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Senden von Vereinbarungs-URLs an das Telefon der empfangenden Person aktivieren

 

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Aktiviere die Option, um Empfangenden ihre Vereinbarungslinks direkt auf ihre Smartphones zu senden.

Übersicht

Mit der Benachrichtigungsfunktion für per SMS versendete Links können die URLs einer Vereinbarung direkt auf das Smartphone von Empfangenden gesendet werden, ohne dass diese auf ihre E-Mail zugreifen müssen. Dies ist besonders nützlich, wenn die Zeit drängt und ein signierbares Dokument dringend einer Empfängerin oder einem Empfänger vorgelegt werden muss.

Wenn du die Option zum Versenden von Links per SMS an Empfangende aktivierst, wird gewährleistet, dass alle für Unterzeichnende bestimmten Links direkt an die bereitgestellte Telefonnummer gesendet werden, darunter Signatur- und Erinnerungslinks sowie Links für abgeschlossene Vereinbarungen.

Per SMS versendete Links können zusätzlich oder als Ersatz für das klassische E-Mail-Format bereitgestellt werden.

Verfügbarkeit:

SMS-Benachrichtigung mit Link  ist nur für Enterprise-Lizenz-Abos verfügbar.

Konfigurationsumfang:

Diese Funktion kann auf Konto- und auf Gruppenebene aktiviert werden.

Verwendung

Wenn die SMS-Link-Option aktiviert ist, können Sendende auswählen, ob sie die Links zum Signieren der Vereinbarung per E-Mail, SMS oder beidem senden möchten. Wenn die SMS-Option ausgewählt wird, müssen Sendende eine Telefonnummer angeben.

  • Wenn nur die E-Mail-Option ausgewählt wird, ändert sich nichts und die Links werden per E-Mail an die E-Mail-Adresse der Empfangenden gesendet.
  • Wenn nur die SMS-Option ausgewählt wird, wird der Empfängerdatensatz aktualisiert, um eine Telefonnummer aufzunehmen. Die Landesvorwahl kann aus der Dropdown-Liste links neben dem Telefonnummernfeld ausgewählt werden.
  • Wenn beide Optionen ausgewählt werden, wird der Empfängerdatensatz aktualisiert und es wird ein zusätzliches Feld für die Telefonnummer (Pflichtfeld) hinzugefügt.
  • Die Standardkonfiguration für Datensätze, wenn sowohl „E-Mail“ als auch „SMS“ verfügbar sind, sieht vor, dass „E-Mail“ aktiviert und „SMS“ deaktiviert ist. Sendende müssen den SMS-Versand jedes Mal explizit aktivieren.

SMS-Links werden für alle Empfangenden einzeln konfiguriert.
Ad-hoc-Empfangsgruppen werden unterstützt. Jedes Mitglied muss einzeln konfiguriert werden und alle Mitglieder der Gruppe werden gemäß ihrer Konfiguration benachrichtigt.

Seite „Senden“ mit drei Empfängerdatensätzen: bei einem ist nur die Option „E-Mail“ ausgewählt, bei dem zweiten nur die Option „SMS“ und bei dem dritten sind beide Optionen ausgewählt

Empfangende erhalten eine Kurznachricht, in der angegeben ist, wer die Vereinbarung gesendet hat und wie der Name der Vereinbarung lautet. Sie enthält auch den Link, über den Unterzeichnende direkt zur e-Signaturseite der Vereinbarung gelangen.
Wenn die Authentifizierung konfiguriert ist, muss diese von den Empfangenden durchlaufen werden, bevor sie mit der Vereinbarung interagieren können.

Auf einem Smartphone angezeigte Vereinbarungsnachricht und URL

Best Practices

Aktiviere SMS-Link-Benachrichtigungen, wenn du einen bestimmten Geschäftsgrund dafür hast. Bei SMS-Benachrichtigungen mit Link werden die gleichen Premium-Transaktionen wie bei Telefonauthentifizierungen verbraucht, was im Budget für die Nutzung dieser Premium-Transaktionen berücksichtigt werden muss.

Achte genau auf deinen Verbrauch, wenn du sowohl SMS-Benachrichtigungen als auch Telefonauthentifizierungen verwendest. Sobald der Transaktionspool aufgebraucht ist, schlagen Benachrichtigungen mit Links (und Telefonauthentifizierungen) fehl und der Vereinbarungsprozess wird verzögert, bis wieder Transaktionen verfügbar sind.

Konfiguration

Du kannst auf die Steuerelemente für diese Funktion zugreifen, indem du hierhin navigierst: Sendeeinstellungen > Vereinbarungsbenachrichtigung absenden

Admin-Menü „Sendeeinstellungen“ mit hervorgehobenen Steuerelementen der Option „Vereinbarungsbenachrichtigung absenden“

Wenn die Einstellung deaktiviert ist, wird im Empfängerdatensatz angezeigt, dass E-Mail ausgewählt wurde. Die Möglichkeit, die Einstellungen zu ändern, wird unterdrückt.

Empfängerdatensatz mit erweiterten Optionen zum Senden von Links und unterdrückten Einstellungen

Wenn die Einstellung aktiviert ist, erhalten Sendende die Kontrolle darüber, wie die Links zugestellt werden.
Standardmäßig ist „E-Mail“ aktiviert und „SMS“ deaktiviert.

Empfängerdatensatz mit erweiterten Optionen zum Senden von Links und konfigurierbaren Einstellungen

Verbrauch von SMS-Benachrichtigungen mit Link

Eine SMS-Transaktion wird verbraucht, wenn eine empfangende Person zum ersten Mal über ihre Vereinbarungsbeteiligung informiert wird. Diese verbrauchte Transaktion aus dem SMS-Pool umfasst bis zu drei Benachrichtigungen an die empfangende Person:

  1. Die ursprüngliche Nachricht Bitte signieren mit einem Link.
  2. Eine Erinnerungsnachricht mit einem Link.
    • Per SMS wird immer nur eine Erinnerung versendet. Wenn konfiguriert ist, dass die empfangende Partei mehrere Erinnerungen (z. B. täglich) erhalten soll, wird nur eine Erinnerung gesendet und danach wird die Erinnerung abgebrochen.
  3. Eine Nachricht über den Abschluss oder die Delegierung der Vereinbarung mit einem Link (abhängig davon, wie die empfangende Person ihre Aktion abschließt).

Die Mitglieder der Empfängergruppe werden alle gleichzeitig benachrichtigt. Wenn eine Empfängergruppe fünf Mitglieder hat und für drei der Empfang von SMS-Benachrichtigungen konfiguriert ist, werden drei SMS-Transaktionen verbraucht.

Wenn der Link ein Ablaufdatum hat und ein neuer Link angefordert wird, wird der neue Link bereitgestellt, ohne dass eine weitere SMS-Transaktion verbraucht wird.

Für jede Erinnerungskonfiguration mit mehr als einer Erinnerung wird nur eine SMS-Transaktion berechnet, aber auch nur ein SMS-Link versendet. (Wenn du also eine wöchentliche Erinnerung konfigurierst, wird ein SMS-Link berechnet, ein SMS-Link gesendet und die Erinnerung dann beendet.) 

Tipp:

Wenn zusätzlich zu SMS E-Mail-Zustellung konfiguriert ist, wird der E-Mail-Erinnerungszyklus nicht verkürzt und E-Mail-Erinnerungen werden nach dem konfigurierten Zeitplan versendet.

Hinweis:

Bei SMS-Benachrichtigungen mit Link sollte beachtet werden, dass Transaktionen aus demselben Pool wie für die Telefonauthentifizierung verbraucht werden.

Delegation

Die Delegation der Signatur über eine beliebige Methode wird nicht unterstützt und führt dazu, dass Empfangende, an welche die Signatur delegiert wurde, die Links in einem E-Mail-Formular erhalten.

 Verfügbares Volumen verfolgen

So überwachst du das Volumen der für das Konto verfügbaren SMS-Transaktionen:

  • Navigiere zu Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen > Vereinbarungsbenachrichtigung absenden.
  • Bewege den Mauszeiger über den Link Verwendung verfolgen:
Seite „Sendeeinstellungen“ mit hervorgehobenem Link „Nutzung verfolgen“ und dem Popup-Fenster für Informationen
Die Nutzung der Transaktionen ist in der Popup-Sprechblase aufgeschlüsselt, um das Volumen anzuzeigen, das von Transaktionen für die Zustellung von SMS und Telefonauthentifizierungen verbraucht wurde.

Beispieldatensätze auf der Seite Verwalten

Wenn du die Vereinbarung auf der Seite Verwalten aufrufst, wird die E-Mail-Adresse (oder der Name der Empfängerin bzw. des Empfängers) in der Spalte Empfangende angezeigt, wenn die Vereinbarung mit aktivierter E-Mail-Option gesendet wird.

Wenn nur „SMS“ aktiviert ist, wird in der Spalte Empfangende die teilweise maskierte Telefonnummer in Form einer E-Mail-Adresse angezeigt. (z. B. XXXXXX1212@sms.adobesign.com).

Seite „Verwalten“ mit zwei Vereinbarungsdatensätzen, von denen der eine ein Beispiel für die Verwendung von „E-Mail“ darstellt und im anderen das Format für die ausschließliche Verwendung von „SMS“ angezeigt wird

Beim Anzeigen der einzelnen Empfängerdatensätze (beim Ersetzen von Empfangenden oder Bearbeiten des Authentifizierungstyps) wird die Telefonnummer unmaskiert angezeigt:

Empfängerdatensatz mit hervorgehobener Zustellungsmethode „SMS“ und der Empfangs-Telefonnummer

Hinweis:

Vereinbarungen, die nur mit der Option SMS-Link (ohne E-Mail-Benachrichtigungen) gesendet werden, werden nicht auf der Seite Verwalten angezeigt.

Audit-Bericht und Aktivitätsprotokoll

Im Audit-Bericht und im Aktivitätsprotokoll ist eindeutig angegeben, ob eine SMS-Nachricht für die ursprüngliche Aufforderung verwendet wird, das Dokument zu signieren.
Im Audit-Bericht werden auch Erinnerungsereignisse aufgezeichnet, wenn die Gruppe dafür konfiguriert ist.

  • Nur die letzten vier Ziffern der Telefonnummer werden angezeigt.
Audit-Bericht mit hervorgehobener Aufzeichnung, dass die Links per SMS gesendet werden

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