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Der endgültigen E-Mail an die Empfänger eine Kopie der signierten Vereinbarung anhängen

 

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Administratoren haben die Möglichkeit, eine PDF-Kopie einer signierten Vereinbarung an interne und/oder externe Teilnehmer zu senden, wenn der Signiervorgang erfolgreich beendet wurde.

Die Option zum Anhängen der PDF kann auf Konto- und auf Gruppenebene konfiguriert werden.  

Die zugestellte PDF wird direkt an die E-Mail angehängt und mit dem Adobe Acrobat Sign CDS-Signaturzertifikat geschützt, um zu gewährleisten, dass es sich bei dem Dokument um eine zertifizierte Kopie des Originals auf dem Acrobat Sign-Server handelt.

Administratoren sollten die Art des Inhalts berücksichtigen, der in ihren Dokumenten angezeigt/gesammelt wird, und die Vorteile/Risiken abwägen, die mit der Zustellung einer Kopie dieses Dokuments im E-Mail-Format verbunden sind. Wenn Kopien nicht an die Empfänger übermittelt werden, sollte ein System eingerichtet werden, bei dem Kopien des signierten Dokuments an externe Unterzeichner weitergeleitet werden.

 

Hinweis:

Das Anhängen einer PDF-Kopie des signierten Dokuments ist eine Voraussetzung dafür, dass ein Audit-Bericht oder eine CSV-Datei mit den im Dokument erfassten Daten angehängt werden kann.  

Angehängte PDF in E-Mail

Konfigurationsoptionen

Um die Option zum Anhängen einer PDF-Datei an die endgültige E-Mail zu aktivieren, navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > PDF-Kopie des signierten Dokuments anhängen bei E-Mails an.

Mit den Steuerelementen können Sie die Zielgruppe der Zustellung einschränken:

  • Alle Empfänger: Alle am Einigungsprozess beteiligten Parteien erhalten eine Kopie des Dokuments.
  • Interne Empfänger: Das Dokument erhalten nur Teilnehmer, die in Ihrem Acrobat Sign-Konto aufgeführt sind.
    • Beachten Sie, dass interne Empfänger über direkten Zugriff verfügen, um eine Kopie der ursprünglichen Vereinbarung auf der Seite Verwalten ihres Acrobat Sign-Kontos herunterzuladen.
  • Externe Empfänger: Das Dokument geht nur an Teilnehmer, die nicht in Ihrem Acrobat Sign-Konto aufgeführt sind.
    • Beachten Sie, dass externe Empfänger in der Regel keinen direkten Zugriff auf die Vereinbarung auf dem Acrobat Sign-System haben. Externe Empfänger, die eine Kopie des Dokuments erhalten möchten, müssen sich an Ihre Organisation wenden, um eine Kopie anzufordern.
  • Niemand: Die PDF wird nicht an die endgültige E-Mail angehängt.
Angehängte PDF in E-Mail – Steuerelemente