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Automatisches „Reduzieren“ von Dokumenten beim Hochladen

 

Adobe Acrobat Sign-Handbuch

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Übersicht

Beim Reduzieren von Dokumenten oder Feldern (im Kontext von Acrobat Sign) wird im Wesentlichen ein hochgeladenes PDF-Dokument durch einen PDF-Druckertreiber geleitet. Dieser Vorgang bietet einige Vorteile:

  • AcroForm-PDF-Dateien mit Feldern, die Standardwerte anzeigen, werden in das Dokument gedruckt, wodurch die Feldinhalte zu Text werden, und das Feldobjekt wird entfernt. Dies ist nützlich, wenn du PDF-Dokumentation mithilfe einer automatisierten Methode generierst. Dadurch erhältst du nämlich Felder mit benutzerdefinierten Inhalten, die von den Endbenutzenden (in diesem Fall den sendenden Personen) nicht bearbeitet werden sollen.
  • Eine normalisierte PDF-Datei. Wenn die PDF-Datei in Acrobat Sign gedruckt wird, wird sie aus einer bekannten Quelle gedruckt, die alle Elemente beibehält, nach denen Acrobat Sign sucht, wenn eine PDF-Datei in das System aufgenommen wird. Einige Anwendungen, die PDF-Dateien generieren, halten diesen Standard nicht immer ein. Sie generieren möglicherweise eine funktionsfähige Version einer PDF-Datei, die jedoch nicht die Elemente enthält, die Acrobat Sign erwartet. Der Upload schlägt fehl.
  • Entfernung von Artefakten. Einige PDF-Dateien enthalten aufgrund der vorgelagerten Verarbeitung überflüssige Objekte. In der Regel sind diese das Ergebnis von PDF-Generatoren, die unerwartete Elemente zurücklassen, die von Acrobat Sign nicht verarbeitet werden können. Dadurch schlägt der Upload fehl.

Einer der ersten Schritte zur Fehlerbehebung bei einem fehlgeschlagenen PDF-Upload besteht darin, die PDF-Datei durch einen Druckertreiber zu leiten (sie zu reduzieren) und dann den Upload erneut zu versuchen.

Durch die Funktion Feldreduzierung wird das PDF-Dokument beim Hochladen automatisch reduziert. Dadurch werden viele Upload-Probleme behoben, bevor sie Fehler verursachen und der sendenden Partei Zeit kosten.

Verfügbarkeit:

Feldreduzierung ist für Einzel-, Team- und Enterprise-Lizenz-Abos verfügbar.

Konfigurationsumfang:

Diese Funktion kann auf Konto- und auf Gruppenebene aktiviert werden.

Verwendung

Nach der Aktivierung sind keine weitere Konfiguration durch Admins oder zusätzliche Prozesse für sendende Personen erforderlich.

Alle hochgeladenen PDF-Dateien werden automatisch „reduziert“.

Tipp:

Verfahrenstechnisch findet die Feldreduzierung vor der automatischen Felderkennung statt, sodass Kundschaft, die die automatische Felderkennung bei PDF-Dateien mit vorausgefüllten Feldern nutzen möchte, dies tun kann.

Vorausgefüllte Inhalte werden in das Dokument gedruckt. Anschließend werden anhand der Formulargeometrie alle verbleibenden Feldkandidaten durch die Felderkennung ermittelt. 

Welche Felder werden reduziert und welche nicht

Die folgenden Elemente werden als „AcroForm“-Felder betrachtet und vor der Erstellungsphase reduziert:

  • Textfelder
  • Bildfelder
  • Kontrollkästchen
  • Optionsfelder
  • Dropdownlisten
  • Listenfelder
  • Tasten
  • Datumsfelder
  • Felder für E-Signaturen
  • Barcodes

Diese Feldtypen werden nicht reduziert:

  • Zahlungstags
  • Anlagen
  • PDF-Links
  • Mehrzeilige Felder
  • Text-Tags (dabei handelt es sich eigentlich nicht um Felder, sondern um eine textbasierte Feldkennung)

Konfiguration

Du kannst auf die Optionen für diese Funktion zugreifen, indem du zu Sendeeinstellungen > Feldreduzierung navigierst.

Die Seite „Sendeeinstellungen“, auf der die Optionen für die Feldreduzierung hervorgehoben sind

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