Neue Funktionen
Erste Schritte
- Kurzanleitung für Administrierende
- Kurzanleitung für Benutzende
- Video-Tutorial-Bibliothek
- Häufig gestellte Fragen
Verwaltung
- Übersicht über die Admin Console
-
Benutzendenverwaltung
- Benutzer hinzufügen
- Erstellen von funktionsorientierten Benutzenden
- Suche nach Nutzenden mit Bereitstellungsfehlern
- Ändern des Namens/der E-Mail-Adresse
- Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden bearbeiten
- Hochstufen von Benutzenden zu einer Administrationsrolle
- Benutzeridentitätstypen und SSO
- Wechseln der Benutzeridentität
- Authentifizieren von Benutzenden mit MS Azure
- Authentifizieren von Benutzenden mit Google Federation
- Produktprofile
- Anmeldung
-
Leitfaden für regulatorische Anforderungen
- Barrierefreiheit
- HIPAA
- DSGVO
- 21 CFR Part 11 und EudraLex Annex 11
- Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
- IVES-Unterstützung
- Archivieren von Vereinbarungen
- Überlegungen zur EU/dem Vereinigten Königreich
- Anfordern deiner Domäne
- Links „Missbrauch melden“
Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen
-
Empfangsoptionen
- Stornieren von E-Mail-Erinnerungen
-
Optionen auf der E-Signatur-Seite
- Überblick über die E-Signatur-Seite
- Öffnen der Vereinbarung, um sie ohne Felder zu lesen
- Signieren einer Vereinbarung ablehnen
- Delegieren der Signaturberechtigung
- Herunterladen einer PDF-Datei der Vereinbarung
- Anzeigen des Vereinbarungsverlaufs
- Anzeigen der Vereinbarungsnachrichten
- Umwandlung von elektronischer zu handschriftlicher Signatur
- Umwandlung von handschriftlicher zu elektronischer Signatur
- Navigation der Formularfelder
- Löschen der Daten aus den Formularfeldern
- Seitenvergrößerung und Navigation der E-Signatur-Seite
- Ändern der in den Vereinbarungswerkzeugen und -informationen verwendeten Sprache
- Rechtliche Hinweise lesen
- Anpassen der Acrobat Sign-Cookie-Voreinstellungen
- Vereinbarungen senden
-
Erstellen von Feldern in Dokumenten
-
In-App-Authoring-Umgebung
- Automatische Felderkennung
- Ziehen und Ablegen von Feldern in der Authoring-Umgebung
- Formularfelder zu Empfangenden zuweisen
- Die Rolle „Vorausfüllen“
- Anwenden von Feldern mit einer wiederverwendbaren Feldvorlage
- Felder in eine neue Bibliotheksvorlage übertragen
- Aktualisierte Authoring-Umgebung beim Senden von Vereinbarungen
- Erstellen von Formularen mit Text-Tags
- Erstellen von Formularen mit Acrobat (AcroForms)
- Felder
- Authoring-FAQ
-
In-App-Authoring-Umgebung
- Signieren von Vereinbarungen
-
Vereinbarungen verwalten
- Übersicht über die Seite „Verwalten“
- Delegieren von Vereinbarungen
- Ersetzen von Empfangenden
- Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
- Abbrechen einer Vereinbarung
- Erstellen von neuen Erinnerungen
- Überprüfen von Erinnerungen
- Stornieren von Erinnerungen
- Zugriff auf Power Automate-Flows
-
Weitere Aktionen...
- Funktionsweise der Suche
- Anzeigen einer Vereinbarung
- Vorlage aus einer Vereinbarung erstellen
- Aus-/Einblenden von Vereinbarungen
- Hochladen einer signierten Vereinbarung
- Ändern von Dateien und Feldern einer gesendeten Vereinbarung
- Bearbeiten der Authentifizierungsmethode einer Empfangspartei
- Hinzufügen oder Ändern eines Ablaufdatums
- Hinzufügen einer Notiz zu einer Vereinbarung
- Freigabe einer einzelnen Vereinbarung
- Aufheben der Freigabe einer Vereinbarung
- Herunterladen einer einzelnen Vereinbarung
- Herunterladen einzelner Dateien einer Vereinbarung
- Herunterladen des Audit-Berichts einer Vereinbarung
- Herunterladen des Feldinhalts einer Vereinbarung
- Audit-Bericht
- Berichte und Datenexporte
Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows
-
Webformulare
- Erstellen eines Webformulars
- Bearbeiten eines Webformulars
- Deaktivieren/Aktivieren eines Webformulars
- Ein-/Ausblenden eines Webformulars
- Abrufen der URL oder des Skriptcodes
- Vorausfüllen von Webformularfeldern mithilfe von URL-Parametern
- Speichern eines Webformulars, um es später auszufüllen
- Ändern der Größe eines Webformulars
-
Wiederverwendbare Vorlagen
- US-Behördenformulare in der Acrobat Sign-Bibliothek
- Erstellen einer Bibliotheksvorlage
- Ändern des Namens einer Bibliotheksvorlage
- Ändern des Typs einer Bibliotheksvorlage
- Ändern der Berechtigungsebene einer Bibliotheksvorlage
- Kopieren, Bearbeiten und Speichern einer freigegebenen Vorlage
- Herunterladen der aggregierten Felddaten für eine Bibliotheksvorlage
- Übertragen des Eigentums an Webformularen und Bibliotheksvorlagen
-
Power Automate-Workflows
- Überblick über die Power Automate-Integration und die enthaltenen Berechtigungen
- Aktivieren der Power Automate-Integration
- Kontextbasierte Aktionen auf der Seite „Verwalten“
- Verfolgen der Nutzung von Power Automate
- Erstellen eines neuen Flows (Beispiele)
- Auslöser für Flows
- Importieren von Flows von außerhalb von Acrobat Sign
- Verwalten von Flows
- Bearbeiten von Flows
- Freigeben von Flows
- Deaktivieren oder Aktivieren von Flows
- Löschen von Flows
-
Nützliche Vorlagen
- Nur Administration
- Archivierung von Vereinbarungen
- Archivierung von Webformularvereinbarungen
- Extraktion von Vereinbarungsdaten
- Vereinbarungsbenachrichtigungen
- Vereinbarungsgenerierung
- Selbstdefinierte Sende-Workflows
- Freigeben von Benutzenden und Vereinbarungen
Integration in andere Produkte
- Acrobat Sign für Salesforce
- Acrobat Sign für Microsoft
- Weitere Integrationen
- Von Partnern verwaltete Integrationen
- Erstellen eines Integrationsschlüssels
Acrobat Sign-Entwickler
- REST-APIs
- Webhooks
Support und Fehlerbehebung
Überblick
Bei vielen Vereinbarungen (z. B. Steuerdokumenten, Grundbucheintragungen, Vollmachten, Vermögensübertragungen usw.) müssen Empfangende die Vereinbarung in Anwesenheit einer beobachtenden Person signieren. Die beobachtende Person kann nahezu jede Person sein, die persönlich anwesend ist und das Signieren der unterzeichnenden Person beobachtet.
In Acrobat Sign kann beim Konfigurationsprozess eine „Rolle“ ausgewählt werden. Dabei werden eine signierende empfangende Person („unterzeichnende Person“) und eine bezeugende empfangende Person („beobachtende Person), die von der unterzeichnenden Person definiert werden muss, bereitgestellt.
- Bevor die Unterzeichnenden die Vereinbarung prüfen können, müssen sie den Namen und die E-Mail-Adresse der beobachtenden Person angeben.
- Nachdem die Unterzeichnenden ihren Signaturvorgang abgeschlossen haben, erhält die beobachtende Person eine E-Mail mit der Aufforderung, den Signaturvorgang zu bezeugen. Die beobachtende Person wird gebeten, ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse zu überprüfen, bevor sie mit der Vereinbarung interagieren können.
- Du kannst der beobachtenden Person zusätzliche Felder zuweisen, um alle Informationen zu erfassen, die von deinen Compliance-Anforderungen verlangt werden.
Eine „beobachtende Person“ unterscheidet sich von einer „notariell arbeitenden Person“.
Eine „beobachtende Person“ kann jede Person sein, die die folgenden Voraussetzungen erfüllt:
- Sie ist volljährig.
- Sie ist bei klarem Verstand.
- Sie ist unabhängig, unvoreingenommen und keine Vertragspartei.
- Sie ist zu dem Zeitpunkt, an dem die unterzeichnende Person ihre Signatur auf die Vereinbarung setzt, persönlich anwesend.
Beobachtende Personen dürfen nicht für die Bezeugung des Signaturvorgangs bezahlt werden.
Eine „notariell arbeitende Person“ ist in der Regel eine Art beobachtende Person, die von einer Behörde (wie dem Staat) beauftragt wird. Die notarielle Beurkundung ist in der Regel wesentlich formeller, weil dabei die Identität der unterzeichnenden Person dokumentiert wird. In der Regel wird dafür eine Bearbeitungsgebühr verlangt.
E-Notardienste sind ebenfalls über Acrobat Sign verfügbar.
Wende dich an deine Rechtsabteilung, um zu klären, ob eine beobachtende oder notariell arbeitende Person für deine Compliance-Anforderungen erforderlich ist.
Verfügbarkeit
Die Rolle E-Witness ist je nach dem von dir erworbenen Enterprise-Dienst über verschiedene Bedienoberfläche verfügbar.
Wähle die Version von Acrobat Sign aus, die du verwendest:
Die konfigurierbaren Optionen sind:
- Zulassen, dass Absendende Empfangende als beobachtende Personen für Signaturen markieren: Wenn diese Option aktiviert ist, können Unterzeichnende auf der Seite Senden und im Custom Workflow Designer die Rolle Mit Zeugin oder Zeuge signieren auswählen.
- Wenn diese Option deaktiviert ist, ist die Rolle nicht in der Empfängerrollen-Auswahlliste der sendenden Partei verfügbar.
- Unterzeichnenden erlauben, sich gegenseitig beim Signieren zu beobachten: Wenn diese Option aktiviert ist, können Empfangende, die Unterzeichnende einer Vereinbarung sind, auch als Zeuginnen bzw. Zeugen für andere Unterzeichnende fungieren.
- Wenn diese Option deaktiviert ist, dürfen keine (durch ihre E-Mail-Adresse identifizierten) Teilnehmenden, die Teil der Vereinbarung sind, als Zeuginnen bzw. Zeugen für eine andere Empfangspartei im Rahmen dieser Vereinbarung fungieren.
Wenn das Steuerelement aktiviert ist, wird die Rolle Mit beobachtender Person signieren in der Liste der Rollen angezeigt, die der sendenden Partei auf der Seite „Erstellen“ und im Workflow-Designer für selbstdefinierte Sende-Workflows zur Verfügung stehen:
Sobald die Rolle aktiviert ist, können Absendende die Rolle Mit beobachtender Person signieren auswählen, die auf der Seite Erstellen in der Auswahl Rolle aufgeführt ist.
Wenn Unterzeichnende die Rolle Mit Zeugin bzw. Zeuge signieren auswählen, wird unter dem Datensatz der empfangenden Person eine zusätzliche anpassbare Eigenschaft hinzugefügt. In dieser wird angegeben, dass ein Zeuge bzw. eine Zeugin erforderlich ist, und die Authentifizierung und eine private Nachricht an die Zeugin bzw. den Zeugen können konfiguriert werden.
Aufgrund der Art des Beglaubigungsvorgangs und der Indizierung der beobachtenden Personen wird nur ein sequenzieller Signaturfluss unterstützt.
Die Telefonauthentifizierung ist für Anwendungsfälle verfügbar, bei denen für die beobachtende Person ein Einmalkennwort (OTP) als zweiter Faktor erforderlich ist (z. B. Grundbuchurkunden).
Die Telefonauthentifizierung wird beim Erstellen der Vereinbarung von der sendenden Partei konfiguriert, doch die sendende Partei wird nicht aufgefordert, die Telefonnummer der beobachtenden Person anzugeben. Die Telefonnummer der beobachtenden Person wird von den Unterzeichnenden angegeben, wenn diese die beobachtende Person identifizieren.
Die beobachtende Person muss zur Authentifizierung ein Mobiltelefon verwenden, dem eine SMS zugestellt wird (die Anrufoption ist deaktiviert).
Wenn eine Festnetzverbindung verwendet wird, wird eine Fehlermeldung angezeigt, mit der die beobachtende Person darüber informiert wird, dass ein Mobiltelefon verwendet werden muss.
Die Prüfung, ob es sich bei dem Telefon um ein Mobilgerät handelt, befindet sich in Entwicklung und wird voraussichtlich in der Version vom März 2025 verfügbar sein.
Die OTP-Zeugenauthentifizierung als zweiter Faktor ist in der Bedienoberfläche der sendenden Partei optional, kann jedoch für die geschäftliche Nutzung erforderlich sein. Wende dich an deine Rechtsabteilung, um deine spezifischen Compliance-Anforderungen zu klären.
Für die beobachtende Person können auch Private Nachrichten hinzugefügt werden:
Selbstdefinierte Sende-Workflows entwerfen
Benutzende, die selbstdefinierte Sende-Workflows erstellen, können die Option Unterzeichnende mit beobachtender Person wählen, wenn sie im Empfangenden-Flussdiagramm eine neue empfangende Person auswählen.
Durch Einrichtung der Rolle Unterzeichnende mit beobachtender Person werden die Unterzeichnenden-Objekte „unterzeichnende Person“ (Empfangende) sowie „beobachtende Person“ (bezeugende Empfangende) erstellt.
Die Konfiguration beobachtender Personen im Workflow Designer wird für die Version vom März 2024 erwartet. Die aktuelle Insider Access-Version unterstützt diese Funktionalität noch nicht.
Darauf achten, dass die erforderlichen Felder für die beobachtende Person in die Vereinbarung aufgenommen werden
In dem Dokument, in dem die Signatur der beobachtenden Person erforderlich ist, müssen Felder erstellt werden. Wenn für die beobachtende Person kein Signaturfeld eingefügt wird, wird dieses automatisch am Ende des Dokuments platziert.
In einigen Anwendungsfällen sind möglicherweise zusätzliche Informationen zu den beobachtenden Personen erforderlich, um eine gültige Bezeugung zu gewährleisten. Wende dich an deine Rechtsabteilung, um zu klären, welche Informationen benötigt werden. Füge die Felder hinzu, um diese Informationen zu erfassen, weise sie der beobachtenden Person zu und kennzeichne die Felder als obligatorisch.
Die Regeln für die eingeschränkte Sichtbarkeit von Dokumenten gelten für beobachtende Personen genauso wie für alle anderen Teilnehmenden auch. Es können nur jene Dateien angezeigt werden, die Felder für die beobachtende Person enthalten.
In-App-Authoring: Felder der beobachtenden Person zuweisen
In der anwendungseigenen Authoring-Umgebung werden die beobachtenden Personen in der Reihenfolge des Signaturflusses identifiziert und in der Liste der Empfangenden werden dafür farbcodierte Kennungen bereitgestellt.
Text-Tags
Beobachtende Personen sind in Bezug auf die Indizierung der Teilnehmenden Empfangende. Bei zwei Empfangenden, für die jeweils eine beobachtende Person erforderlich ist, gilt:
- Die erste unterzeichnende Person ist _es:signer1.
- Die beobachtende Person, die der ersten unterzeichnenden Person zugeordnet ist, ist _es:signer2.
- Die zweite unterzeichnende Person ist _es:signer3.
- Die beobachtende Person, die der zweiten unterzeichnenden Person zugeordnet ist, ist _es:signer4.
Die Zuweisung der Text-Tag-Kennungen stimmt mit dem Signaturfluss der Vereinbarung überein. Bei der Indizierung auf der Seite „Erstellen“ jedoch werden die beobachtenden Personen nicht in der Bedienoberfläche berücksichtigt. (Beobachtende Personen werden als ergänzender Datensatz für die identifizierte empfangende Person präsentiert.)
Nimm dir die Zeit, deine Formulare sorgfältig zu entwerfen und zu testen, um zu gewährleisten, dass der Signaturfluss korrekt verarbeitet wird und die Teilnehmenden Zugang zu den richtigen Feldern erhalten.
Status der Seite Verwalten
Eine Vereinbarung auf der Seite Verwalten spiegelt den Status Zur Bezeugung versendet wider, wenn der Signaturzyklus darauf wartet, dass die Beglaubigung durch eine beobachtende Person abgeschlossen wird.
Beachte, dass bei Empfangenden, die keine beobachtenden Personen sind, weiterhin der Status angezeigt wird, der ihrer Rolle in der Vereinbarung entspricht (Zur Signatur versandt, Zur Genehmigung versandt usw.).
Die Liste Aktivität enthält dieselben Ereignisse wie der Audit-Bericht, jedoch in komprimierter Form. Die Aktivitäten der beobachtenden Person sind klar gekennzeichnet, doch das Ereignis der unterzeichnenden Person enthält nicht die Forderung nach einer beobachtenden Person.