Neue Funktionen
Erste Schritte
- Kurzanleitung für Administrierende
- Kurzanleitung für Benutzende
- Video-Tutorial-Bibliothek
- Häufig gestellte Fragen
Verwaltung
- Übersicht über die Admin Console
-
Benutzendenverwaltung
- Benutzer hinzufügen
- Erstellen von funktionsorientierten Benutzenden
- Suche nach Nutzenden mit Bereitstellungsfehlern
- Ändern des Namens/der E-Mail-Adresse
- Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden bearbeiten
- Hochstufen von Benutzenden zu einer Administrationsrolle
- Benutzeridentitätstypen und SSO
- Wechseln der Benutzeridentität
- Authentifizieren von Benutzenden mit MS Azure
- Authentifizieren von Benutzenden mit Google Federation
- Produktprofile
- Anmeldung
-
Konto-/Gruppeneinstellungen
- Einstellungsübersicht
-
Globale Einstellungen
- Neues Empfangserlebnis
- Workflows zum Selbstsignieren
- Massenversand
- Webformulare
- Power Automate-Workflows
- Bibliotheksdokumente
- Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen
- Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
- Anhängen einer PDF-Kopie der signierten Vereinbarung
- Einfügen eines Links in eine E-Mail
- Einfügen eines Bilds in eine E-Mail
- An E-Mails angehängte Dateien werden folgendermaßen benannt:
- Anhängen von Audit-Berichten an Dokumente
- Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem Dokument
- Einzelne Dokumente herunterladen
- Signiertes Dokument hochladen
- Festlegen einer Standardzeitzone
- Benutzende in mehreren Gruppen (UMG)
- Berechtigungen für Gruppenadministrierende
- Empfangende ersetzen
- Audit-Bericht
- Transaktionsfußzeile
- Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
- Kontoeinrichtung
-
Signaturvorgaben
- Korrekt formatierte Signaturen
- Selbstdefinierte Nutzungsbedingungen und Hinweis für Kundinnen und Kunden
- Empfangende durch Formularfelder leiten
- Vereinbarungs-Workflow neu starten
- Signieren ablehnen
- Unterzeichnenden das Drucken und Einfügen von handschriftlichen Signaturen erlauben
- Unterzeichnende müssen ein Mobilgerät verwenden, um ihre Signatur zu erstellen
- IP-Adresse von Unterzeichnenden anfordern
- Digitale Signaturen
- Elektronische Siegel
- Digital Identity
-
Berichteinstellungen
- Sicherheitseinstellungen
-
Sendeeinstellungen
- Name der Empfangspartei beim Senden erforderlich
- Sperren der Namenswerte für bekannte Benutzende
- Zulässige Empfangsrollen
- E-Witnesses zulassen
- Gruppen empfangender Personen
- CC-Parteien
- Vereinbarungszugriff der Empfangenden
- Feldreduzierung
- Vereinbarungen bearbeiten
- Private Nachrichten
- Erlaubte Signaturarten
- Erinnerungen
- Vereinbarungsbenachrichtigung absenden
- Identifikationsoptionen für Unterzeichnende
- Inhaltsschutz
- Signierreihenfolge
- Liquid Mode
- Bio-Pharma-Einstellungen
- Beglaubigungs-Einstellungen
- Zahlungsintegration
- SAML-Einstellungen
- Datennutzungsrechte
- Zeitstempel-Einstellungen
- Externes Archiv
- Kontosprachen
- E-Mail-Einstellungen
- Migration von echosign.com zu adobesign.com
- Konfigurieren von Optionen für Empfangende
-
Leitfaden für regulatorische Anforderungen
- Barrierefreiheit
- HIPAA
- DSGVO
- 21 CFR Part 11 und EudraLex Annex 11
- Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
- IVES-Unterstützung
- Archivieren von Vereinbarungen
- Überlegungen zur EU/dem Vereinigten Königreich
- Anfordern deiner Domäne
- Links „Missbrauch melden“
Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen
-
Empfangsoptionen
- Stornieren von E-Mail-Erinnerungen
-
Optionen auf der E-Signatur-Seite
- Überblick über die E-Signatur-Seite
- Öffnen der Vereinbarung, um sie ohne Felder zu lesen
- Signieren einer Vereinbarung ablehnen
- Delegieren der Signaturberechtigung
- Herunterladen einer PDF-Datei der Vereinbarung
- Anzeigen des Vereinbarungsverlaufs
- Anzeigen der Vereinbarungsnachrichten
- Umwandlung von elektronischer zu handschriftlicher Signatur
- Umwandlung von handschriftlicher zu elektronischer Signatur
- Navigation der Formularfelder
- Löschen der Daten aus den Formularfeldern
- Seitenvergrößerung und Navigation der E-Signatur-Seite
- Ändern der in den Vereinbarungswerkzeugen und -informationen verwendeten Sprache
- Rechtliche Hinweise lesen
- Anpassen der Acrobat Sign-Cookie-Voreinstellungen
- Vereinbarungen senden
-
Erstellen von Feldern in Dokumenten
-
In-App-Authoring-Umgebung
- Automatische Felderkennung
- Ziehen und Ablegen von Feldern in der Authoring-Umgebung
- Formularfelder zu Empfangenden zuweisen
- Die Rolle „Vorausfüllen“
- Anwenden von Feldern mit einer wiederverwendbaren Feldvorlage
- Felder in eine neue Bibliotheksvorlage übertragen
- Aktualisierte Authoring-Umgebung beim Senden von Vereinbarungen
- Erstellen von Formularen mit Text-Tags
- Erstellen von Formularen mit Acrobat (AcroForms)
- Felder
- Authoring-FAQ
-
In-App-Authoring-Umgebung
- Signieren von Vereinbarungen
-
Vereinbarungen verwalten
- Übersicht über die Seite „Verwalten“
- Delegieren von Vereinbarungen
- Ersetzen von Empfangenden
- Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
- Abbrechen einer Vereinbarung
- Erstellen von neuen Erinnerungen
- Überprüfen von Erinnerungen
- Stornieren von Erinnerungen
- Zugriff auf Power Automate-Flows
-
Weitere Aktionen...
- Funktionsweise der Suche
- Anzeigen einer Vereinbarung
- Vorlage aus einer Vereinbarung erstellen
- Aus-/Einblenden von Vereinbarungen
- Hochladen einer signierten Vereinbarung
- Ändern von Dateien und Feldern einer gesendeten Vereinbarung
- Bearbeiten der Authentifizierungsmethode einer Empfangspartei
- Hinzufügen oder Ändern eines Ablaufdatums
- Hinzufügen einer Notiz zu einer Vereinbarung
- Freigabe einer einzelnen Vereinbarung
- Aufheben der Freigabe einer Vereinbarung
- Herunterladen einer einzelnen Vereinbarung
- Herunterladen einzelner Dateien einer Vereinbarung
- Herunterladen des Audit-Berichts einer Vereinbarung
- Herunterladen des Feldinhalts einer Vereinbarung
- Audit-Bericht
- Berichte und Datenexporte
Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows
-
Webformulare
- Erstellen eines Webformulars
- Bearbeiten eines Webformulars
- Deaktivieren/Aktivieren eines Webformulars
- Ein-/Ausblenden eines Webformulars
- Abrufen der URL oder des Skriptcodes
- Vorausfüllen von Webformularfeldern mithilfe von URL-Parametern
- Speichern eines Webformulars, um es später auszufüllen
- Ändern der Größe eines Webformulars
-
Wiederverwendbare Vorlagen
- US-Behördenformulare in der Acrobat Sign-Bibliothek
- Erstellen einer Bibliotheksvorlage
- Ändern des Namens einer Bibliotheksvorlage
- Ändern des Typs einer Bibliotheksvorlage
- Ändern der Berechtigungsebene einer Bibliotheksvorlage
- Kopieren, Bearbeiten und Speichern einer freigegebenen Vorlage
- Herunterladen der aggregierten Felddaten für eine Bibliotheksvorlage
- Übertragen des Eigentums an Webformularen und Bibliotheksvorlagen
-
Power Automate-Workflows
- Überblick über die Power Automate-Integration und die enthaltenen Berechtigungen
- Aktivieren der Power Automate-Integration
- Kontextbasierte Aktionen auf der Seite „Verwalten“
- Verfolgen der Nutzung von Power Automate
- Erstellen eines neuen Flows (Beispiele)
- Auslöser für Flows
- Importieren von Flows von außerhalb von Acrobat Sign
- Verwalten von Flows
- Bearbeiten von Flows
- Freigeben von Flows
- Deaktivieren oder Aktivieren von Flows
- Löschen von Flows
-
Nützliche Vorlagen
- Nur Administration
- Archivierung von Vereinbarungen
- Archivierung von Webformularvereinbarungen
- Extraktion von Vereinbarungsdaten
- Vereinbarungsbenachrichtigungen
- Vereinbarungsgenerierung
- Selbstdefinierte Sende-Workflows
Integration in andere Produkte
- Acrobat Sign für Salesforce
- Acrobat Sign für Microsoft
- Weitere Integrationen
- Von Partnern verwaltete Integrationen
- Erstellen eines Integrationsschlüssels
Acrobat Sign-Entwickler
- REST-APIs
- Webhooks
Support und Fehlerbehebung
Die Funktion Kontofreigabe ist für die Small Business-, Business- und Enterprise-Abo-Varianten verfügbar.
Überblick über die Benutzerinhaltsfreigabe
Bei Adobe Acrobat Sign werden standardmäßig die Inhalte eines Benutzers vor dem Zugriff durch alle anderen Benutzer geschützt, die nicht explizit eingeladen wurden, diese Inhalt anzuzeigen oder damit zu interagieren.
Vereinbarungen schließen alle Empfänger implizit ein. Bibliothekselemente werden explizit in den Vorlageneigenschaften freigegeben.
In den meisten Organisationen gibt es jedoch Rollen, bei denen Transaktionen ohne direkte Beteiligung des Beobachters beaufsichtigt werden müssen, oder es gibt Gruppen von Mitarbeitern, die generell Kenntnis von allen Transaktionen in der Gruppe haben müssen.
Die Benutzerinhaltsfreigabe ermöglicht Benutzern oder Gruppen, ihre Inhalte für andere Benutzer oder Gruppen freizugeben.
Es sind zwei Arten der Benutzerinhaltsfreigabe verfügbar:
- Einfach: Nur Benutzeranzeige
- Benutzer A gibt seinen Inhalt für Benutzer X frei:
- Benutzer X kann den gesamten Inhalt anzeigen (und nur anzeigen), der auf der Seite Verwalten von Benutzer A sichtbar ist.
- Benutzer A gibt seinen Inhalt für Benutzer X frei:
- Erweitert: Gruppen- und Benutzeranzeige mit optionaler Möglichkeit zum Ändern und Senden
- Benutzer A gibt seinen Inhalt für Benutzer X frei:
- Benutzer X kann auf der Seite Verwalten von Benutzer A den gesamten Inhalt anzeigen.
- Benutzer X kann eine Vereinbarung ändern, die gerade bearbeitet wird (sofern diese Option aktiviert ist).
- Benutzer X kann eine Vereinbarung im Namen des Benutzers senden (sofern diese Option aktiviert ist).
- Im Verlauf und im Audit-Protokoll wird vermerkt, dass Benutzer X eine Vereinbarung im Namen von Benutzer A gesendet hat.
- Die Vereinbarung gehört Benutzer A und wird von diesem verwaltet.
- Die Gruppenfreigabe ist aktiviert
- Benutzer A gibt seinen Inhalt für Gruppe N frei:
- Alle Mitglieder von Gruppe N können den gesamten Inhalt auf der Seite Verwalten von Benutzer A anzeigen.
- Alle Mitglieder von Gruppe N verfügen über die durch die Freigabe festgelegten Berechtigungen in Bezug auf Benutzer A (Senden und/oder Ändern)
- Gruppe N wird für Benutzer A freigegeben:
- Benutzer A kann den gesamten Inhalt für alle Benutzer in Gruppe N anzeigen.
- Benutzer A ist berechtigt, Vereinbarungen für alle Mitglieder von Gruppe N zu senden und/oder zu ändern (gemäß Konfiguration).
- Benutzer A gibt seinen Inhalt für Gruppe N frei:
- Benutzer A gibt seinen Inhalt für Benutzer X frei:
Die erweiterte Freigabe ist derzeit nur für Konten auf Enterprise-Ebene verfügbar. Admins, die die erweiterte Freigabe aktivieren möchten, sollten ein Ticket an das Support-Team senden.
Wenn ein Konto einmal für die erweiterte Freigabe konvertiert wurde, kann die einfache Freigabe nicht wiederhergestellt werden. Dieser Prozess funktioniert nur in einer Richtung.
Um dein Konto nach der Anmeldung freizugeben, navigiere zu Profileinstellungen > Persönliche Voreinstellungen > Mein Konto freigeben.
Verfügbarkeit
Die einfache Freigabe ist für alle Small Business-, Business- und Enterprise-Pakete verfügbar.
- Die einfache Freigabe ist begrenzt auf 100 Konten, die der Benutzer freigeben kann, sowie 100 Konten, die für den Benutzer freigegeben werden können.
Die erweiterte Freigabe ist nur für Enterprise-Kunden verfügbar.
- Im Rahmen der erweiterten Freigabe werden standardmäßig 500 Konten unterstützt, die der Benutzer freigeben kann, und 500 Konten, die für den Benutzer freigegeben werden können.
- Wenn du mehr als 500 Freigaben in eine der beiden Richtungen benötigst, wende dich an deinen Success Manager.
Acrobat Pro für Teams und alle Einzelbenutzer-Abos unterstützen nicht die gemeinsame Nutzung des Benutzerkontos.
- Acrobat Pro für Teams und Einzelbenutzer-Konten können nur einzelne Objekte über die Verwaltungs-Seite freigeben.
Benutzeroberfläche
Einfache Freigabe
Benutzer mit dem einfachen Freigabemodell können ihre Freigaben unter „Persönliche Voreinstellungen“ erstellen, überprüfen und stornieren. Das Erlebnis ist für alle Benutzer (einschließlich Administratoren) gleich.
Es gibt zwei getrennte Seiten, eine für eingehende Freigaben (andere Konten anzeigen) und eine für ausgehende Freigaben (mein Konto freigeben):
Benutzer fordern Freigaben an, indem sie auf das Pluszeichen klicken und die E-Mail-Adresse des Benutzers eingeben, der ihnen die Freigabe einrichten soll.
Nachdem die Freigabe angefordert wurde, weist sie den Status „Ausstehend“ auf, bis der angefragte Benutzer die Anforderung annimmt oder ablehnt.
Erweiterte Kontofreigabe
Die erweiterte Kontofreigabe ist nur auf der Enterprise-Dienstebene verfügbar und muss durch Einreichen eines Tickets beim Support-Team aktiviert werden.
Wenn ein Konto für die erweiterte Freigabe konvertiert wird, werden nicht mehr zwei getrennten Seiten auf der Benutzeroberfläche angezeigt, sondern nur noch eine Seite mit Registerkarten und dem Titel Freigabestatus:
Die beiden Registerkarten stimmen mit den beiden Seiten überein, die für das einfache Freigabemodell verwendet werden:
- Mein Konto freigegeben für > Mein Konto freigeben
- Für mich freigegeben > Andere Konten anzeigen
Benutzer erstellen Freigaben, indem sie auf das Pluszeichen klicken. Daraufhin wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem sie entweder eine E-Mail-Adresse eingeben oder Benutzer oder Gruppen aus einer Liste der aktuellen Kontobenutzer und Gruppenobjekte auswählen können.
- Mit dem Pfeil auf der rechten Seite des Gruppennamens wird die Gruppe erweitert und die Benutzer werden aufgeführt.
- Mit dem Pluszeichen wird der Benutzer/die Gruppe der Freigabeanforderung (im oberen Eingabefeld) hinzugefügt.
Nach der Festlegung der Benutzer/Gruppen für die Freigabe, kann der Antragsteller dann die Berechtigungen festlegen, die für die Freigabe gelten sollen (Senden und/oder Ändern):
Kontoadministratoren sind berechtigt, ohne Zustimmung eine vollständige Freigabe zwischen ihrem Benutzer und einem beliebigen anderen Benutzer innerhalb des Acrobat Sign-Kontos zu erstellen.
Gruppenadministratoren sind berechtigt, ohne Zustimmung eine vollständige Freigabe zwischen ihrem Benutzer und einem beliebigen anderen Benutzer innerhalb der Gruppe zu erstellen.
Gruppenadministratoren, die versuchen, eine Freigabe mit einem Benutzer oder einer Gruppe außerhalb ihrer Gruppe einzurichten, erstellen eine Freigabe mit dem Status „Ausstehend“. Der andere Benutzer muss die Freigabeanforderung ausdrücklich genehmigen (annehmen), bevor die Freigabe erstellt werden kann.
- Wenn eine Freigabe mit einer Gruppe angefordert wird, wird eine E-Mail an den Gruppenadministrator generiert, der ausstehende Freigaben annimmt oder ablehnt.
Benutzer ohne Administratorrechte können eine Freigabe anfordern (basierend auf den konfigurierten Einstellungen), die solange im Status „Ausstehend“ verbleibt, bis die andere Partei die Freigabeanforderung annimmt oder ablehnt.
Gruppenfreigabe
Administratoren können (nach der Regelung für die erweiterte Freigabe) die Gruppe freigeben, für die sie der Administrator sind, und die Freigaben verwalten, die mit der Gruppe (nicht mit deren Benutzern) verknüpft sind.
Gruppenfreigaben funktionieren im Ablauf genauso wie Benutzerfreigaben, nur dass die Gruppe ein größerer Container ist und der Benutzer bei einer Gruppenfreigabe Zugriff auf den gesamten Inhalt aller Benutzer in dieser Gruppe erhält.
Wenn ein Benutzer aus der Gruppe entfernt wird, wird der Inhalt des betreffenden Benutzers aus der Gruppe entfernt und ist damit nicht mehr sichtbar.
So greifst du als Gruppenadministrator auf die Freigabe auf Gruppenebene zu:
- Melde dich als Gruppenadministrator-Benutzer an.
- Navigiere zu Gruppe > Meine Benutzergruppe > Freigabestatus.
Eine Gruppe kann für sich selbst freigegeben werden, sodass alle Benutzer die Inhalte aller anderen Benutzer in der Gruppe voll einsehen können, ohne dass individuelle Freigaben definiert werden müssen.
Kontoadministratoren können die Freigaben für alle Gruppen im Konto verwalten und vollständige Freigaben zwischen Gruppen ohne Zustimmung durch einen anderen Benutzer einrichten.
So greifst du als Kontoadministrator auf die Gruppenfreigabe zu:
- Navigiere zu Konto > Gruppen > {Gruppe auswählen, die du freigeben möchtest}.
Wenn das Gruppenmenü geladen wird, klicke auf Freigabestatus.
Weitere Optionen zur Verwaltung von Freigaben zwischen Konten
Anzeigen von freigegebenem Inhalt
Der für den Benutzer freigegebene Inhalt wird auf der Registerkarte Verwalten angezeigt.
In der oberen linken Ecke der Verwaltungsseite sehe einen Dropdown-Pfeil neben deine Vereinbarungen.
- Klicke auf den Pfeil, um die Liste der Benutzer/Gruppen bereitzustellen, die für dich freigegeben wurden.
- Wähle den Benutzer/die Gruppe aus, die du anzeigen möchtest.
- Du kannst auch Alle freigegebenen Vereinbarungen auswählen. Mit dieser Option wird der gesamte freigegebene Inhalt zurückgegeben.
Die Seite wird aktualisiert und zeigt nun die Seite Verwalten des ausgewählten Benutzers/der ausgewählten Gruppe an:
Mit den Filtern auf der linken Leiste (In Bearbeitung, Abgeschlossen, Webformulare) wird der Inhalt genauso für die Anzeige gefiltert wie dein eigener Inhalt.
Steuerelemente
Die Optionen zur Verwaltung der Benutzerfreigabe findest du unter Kontoeinstellungen > Sicherheitseinstellungen > Kontofreigabe.
- Die Freigabe kann auf Kontoebene konfiguriert werden. In diesem Fall werden die Einstellungen von allen Gruppen im Konto übernommen.
- Die Freigabe kann auch auf Gruppenebene konfiguriert werden. Dadurch werden die übernommenen Kontoebenenwerte außer Kraft gesetzt.
Mit den Optionen für die einfache Freigabe wird festgelegt, ob die Freigabe zulässig ist und mit welcher Methode die Freigabe gestartet wird:
- Kontofreigabe nicht zulassen: Die Oberfläche für die Kontofreigabe wird aus der Benutzeroberfläche für das konfigurierte Konto/die konfigurierte Gruppe entfernt.
- Anforderung auf Freigabe des Kontos zulassen: Benutzer des konfigurierten Kontos/der konfigurierten Gruppe können anfordern, dass sie den Inhalt eines anderen Benutzers anzeigen dürfen.
- Freigabe des eigenen Kontos zulassen: Benutzer des konfigurieren Kontos/der konfigurierten Gruppe können ihr eigenes Konto für einen anderen Benutzer freigeben.
- Beides: Benutzer können sowohl die Freigabe anfordern als auch ihr Konto freigeben.
Die erweiterte Freigabe ermöglicht zusätzliche Berechtigungen:
- Für externe Konten: Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer eine Ansicht ihres Kontoinhalts für Benutzer in Acrobat Sign-Konten freigeben.
- Die Freigabe für ein externes Konto stellt eine schreibgeschützte Beziehung her.
- Für interne Konten: Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer ihren Inhalt für andere Benutzer in ihrem (also im selben) Acrobat Sign-Konto freigeben.
- Die Aktivierung der Freigabe für interne Konten bietet zwei zusätzliche Optionen:
- Senden: Ermöglicht der Partei, für die Inhalte freigegeben wurden, neue Vereinbarungen im Namen der freigebenden Partei zu senden.
- Aus dem Verlauf und dem Audit-Protokoll geht eindeutig hervor, dass die Vereinbarung von der Partei, für die Inhalte freigegeben wurden, im Namen der freigebenden Partei gesendet wurden.
- Die freigebende Partei ist verantwortlich für die Vereinbarung und verwaltet sie so, als hätte sie sie selbst gesendet.
- Vorhandene Transaktionen ändern: Ermöglicht der Partei, für die Inhalte freigegeben wurden, die Änderung von Vereinbarungen, die gerade bearbeitet werden.
- Senden: Ermöglicht der Partei, für die Inhalte freigegeben wurden, neue Vereinbarungen im Namen der freigebenden Partei zu senden.
- Die Aktivierung der Freigabe für interne Konten bietet zwei zusätzliche Optionen: