Kurzanleitung: Einrichtung

Wenn Sie sich zum ersten Mal bei Adobe Sign anmelden, sollten Sie kurz Ihre persönlichen Benutzerinformationen überprüfen. Diese Informationen werden in einigen Vorlagen verwendet und sollten daher unbedingt korrekt sein.

• Halten Sie den Mauszeiger über Ihren Namen oben rechts, um das Menü zu öffnen, und klicken Sie dann auf Mein Profil.

Bestimmte Angaben auf der Profilseite werden von Adobe Sign zur Personalisierung Ihrer Transaktionen verwendet. Besonders wichtig sind:

• Ihr vollständiger Name: wird in E-Mails und für Ihre Standardsignatur verwendet
• Ihre Stellenbezeichnung: wird automatisch eingesetzt, wenn ein entsprechendes Feld vorhanden ist
• Ihr Firmenname: wird in E-Mails angegeben; sollte die vollständige juristische Bezeichnung Ihrer Firma sein
• Zeitzone: Aus Gründen der Übersichtlichkeit werden Berichte mit einem Zeit-/Datumsstempel basierend auf Ihrer Zeitzone versehen.

Klicken Sie zum Ändern von Inhalten auf die Schaltfläche Bearbeiten, nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und speichern Sie Ihre Änderungen.

In Adobe Sign können Sie Ihre Signaturen entsprechend Ihren persönlichen oder geschäftlichen Anforderungen in drei Signaturstilen erstellen:

• Schreibschrift: der Standardwert und derzeit auch das bevorzugte Format. Auf Ihren Namen wird eine Schreibschrift angewendet, sodass Ihr Name wie eine handschriftliche Signatur wirkt.

Wenn Sie diese Option wählen, ist keine explizite Konfiguration erforderlich.

Benutzerdefinierte Unterschriften

Erstellen Sie Ihre eigene Unterschrift, indem Sie zu Persönliche Voreinstellungen > Meine Signatur navigieren.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen, um das Signaturbedienfeld zu öffnen, und wählen Sie die Methode zum Erstellen Ihrer Signatur aus:

• Biometrisch: Geben Sie Ihre Signatur mit einer Maus, einem Eingabestift oder Ihrem Finger ein.  Das beste Ergebnis erhalten Sie, wenn Sie Ihre Signatur mit dem Finger auf einem Tablet eingeben
  • Mit der Option Mobil können Sie die Signatur des derzeit verwendeten Geräts auf ein Telefon mit Touchscreen übertragen.
• Signaturbild: Wenn Sie ein Bild mit Ihrer Signatur haben, können Sie dieses in das System hochladen. Adobe Sign wendet dieses Bild dann beim Signieren als Ihre Signatur an

Klicken Sie auf Anwenden, wenn Sie eine geeignete Signatur erstellt haben.

Für Power-Benutzer, die wirklich mit ihren Transaktionen in Kontakt bleiben möchten, können Sie Meilensteine festlegen, die eine E-Mail an Ihren Posteingang oder eine Benachrichtigung auslösen können, die in einem Bericht ausgegeben werden kann.

Um zu Ihrer Benachrichtigungsseite zu gelangen, navigieren Sie zu Persönliche Vorgaben > Meine Benachrichtigungen.

Nachfolgend werden einige Begrifflichkeiten kurz erläutert:

• Events: Aktionen, die mit einer Transaktion durchgeführt werden (Senden, Anzeigen, Signieren usw.).
• Benachrichtigungen: werden ausgegeben, wenn erwartete Aktionen nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums ausgeführt werden (innerhalb von acht Stunden nicht angezeigt, innerhalb von drei Stunden angezeigt, aber nicht signiert, und so weiter).

Events und Benachrichtigungen können auch beide konfiguriert sein, um auf zwei Arten zu informieren. Durch Auswahl der betreffenden Konfigurationsoptionen können Sie keine, nur eine oder beide dieser Benachrichtigungsmethoden auswählen. Die Optionen lauten wie folgt:

• E-Mail: Bei Auswahl dieser Option erhalten Sie bei jedem Auftreten des Events oder der Benachrichtigung eine E-Mail. Je nach Arbeitsvolumen können diese Nachrichten sehr schnell lästig werden, sodass Sie diese Option nur unter Berücksichtigung Ihres ohnehin schon vorhandenen E-Mail-Volumens auswählen sollten.
• Event: Events sind so gekennzeichnet, dass sie auf der Startseite (im Bereich „Events/Benachrichtigungen“) angezeigt werden. Außerdem erscheinen sie in allen Berichten, die Sie auf der Seite „Events/Benachrichtigungen“ erstellen.

Beachten Sie außerdem, dass es für Events und Benachrichtigungen zwei Registerkarten gibt.

• Meine Events/Benachr. legt die Optionen für alle Transaktionen fest, deren Absender Sie sind.
• Gem. Events/Benachr. zeigt die Einstellungen anderer Benutzer-IDs, die ihr Konto für Sie freigegeben haben. Um gemeinsame Events/Benachrichtigungen zu konfigurieren, navigieren Sie zu Persönliche Vorgaben > Gemeinsame Events/Benachrichtigungen.

Die Berichterstellung kann auch so konfiguriert werden kann, dass Ihnen am unteren Rand der Seite ganz nach Ihrem Belieben wöchentlich, an jedem Werktag oder täglich eine Übersicht über die von Ihnen ausgewählten Events angezeigt wird. 

Business- und Enterprise-Dienststufen ermöglichen es Benutzern, eine persönliche Fußzeile zu erstellen, z. B. eine Signaturdatei in einer E-Mail.

Wenn die Option von Ihrem Kontoadministrator aktiviert wurde, können Sie sie unter Persönliche Voreinstellungen > Meine E-Mail-Fußzeile einstellen.

• Wenn Ihnen diese Option nicht zur Verfügung steht, kann sie Ihr Kontoadministrator auf Konto- oder Gruppenebene aktivieren.

Die Fußzeile wird am Ende Ihrer Transaktions-E-Mails – jedoch noch vor Fußzeilen, die auf Kontoebene festgelegt wurden – eingefügt:

Es stehen zwei Standardsprachoptionen zur Verfügung:

• Meine Sprachvorgaben: Legt die Standardsprache fest, die bei der Zustellung von E-Mails an Sie verwendet wird, sowie die Sprache für die Navigation auf dem Bildschirm.
• Signiersprache: Legt die Standardsprache für E-Mails und Anweisungen auf dem Bildschirm für Empfänger außerhalb Ihres Adobe Sign-Kontos fest.

Es empfiehlt sich immer, Kopien Ihrer signierten Vereinbarungen aufzubewahren (wie Backups von Ihrem Computer oder Smartphone). Anstatt die Vereinbarungen einzeln von der Seite „Verwalten“ herunterzuladen, kann das externe Archiv eine Kopie der signierten Vereinbarungen an eine alternative E-Mail-Adresse, ein Evernote-Konto oder ein Box-Konto senden.

Vorgehensweise zum Einrichten

Melden Sie sich als Kontoadministrator an und navigieren Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Externes Archiv.

Wenn Sie möchten, dass Kopien der Vereinbarungen aus Ihrem Konto an eine alternative E-Mail-Adresse gesendet werden, geben Sie diese E-Mail-Adresse in das Feld Eine zusätzliche Kopie von... ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Änderungen speichern.

Wenn Sie möchten, dass eine Kopie an Evernote oder Box gesendet werden soll, klicken Sie auf den entsprechenden Link hier klicken. Daraufhin wird ein Pop-up-Fenster mit den jeweiligen Anweisungen eingeblendet.

Signaturvorgaben!

Signaturvorgaben beinhalten viele Optionen, lassen Sie uns also beginnen!

Navigieren Sie zu Konto > Signaturvorgaben

Die ersten beiden Einstellungen steuern die automatische Formatierung der Zeile, in der sich die Signatur befindet, und die Signaturdaten, die unterhalb der Zeile eingefügt werden:

• Gut formatierte Signaturen und Initialen verwenden
  • Wenn Sie diese Option aktivieren, werden diese Zeile und der Signaturinhalt darunter platziert.
  • Wenn Sie diese Option deaktivieren, wird lediglich die Signatur angebracht. Hinweise darauf, dass es sich um eine elektronische Signatur handelt, fehlen dann ganz


• Zeile unter der Signatur und den Initialen dynamisch anpassen 
  • Wenn Sie diese Option aktivieren, wird die Zeile unterhalb der Signatur dynamisch so angepasst, dass sie einige Pixel länger als die Signatur bzw. die Initialen ist.
  • Wenn Sie diese Option deaktivieren, wird die komplette Zeile mit der Länge des Signaturfeldes gedruckt.

Der folgende Abschnitt steuert, wie Ihre Empfänger ihre Signaturen vornehmen können. Sofern Sie nicht einen konkreten geschäftlichen Grund haben, diese Option einzuschränken, empfiehlt es sich im Allgemeinen, dass Sie Ihren Empfängern erlauben, ihre Signaturen so vorzunehmen, wie diese es bevorzugen.

Diese Seite enthält drei Optionen:

• Eintippen des Namens und der Initialen – Für die meisten Unterzeichner ist das die einfachste Vorgehensweise, da sie keine weiteren Aktionen erfordert. Der Empfänger gibt seinen Namen ein und eine Schriftart, die wie Schreibschrift aussieht, wird angewendet.
  • Dynamisch Signaturschrift wählen – In Adobe Sign sind mehrere Schriftarten verfügbar, die wie Schreibschrift aussehen. Diese werden standardmäßig in einer fest vorgegebenen Reihenfolge angewendet.  Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Ausgangspunkt für die verwendete Schriftart zufällig gewählt.
• Zeichnung einer handschriftlichen Signatur und Initialen auf den Bildschirm mit der Maus, einem Stift oder dem Finger – Wenn diese Option aktiviert wird, haben Empfänger die Möglichkeit, ihre Unterschrift auf dem Bildschirm selbst zu zeichnen.
• Hochladen von Bild mit Signatur und Initialen – Wenn aktiviert, können Empfänger ein Bild ihrer Unterschrift von ihrem lokalen System aus hochladen.

Die Optionen in diesem Abschnitt geben vor, ob Ihre Empfänger eine vorhandene gespeicherte Signatur verwenden können (biometrische und bildbasierte Signaturen werden gespeichert).  Wenn Sie die Verwendung gespeicherter Signaturen nicht zulassen möchten, muss der Empfänger jedes Mal seine Signatur eintippen, mit dem Mauscursor zeichnen oder per Bilddatei hochladen (je nachdem, welche Typen von Signaturen Sie erlauben).

Folgende Optionen sind verfügbar:

• Alle Empfänger – Bei Auswahl dieser Option ist es allen Empfängern erlaubt, ihre gespeicherten Signaturen zu verwenden.
• Interne Empfänger – Diese Option erlaubt die Verwendung gespeicherter Signaturen nur den Empfängern, die auch als Benutzer in Ihrem Adobe Sign-Konto vorhanden sind.
• Niemand – Bei Auswahl dieser Option ist es keinem Ihrer Empfänger erlaubt, eine gespeicherte Signatur zu verwenden.

Dieser Abschnitt enthält noch ein weiteres Kontrollkästchen:

• Benutzern erlauben, in meinem Konto ein Bild hochzuladen und dieses auf ihrem Profil als ihre Signatur und Initialen zu speichern – Wenn diese Option aktiviert wird, dürfen Benutzer in Ihrem Adobe Sign-Konto ein Bild ihrer Unterschrift in ihren Abschnitt „Persönliche Vorgaben“ hochladen.

Das Hinzufügen Ihrer Firmenmarke ist eine hervorragende Möglichkeit, Adobe Sign für die Benutzer in Ihrem Konto sowie für Ihre Unterzeichner anzupassen.

Firmenname und URL-Hostname

In diesem Abschnitt legen Sie den Firmennamen und einen Hostnamen für Ihr Konto fest. Diese können ganz allgemein lauten, dienen jedoch dazu, Ihr Konto zu personalisieren. 

Diese beiden Einstellungen gelten kontoweit und können nicht auf Gruppenebene angepasst werden.

Melden Sie sich als Kontoadministrator an und navigieren Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Kontoeinrichtung.

Firmenname

Der Wert, den Sie in dieses Feld eingeben, wird in allen E-Mails von Adobe Sign angezeigt. Er wird auch automatisch in Firmennamensfelder für Ihre Benutzer eingetragen, wenn diese ein Dokument unterschreiben.

Standardmäßig können Benutzer von Adobe Sign ihre persönlichen Einstellungen bearbeiten. Dies schließt auch den Wert für den Firmennamen der einzelnen Benutzer ein.  Wenn Sie es vorziehen, einen einzigen, unveränderlichen Firmennamen für alle Benutzer einzurichten, können Sie das Kontrollkästchen Legen Sie den Unternehmensnamen für alle Benutzer im Konto fest aktivieren.

Hostname

Wenn Sie den Hostnamen für Ihr Konto festlegen, ändert sich die URL, über die sich Ihre Benutzer anmelden, sowie die URL, unter der Vereinbarungen für Ihre Unterzeichner gehostet werden.

Das Ergebnis ist eine angepasste URL mit Ihrem Hostnamen.

Das Branding ist wichtig! Ihre Kunden erwarten Ihr Logo auf den von Ihnen versendeten Transaktionen. Durch das Hochladen Ihres Logos sorgen Sie dafür, dass es in allen E-Mails enthalten ist, die Adobe Sign im Zuge Ihrer Transaktionen versendet.

JPEG-, GIF- und PNG-Bilder werden unterstützt, wobei Sie mit PNG im Allgemeinen das beste Ergebnis erzielen.

Melden Sie sich als Kontoadministrator an und navigieren Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Kontoeinrichtung > Logo hochladen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen und navigieren Sie zu dem Bild, das Sie verwenden möchten. Denken Sie dabei daran, dass Bilder mit den angegebenen Abmessungen (60 Pixel hoch und 200 Pixel breit) am besten funktionieren.

Nachdem Sie ein Bild ausgewählt haben, wird das Logo rechts von der Schaltfläche Hochladen angezeigt:

Sie können das Logo jederzeit ändern. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Löschen und das Logo wird entfernt.

Der Bereich „Globale Einstellungen“ der Registerkarte „Konto“ ist einer der optionsreichsten der Kontoeinstellungen, wobei alle Einstellungen dem jeweiligen Anwendungsfall angepasst werden sollten.

Nachfolgend werden die einzelnen Optionen mit unseren Empfehlungen kurz beschrieben, wobei es durchaus wahrscheinlich ist, dass Sie in Ihrem spezifischen Anwendungsfall von den gängigen Einstellungen abweichen müssen.

Navigieren Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen.

• Eine CSV mit Formulardaten den E-Mails mit signierter Vereinbarung anhängen
  Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie Formulare verwenden und für jedes signierte Dokument eine CSV-Datei mit den Felddaten exportieren möchten. Eine gesonderte CSV-Datei für jede Transaktion kann aber verwalterisch schwer zu handhaben sein.
  
  Wenn Sie die Daten aufzeichnen oder zurück in Ihr CRM-System speisen müssen, empfiehlt es sich, sich die Zeit für die Entwicklung einer API-Lösung zu nehmen.
  


• Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
  Mit dieser Funktion können Sie steuern, welche Transaktionsdateien den einzelnen Unterzeichnern angezeigt werden. Eine optimale Nutzung dieser Funktion setzt genaue Kenntnisse des Signaturablaufs hinsichtlich der gesendeten Dokumente voraus und Sie sollten genau wissen, wie diese angefügt werden.
  
  Wenn Sie eine große, aus mehreren Dateien bestehende Transaktion an mehrere Unterzeichner senden möchten und Teile dieses Dokuments einzelnen Unterzeichnern verborgen bleiben sollen, dann ist dies die richtige Einstellung für Sie! Wenn Sie noch nicht genau wissen, was Sie von dieser Option halten sollen, sehen Sie sich dieses Video an.

• PDF-Kopie des signierten Dokuments anhängen bei E-Mails an
  Nach Abschluss der Transaktion erhält jeder Beteiligte standardmäßig eine Kopie. Mit dieser Einstellung können Sie die Standardeinstellung ändern. In diesem Fall gehen die Kopien nur an interne, externe, alle oder keine Beteiligten.
  
  Welche Einstellung Sie hier wählen, richtet sich nach der Art Ihrer Dokumente. Enthalten diese vertrauliche Informationen, so empfiehlt es sich, keine signierten Kopien per E-Mail zu versenden. Dies ist die sicherste Option, bringt es aber mit sich, dass der eine oder andere Kunde nach einer Kopie des Dokuments fragen wird. In diesem Fall empfiehlt es sich, dass sich der Unterzeichner bei Adobe Sign registriert und dort ein kostenloses Konto eröffnet, über das er eine Kopie direkt aus Adobe Sign abrufen kann.
  


• Audit-Bericht an fertige Dokumente anhängen
  Wenn Sie mit der Kopie des signierten Dokuments, das wir Ihnen per E-Mail zurücksenden, Audit-Berichte wünschen, dann sollten Sie diese Option zumindest für den Absender aktivieren.
  


• Mehrere Dokumente nach dem Signieren in ein Dokument zusammenführen
  Wenn Sie innerhalb einer Transaktion mehrere Dateien hochladen, verkettet Adobe Sign diese Dateien zu einem PDF-Dokument, bevor es zum Unterschreiben weitergeleitet wird.
  
  Diese Einstellung legt fest, ob signierte und archivierte E-Mails eine einzige große PDF-Datei enthalten oder ob dieses Dokument in mehrere Einzeldateien zerlegt wird.
  

• Eine zusätzliche Kopie von jeder signierten Vereinbarung an diese E-Mail-Adressen senden

Bei dieser Einstellung geht es wieder um das externe Archiv. Sie kann aber auf Gruppenebene (für Kunden mit Business- und Enterprise-Dienststufen konfiguriert werden, sodass es Ihnen beispielsweise möglich ist, abgeschlossene Kaufverträge zur Abrechnung weiterzuleiten oder abgeschlossene Vertraulichkeitsvereinbarungen an ein juristisches Team weiterzuleiten.

• Signiertes Dokument hochladen
  Wenn Sie den Unterzeichnern erlauben, das Dokument zu drucken und erst dann zu signieren und an Sie zurückzufaxen, sollten Sie diese Einstellung aktivieren. Eines Tages wird tatsächlich jemand diese Möglichkeit wahrnehmen, und wenn diese Einstellung dann nicht aktiviert ist, können Sie die Transaktion in Adobe Sign nicht mehr schließen.
  


• Twitter-Integration
  Lassen Sie Ihre Leute ihren Erfolg weitertragen! Diese Option versendet bei jedem Transaktionsabschluss eine Twitter-Benachrichtigung.
  


• Delegation für Benutzer in meinem Konto
  Delegation bedeutet in diesem Fall, dass ein anderer Unterzeichner (E-Mail-Adresse) das Dokument an Ihrer Stelle signieren kann. Der ursprünglich Beteiligte kann nach wie vor auf das Dokument zugreifen. Durch die Delegation wird lediglich einem anderen Benutzer das Recht zum Unterschreiben eingeräumt.
  
  Im Allgemeinen raten wir, den Signaturprozess so einfach wie möglich zu gestalten, und dies schließt die Möglichkeit der Delegierung ein. In einigen Anwendungsfällen wird es aber notwendig sein, dass nur eine bestimmte Person ein Dokument signiert.
  

• Signatur-Berechtigung
  Diese Einstellung gibt für die Benutzer Ihres Adobe Sign-Kontos den Standardzugriff für die Signatur von Dokumenten vor.
  
  Im Allgemeinen empfehlen wir, jedem die Signatur standardmäßig zu erlauben. Wenn Sie Adobe Sign für Personalzwecke einsetzen, müssen Sie jedem sogar die Möglichkeit der Signatur einräumen.
  Andernfalls, wenn Sie allen standardmäßig die Berechtigung zum Signieren verweigern, müssen Sie die Personen, die tatsächlich signieren müssen, explizit aktivieren.
  
  Tipp:Als Administrator gehören Sie offiziell nicht zu den Unterzeichnern. Wenn Sie also selbst Dokumente signieren müssen und Sie die Möglichkeit der Signatur standardmäßig deaktivieren, sollten Sie als Nächstes „Benutzer und Gruppen“ aufrufen, dort auf Ihre E-Mail-Adresse klicken und sich selbst die Berechtigung zum Unterschreiben erteilen.


• Delegation für Benutzer außerhalb meines Kontos
  Diese Einstellung entspricht der eben beschriebenen Funktion, gilt aber für Benutzer außerhalb Ihres Adobe Sign-Kontos.
  
  
• Zeitzone wählen, die für die von Benutzern in diesem Konto erstellten Verträge verwendet werden soll
  Damit legen Sie die Zeitzone für die Zeitdatumsstempel Ihrer Transaktionen fest.
  


• Einstellungen für Gruppenadministratoren
  Kunden mit Business- und Enterprise-Dienststufen können Gruppen einrichten und wenn bei Ihnen Gruppen eingerichtet sind, möchten Sie vermutlich auch Administratoren für Ihre Gruppen einrichten.
  
  Mit diesen beiden Einstellungen können Sie Ihren Gruppenadministratoren das Hinzufügen neuer Benutzer oder die Änderung der Einstellungen auf Ebene der betreffenden Gruppe erlauben (oder verweigern). Es handelt sich hier im Wesentlichen um die gleichen Einstellungen, die auch im Bereich „Globale Einstellungen“ enthalten sind.
  

Sendeeinstellungen sind die Einstellungen, die Ihren sendenden Mitarbeitern über die Registerkarte „Senden“ bereitgestellt werden. In diesem Abschnitt werden alle auf dieser Seite verfügbaren Konfigurationen beschrieben.

Wie auch die globalen Einstellungen sind diese je nach Anwendungsfall spezifisch einzustellen.

Auch dieser Abschnitt ist ein wenig lang geraten, also holen Sie sich am besten noch etwas zu trinken und navigieren Sie dann zu Konto > Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen.

• Neues Sendeerlebnis
  Diese Einstellung aktiviert das neue Sendeerlebnis. Sie können Benutzern auch die Möglichkeit geben, zwischen dem neuen und dem klassischen Sendeerlebnis umzuschalten.
  
  
• Senden-Seite nach dem Anmelden anzeigen 
  Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden Ihre Benutzer nach der Anmeldung bei Adobe Sign statt auf die Startseite auf die „Senden“-Seite geleitet.
  
  Falls das Laden der Seite nach der erstmaligen Anmeldung ein wenig länger dauert, liegt das vermutlich an den Skripts, die auf der Startseite ausgeführt werden, damit diese coolen Berichtsdiagramme auch die richtigen Daten anzeigen. Möchten Ihre Benutzer lieber gleich mit dem Senden beginnen, statt sich zuerst die Daten auf der Startseite anzusehen, dann ist dies genau die richtige Funktion für Sie!


• Dokumente zur Genehmigung senden
  Müssen in Ihrem Arbeitsablauf Dokumente von einer oder mehreren Personen genehmigt, nicht aber signiert werden? Wenn dies der Fall ist, aktivieren Sie diese Funktion.
  

• Anhängen von Dokumenten
  Diese Einstellung ermöglicht dem Benutzer das Anhängen von Dokumenten über sämtliche der hierfür zur Verfügung stehenden Kanäle. Wenn bei Ihnen die Versionskontrolle Ihrer Dokumente sehr wichtig ist, empfiehlt es sich für Sie vermutlich, alles außer der Bibliothek mit den aktuellen Versionen Ihrer Formulare zu deaktivieren.


• Dokumentname automatisch ausfüllen
  Das automatische Ausfüllen des Dokumentnamens ist eine nette kleine Zeitersparnis. Denken Sie aber daran, dass das Dokument den Namen der ersten angehängten Datei annimmt. Wenn Sie diese Option aktivieren, sollten Sie ernsthaft überlegen, ob Sie dem Absender die Bearbeitung des Dokumentnamens erlauben. Nur für alle Fälle.

• Sprachen
  Diese Einstellung erlaubt es Benutzern, die Signiersprache des externen Unterzeichners auf der Senden-Seite zu bestimmen.
  

• Nachrichtvorlagen
  Eine großartige Zeitersparnis für Mitarbeiter mit großem Arbeitsvolumen. Über Nachrichtvorlagen können Sie eine neue Standardnachricht festlegen sowie zahlreiche weitere benutzerdefinierte Nachrichtvorlagen definieren. Die Einrichtung von Vorlagen empfiehlt sich allemal, wenn Sie die gleichen Dokumente mehrmals am Tag mit der gleichen Nachricht versenden.
  
  
• Private Nachricht an Empfänger senden
  Erlaubt das Senden einer privaten Nachricht an die einzelnen Empfänger.
  


• Erlaubte Signaturarten
  Standardmäßig ist nur die elektronische Signatur (e-Signatur) erlaubt. Es gibt aber immer noch recht viele Menschen, die ihre Dokumente ausdrucken und per Fax zurücksenden möchten. Wenn dies auch auf einige Ihrer Kunden zutrifft, aktivieren Sie die Faxsignatur.


• Einstellungen der Absender-Signatur
  Diese Einstellungen sind für Fälle vorgesehen, in denen der Absender auch Gegenzeichner des Dokuments ist. Wenn Sie Ihren Absendern erlauben, die von ihnen versendeten Dokumente gegenzuzeichnen, empfiehlt es sich, für Ihren Arbeitsablauf Standardeinstellungen festzulegen, um die für Ihre Absender für jede Transaktion anfallenden Anpassungen zu reduzieren.


• Erinnerungen
  Wenn Ihr Arbeitsablauf Erinnerungen erfordert, können Sie hier das Intervall und den Text der Erinnerung einrichten. Dadurch erleichtern Sie Ihren Absendern ihre Arbeit ein weiteres Stück.


• Kennwortschutz für signierte Dokumente
  Wenn aktiviert, muss der Benutzer zum Öffnen bzw. Online-Anzeigen der signierten PDF-Datei ein Kennwort eingeben.
  
  Dies entschleunigt den Prozess zwar etwas, ist aber eine sinnvolle Sicherheitsvorkehrung.


• Bestätigung der Unterzeichneridentität für die Unterzeichner in meinem Konto
  Adobe Sign stellt für Unterzeichner verschiedene Zweit-Faktor-Authentifizierungsmethoden zur Verfügung. Je nach Anwendungsfall empfiehlt es sich, eine oder mehrere dieser Optionen zuzulassen, wobei Sie die Auswahl der Methode auch Ihren Absendern überlassen können.
  

• Dokumentablauf
  Wenn Ihr Arbeitsablauf Zeitfenster für Sonderkonditionen zulassen soll, beispielsweise einen Rabatt, der nur innerhalb der nächsten XX Tage gilt, können Sie dieses Zeitfenster festlegen und den Ablauf des Dokuments erzwingen, wenn es nicht innerhalb dieser Zeit signiert wird.
  
  Wenn Sie diese Option aktivieren, empfiehlt sich eventuell auch die Aktivierung der Option Modifizierung der Ablaufeinstellungen nach Versand des Dokuments zulassen. Sie müssen die Frist nicht verlängern, aber sich Optionen offenzuhalten, ist niemals schlecht.
  
  
• Neue Funktionen für Vorschau und Verfassen
  Aktiviert das neue Authoring-Erlebnis. Ermöglicht Benutzern auch den Wechsel zwischen dem neuen und dem klassischen Authoring-Erlebnis.
  


• Vorschau anz., Signatur platzieren od. Formularfelder hinzufüg.
  Wenn Ihren Dokumenten öfter auf die Schnelle Felder hinzugefügt werden müssen, sollten Sie das Drag & Drop-Werkzeug zum Hinzufügen von Feldern standardmäßig aktivieren. Bestehen in Ihrem Unternehmen hingegen strenge Anforderungen bezüglich der Versionskontrolle von Dokumenten, sollten Sie Ihren Benutzern keinesfalls die Möglichkeit der Feldanpassung geben.


• Unterschriftsreihenfolge
  Die meisten Dokumente (zumindest die, die uns unterkommen) werden der Reihe nach signiert und dies ist auch die Standardeinstellung. Wenn in Ihrem Arbeitsablauf aber eher die parallele Unterschrift von Dokumenten üblich ist, jeder also zur selben Zeit zum Unterschreiben aufgefordert wird, können Sie dies hier konfigurieren.
  
  Wenn der Arbeitsablauf in Ihrem Unternehmen nicht eindeutig festzulegen ist, können Sie Ihren Absendern auch erlauben, den für die jeweilige Transaktion geeigneteren Ablauf selbst auszuwählen.

Noch mehr Branding!

Navigieren Sie zu Konto > E-Mail-Einstellungen, um folgende Optionen einzustellen:

E-Mail-Fußzeile – Dies ist eine kontoweite Einstellung, durch die am Ende Ihrer E-Mails eine Textnachricht eingefügt wird. Diese Stelle ist ideal für Marketinginformationen oder rechtliche Hinweise.

Benutzern erlauben, ihre eigene E-Mail-Fußzeile zu haben: Diese Einstellung ermöglicht Benutzern, personalisierte Signaturinhalte einzurichten.

Kopf- und Fußzeilenbilder – Diese in E-Mail-Kopf- und -Fußzeilen eingefügten Bilder sind vergleichbar mit Logos, allerdings größer. Dadurch sticht Ihr Firmenbranding in Ihren E-Mails richtig hervor, sodass Ihre Kunden sofort sehen, von wem die E-Mail stammt.

Wie bei Logos werden JPEG-, GIF- und PNG-Bilder unterstützt. 

Das Bild sollte eine Höhe von 200 Pixeln und eine Breite von maximal 600 Pixeln haben.

Bei beiden Optionen gibt es einen Link, über den Sie ein neues Bild Hochladen können. Über diesen Link können Sie das gewünschte Bild auf Ihrem lokalen System suchen und auswählen. Klicken Sie auf Speichern.

Die Sicherheitseinstellungen von Adobe Sign entsprechen dem allgemein üblichen Kennwortschutz gängiger Anwendungen – mit zusätzlich einigen nicht ganz so üblichen Dokumenteinstellungen.

Zur Einrichtung Ihrer Sicherheitseinstellungen navigieren Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Sicherheitseinstellungen.

• Einstellungen für einmaliges Anmelden
  Authentifizieren sich Ihre Benutzer über eine Adobe- oder Google-Benutzerdatenbank? In diesem Fall sollten Sie die entsprechende Einstellung aktivieren und diejenigen deaktivieren, deren Verwendung Sie nicht erwarten.
  
  
• Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
  Hierüber können Sie das Speichern der Anmeldedaten des Benutzers für einen bestimmten Zeitraum festlegen. Wählen Sie den Zeitraum in der Dropdownliste aus.
  
  
• Richtlinien für Anmeldekennwort
  Diese Einstellung legt fest, wie oft das Kennwort zurückgesetzt werden muss und wie viele ältere Kennwörter sich Adobe Sign merkt, um die erneute Einrichtung bereits früher verwendeter Kennwörter zu vermeiden.


• Stärke für Anmeldekennwort
  Die Stärke Ihrer Anmeldekennwörter ist ausschlaggebend für die Sicherheit Ihres Kontos. Wir empfehlen Ihnen hier mit Ihrer Einstellung bis an die Grenzen der Toleranz Ihrer Benutzer zu gehen.
  


• Art der PDF-Verschlüsselung
  Bei der Einstellung der Verschlüsselungsebene für PDF-Dokumente müssen Sie die von Ihren Unterzeichnern voraussichtlich verwendete Reader-Version berücksichtigen. Je höher die Verschlüsselungsebene, desto aktueller sollte die Reader-Version sein.
  
  Wenn Ihre Zielpersonen auch nur marginal technisch interessiert sind, stehen Sie mit „128-Bit AES“ schon sehr gut da. Acrobat 7 wurde Anfang 2005 veröffentlicht und die meisten Benutzer haben Acrobat seither aktualisiert.
  


• API
  Hierüber können Sie erlauben, dass nicht zertifizierte Partneranwendungen auf Daten von diesem Konto zugreifen. Sie können auch Benutzern, die keine Kontoadministratoren sind, die Entwicklung von Anwendungen erlauben, die die Adobe Sign-API nutzen.
  
  
• Zulässige IP-Bereiche
  Wenn Sie Bedenken haben, dass externe Personen versuchen könnten, auf Ihre Benutzer zuzugreifen, ist die Einschränkung des IP-Bereichs eine herausragende Abwehrmaßnahme. In diesem Fall darf allerdings keiner Ihrer internen Mitarbeiter vom Home Office aus oder an einem Mobilgerät außerhalb Ihrer Unternehmensnetzwerke arbeiten.


• Kontofreigabe
  Die Kontofreigabe eignet sich herausragend zur Verwaltung der Ihnen unterstellten Mitarbeiter. Es ist aber durchaus sinnvoll, zu kontrollieren, mit wem sie ihre Konten teilen. Viele Administratoren erstellen Kontofreigaben nur bei der Erstellung neuer Benutzer. Die kontoweite Einstellung ist in diesem Fall deaktiviert.


• Bestätigung der Unterzeichneridentität
  Hier legen Sie fest, ob sich Ihre Benutzer vor dem Signieren eines Dokuments anmelden müssen. Je nach Anwendungsfall kann dies eine gute Sicherheitsvorkehrung sein.
  
  
• Kennwort für das Signieren einer Vereinbarung
  Darüber können Sie eine Kennwortrichtlinie anwenden, wenn das Signieren oder die Anzeige von Dokumenten geschützt ist.
  
  
• Kennwortstärke für das Signieren einer Vereinbarung
  Legen Sie eine Kennwortstärke fest.
  
  
• Wissensbasierte Authentifizierung
  Sie können festlegen, wie oft Unterzeichner versuchen können, ihre Identität zu bestätigen, bevor die Vereinbarung abgebrochen wird.

Wollen Sie die API verwenden? Diese Option sollten Sie in Erwägung ziehen, wenn Sie Entwickler sind oder in Ihrem Unternehmen eigene Programme entwickelt werden und Sie Adobe Sign in Ihr bestehendes CRM-System (oder ein anderes API-fähiges System) integrieren möchten.

Adobe Sign unterstützt eine REST API:

Navigieren Sie zu Konto > Adobe Sign-API.

Die Verwendung von Adobe Document Cloud-APIs für den Zugriff auf Benutzerdaten erfordert OAuth-Token.

Sie können einen Integrationsschlüssel erstellen, wenn Sie eine Legacy-Anwendung haben, die OAuth nicht unterstützt.

Wenn der Link für die Erstellung des Integrationsschlüssels nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an den Support.

Auf dieser Seite finden Sie außerdem folgende Links:

• einen WSDL-Link
• einen Link zu den OAuth-Token
• einen Link zur Dokumentation der Methoden
• Und einen Link zu den REST API-Beispielen

Darüber hinaus wird nach der Aktivierung der API links ein weiterer Link zum API-Anfrageprotokoll angezeigt. Dieses Protokoll zeichnet die eingehenden XML-Dateien Ihrer API-Aufrufe auf und kann bei der Fehlerbehebung codebasierter Probleme von unschätzbarem Wert sein.

Die REST API ist über die API-Anwendungsoption verfügbar.

Klicken Sie auf dieser Seite auf den Link Neue Anwendung erstellen, geben Sie Ihrer Anwendung einen Namen und klicken Sie auf die Schaltfläche Anwendung erstellen.

Eine Anwendungs-ID und Geheimfrage zu Ihrer neuen Anwendung werden sofort generiert und angezeigt.

Die Aufteilung Ihrer Benutzer in Funktionsgruppen kann enorm hilfreich sein, insbesondere wenn für die Gruppen unterschiedliche Signaturanforderungen oder Berichtsstrukturen gelten.

Glücklicherweise ist die Erstellung von Gruppen in Adobe Sign erstaunlich einfach. Navigieren Sie einfach zu
Konto > Benutzer oder Konto > Gruppen.

Klicken Sie rechts oben auf der Seite „Gruppen“ auf die Schaltfläche + und geben Sie den neuen Gruppennamen in das Feld ein.

Es gibt außerdem einen Link zum Konfigurieren der Einstellungen für die Gruppe. Klicken Sie auf die Zeile, damit der Link zu den Gruppeneinstellungen angezeigt wird. Diese Einstellungen sind nahezu identisch mit den globalen Einstellungen, die Sie auf Kontoebene konfiguriert haben. Da Gruppen aber dem Konto untergeordnet sind, setzen die Gruppeneinstellungen die Kontoeinstellungen für die jeweilige Gruppe außer Kraft.

Beachten Sie auch, dass der Gruppenname geändert werden kann. Falls Sie die Namen Ihrer Gruppen ändern müssen, ist dies also überhaupt kein Problem.

Jetzt ist es an der Zeit, Benutzer hinzuzufügen.

Hierzu stellt Adobe Sign zwei Methoden bereit:

Einen nach dem anderen

oder

Massenerstellung aus einer CSV-Datei

Ein einzelner Benutzer ist schnell und einfach erstellt. Navigieren Sie einfach zu
Konto > Benutzer und klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche „+“, die neben dem Suchfeld angezeigt wird. Das Dialogfeld „Erstellen“ wird angezeigt.

Geben Sie die E-Mail-Adresse sowie den Vor- und den Nachnamen ein und wählen Sie dann die Gruppe aus, der Sie den Benutzer zuordnen möchten (sofern erforderlich).

Auf dieser Seite sehen Sie auch das Kontrollkästchen „Ihre Verträge anzeigen“. Mit dieser Option erstellen Sie eine Kontofreigabe des neuen Benutzers für den Administrator. Dieses Kontrollkästchen sollten Sie aktivieren, wenn die Transaktionen des neuen Mitarbeiters überwacht werden müssen.

Auch wenn dies nicht erforderlich ist, können Sie eine Freigabe erstellen. In diesem Fall empfiehlt sich aber die Funktion „Kontofreigabe“.

Nach der Erstellung des Benutzers erhält er über die E-Mail-Adresse, die Sie bereitgestellt haben, eine Aufforderung zur Einrichtung seines Kennworts und sobald dies erledigt ist, wird der Benutzer aktiviert, sodass er sein erstes Dokument senden kann.

Für die Massenerstellung navigieren Sie zu Konto > Benutzer und klicken dann in der Symbolleiste auf die Schaltfläche +, die neben dem Suchfeld angezeigt wird. Klicken Sie im Dialogfeld „Erstellen“ auf Benutzer massenweise erstellen.

Als Grundlage verwenden Sie eine CSV-Datei, die mindestens eine Spalte mit der E-Mail-Adresse sowie eine Spalte mit dem Vornamen und eine mit dem Nachnamen enthält. Das genaue Format sehen Sie in der CSV-Beispieldatei. Klicken Sie hierzu auf den Link CSV-Musterdatei herunterladen. Bereiten Sie Ihre Datei im angegebenen Format vor. Wenn die Datei fertig ist, klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die Datei aus.

Der einzige Nachteil dieser Vorgehensweise ist, dass Sie keine Freigabe der neuen Benutzer für den Administrator erstellen können.