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Ermögliche Administrierenden und Benutzenden mithilfe der Microsoft Power Automate-Integration die Automatisierung von Sende-Workflows und Workflows nach der Signatur.

Übersicht

Durch die kommerzielle Enterprise-Lizenz für Acrobat Sign ist das Konto zu einer begrenzten Nutzung des Microsoft Power Automate-Dienstes zur Verwaltung von Workflows mit Acrobat Sign-Vereinbarungen berechtigt.

Benutzende können Workflows erstellen, die manuell, über ein auslösendes Ereignis (wie den Abschluss einer Vereinbarung) oder nach einem festgelegten Zeitplan ausgelöst werden. Die Workflows können unter anderem so gestaltet werden, dass sie Vereinbarungen aus einer Vorlage senden, Dateivereinbarungen an Drittanbietenden-Repositorys (wie SharePoint) senden oder jemanden darüber informieren, dass eine Vereinbarung eingegangen ist. Zahllose weitere manuelle Aufgaben sind möglich. Die Workflow-Engine ist erstaunlich robust und bietet viele Möglichkeiten zur Automatisierung.

Administrierende haben die Möglichkeit, nicht-Admin-Benutzenden die Erstellung und Verwendung von Abläufen zu erlauben oder den Zugriff nur auf Admins zu beschränken, je nachdem, was für die jeweilige Arbeitsumgebung am besten passt.

Verfügbarkeit:

Der integrierte Power Automate Workflow-Dienst ist nur für kommerzielle Enterprise-Lizenz-Abos verfügbar.

Konfigurationsumfang:

Diese Funktion kann auf Konto- und auf Gruppenebene aktiviert werden.

Verwendung

Die Erstellung eines Workflows kann so einfach sein wie eine einfache E-Mail-Benachrichtigung zu einer komplexen Reihe von Ereignissen, bei denen mehrere Anwendungen über OAuth-Verbindungen verknüpft sind. Im Prinzip kannst du alles erstellen, was du nach deinen Vorstellungen mit den dir zur Verfügung stehenden Anwendungen erledigen möchtest.

Für einige der gängigsten Automatisierungen, die Kundinnen und Kunden anfragen, gibt es Vorlagen. Diese Vorlagen kannst du an deine speziellen Anforderungen anpassen.

Konfiguration

Du kannst auf die Optionen für diese Funktion zugreifen, indem du zu hierhin navigierst: Globale Einstellungen > Power Automate-Workflows.

Verwaltungsseite „Globale Einstellungen“ mit hervorgehobenen Steuerelementen für Power Automate-Workflows

Die konfigurierbaren Optionen sind:

  • Power Automate-Workflows in Acrobat Sign aktivieren: Diese Einstellung ist standardmäßig aktiviert, sodass alle Benutzenden die Funktion sehen und die Power Automate-Abläufe ausführen können, die für sie freigegeben sind (oder von ihnen erstellt werden).
    • Wenn du diese Option deaktivierst, wird jeglicher Zugriff zum Erkunden, Erstellen und Ausführen von Power Automate-Abläufen für Gruppenadministrierende und Nicht-Administrationsbenutzende aufgehoben. Kontoadministrierende können weiterhin Workflows erstellen und ausführen (solange die Integration mit Microsoft verbunden ist).
    • Gruppenadministrierende behalten die Berechtigung zum Aktivieren der Option auf Gruppenebene und erhalten dadurch Zugriff, um Workflows zu erstellen und auszuführen.
  • Benutzenden das Erstellen von Power Automate-Workflows erlauben: Durch diese Einstellung können Benutzende ohne Admin-Rechte neue Workflows in Acrobat Sign erstellen.
  • Benutzenden das Aktivieren dieser Funktion erlauben: Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Registerkarte Workflow-Integration für Benutzende ohne Admin-Rechte angezeigt. Dadurch können Benutzende ohne Admin-Rechte die Integration für ihre primäre Gruppe aktivieren. Benutzende ohne Admin-Rechte folgen demselben Aktivierungsprozess.
Das persönliche Menü von Benutzenden ohne Admin-Rechte mit hervorgehobener Registerkarte „Workflow-Integration“

Hinweis:

Bevor Benutzende Power Automate-Workflows ausführen können, müssen sie sich bei Acrobat Sign anmelden, die Registerkarte Workflows auswählen und sich bei ihrem Microsoft-Konto authentifizieren.

  • Die Aufforderung zur Authentifizierung wird ausgelöst, sobald Benutzende die Registerkarte Workflows öffnen.
  • Diese Benutzendenauthentifizierung ist dauerhaft und Benutzende sollten sich nach dem ersten Mal nicht erneut authentifizieren müssen.

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