In diesem Handbuch wird Ihnen gezeigt, wie Sie Ihr Adobe Acrobat Sign-Konto konfigurieren, damit Sie Transaktionen senden können.
Nachfolgend sehen Sie zwei Registerkarten, die eine für Systembenutzer, die andere für Kontoadministratoren. Auf jeder Registerkarte finden Sie eine Reihe von Funktionen, die konfiguriert werden können, mit einer Angabe der Dienstebene, für die sie gelten.
Es empfiehlt sich immer, zuerst die eigene Benutzer-ID zu konfigurieren und danach, sofern Sie Kontoadministrator sind, zur Registerkarte „Admin“ zu gehen, um die Kontoeinstellungen vorzunehmen.
Individuelle Konten sind Einzellizenzkonten. Im Falle dieser Konten ist der Benutzer standardmäßig also auch der Kontoadministrator.
Wenn Sie sich zum ersten Mal bei Acrobat Sign anmelden, sollten Sie kurz Ihre persönlichen Benutzerinformationen überprüfen. Diese Informationen werden in einigen Vorlagen verwendet und sollten daher unbedingt korrekt sein.
Bestimmte Angaben auf der Profilseite werden von Acrobat Sign zur Personalisierung Ihrer Transaktionen verwendet. Besonders wichtig sind:
Klicken Sie zum Ändern von Inhalten auf die Schaltfläche Bearbeiten, nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und speichern Sie Ihre Änderungen.
In Acrobat Sign können Sie Ihre Signaturen entsprechend Ihren persönlichen oder geschäftlichen Anforderungen in drei Signaturstilen erstellen:
Wenn Sie diese Option wählen, ist keine explizite Konfiguration erforderlich..
Erstellen Sie Ihre eigene Signatur, indem Sie zu Persönliche Voreinstellungen > Meine Signatur navigieren.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen, um das Signaturbedienfeld zu öffnen, und wählen Sie die Methode zum Erstellen Ihrer Signatur aus:
Klicken Sie auf Anwenden, wenn Sie eine geeignete Signatur erstellt haben.
Für Power-Benutzer, die wirklich mit ihren Transaktionen in Kontakt bleiben möchten, können Sie Meilensteine festlegen, die eine E-Mail an Ihren Posteingang oder eine Benachrichtigung auslösen können, die in einem Bericht ausgegeben werden kann.
Um zu Ihrer Benachrichtigungsseite zu gelangen, navigieren Sie zu Persönliche Vorgaben > Meine Benachrichtigungen.
Nachfolgend werden einige Begrifflichkeiten kurz erläutert:
Events und Benachrichtigungen können auch beide konfiguriert sein, um auf zwei Arten zu informieren. Durch Auswahl der betreffenden Konfigurationsoptionen können Sie keine, nur eine oder beide dieser Benachrichtigungsmethoden auswählen. Die Optionen lauten wie folgt:
Beachten Sie außerdem, dass es für Events und Benachrichtigungen zwei Registerkarten gibt.
Die Berichterstellung kann auch so konfiguriert werden kann, dass Ihnen am unteren Rand der Seite ganz nach Ihrem Belieben wöchentlich, an jedem Werktag oder täglich eine Übersicht über die von Ihnen ausgewählten Events angezeigt wird.
Business- und Enterprise-Dienststufen ermöglichen es Benutzern, eine persönliche Fußzeile zu erstellen, z. B. eine Signaturdatei in einer E-Mail.
Wenn die Option von Ihrem Kontoadministrator aktiviert wurde, können Sie sie unter Persönliche Voreinstellungen > Meine E-Mail-Fußzeile einstellen.
Die Fußzeile wird am Ende Ihrer Transaktions-E-Mails – jedoch noch vor Fußzeilen, die auf Kontoebene festgelegt wurden – eingefügt:
Es stehen zwei Standardsprachoptionen zur Verfügung:
Willkommen, Administratoren!
Wir hoffen, dass Sie Ihre persönliche Benutzer-ID erfolgreich konfigurieren konnten und nun bereit für die weitreichenderen, Ihr Konto betreffenden Entscheidungen sind.
Die nachfolgenden Erläuterungen sind teilweise sehr ausführlich. Durch die ordnungsgemäße Einrichtung Ihres Kontos stellen Sie aber sicher, dass Ihre Absender und Unterzeichner reibungslos mit dem Signaturprozess zurechtkommen und ihn so bereitwillig annehmen. Wenn alles gut funktioniert, reduzieren Sie auch die Fragen, mit denen Ihre Benutzer unweigerlich nach einem Umstellungsprozess auf Sie zukommen.
Hinweis: Nicht alle Ihnen zur Verfügung stehenden Optionen werden hier beschrieben. Bei Fragen können Sie sich gerne an den Support wenden.
Es empfiehlt sich immer, Kopien Ihrer signierten Vereinbarungen aufzubewahren (wie Backups von Ihrem Computer oder Smartphone). Anstatt die Vereinbarungen einzeln von der Seite „Verwalten“ herunterzuladen, kann das externe Archiv eine Kopie der signierten Vereinbarungen an eine alternative E-Mail-Adresse, ein Evernote-Konto oder ein Box-Konto senden.
Melden Sie sich als Kontoadministrator an und navigieren Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Externes Archiv.
Damit Kopien der Verträge in Ihrem Konto an eine alternative E-Mail-Adresse gesendet werden, geben Sie diese Adresse im Feld Eine zusätzliche Kopie… ein und klicken auf die Schaltfläche Änderungen speichern.
Das Feld „Externes Archiv“ ist auf 255 Zeichen begrenzt. Wenn Ihnen die Größe dieses Felds nicht für die gewünschte Anzahl an Empfängern ausreicht, verwenden Sie eine Verteilerliste.
Wenn Sie möchten, dass eine Kopie an Evernote oder Box gesendet werden soll, klicken Sie auf den entsprechenden Link hier klicken. Daraufhin wird ein Pop-up-Fenster mit den jeweiligen Anweisungen eingeblendet.
Signaturvorgaben!
Signaturvorgaben beinhalten viele Optionen, lassen Sie uns also beginnen!
Navigieren Sie zu Konto > Signaturvorgaben
Die ersten beiden Einstellungen steuern die automatische Formatierung der Zeile, in der sich die Signatur befindet, und die Signaturdaten, die unterhalb der Zeile eingefügt werden:
Der folgende Abschnitt steuert, wie Ihre Empfänger ihre Signaturen vornehmen können. Sofern Sie nicht einen konkreten geschäftlichen Grund haben, diese Option einzuschränken, empfiehlt es sich im Allgemeinen, dass Sie Ihren Empfängern erlauben, ihre Signaturen so vorzunehmen, wie diese es bevorzugen.
Diese Seite enthält drei Optionen:
Die Optionen in diesem Abschnitt geben vor, ob Ihre Empfänger eine vorhandene gespeicherte Signatur verwenden können (biometrische und bildbasierte Signaturen werden gespeichert). Wenn Sie die Verwendung gespeicherter Signaturen nicht zulassen möchten, muss der Empfänger jedes Mal seine Signatur eintippen, mit dem Mauscursor zeichnen oder per Bilddatei hochladen (je nachdem, welche Typen von Signaturen Sie erlauben).
Folgende Optionen sind verfügbar:
Dieser Abschnitt enthält noch ein weiteres Kontrollkästchen:
Das Hinzufügen Ihrer Firmenmarke ist eine hervorragende Möglichkeit, Acrobat Sign für die Benutzer in Ihrem Konto sowie für Ihre Unterzeichner anzupassen.
Firmenname und URL-Hostname
In diesem Abschnitt legen Sie den Firmennamen und einen Hostnamen für Ihr Konto fest. Diese können ganz allgemein lauten, dienen jedoch dazu, Ihr Konto zu personalisieren.
Diese beiden Einstellungen gelten kontoweit und können nicht auf Gruppenebene angepasst werden.
Melden Sie sich als Kontoadministrator an und navigieren Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Kontoeinrichtung.
Firmenname
Der Wert, den Sie in dieses Feld eingeben, wird automatisch in das Feld „Firmenname“ für neue Benutzer übertragen, wenn diese im Konto erstellt werden.
Standardmäßig können Benutzer von Acrobat Sign ihre persönlichen Einstellungen bearbeiten. Dies schließt auch den Wert für den Firmennamen der einzelnen Benutzer ein.
Wenn Sie den Wert für den Firmennamen im Profil aller Benutzer in Ihrem Konto aktualisieren möchten:
Alle Anwenderprofile übernehmen den Wert im Feld Firmenname als Wert für das Unternehmen in ihren Anwenderprofilen..
Wenn Sie Firmennamen für alle Benutzer im Konto festlegen aktivieren, wird diese Aktion zum Ersetzen einmal für alle Benutzer in Ihrem Konto ausgeführt.
Nachdem die Seite gespeichert wurde, werden alle Benutzer aktualisiert und das Häkchen wird gelöscht, damit die Aktion bei Bedarf erneut genutzt werden kann (da die Benutzer weiterhin die Berechtigung haben, ihre Unternehmensnamenwerte zu ändern).
Hostname
Wenn Sie den Hostnamen für Ihr Konto festlegen, ändert sich die URL, über die sich Ihre Benutzer anmelden, sowie die URL, unter der Vereinbarungen für Ihre Unterzeichner gehostet werden.
Das Ergebnis ist eine angepasste URL mit Ihrem Hostnamen.
Das Branding ist wichtig! Ihre Kunden erwarten Ihr Logo auf den von Ihnen versendeten Transaktionen. Durch das Hochladen Ihres Logos sorgen Sie dafür, dass es in allen E-Mails enthalten ist, die Acrobat Sign im Zuge Ihrer Transaktionen versendet.
JPEG-, GIF- und PNG-Bilder werden unterstützt, wobei Sie mit PNG im Allgemeinen das beste Ergebnis erzielen.
Melden Sie sich als Kontoadministrator an und navigieren Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Kontoeinrichtung > Logo hochladen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen und navigieren Sie zu dem Bild, das Sie verwenden möchten. Denken Sie dabei daran, dass Bilder mit den angegebenen Abmessungen (60 Pixel hoch und 200 Pixel breit) am besten funktionieren.
Nachdem Sie ein Bild ausgewählt haben, wird das Logo rechts von der Schaltfläche Hochladen angezeigt:
Sie können das Logo jederzeit ändern. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Löschen und das Logo wird entfernt.
Der Bereich „Globale Einstellungen“ der Registerkarte „Konto“ ist einer der optionsreichsten der Kontoeinstellungen, wobei alle Einstellungen dem jeweiligen Anwendungsfall angepasst werden sollten.
Nachfolgend werden die einzelnen Optionen mit unseren Empfehlungen kurz beschrieben, wobei es durchaus wahrscheinlich ist, dass Sie in Ihrem spezifischen Anwendungsfall von den gängigen Einstellungen abweichen müssen.
Navigieren Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen.
Diese Einstellung betrifft nur die Kopie, die an die signierte und archivierte E-Mail angehängt wird. Kopien, die später direkt aus Acrobat Sign heruntergeladen werden, enthalten die Dateien immer in einem zusammenhängenden PDF-Dokument.
Bei dieser Einstellung geht es wieder um das externe Archiv. Sie kann aber auf Gruppenebene (für Kunden auf den Dienststufen Business und Enterprise) konfiguriert werden, sodass es Ihnen beispielsweise möglich ist, abgeschlossene Kaufverträge zur Abrechnung weiterzuleiten oder abgeschlossene Vertraulichkeitsvereinbarungen an ein juristisches Team weiterzuleiten.
Beachten Sie, dass sich diese Einstellung nur auf Benutzer in Ihrem Acrobat Sign-Konto bezieht (nicht für alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens). Es ist durchaus möglich, dass Ihre Unterzeichner über keine Acrobat Sign-Benutzer-ID in Ihrem Konto verfügen. In diesem Fall gilt diese Einstellung für diese Benutzer nicht.
Acrobat Sign funktioniert auf Grundlage eines Parent-Child-Modells (Übergeordnet/Untergeordnet) und Gruppen sind die untergeordneten Objekte der Konten. Dies bedeutet, dass eine neue Gruppe automatisch die Eigenschaften des übergeordneten Kontos übernimmt. Es bedeutet aber auch, dass Änderungen auf Gruppenebene die Einstellungen auf Kontoebene überschreiben.
Sendeeinstellungen sind die Einstellungen, die Ihren sendenden Mitarbeitern über die Registerkarte „Senden“ bereitgestellt werden. In diesem Abschnitt werden alle auf dieser Seite verfügbaren Konfigurationen beschrieben.
Wie auch die globalen Einstellungen sind diese je nach Anwendungsfall spezifisch einzustellen.
Auch dieser Abschnitt ist ein wenig lang geraten, also holen Sie sich am besten noch etwas zu trinken und navigieren Sie dann zu Konto > Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen.
Formulare können so gestaltet sein, dass Feldinformationen zwar von einem Genehmiger eingetragen, nicht aber signiert werden müssen.
Sie können jede beliebige oder auch sämtliche Optionen auswählen. Wenn Sie aber die Telefonauthentifizierung aktivieren möchten, müssen Sie zuvor die Option Den Absendern erlauben, die Optionen für die Bestätigung der Unterzeichneridentität pro Empfänger einzustellen aktivieren.
Noch mehr Branding!
Navigieren Sie zu Konto > E-Mail-Einstellungen, um folgende Optionen einzustellen:
E-Mail-Fußzeile – Dies ist eine kontoweite Einstellung, durch die am Ende Ihrer E-Mails eine Textnachricht eingefügt wird. Diese Stelle ist ideal für Marketinginformationen oder rechtliche Hinweise.
Benutzern erlauben, ihre eigene E-Mail-Fußzeile zu haben: Diese Einstellung ermöglicht Benutzern, personalisierte Signaturinhalte einzurichten.
Kopf- und Fußzeilenbilder – Diese in E-Mail-Kopf- und -Fußzeilen eingefügten Bilder sind vergleichbar mit Logos, allerdings größer. Dadurch sticht Ihr Firmenbranding in Ihren E-Mails richtig hervor, sodass Ihre Kunden sofort sehen, von wem die E-Mail stammt.
Wie bei Logos werden JPEG-, GIF- und PNG-Bilder unterstützt.
Das Bild sollte eine Höhe von 200 Pixeln und eine Breite von maximal 600 Pixeln haben.
Bei beiden Optionen gibt es einen Link, über den Sie ein neues Bild Hochladen können. Über diesen Link können Sie das gewünschte Bild auf Ihrem lokalen System suchen und auswählen. Klicken Sie auf Speichern.
Die Sicherheitseinstellungen von Acrobat Sign entsprechen dem allgemein üblichen Kennwortschutz gängiger Anwendungen – mit zusätzlich einigen nicht ganz so üblichen Dokumenteinstellungen.
Zur Einrichtung Ihrer Sicherheitseinstellungen navigieren Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Sicherheitseinstellungen.
Wollen Sie die API verwenden? Diese Option sollten Sie in Erwägung ziehen, wenn Sie Entwickler sind oder in Ihrem Unternehmen eigene Programme entwickelt werden und Sie Acrobat Sign in Ihr bestehendes CRM-System (oder ein anderes API-fähiges System) integrieren möchten.
Acrobat Sign unterstützt eine REST API:
Navigieren Sie zu Konto > Acrobat Sign-API.
Die Verwendung von Adobe Document Cloud-APIs für den Zugriff auf Benutzerdaten erfordert OAuth-Token.
Sie können einen Integrationsschlüssel erstellen, wenn Sie eine Legacy-Anwendung haben, die OAuth nicht unterstützt.
Wenn der Link für die Erstellung des Integrationsschlüssels nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an den Support.
Auf dieser Seite finden Sie außerdem folgende Links:
Darüber hinaus wird nach der Aktivierung der API links ein weiterer Link zum API-Anfrageprotokoll angezeigt. Dieses Protokoll zeichnet die eingehenden XML-Dateien Ihrer API-Aufrufe auf und kann bei der Fehlerbehebung codebasierter Probleme von unschätzbarem Wert sein.
Die REST API ist über die API-Anwendungsoption verfügbar.
Klicken Sie auf dieser Seite auf den Link Neue Anwendung erstellen, geben Sie Ihrer Anwendung einen Namen und klicken Sie auf die Schaltfläche Anwendung erstellen.
Eine Anwendungs-ID und Geheimfrage zu Ihrer neuen Anwendung werden sofort generiert und angezeigt.
Die Aufteilung Ihrer Benutzer in Funktionsgruppen kann enorm hilfreich sein, insbesondere wenn für die Gruppen unterschiedliche Signaturanforderungen oder Berichtsstrukturen gelten.
Glücklicherweise ist die Erstellung von Gruppen in Acrobat Sign erstaunlich einfach. Navigieren Sie einfach zu
Konto > Benutzer oder Konto > Gruppen.
Klicken Sie rechts oben auf der Seite „Gruppen“ auf die Schaltfläche + und geben Sie den neuen Gruppennamen in das Feld ein.
Es gibt außerdem einen Link zum Konfigurieren der Einstellungen für die Gruppe. Klicken Sie auf die Zeile, damit der Link zu den Gruppeneinstellungen angezeigt wird. Diese Einstellungen sind nahezu identisch mit den globalen Einstellungen, die Sie auf Kontoebene konfiguriert haben. Da Gruppen aber dem Konto untergeordnet sind, setzen die Gruppeneinstellungen die Kontoeinstellungen für die jeweilige Gruppe außer Kraft.
Beachten Sie auch, dass der Gruppenname geändert werden kann. Falls Sie die Namen Ihrer Gruppen ändern müssen, ist dies also überhaupt kein Problem.
Wenn Sie Acrobat Sign für eine Small Business-Abovariante erworben haben, können Sie Benutzer und Berechtigungen, die mit ihnen verknüpft sind, über die Admin-Konsole verwalten. Sie können auch mehrere Administratoren zuweisen, die Sie bei der Verwaltung Ihres Teams oder des funktionalen Verhaltens von Acrobat Sign unterstützen
Jetzt ist es an der Zeit, Benutzer hinzuzufügen.
Hierzu stellt Acrobat Sign zwei Methoden bereit:
Einen nach dem anderen
oder
Massenerstellung aus einer CSV-Datei
Ein einzelner Benutzer ist schnell und einfach erstellt. Navigieren Sie einfach zu
Konto > Benutzer und klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche „+“, die neben dem Suchfeld angezeigt wird. Das Dialogfeld „Erstellen“ wird angezeigt.
Geben Sie die E-Mail-Adresse sowie den Vor- und den Nachnamen ein und wählen Sie dann die Gruppe aus, der Sie den Benutzer zuordnen möchten (sofern erforderlich).
Auf dieser Seite sehen Sie auch das Kontrollkästchen „Ihre Verträge anzeigen“. Mit dieser Option erstellen Sie eine Kontofreigabe des neuen Benutzers für den Administrator. Dieses Kontrollkästchen sollten Sie aktivieren, wenn die Transaktionen des neuen Mitarbeiters überwacht werden müssen.
Auch wenn dies nicht erforderlich ist, können Sie eine Freigabe erstellen. In diesem Fall empfiehlt sich aber die Funktion „Kontofreigabe“.
Nach der Erstellung des Benutzers erhält er über die E-Mail-Adresse, die Sie bereitgestellt haben, eine Aufforderung zur Einrichtung seines Kennworts und sobald dies erledigt ist, wird der Benutzer aktiviert, sodass er sein erstes Dokument senden kann.
Für die Massenerstellung navigieren Sie zu Konto > Benutzer und klicken dann in der Symbolleiste auf die Schaltfläche +, die neben dem Suchfeld angezeigt wird. Klicken Sie im Dialogfeld „Erstellen“ auf Benutzer massenweise erstellen.
Als Grundlage verwenden Sie eine CSV-Datei, die mindestens eine Spalte mit der E-Mail-Adresse sowie eine Spalte mit dem Vornamen und eine mit dem Nachnamen enthält. Das genaue Format sehen Sie in der CSV-Beispieldatei. Klicken Sie hierzu auf den Link CSV-Musterdatei herunterladen. Bereiten Sie Ihre Datei im angegebenen Format vor. Wenn die Datei fertig ist, klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die Datei aus.
Der einzige Nachteil dieser Vorgehensweise ist, dass Sie keine Freigabe der neuen Benutzer für den Administrator erstellen können.
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