Adobe Sign bietet die Möglichkeit, regelmäßige E-Mail-Erinnerungen an die Empfänger zu senden, die derzeit mit Ihren Vereinbarungen interagieren, und/oder eine Vereinbarung so zu konfigurieren, dass sie nach einem bestimmten Zeitraum abläuft.
Hinweis:
Der folgende Artikel enthält Anweisungen für das neue Seitenformat.
Klicken Sie hier, um den gleichen Prozess im klassischen Seitenlayout anzuzeigen.


Termin während des Sendevorgangs festlegen

  1. Aktivieren Sie die Option Ausfülltermin im Abschnitt Optionen.

  2. Geben Sie die Anzahl der Tage ein, die die Unterzeichner Zeit zur Unterzeichnung dieses Dokuments haben.

    • Prüfen Sie, ob das angezeigte, projizierte Datum korrekt ist.
    expire_date_set
  3. Fahren Sie nun wie gewohnt mit dem Sendevorgang fort.


Termin hinzufügen, ändern oder löschen

  1. Gehen Sie als Absender der Vereinbarung zur Seite Verwalten.

  2. Klicken Sie auf die Vereinbarung, die Sie ändern möchten.

  3. Klicken Sie auf Ablaufdatum.

    new_manage_page_-editexpire
  4. Legen Sie ein neues Ablaufdatum fest oder wählen Sie aus, dass der Ablauf vollständig entfernt wird.

  5. Klicken Sie auf Speichern.


Termine und Erinnerungen aktivieren oder deaktivieren

Alle Dienststufen haben Zugriff auf:

  • Erstellen zyklischer Erinnerungen
    • Während des Versandvorgangs
    • Über die Seite „Verwalten“
  • Erstellen zyklischer und Ad-hoc-Erinnerungen über die Seite „Verwalten“

Einzelbenutzer- und Team-Dienststufen haben keine Möglichkeit, die Erinnerungsfunktion zu automatisieren oder zu unterdrücken.

 

Optionen für Enterprise- und Business-Stufen

Enterprise- und Business-Dienststufen können die Optionen Erinnerung und Dokumentablauf während des Sendevorgangs selektiv anzeigen oder die konten- oder gruppenweite Automatisierung aktivieren.

Die beiden Einstellungen können wie folgt aktiviert/deaktiviert werden:

nav_to_settings

Hinweis:

Durch Aktivieren der standardmäßigen Erinnerungen und des Ablaufdatums wird verhindert, dass diese Elemente auf der Seite Senden konfiguriert werden können, es sei denn, die Option, mit der Absendern das Einstellen oder Ändern erlaubt wird, ist aktiviert.

Erinnerung während des Sendevorgangs einrichten

Benutzer, die keine Standarderinnerung für ihre Gruppe oder ihr Konto konfiguriert haben, können während des Sendevorgangs eine Erinnerung festlegen.

Diese Erinnerungen sind immer zyklisch und gelten für alle Empfänger der Vereinbarung. Der Absender muss lediglich festlegen, wie häufig die Erinnerung ausgelöst wird. Es gibt sechs Optionen:

  • Jeden Tag
  • Jede Woche
  • Jeden Werktag
  • Jeden zweiten Tag
  • Jeden dritten Tag
  • Jeden fünften Tag
reminder_frequency

Wenn eine Vereinbarung mit einer Erinnerung erstmals gesendet wird, erhält der erste Empfänger eine E-Mail mit der Aufforderung Bitte signieren. Durch dieses Ereignis wird der Timer für die erste Erinnerung gestartet.

Wenn die Erinnerung so konfiguriert ist, dass sie (beispielsweise) alle drei Tage gesendet wird, wird die erste Erinnerung genau 72 Stunden nach der Entsendung der Bitte signieren-E-Mail gesendet.

Wenn der Empfänger seine Aktion mit der Vereinbarung abschließt, wird die Erinnerungsuhr für diesen Empfänger beendet.

Wenn mehrere Empfänger vorhanden sind, erhält der nächste Empfänger in der Abfolge unmittelbar nachdem der vorherige Empfänger seine Aktion abgeschlossen hat eine Bitte signieren-E-Mail. Die Erinnerungsuhr wird für den neuen Empfänger abhängig vom Versanddatum seiner persönlichen Bitte signieren-E-Mail gestartet (nicht basierend auf dem ursprünglichen Zeitstempel).

Dieser Prozess wird für alle Empfänger der Vereinbarung durchgeführt, bis die Vereinbarung fertiggestellt ist.

Hinweis:

Alle zyklischen Erinnerungen haben eine gewisse Laufzeit, nach der die Erinnerungen automatisch beendet werden.

Erinnerungen, die täglich ausgelöst werden, haben eine Laufzeit von 10 Tagen.

Alle anderen Erinnerungen haben eine Laufzeit von 60 Tagen.


Erinnerung auf der Seite „Verwalten“ einrichten

Erinnerungen, die nach dem Versandprozess erstellt wurden, werden auf der Seite „Verwalten“ konfiguriert:

  1. Navigieren Sie zur Seite Verwalten.

  2. Klicken Sie auf die Vereinbarung, die Sie prüfen möchten.

  3. Klicken Sie in der Optionsleiste auf der rechten Seite auf den Link Erinnern.

    new_manage_page_-reminder
  4. Konfigurieren Sie die Erinnerung für den entsprechenden Benutzer und legen Sie fest, wie oft die Erinnerung wiederholt werden soll.

  5. Klicken Sie auf Erstellen, um die Erinnerung festzulegen.

Die Seite „Verwalten“ enthält einige zusätzliche Optionen, die auf der Seite „Senden“ nicht vorhanden sind:

  • Sie können auswählen, welche Empfänger in der Erinnerung enthalten sein sollen. Sie können eine Erinnerung für einen, mehrere oder alle Ihre Empfänger erstellen.
  • Sie können einen zyklischen Erinnerungsprozess wie auf der Seite „Senden“ auswählen.
    • Wenn ein Empfänger zu einer zyklischen Erinnerung hinzugefügt wird, nachdem er seine Aktion mit der Vereinbarung abgeschlossen hat, erhält er keine Erinnerungen.
  • Sie können eine einmalige (Ad-hoc-) Erinnerung erstellen, die entweder „Jetzt“ oder zu einem „bestimmten Datum“ gesendet wird.
    • Ad-hoc-Erinnerungen können für Teilnehmer konfiguriert werden, die ihre Aktion für die Vereinbarung bereits abgeschlossen haben.
    • Ad-hoc-Erinnerungen können konfiguriert werden, nachdem die Vereinbarung die abschließende Unterschrift erhalten hat oder archiviert wurde.
  • Sie müssen eine Nachricht hinzufügen. Dies ist ein Pflichtfeld bei der Erstellung einer Erinnerung auf der Seite „Verwalten“.

 

Wenn andere Erinnerungen bereits für die Vereinbarung konfiguriert wurden, wird die Liste der Vereinbarungen anstatt der Oberfläche Erinnerung erstellen angezeigt.

Sie können eine neue Erinnerung erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Erinnerung hinzufügen klicken.

existing_reminders


Vorhandene Erinnerungen überprüfen

Sie können alle Erinnerungen prüfen, die für eine Vereinbarung konfiguriert wurden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie zur Seite Verwalten.

  2. Klicken Sie auf die Vereinbarung, die Sie prüfen möchten.

  3. Klicken Sie in der Optionsleiste auf der rechten Seite auf den Link Erinnern.

Hinweis:

Erinnerungen werden basierend auf der nächsten auszulösenden Erinnerung angeordnet.

Alle stornierten/abgelaufenen Erinnerungen werden unter den aktiven Erinnerungen angezeigt.


Erinnerung stornieren

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Erinnerung zu stornieren:

  1. Melden Sie sich als der Benutzer an, der die Vereinbarung erstellt hat.

  2. Navigieren Sie zur Seite Verwalten.

  3. Klicken Sie auf die entsprechende Vereinbarung, um sie auszuwählen.

  4. Klicken Sie in der Optionsleiste auf der rechten Seite auf den Link Erinnern.

  5. Suchen Sie die Erinnerung, die Sie stornieren möchten, und klicken Sie darauf.

  6. Klicken Sie auf das Löschsymbol (Mülleimer).

    cancel_reminder

Hinweis:

Empfänger sind berechtigt, die Erinnerungen aus der Erinnerungs-E-Mail zu beenden. Dies ist eine Funktionsanforderung und kann nicht unterdrückt werden.

 

Erinnerungen und die REST API

Die REST v6 API ermöglicht den direkten Zugriff auf die Erinnerungsobjekte anhand von vier Abläufen:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders: Erstellt eine Erinnerung an die angegebenen Teilnehmer einer Vereinbarung, die durch die agreementId im Pfad identifiziert wird.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders: Ruft die Erinnerungen einer Vereinbarung ab, die durch die agreementId im Pfad identifiziert wird.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId}: Ruft eine bestimmte Erinnerung ab, die mit einer Vereinbarung verknüpft ist.
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId}: Aktualisiert eine vorhandene Erinnerung für eine Vereinbarung.

 

Aktivitätsliste/Audit-Bericht

Erinnerungen werden nicht in der Aktivitätsliste erfasst. Dasselbe gilt für den Audit-Bericht der Vereinbarung.

Im Verlauf und auch im Audit-Bericht sollen die wichtigsten Punkte im Prozess der Dokumentunterzeichnung protokolliert werden. Dazu gehört die erste Nachricht an einen Empfänger (Bitte signieren), aber nicht sich wiederholende Unterschriftsanforderungen für den gleichen Empfänger (Erinnerungen).

Ein Verlauf der Erinnerungen kann durch Verwendung der API erhalten werden (für Enterprise-Kunden verfügbar).

Gehen Sie beim Konfigurieren Ihrer Vereinbarung auf der Seite Senden wie folgt vor:


Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen erstellen

Enterprise-Kunden haben die Option, eine vollständig benutzerdefinierte E-Mail-Vorlage für ihre Erinnerungen zu erstellen. 

Wenn Sie an benutzerdefinierten E-Mail-Vorlagen interessiert sind, lesen Sie bitte dieses Handbuch.


Zu berücksichtigende Punkte

  • Die Laufzeit zyklischer Erinnerungen:
    • Tägliche Erinnerungen laufen nach 30 Tagen ab.
    • Alle anderen zyklischen Erinnerungen laufen nach 60 Tagen ab.
  • Ad-hoc-Erinnerungen
    • Einmalige Auslösung
    • Kann konfiguriert werden, um die Erinnerung an Teilnehmer zu senden, die ihre Aktion für die Vereinbarung bereits abgeschlossen haben.
    • Kann konfiguriert werden, nachdem die Vereinbarung abgeschlossen oder archiviert wurde.
      • Erinnerungen können nicht für Vereinbarungen konfiguriert werden, die storniert oder abgelehnt wurden bzw. abgelaufen sind.
  • Erinnerungen werden zur gleichen Uhrzeit ausgelöst, zu der die ursprüngliche „Bitte signieren“-E-Mail gesendet wurde.
    • Wenn ein Empfänger in einem Workflow mit mehreren Empfängern seine Aktion abschließt und den nächsten Empfänger anstößt, wird die Erinnerungsuhr auf diese Zeit zurückgesetzt.
    • Wenn der aktuelle Unterzeichner über die Seite „Verwalten“ ersetzt wird, wird die Erinnerungsuhr nicht zurückgesetzt.
  • Empfänger sind berechtigt, die Erinnerung zu stornieren. Es gibt keine Möglichkeit, ihnen diese Berechtigung zu entziehen.
  • Ablaufdaten können auf der Seite Verwalten geändert werden, nachdem die Vereinbarung gesendet wurde.
  • Ablaufdaten können so konfiguriert werden, dass sie für interne Empfänger ignoriert werden.

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