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Ablehnungsoptionen für Empfänger konfigurieren

 

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Überblick

Die Möglichkeit, dass ein Empfänger eine Vereinbarung ablehnt, kann auf Konto- oder Gruppenebene konfiguriert werden. Wenn diese Option aktiviert ist, stehen Werkzeuge zur Verfügung, mit denen die Feedbackschleife, warum die Vereinbarung abgelehnt wurde, geschlossen werden kann.

Die Möglichkeit, eine Vereinbarung abzulehnen und dafür einen benutzerdefinierten Grund anzugeben, ist für alle Dienststufen verfügbar.

Die Optionen zur Definition einer eigenen Liste mit Ablehnungsgründen und zur Anzeige der Schaltfläche „Ablehnen“ im Fußzeilenbanner sind nur auf der Enterprise-Dienststufe verfügbar.


Verwendung

Wenn die Gruppe oder das Konto die Funktionsgruppe zum Ablehnen von Vereinbarungen aktiviert, wird die Option Unterzeichnen ablehnen in das Menü Optionen auf der E-Signatur-Seite eingefügt:

Ablehnen-Option im Menü

Wenn ein Empfänger sich entscheidet, eine Aktion abzulehnen, wird ihm eine Liste vordefinierter Gründe und/oder eine Option zur Eingabe eines eigenen benutzerdefinierten Ablehnungsgrunds angezeigt (je nach Konfiguration der Funktionen):

Ablehnungsgründe.

Sobald die Vereinbarung abgelehnt wurde, wird sie abgebrochen und der Ersteller der Vereinbarung wird benachrichtigt.


Einträge in Aktivitäts- und Audit-Berichten

Die Aktion zur Ablehnung einer Vereinbarung wird im Transaktionsdatensatz an zwei Stellen aufgezeichnet:

  • Im Aktivitätsdatensatz der Vereinbarung
  • In dem sich aus der Transaktion ergebenden Audit-Bericht
Ablehnen – Aktivitätsbericht
Aktivitätsbericht

Ablehnungsoptionen
Audit-Bericht

Hinweis:

Der zur Ablehnung verwendete Kommentar wird nur in der Aktivitätsliste angezeigt, nicht im Audit-Bericht.


Ablehnungsgründe wiederherstellen

Der Grund für die Ablehnung einer Vereinbarung kann entweder in der Vereinbarung im Abschnitt Aktivität (wie oben beschrieben) oder durch das Ausführen eines Berichts, der die Vereinbarung enthält, geprüft werden.

Die Spalte(n) Ablehnungsgrund des Empfängers folgen nach den einzelnen Empfängerdaten:

Ablehnen – Berichterstattung


Konfigurationsoptionen

Einzel-, Business- und Small Business-Kunden können die Option „Ablehnen“ zulassen und verlangen, dass ein benutzerdefinierter Grund angegeben wird.

  • Da für diese Dienststufen keine Liste mit Gründen verfügbar ist, wird ein benutzerdefinierter Grund erfasst.
Ablehnungsoptionen – Business-Dienststufe

Bei der Enterprise-Dienststufe umfasst die Funktionsgruppe für die Ablehnungsgründe fünf konfigurierbare Optionen.

  • Ablehnung durch Unterzeichner erlauben ist der primäre Aktivierungsumschalter und muss aktiviert sein, um auf die vier anderen Optionen zuzugreifen.
Ablehnungsoptionen


Ablehnung durch Unterzeichner erlauben

Wenn du diese Einstellung auf oberster Ebene aktivierst, erhalten die meisten Empfängerrollen die Option, die Vereinbarung abzulehnen und abzubrechen.

  • Empfänger, denen die Rolle Zertifizierter Empfänger zugewiesen ist, sind ausdrücklich ausgeschlossen. Ihnen muss die Option, die ihnen die Ablehnung erlaubt, von einem Success Manager oder Support-Mitarbeiter separat konfiguriert werden.
Ablehnungsoptionen


Annehmende: Schaltfläche „Ablehnen“ aktivieren

Wenn diese Option aktiviert ist, wird Empfangenden mit der Rolle Annehmende die Schaltfläche „Annehmen/Akzeptieren“ in der Fußzeile der E-Signatur-Seite angezeigt.

  • Die Option Unterzeichnen ablehnen ist weiterhin im Menü Optionen enthalten.
Schaltfläche „Ablehnen“ in der Fußzeile


Unterzeichnende müssen einen Grund angeben

Wenn die Option Unterzeichnende müssen einen Grund angeben aktiviert ist, wird eine Liste mit Gründen für die Ablehnung angeboten:

Ablehnen mit einem vorgegebenem Grund

Die Ablehnungsgründe werden vom Konto-/Gruppenadministrator konfiguriert. Es muss mindestens ein Grund definiert sein, ansonsten wird ein Fehler generiert:

Fehler, wenn keine Gründe definiert wurden


Signierende können einen benutzerdefinierten Grund angeben

Durch Aktivieren der Funktion Benutzerdefinierter Grund können Empfangende eigene Gründe in eigenen Worten manuell eingeben:

Ablehnen mit einem benutzerdefinierten Grund


Eine zusammengefasste Liste der Ablehnungsgründe aus Konto- und Gruppenebene anzeigen

Die Option, die Ablehnungsgründe auf Konto- und Gruppenebene zusammenzufassen, ist nur bei der Konfiguration der Optionen auf Gruppenebene verfügbar.

Mit dieser Option kannst du eine Kerngruppe von universellen Gründen für die Ablehnung auf Kontoebene erstellen und dann spezielle Gründe auf Gruppenebene hinzufügen, die explizit auf den von dieser Gruppe generierten Inhalt ausgelegt sind.


Wissenswertes

Die Rolle Zertifizierter Empfänger wird explizit in den Optionen für den Ablehnungsgrund ausgelassen. Kundinnen und Kunden, die es zertifizierten Empfangenden erlauben müssen, eine Vereinbarung abzulehnen, müssen ihre Success Managerin bzw. ihren Success Manager oder ihre Support-Kontaktperson kontaktieren, um die Option zu aktivieren.

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