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Selbstdefinierte E-Mail-Vorlagen verwenden

 

Adobe Acrobat Sign-Handbuch

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Die Adobe Acrobat Sign-Funktion „Selbstdefinierte E-Mail-Vorlagen“ steht nur Enterprise-Konten mit ETLA-Lizenzvereinbarung zur Verfügung.

Überblick

Alle E-Mails von Adobe Acrobat Sign werden aus einer HTML-basierten Vorlage generiert, die einige variable Felder verwendet, damit jede E-Mail den jeweiligen Vereinbarungen und Empfangenden anpasst werden kann. Die großen Strukturen wie das Seitenlayout bleiben statisch und nur einige wenige Variablen (wie der Name der Vereinbarung und die Nachricht) ändern sich mit jeder versendeten Vereinbarung.

Mit den benutzerdefinierten E-Mail-Vorlagen (CEMT, Custom E-Mail Template) kannst du die HTML-Vorlage umgestalten, die E-Mails aus deinem Acrobat Sign-Konto generiert. Mit CEMT könntest du die Standard-E-Mail mit dem bekannten Branding, Farbschema, Bildern und Texten so umgestalten, dass sie zur Marke deines Unternehmens passt. Du kannst auch die normalerweise statischen Strukturen ändern und das Seitenlayout, die Terminologie, die eingefügten Bilder und vieles mehr anpassen.

Enterprise-Kundschaft mit ETLA-Lizenzvereinbarung kann mit unserem Professional Services-Team die perfekte E-Mail-Vorlage für dein Konto oder für einzelne Gruppen in deinem Konto erstellen. Das kann mit zusätzlichen Gebühren verbunden sein.

Die E-Mail „Überprüfen und signieren“ für Empfangende

Verwendung

Derzeit gibt es vier Vorlagen, die mit Acrobat Sign angepasst werden können.

  • Bitte unterzeichnen
  • Unterschrieben und archiviert
  • Erinnerung
  • Abgebrochen

Selbstdefinierte Vorlagen können auf Konto- oder Gruppenebene installiert werden. Vorlagen auf Kontoebene werden an Gruppen verteilt und gelangen von dort an einzelne Benutzende. Konto > Gruppe > Benutzende

Vorlagen auf Gruppenebene ersetzen die Vorlagen auf Kontoebene. Die Vorlage auf Gruppenebene wird dann an die Benutzenden in dieser Gruppe verteilt. Dies bietet einzelnen Gruppen die Möglichkeit, thematisch passende E-Mail-Vorlagen zu entwerfen.

Beispiel: Wenn das Adobe-Konto eine Gruppe namens „Photoshop“ enthält, können E-Mails so gestaltet werden, dass sie dem Geschmack der Photoshop-Zielgruppe entsprechen. Andererseits wünscht die Rechtsabteilung möglicherweise ein ganz anderes Design und ihre E-Mail-Vorlagen können entsprechend gestaltet werden.

Sobald die Vorlagen aktualisiert wurden, gibt dein Professional Services-Kontakt sie zur Prüfung an eine Gruppe aus deinem Konto heraus. Du kannst dann überprüfen, ob das System ordnungsgemäß funktioniert und bei Bedarf weitere Änderungen anfordern. Sobald deine Acrobat Sign-Administration die Vorlage überprüft hat, veröffentlicht dein PS-Kontakt die Vorlage für die entsprechende Gruppe oder das entsprechende Konto.

 

Benutzer und Administratoren

Sobald die E-Mail-Vorlagen vorhanden sind, ist vonseiten der Benutzenden und Admins keine weitere Aktion mehr erforderlich. Die E-Mail-Vorlagen werden automatisch angewendet.

Was kann angepasst werden

CEMT ermöglicht dir, die E-Mail-Vorlagen anzupassen, die für Transaktions-E-Mails von deinem Acrobat Sign-Konto verwendet werden.

Bitte beachte, dass Sendende (die Parteien, die die Vereinbarung zum Signieren versenden) die selbstdefinierte E-Mail-Vorlage nicht ansehen können, da ihre E-Mail auf einem anderen Vorlagentyp basiert. Sendende sehen weiterhin die Standard-E-Mail-Vorlage.

Jeder Vorlagentyp kann mehrere Versionen haben (eine Version für jede unterstützte Sprache). Wenn du den Text in einer E-Mail-Vorlage auf Spanisch aktualisierst, musst du den entsprechenden lokalisierten Text zur Verfügung stellen, damit dein Professional Service-Kontakt die Vorlage mit dem richtigen Vokabular aktualisieren kann.

Beispiel: Bitte unterzeichnen:Englisch steht für die Vorlage Bitte unterzeichnen und für das Gebietsschema Englisch.

Es gibt zwei Vorgehensweisen, um die E-Mail-Vorlagen, die für dein Konto oder deine Gruppen verwendet werden, anzupassen:

  1. Beginne mit der Basisvorlage (Standard). Lege fest, welche Anpassungen du in dieser Vorlage mit deinem Professional Service-Kontakt vornehmen möchtest.
  2. Starte mithilfe des nachstehenden Leitfadens mit deinem eigenen intern erstellten HTML-Dokument.

Aktivierung oder Deaktivierung

Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen können nur vom Professional Services Team von Acrobat Sign im Acrobat Sign-System aktiviert und konfiguriert werden.

Wenn du diese Funktion aktivieren möchtest und derzeit eine aktive Vereinbarung mit Professional Services hast, wende dich an Professional Services, um den Arbeitsumfang und zusätzliche Kosten zu ermitteln. Reiche andernfalls ein Support-Ticket ein, um Zugriff auf die Funktion „Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlage“ zu erhalten. Der Support leitet dich dann an das Professional Services Team weiter.

Vorlagen können auf Konto- und/oder auf Gruppenebene und für jeden Vorlagentyp und alle Gebietsschemata konfiguriert werden.

Kundinnen und Kunden können die Entwicklungszeit verkürzen und Dienstleistungskosten minimieren, indem sie ihre Vorlagen mithilfe der unten stehenden Anleitung intern entwerfen:

Bekannte Probleme

Wenn dein Konto so konfiguriert ist, dass Dokumente in der endgültigen E-Mail in die Originaldateien aufgeteilt werden und die Vereinbarung acht oder mehr Dateien enthält, werden keine Dateien zurückgesendet. Für die Anzahl der Dateien, die bei Verwendung des E-Mail-Dienstes CEMT angehängt werden können, gibt es eine feste Obergrenze.

Häufig gestellte Fragen:

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