Beschreibung

Dank der Einstellungen für die Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit kann eine Vereinbarung mehrere Dateien enthalten, die für die Empfänger selektiv sichtbar sind, je nachdem, welche Einstellungen aktiviert sind und wie die Vereinbarung konfiguriert ist.

Anwendungsbeispiele:

  • Vertriebsvereinbarungen, die eine interne Aufsicht/Genehmigung erfordern, bevor sie an den Kunden gesendet werden können
  • Dokumentation für Neueinstellungen, die nach Annahme des Angebotsschreibens zugestellt werden soll
  • Webformulare, die Anwendungsdaten erfassen und die signierte Anwendung mit zusätzlicher Dokumentation zurückgeben

Hier ist ein kurzes Video, das anspruchsvolle Nutzungsmöglichkeiten aufzeigt:


Die eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit umfasst eine Reihe sehr spezifischer Begriffe:

Benutzer und Benutzer-ID

  • Benutzer ist ein allgemeiner Begriff für alle Benutzer, die über die direkte Anmeldung, die föderierte Authentifizierung oder eine Integration auf Adobe Sign zugreifen. Benutzer können mehrere E-Mail-Adressen haben, die sie zur Authentifizierung bei Adobe Sign verwenden (deshalb kann ein Benutzer mehrere Benutzer-IDs haben).
  • Benutzer-ID ist ein bestimmtes, authentifiziertes Objekt in Adobe Sign. Die tatsächliche ID ist eine vom System zugewiesene Nummer, die die Identifikation eines eindeutigen (Benutzer-)Objekts sicherstellt. Benutzer-IDs werden häufig mit der E-Mail-Adresse gleichgesetzt, da beide eindeutige Werte im System sind. Ein Benutzer kann jedoch seine E-Mail-Adresse ändern, während die Benutzer-ID nicht geändert werden kann.  Alle Assets sind logisch an die Benutzer-ID gebunden, die sie erstellt haben.

Interne und externe Parteien

  • Interne Parteien sind Benutzer-IDs, die zu demselben Adobe Sign-Konto wie die sendende Benutzer-ID gehören.
    • Es ist zu beachten, dass Benutzer im selben Unternehmen möglicherweise mit verschiedenen Adobe Sign-Konten arbeiten. Adobe Sign macht keine Annahmen basierend auf E-Mail-Domänen oder Firmennamen. Die einzige relevante Beziehung ist die, wenn Benutzer-IDs in derselben Konto-ID enthalten sind.
  • Externe Parteien sind alle Benutzer-IDs, die nicht zum Konto der sendenden Benutzer-ID gehören.
    • Wenn die E-Mail-Adresse des Benutzers nicht in der Benutzerliste für das Konto aufgeführt ist, handelt es sich definitionsgemäß um eine externe Partei.


Und so funktioniert‘s

LDV-Regeln (Limited Document Visibility, eingeschränkte Benutzersichtbarkeit) werden auf Konto- oder Gruppenebene aktiviert (Einstellungen auf Gruppenebene überschreiben die Kontoeinstellungen).

LDV-Regeln legen fest, dass nur die Dateiinhalte angezeigt werden, die explizit einem bestimmten Empfänger zugewiesen wurden.

Dateiinhalte werden einem Empfänger zugewiesen, indem mindestens ein Feld hinzugefügt wird, das diesem Empfänger zugewiesen ist.

  • LDV ist dateibasiert, nicht seitenbasiert. Wenn eine Datei 40 Seiten hat und dem Empfänger auf einer Seite ein Feld zugewiesen ist, kann der Empfänger alle 40 Seiten der Datei sehen.
  • Wenn in der Datei kein Feld für den Empfänger vorhanden ist, ist die gesamte Datei aus der Ansicht des Empfängers ausgeschlossen.
  • Wenn vier Dateien vorhanden sind und der Empfänger alle vier Dateien anzeigen muss, muss dem Empfänger mindestens ein Feld auf einer der Seiten jeder Datei zugewiesen werden.
  • Wenn die einzelnen Seiten einer Datei kontrolliert werden müssen, muss die Datei in einzelne Dateien aufgeteilt werden, die jeweils eine Seite enthalten.

Im rechten Beispiel gibt es zwei Unterzeichner und zwei Dokumente in einer Vereinbarung.

Unterzeichner 1 sieht beide Dokumente, da ihm in beiden Dokumenten ein Feld zugewiesen ist (Feld 1 und Feld 2).

Unterzeichner 2 sieht nur Dokument 2, weil ihm in Dokument 1 kein Feld zugewiesen ist. 

  • Dokument 2 ist sichtbar, da dem Unterzeichner 2 das Feld 3 zugewiesen ist.
LDV-Beispiel

Hinweis:

LDV-Regeln gehen von zwei Voraussetzungen aus:

  • Es muss mehr als ein Empfänger vorhanden sein.
    • Empfängern sind alle Benutzer, die dem Signatur-/Genehmigungsprozess hinzugefügt wurden.
    • Auf CC gesetzte Parteien sind keine Empfänger.
  • Der Vereinbarung muss mehr als eine Datei hinzugefügt werden.
    • Dateien sind alle Anhänge, die zum Erstellen der Vereinbarung verwendet werden (.doc, .xls, .pdf, .png usw.).

Wenn eine der oben genannten Voraussetzungen nicht zutrifft, werden die LDV-Regeln für diese Vereinbarung ausgesetzt.

Konfigurationsoptionen

Wenn diese Option aktiviert ist, verfügt LDV über drei Einstellungen, die das Verhalten der Vereinbarung und ihre Anzeige ändern:

Unterzeichner und CCs in meinem Konto sehen alle Dateien: Wenn diese Option aktiviert ist, erhalten alle Benutzer-IDs in Ihrem Konto Zugriff auf die Vereinbarung (als Empfänger oder als CC-Partei).

LDV-Einstellungen in der Benutzeroberfläche

Sichtbarkeit von Dokumenten basierend auf Einstellungen:

Wenn die Option „Unterzeichner sehen nur Dateien, die ihnen zugewiesene Signaturen, Initialen oder Dateneintragsfelder enthalten“ deaktiviert ist, ist die LDV insgesamt in der Benutzeroberfläche deaktiviert.

Alle Empfänger und Parteien auf CC sehen jederzeit alle Dateien.

LDV ist deaktiviert.
Teilnehmer Während der Signatur Abgeschlossene Vereinbarung
Absender Alle Dokumente Alle Dokumente
Interner Empfänger Alle Dokumente Alle Dokumente
Externer Empfänger Alle Dokumente Alle Dokumente
Interner CC-Teilnehmer Alle Dokumente Alle Dokumente
Externer CC-Teilnehmer Alle Dokumente Alle Dokumente

Wenn nur die Option Unterzeichner sehen nur Dateien, die ihnen zugewiesenen Signaturen, Initialen oder Dateneintragsfelder enthalten aktiviert ist:

  • Der Absender kann jederzeit den gesamten Dateiinhalt sehen.
  • Empfänger können nur die Dateien sehen, an denen sie explizit während der Unterzeichnung und nach Abschluss der Vereinbarung beteiligt sind.
  • CC-Parteien sehen keinen Dateiinhalt.
LDV ist aktiviert
Teilnehmer Während der Signatur Abgeschlossene Vereinbarung
Absender Alle Dokumente Alle Dokumente
Interner Empfänger Zugewiesene Dokumente Zugewiesene Dokumente
Externer Empfänger Zugewiesene Dokumente Zugewiesene Dokumente
Interner CC-Teilnehmer Ohne Ohne
Externer CC-Teilnehmer Ohne Ohne

Wenn die Option Unterzeichner und CCs in meinem Konto sehen alle Dateien aktiviert ist:

  • Alle internen Benutzer-IDs (relativ zum sendenden Benutzer) können den gesamten Dateiinhalt sehen.
  • Externe Empfänger sehen nur den Dateiinhalt, der ihnen während der Unterzeichnung und nach Abschluss der Vereinbarung zugewiesen wurde.
  • Externe CC-Parteien sehen keinen Dateiinhalt.
LDV ermöglicht es internen Agenten, alle Dateien anzuzeigen.
Teilnehmer Während der Signatur Abgeschlossene Vereinbarung
Absender Alle Dokumente Alle Dokumente
Interner Empfänger Alle Dokumente Alle Dokumente
Externer Empfänger Zugewiesene Dokumente Zugewiesene Dokumente
Interner CC-Teilnehmer Alle Dokumente Alle Dokumente
Externer CC-Teilnehmer Ohne Ohne

Wenn die Option Unterzeichner und CCs sehen beim Empfang der signierten Vereinbarung alle Dateien aktiviert ist:

  • Empfänger sehen während des Signaturprozesses nur den ihnen zugewiesenen Dateiinhalt.
  • CC-Parteien sehen während des Signaturprozesses keinen Dateiinhalt.

Sobald die Vereinbarung abgeschlossen ist, können alle Empfänger und CC-Parteien den gesamten Dateiinhalt sehen.

LDV zeigt alle Dateien an, wenn sie abgeschlossen sind.
Teilnehmer Während der Signatur Abgeschlossene Vereinbarung
Absender Alle Dokumente Alle Dokumente
Interner Empfänger Zugewiesene Dokumente Alle Dokumente
Externer Empfänger Zugewiesene Dokumente Alle Dokumente
Interner CC-Teilnehmer Ohne Alle Dokumente
Externer CC-Teilnehmer Ohne Alle Dokumente

Diese Konfiguration aktiviert die LDV-Regeln und ermöglicht allen internen Benutzer-IDs (relativ zum Absender), den gesamten Dateiinhalt während des Signaturzyklus anzuzeigen.

Wenn die Vereinbarung abgeschlossen ist, können alle Benutzer den gesamten Dateiinhalt anzeigen.

LDV ermöglicht es internen Agenten, alle Dateien anzuzeigen.
Teilnehmer Während der Signatur Abgeschlossene Vereinbarung
Absender Alle Dokumente Alle Dokumente
Interner Empfänger Alle Dokumente Alle Dokumente
Externer Empfänger Zugewiesene Dokumente Alle Dokumente
Interner CC-Teilnehmer Alle Dokumente Alle Dokumente
Externer CC-Teilnehmer Ohne Alle Dokumente

Wenn Sie vorhaben, handschriftliche Unterschriften zu akzeptieren, sollten Sie diese Option aktivieren. Beachten Sie jedoch, dass die LDV-Regeln nicht gelten, wenn eine handschriftliche Signatur erforderlich ist.

In allen Fällen, in denen eine handschriftliche Unterschrift involviert ist, werden die LDV-Regeln für diese Vereinbarung ausgesetzt.

LDV für handschriftliche Signatur
Teilnehmer Während der Signatur Abgeschlossene Vereinbarung
Absender Alle Dokumente Alle Dokumente
Interner Empfänger Alle Dokumente Alle Dokumente
Externer Empfänger Alle Dokumente Alle Dokumente
Interner CC-Teilnehmer Alle Dokumente Alle Dokumente
Externer CC-Teilnehmer Alle Dokumente Alle Dokumente

Verwenden der LDV mit der REST-API V6

Die REST-API V6 kann vom Absender verwendet werden, um Dokumenten explizit Sichtbarkeit zu gewähren.

Rest-API V6-Aufrufe ignorieren alle Dokumentsichtbarkeitseinstellungen in der Benutzeroberfläche, da der API-Aufruf die Einstellungen auf Konto-/Gruppenebene überschreibt.

Es wird einzig übernommen, dass der Absender eine Dokumentbezeichnung angeben muss, wenn er ein Formularfeld für einen bestimmten Empfänger angibt. 

Der REST API V6-Endpunkt POST /agreements hat drei Parameter, mit denen das Verhalten der Dokumentsichtbarkeit gesteuert werden kann.

AgreementInfo

Parametername Typ Erforderlich Beschreibung
documentVisibilityEnabled Boolescher Wert für Nein Optionaler Dokumentsichtbarkeitsparameter für die Vereinbarung. Dieser Parameter muss angegeben und auf „true“ gesetzt werden, um die Dokumentsichtbarkeit zu aktivieren.


ParticipantSetInfo

Parametername Typ Erforderlich Beschreibung
visiblePages Zeichenfolge[] Nein

Eine FileInfo.label-Liste, die für Teilnehmer in diesem Teilnehmersatz sichtbar gemacht werden soll.


CcInfo

Parametername Typ Erforderlich Beschreibung
visiblePages Zeichenfolge[] Nein Eine FileInfo.Label-Liste, die für Teilnehmer in diesem CC sichtbar gemacht werden soll.


HTTP-Statuscode

HTTP-Statuscode Grund Beschreibung
400 INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL Mindestens eine sichtbare Seitenbezeichnung im Teilnehmersatz ist ungültig.
400 INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL Mindestens eine sichtbare Seitenbezeichnung in CC ist ungültig.
403 DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED Die Option „Dokumentsichtbarkeit aktiviert“ ist auf „false“ gesetzt. Daher kann der Dateiinfoindex für keinen Teilnehmersatz oder kein CC angegeben werden.

Der REST API V6-Endpunkt GET /agreements/{agreementId} kann verwendet werden, um die Beziehung zwischen Teilnehmern und Dokumenten abzurufen.

AgreementInfo

Parametername Typ Beschreibung
documentVisibilityEnabled Boolescher Wert für Wenn dieser Wert auf „true“ gesetzt ist, wurde die Dokumentsichtbarkeit für diese Vereinbarung aktiviert.


ParticipantSetInfo

Parametername REST-Objekt Beschreibung
visiblePages Zeichenfolge[] Eine FileInfo.label-Liste, die für Teilnehmer in diesem Teilnehmersatz sichtbar gemacht werden soll.


CcInfo

Parametername REST-Objekt Beschreibung
visiblePages Zeichenfolge[]
Eine FileInfo.Label-Liste, die für Teilnehmer in diesem CC sichtbar gemacht werden soll.

Wenn GET /agreements/{agreementId} den Status CANCELLED aufweist, liegt dies möglicherweise an einem oder mehreren ungültigen Dokumentsichtbarkeitsparameterwerten.

Verwenden Sie GET /agreements/{agreementId}/events, um den Fehlergrund abzurufen.

Fehlermeldung Bedingung
fileInfoIndex <FileInfo-Index> fehlt in einem der participantSets, die die <Teilnehmer-E-Mail-Adresse> enthalten. <Label> muss als visiblePages für Teilnehmer <Teilnehmer-E-Mail-Adresse> angegeben werden.

Der obige Fehler wird mit dem Event.type-Wert AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM und Event.comment protokolliert.


Wissenswertes

Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit und Zertifikate für digitale Signaturen sind inkompatibel.

Wenn LDV aktiviert ist, wird das digitale Signaturobjekt aus der In-App-Authoring-Umgebung entfernt.

Wenn eine Vereinbarung mit einem digitalen Signaturfeld mit aktivierten LDV-Regeln gesendet wird, wird ein Fehler ausgelöst:

Das Feld für die digitale Signatur <Feldname> wird aufgrund der eingeschränkten Dokumentsichtbarkeit nicht unterstützt.

Wenn Benutzer-IDs die Datei anzeigen können, die das Anhangsfeld enthält, sind sie auch berechtigt, den Inhalt des Anhangs anzuzeigen.

Das Ersetzen eines Empfängers funktioniert ganz normal, allerdings gibt es eine Ausnahme:

  • Absender der Vereinbarung dürfen sich nicht selbst ersetzen, wenn sie als Empfänger mit einer nicht signierenden Rolle aufgeführt sind, und die Option Unterzeichner und CCs in meinem Konto sehen alle Dateien deaktiviert ist.

Wenn die Option Unterzeichner und CCs in meinem Konto sehen alle Dateien aktiviert ist:

  • Interne Empfänger können nur an einen anderen internen Benutzer delegieren.
  • Externe Empfänger dürfen nicht an einen internen Benutzer delegieren.
    • Wenn Sie dies versuchen, wird die Fehlermeldung ausgegeben, dass Ihr Kontoadministrator die Delegierung an diese Person nicht zulässt.

Die Dateien und Felder können (mit der Funktion „Vereinbarung ändern“) solange bearbeitet werden, bis die Vereinbarung von einem Teilnehmer angezeigt wurde.

LDV ist rollenunabhängig.

Sie müssen für nicht signierende Empfänger in jeder Datei, auf die diese Zugriff haben sollen, mindestens ein Feld platzieren.

Wenn einem Empfänger keine sichtbaren Dateien zugewiesen sind (weil keine Felder platziert wurden), wird ein Fehler ausgelöst:

Teilnehmer <E-Mail-Adresse> (<Teilnehmerrolle>) hat kein sichtbares Dokument

Mega Sign funktioniert genauso wie andere Vereinbarungen.

Damit Webformulare und LDV gemeinsam funktionieren, muss eine Back-End-Einstellung angepasst werden.

Wenden Sie sich an Ihren Success Manager, um diese Funktion zu aktivieren.

Wenn diese Option aktiviert ist, funktionieren Webformulare wie andere Vereinbarungen auch.

Wenn eine Vereinbarung gesendet wird, muss mindestens ein erforderliches (nicht optionales oder bedingtes) Signaturfeld für jeden Empfänger mit einer Signaturrolle vorhanden sein.

Wenn für einen oder mehrere Unterzeichner kein erforderliches Signaturfeld vorhanden ist, wird am Ende der Vereinbarung eine zusätzliche Seite mit einem Signaturblock für jeden Unterzeichner hinzugefügt (wodurch alle Unterzeichner diese letzte Seite anzeigen können).