Externes Archiv einrichten


Externes Archiv einrichten

Administrierende können die Adobe Acrobat Sign-Funktion Externes Archiv konfigurieren, um automatisch eine Kopie der E-Mail Signiert und archiviert für jede erfolgreich abgeschlossene Vereinbarung an eine zusätzliche E-Mail-Adresse zu senden. Diese automatische Kopie enthält immer die PDF-Datei mit der signierten Vereinbarung, die PDF-Datei mit dem Audit-Bericht und die CSV-Datei mit den Felddaten (sofern vorhanden), unabhängig von den Konto-/Gruppeneinstellungen, die festlegen, ob und wann diese Dokumente angehängt werden sollen.

Das externe Archiv kann an zwei Stellen für Einstellungen auf Konto- und Gruppenebene konfiguriert werden:

  • Registerkarte Externes Archiv im Menü für die Konto-/Gruppenadministration.
  • Registerkarte auf Kontoebene Globale Einstellungen; Registerkarte auf Gruppenebene Gruppeneinstellungen.

Beide Schnittstellen verwenden dieselben Eigenschaftswerte, sodass bei der Bearbeitung einer Schnittstelle die andere automatisch aktualisiert wird.

Einstellungen auf Gruppenebene übernehmen zunächst die Einstellungen auf Kontoebene und können so konfiguriert werden, dass die betreffende übernommene Eigenschaft entfernt oder weitere Eigenschaften hinzufügt werden. Konten mit Nutzenden in mehreren Gruppen können die Konfiguration auf Gruppenebene effektiv verwenden, wenn Gruppen zum Definieren bestimmter Dokumentarbeitsabläufe verwendet werden. (Ein rechtlicher Konzern kann z. B. seine Rechtsabteilung in alle abgeschlossenen Vereinbarungen aufnehmen und alle allgemeinen Archivadressen entfernen, die möglicherweise auf Kontoebene konfiguriert werden.)

Es kann jede gültige E-Mail-Adresse verwendet werden, einschließlich Drittanwendungen, die eingehende E-Mails akzeptieren. 

Die Registerkarte Externes Archiv enthält Anweisungen zum Suchen der eingehenden E-Mail-Adressen für die Anwendungen Box und Evernote. Jede andere E-Mail-Adresse funktioniert genauso.

E-Mail zur externen Archivschnittstelle hinzufügen

Hinweis:

Der folgende Prozess zeigt die Schnittstelle Globale Einstellungen/Gruppeneinstellungen.  Die Schnittstelle Externes Archiv funktioniert genauso.

  1. Melden Sie sich als Admin an und navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Eine zusätzliche Kopie aller signierten Vereinbarungen an die folgenden E-Mail-Adressen senden
    .

  2. Wählen Sie die Schaltfläche E-Mail-Adresse hinzufügen aus.

    Navigieren zu den Optionen für das externe Archiv

  3. Eine Überlagerung wird geöffnet, in der Sie die E-Mail-Adresse für das Archiv akzeptieren können.

    Geben Sie die E-Mail-Adresse zweimal ein (um sicherzustellen, dass sie korrekt eingegeben wurde).

    Eingabe der Archiv-E-Mail-Adresse

    Stellen Sie sicher, dass die Archiv-E-Mail-Adresse richtig ist. Sie möchten sicherlich nicht, dass automatisch eine Kopie jeder Vereinbarung an die falsche Person gesendet wird.

  4. Klicken Sie auf Speichern.

  5. Die E-Mail-Adresse wird als separates Objekt im E-Mail-Feld gespeichert.

    • Es können mehrere Adressen gespeichert werden.
    • Wenn Sie das X rechts neben einer E-Mail-Adresse auswählen, wird die E-Mail-Adresse aus dem Feld gelöscht.

    Fügen Sie alle E-Mail-Adressen hinzu, an die Sie die unterzeichnete Vereinbarungsdokumentation automatisch senden möchten.

    Konfigurierte Archiv-E-Mail

  6. Nachdem Sie alle E-Mail-Adressen hinzugefügt haben, wählen Sie rechts unten im Fenster Speichern aus, um die Konfiguration zu speichern.

    Konfiguration speichern

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