenüberschrift hinzu.

    Die Informations-Tags lauten wie folgt:

    • _es_signer_email (obligatorisch) Die E-Mail-Adresse des Unterzeichners

    • _es_signer_name (optional) In der Signatur verwendeter Name des Unterzeichners

    • _es_signer_fullname (optional) Der Name des Unterzeichners, der im Dokument angezeigt wird

    • _es_signer_company (optional) Unternehmen des Unterzeichners

    • _es_signer_title (optional) Anrede des Unterzeichners

    • _es_agreement_message (optional) Die Nachricht in der E-Mail, die an den Unterzeichner gesendet wurde.

    Die anderen verwendeten Namen (Telefonnummer und Postleitzahl) sind die benutzerdefinierten Felder, die dem Dokument hinzugefügt wurden.

    Informations-Tags in CSV

  2. Die nächste Zeile enthält die für die Unterzeichner spezifischen Informationen. Hier werden E-Mail-Adressen, vollständiger Name, Firmenname, Anrede, benutzerdefinierte Nachricht und andere Informationen für die benutzerdefinierten Felder festgelegt.

    Unterzeichnerinformationen ausgefüllt

  3. Speichern Sie die Datei schließlich als CSV-Datei (kommagetrennt) (*.csv) im lokalen System.

    • Kunden, die Doppelbyte-Zeichen verwenden, müssen die CSV-Datei im CSV-UTF-8-Format (kommagetrennt) (*.csv) speichern
      .
    CSV-Datei auf dem lokalen System speichern


Senden mit CSV-Datei

  1. Nachdem Sie die CSV-Datei erstellt haben, klicken Sie auf der Startseite auf Massenversand.

    Mega Sign von der Startseite aus senden

  2. Klicken Sie auf der Sendeseite für den Massenversand auf den Link Empfänger- und Zusammenführen-Felder aus der Datei importieren, um die CSV-Datei zum Senden zu verwenden.

    Empfänger- und Zusammenführen-Felder aus der Datei importieren

  3. Klicken Sie auf Hochladen.

    Hochladen

  4. Suchen Sie die CSV-Datei, die Sie verwenden möchten, und hängen Sie sie an.

  5. Konfigurieren Sie die anderen Optionen wie gewünscht:

    • Identitätsverifizierung: Legen Sie hier fest, dass eine Authentifizierung mit einem zweiten Faktor angewendet wird.
    • Ich muss signieren: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie (der Absender) die Dokumente gegenzeichnen müssen..
    • Vereinbarungsname: Der Name der Vereinbarung, wie er auf der Seite „Verwalten“ angezeigt wird.
    • Nachricht: Die allgemeine Nachricht, die in der E-Mail „Bitte signieren“ enthalten ist (wenn keine andere Nachricht explizit mit der CSV-Datei importiert wird).
    • Sprache: Welche Sprache sollte in der E-Mail und den Anweisungen auf dem Bildschirm verwendet werden?
    • Ablaufdatum für dieses Dokument festlegen (optional): Legt fest, wie viele Tage die Vereinbarung gültig ist, bevor sie automatisch abläuft.
    • Kennwort zum Öffnen der signierten PDF festlegen (optional): Legt ein Kennwort zum Schutz des signierten Dokuments fest.
    • Vorschau, Signaturen platzieren oder Formularfelder hinzufügen: Ermöglicht es dem Absender, Felder auf der Vorlage zu platzieren.

    Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Weiter.

    Optionen auswählen und senden

    Hinweis:

    Eine Massenversand-Vereinbarung im Status Vorausfüllung oder Entwurf läuft automatisch 24 Stunden nach der Erstellung ab.

Automatisches Ablaufdatum zum Dokument hinzufügen

Das automatische Ablaufen von Dokumenten kann auf Konto- und Gruppenebene konfiguriert werden. Für das Ablaufen kann eine Standardzeit ausgewählt werden, mit der optionalen Einstellung, die es dem Absender erlaubt, den Standardwert zu bearbeiten.

Der Dokumentablauf wird in ganzen Tagen (in 24-Stunden-Schritten) gemessen und beginnt mit der Erstellung der Vereinbarung.  Wenn Sie beispielsweise eine Vereinbarung so konfigurieren, dass sie in drei Tagen abläuft, läuft die Vereinbarung genau 72 Stunden nach dem Senden ab (falls sie nicht abgeschlossen wurde).

Jeder Empfänger muss den Unterzeichnungsprozess vor Ablauf der Frist abschließen. Jede einzelne Vereinbarung, die nicht vor Ablauf der Frist abgeschlossen wurde, läuft automatisch ab.

Ablaufdatum festlegen

Hinweis:

Der Konto- oder Gruppenadministrator kann den Ablauf von Dokumenten so konfigurieren, dass die Ablauffrist ignoriert wird, wenn die verbleibenden Empfänger intern sind (Gegenzeichner).

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