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Benutzer zu mehreren Gruppen zuweisen

 

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Wenn Benutzer Vereinbarungen von mehr als einer Gruppe senden können, können Administratoren Bibliotheksvorlagen, Empfängerauthentifizierung und Signaturanforderungen eng mit einer Gruppe verknüpfen. So wird die Art der Gruppe durch den Workflow und nicht durch die Benutzer in der Gruppe definiert.

Übersicht

Wenn eine Vereinbarung erstellt wird, sind es die Einstellungen auf Gruppenebene, die weitgehend die verfügbaren Assets (Vorlagen/Workflows) und die vom System bestimmten Eigenschaften der Vereinbarung (Branding, Rollen für Empfängerinnen und Empfänger, Authentifizierungsmethoden, PDF-Sicherheit/Aufbewahrung usw.) festlegen.

Durch die Zugehörigkeit zu nur einer Gruppe sind Benutzer auf einen Satz von Standardvorgaben, eine Reihe von Vorlagen und Workflows und ein Konzept der Signatur-Compliance beschränkt.

Wenn Benutzern der Zugriff auf mehrere Gruppen gewährt wird, können Administratoren Gruppen als mehr als eine Sammlung von Benutzern betrachten. Gruppen können als Umgebung für spezifische Anforderungen an das Signieren von Dokumenten gesehen werden, auf die Benutzer Zugriff erhalten.

So kann beispielsweise eine Gruppe für Inhalte mit sehr strengen Compliance-Regeln hinsichtlich Signatur und Verteilung erstellt werden und eine andere für interne Workflows und Vorlagen mit einem geringen Maß an Authentifizierung. Ein Benutzer, der beiden Gruppen zugewiesen ist, kann auf alle Ressourcen für jede Gruppe zugreifen.

Administratoren auf Gruppenebene können auch mehr als eine Gruppe verwalten, was die praktische Benutzerfreundlichkeit dieser Administratorrolle verbessert.

Hinweis:

Dieses Dokument hebt Änderungen an der Benutzeroberfläche und an Funktionen hervor, die sich durch UMG (Benutzer in mehreren Gruppen) für Benutzer ergeben. Außerdem werden Überlegungen aufgeführt, die von Administratoren bei einer Migration zu UMG beachtet werden sollten.

Voraussetzungen

  • Nur Enterprise- und Business-Konten können nutzende Personen in mehreren Gruppen aktivieren.
  • Stelle sicher, dass deine Netzwerksicherheit den Zugriff auf Acrobat Sign-Endpunkte explizit zulässt
  • Die aktuelle Version der Seiten Benutzerdefinierte Workflows, Start und Verwalten muss für das Konto aktiviert sein.
    • Wenn du das Konto änderst, um Benutzer in mehreren Gruppen zuzulassen, werden automatisch die neuen Seitenversionen aktiviert (falls dies nicht bereits der Fall ist) und die Optionen zum Zurückkehren zur alten Schnittstelle werden deaktiviert.  Dazu gehören auch die Links zum Wechseln.
      • Ältere Versionen der Seiten Workflow/Start/Verwalten unterstützen keine Benutzer in mehreren Gruppen.
      • Durch Deaktivierung von UMG wird deine Start/Verwalten-Seite nicht zurückgesetzt.
  • Prüfe alle von Acrobat Sign unterstützten Integrationen, benutzerdefinierten API-Entwicklungen und/oder Integrationen von Drittanbietern in einem Entwicklerkonto, um ihre Funktionalität sicherzustellen.

Primäre Gruppe

Allen Benutzern unter den UMG-Regeln wird eine „primäre Gruppe“ zugewiesen.  Die primäre Gruppe ist:

  • die Standardgruppe, die der Benutzer beim Aufrufen der Seite Senden lädt;
  • die Gruppe, die Berechtigungen zum Signieren und Parameter von Benutzern definiert, wenn eine Vereinbarung an ihre E-Mail-Adresse gesendet wird;
  • die Gruppe, auf die verwiesen wird, wenn eine Einstellung auf Gruppenebene erforderlich ist und UMG der anfragenden Quelle nicht bekannt ist.
    • Beispiel: Acrobat Sign-Integrationen können mehrere Versionen umfassen. Ältere Versionen, denen UMG nicht bekannt ist, benötigen einen Standardwert, auf den verwiesen wird, und das wäre die primäre Gruppe.

Gruppenzugehörigkeit von Elementen

Vereinbarungen, Webformulare und Massenversand-Ereignisse, die vor der Aktivierung von UMG erstellt wurden, sind nur mit der ID des erstellenden Benutzers verknüpft.

Vereinbarungen, Webformulare und Massenversand-Ereignisse, die nach der Aktivierung von UMG erstellt wurden, sind außer mit der ID des erstellenden Benutzers auch mit der ID der Gruppe verknüpft, die die Elemente erstellt hat.

In der Praxis bedeutet dies, dass die vor der Aktivierung von UMG erstellten Elemente mit dem Benutzer verschoben werden, wenn du die primäre Gruppe des Benutzers änderst. Benutzer, die die Gruppe (über die Kontofreigabe) anzeigen, sehen diese Elemente nicht mehr, wenn der Benutzer aus der freigegebenen Gruppe entfernt wird.

Elemente, die nach der Aktivierung von UMG erstellt werden, bleiben mit der Gruppe verknüpft. Benutzer, die die Gruppe anzeigen, sehen weiterhin die in der Gruppe erstellten Elemente, nachdem der erstellende Benutzer in eine neue primäre Gruppe verschoben wurde.

Aktivieren der Option für Benutzer mit mehreren Gruppen

Die Aktivierung oder Deaktivierung von UMG kann nur über einen Administrator auf Kontoebene erfolgen. Anweisungen zum Upgrade deines Kontos findest du in diesem Artikel.

Das Zurücksetzen von UMG ist möglich, hat aber die folgenden erwähnenswerten Auswirkungen:

  • Alle Admin-Markierungen auf der Ebene Gruppe werden gelöscht.
    • Admin-Markierungen auf Kontoebene sind nicht betroffen.
    • Administratoren auf Gruppenebene können wieder Berechtigungen für ihre dedizierten Gruppen erhalten.
  • Für alle Benutzer gilt ausschließlich ihre primäre Gruppe.
Hinweis:

Ein Benutzer kann maximal 100 Gruppen angehören.

Unterschiede auf Benutzerebene

Änderungen auf Benutzerebene sind allgemein. Alle Benutzer, die sich bei Acrobat Sign anmelden können, sehen die folgenden Änderungen:

Unterschiede für Administratoren auf Gruppenebene

Diese Schnittstellenänderungen sind nur für die Administratoren des Kontos beobachtbar (wie von den Admin-Kontrollen auf Kontoebene zugelassen):

Die Rolle des Administrators auf Gruppenebene wurde erheblich verbessert. Ein Benutzer kann der Administrator für mehrere Gruppen sein und er muss nicht der Administrator aller Gruppen sein, denen er angehört.

Administratoren auf Gruppenebene in mehreren Gruppen können Dokumente und Workflows für größere Teams besser verwalten und Berichte zu den Inhalten mehrerer Gruppen erstellen, ohne dass sie Zugriff auf den vollständigen Datensatz für das Konto haben.

Unterschiede für Administratoren auf Kontoebene

Nur Administrierende auf Kontoebene haben Zugriff auf die folgenden Elemente:

Unterschiede für Administratoren auf Datenschutzebene

Admin-Tools auf Datenschutzebene werden derzeit nicht durch die UMG-Einstellungen geändert.

API-Unterschiede

Hinweis:

Nur v6 der REST API wird hinsichtlich UMG aktualisiert.

Die Legacy-SOAP-API wird nicht aktualisiert, um UMG zu integrieren.

Die Verwendung von SOAP-APIs oder v5 REST (und älter) funktioniert ohne Berücksichtigung von UMG und es gilt die primäre Gruppe des Benutzers.

v6 REST API-Endpunkte, die im Kontext einer bestimmten Gruppe ausgeführt werden, wurden um eine optionale Gruppen-ID erweitert. Diese kann als Abfrageparameter, Header oder als Teil des Textkörpers an eine Anfrage übergeben werden.

Dieser Parameter ist optional. Wenn er nicht angegeben wird, gilt standardmäßig die primäre Gruppe des Benutzers.

Gruppenspezifische Aktionen sind in zwei Kategorien unterteilt:

  • Benutzerverwaltung
  • CRUD-Vorgänge für Ressourcen

In Bezug auf die Benutzerverwaltung können mehrere Gruppenmitgliedschaften in einem API-Aufruf verwaltet werden. Außerdem wurde das Sicherheitsmodell hinsichtlich der Möglichkeiten für Gruppenadministratoren erweitert. So wird sichergestellt, dass Gruppenadministratoren keine Änderungen an Gruppen außerhalb ihrer Reichweite vornehmen können.

Hinsichtlich der Ressourcenvorgänge gibt es einen zusätzlichen Gruppen-ID-Parameter für Anfrage-/Antwortmodelle, der einen Gruppenkontext für Vereinbarungen, Webformulare und Massenversand-Ereignisse bereitstellt.

Der Gruppen-ID-Parameter wird nur in der v6 REST-API hinzugefügt. Versionen vor v6 REST verwenden die primäre Gruppe für Abwärtskompatibilität.


INVALID_GROUP_ID

Ein allgemeiner Fehlerantwortcode INVALID_GROUP_ID wird ausgelöst, wenn:

  • die identifizierte Gruppe nicht gefunden wurde,
  • der identifizierte Benutzer kein Mitglied der angegebenen Gruppe ist,
  • die Funktion deaktiviert ist und die Gruppen-ID nicht mit der primären Gruppe des Benutzers übereinstimmt.

Wenn UMG nicht aktiviert ist, verhalten sich alle vorhandenen Endpunkte wie zuvor. Die primäre Gruppe des Benutzers wird als einzige gültige Gruppenmitgliedschaft verwendet. Wenn eine andere Gruppen-ID an einen Endpunkt übergeben wird, wird INVALID_GROUP_ID zurückgegeben.

Benutzer zu mehreren Gruppen zuweisen

Das Hinzufügen eines Benutzers zu mehreren Gruppen erfolgt auf eine von zwei Arten:

Vereinbarungen erstellen

Die UMG-Regeln sind zu Beginn der Erstellung einer neuen Vereinbarung zu beachten.

Wenn ein Benutzer den Prozess startet, indem er eine Vorlage oder einen Workflow auf der Startseite unter Aus Bibliothek starten auswählt, muss der Benutzer zuerst die Gruppe festlegen. Dann kann eine Vorlage/ein Workflow aus den innerhalb der Gruppe verfügbaren Optionen ausgewählt werden.

Wenn du eine Vorlage/einen Workflow auswählst und auf Start klicken, wird die Seite Senden geöffnet, auf der der Benutzer die Konfiguration abschließen kann.

Hinweis:

Wenn Benutzer die Vereinbarung über eine Vorlage oder einen Workflow auf Gruppenebene starten, wird der Gruppenwert auf der Seite Senden eingefügt und die Option zum Bearbeiten der Gruppe wird unterdrückt.

Wenn ein Workflow/eine Vorlage auf Kontoebene ausgewählt wird, hat der Absender die Möglichkeit, den Gruppenwert auszuwählen.

Vereinbarung über Vorlage oder Workflow starten

 

Wenn der Benutzer den Prozess von der Seite Senden startet, definiert die Dropdown-Liste Senden von die Gruppe, der die Vereinbarung zugeordnet ist.

Durch Auswahl der Gruppe wird die Vereinbarung auf die Bibliotheksvorlagen beschränkt, die für die ausgewählte Gruppe verfügbar sind.

Wenn du die Gruppe änderst, werden die auf die Vereinbarung angewendeten Eigenschaften geändert.  Dadurch wird die Seite aktualisiert und eingegebene Inhalte auf Feldebene gehen verloren.

Vereinbarung über „Senden“ starten

Custom Workflow Designer

Die Erstellung und Verwaltung benutzerdefinierter Workflows ist bisher nicht von den UMG-Regeln betroffen:

  • Workflows, die einer Gruppe zugewiesen sind, können nur von einem Administrator (Gruppen- oder Kontoebene) bearbeitet werden, dessen primäre Gruppe auf dieselbe Gruppe eingestellt ist, der der Workflow zugeordnet ist.
  • Workflows, die der Kontoebene zugewiesen sind, können nur von einem Administrator auf Kontoebene bearbeitet werden (unabhängig von der primären Gruppe).

Bei zukünftigen Aktualisierungen erhalten Administratoren Schnittstellenoptionen, um von ihnen erstellte Workflows einzelnen Gruppen zuzuordnen, für die sie Administratorrechte haben, unabhängig von ihrer primären Gruppe.

Bibliotheksvorlagen erstellen und verwalten

Beim Erstellen einer wiederverwendbaren Bibliotheksvorlage unter den UMG-Regeln ist ein zusätzlicher Schritt erforderlich, wenn die Berechtigung auf Gruppenebene für den Zugriff auf die Vorlage erteilt wird.

Du musst die Gruppe definieren, der die Bibliotheksvorlage zugeordnet ist. 

  • Dies geschieht in einem Untermenü, wenn du die Berechtigung Wer kann diese Vorlage verwenden auswählst:
Hinweis:

Der ursprüngliche Benutzer, der eine Vorlage erstellt, gilt als „Eigentümer“ dieser Vorlage. 

Der Eigentümer ist immer zum Senden oder Bearbeiten der Vorlage berechtigt. Es spielt keine Rolle, welche Berechtigungsebene der Eigentümer hat oder ob der Eigentümer mit der Gruppe verknüpft ist, der die Vorlage zugänglich gemacht wird.

Bibliotheksvorlage erstellen

Vorhandene Bibliotheksvorlagen verwalten

Du kannst die Eigenschaften vorhandener Bibliotheksvorlagen über die Seite „Verwalten“ bearbeiten.

Öffne die Vorlage zur Bearbeitung. Wenn die Vorlage für einen Benutzer in der Gruppe freigegeben ist, kann der Editor die Gruppenzuordnung ändern:

Eigenschaften einer Vorlage bearbeiten

Hinweis:

Die Änderung der Gruppenzuordnung wirkt sich nicht auf die Gruppenzugehörigkeit für bereits erstellte Vereinbarungen aus.

Webformulare erstellen und verwalten

Das Erstellen eines Webformulars unter den UMG-Regeln umfasst einen weiteren Schritt.

Du musst die Gruppe definieren, der das Webformular zugeordnet ist.  Dies erfolgt ganz oben auf der Seite.

  • Lege zuerst den Gruppenwert fest, da die Änderung der Gruppe die Seite zurücksetzt und alle Inhalte auf Feldebene löscht.
Webformular erstellen

Vorsicht:

Die zugehörige Gruppe kann nach der Erstellung des Webformulars nicht mehr geändert werden.

Vorhandene Webformulare verwalten

Die UMG-Regeln wirken sich nicht auf die Verwaltung vorhandener Webformulare aus (da die zugehörige Gruppe nicht bearbeitet werden kann).

Berichte für das Webformular können vom Ersteller oder einem Administrator mit Berechtigung für die Berichtsdaten in der Gruppe ausgeführt werden.

Inhalte freigeben

Die Freigabe einer individuellen Vereinbarung oder Vorlage wird durch die UMG-Regeln nicht beeinträchtigt.

Konten, die die standardmäßige Kontofreigabe verwenden (nur Freigabe von Benutzer zu Benutzer ), sind von den UMG-Regeln nicht betroffen.

Erweiterte Kontofreigabe ermöglicht die gemeinsame Nutzung zwischen Benutzern, zwischen Gruppen sowie zwischen Benutzern und Gruppen:

 

Dokumentenaufbewahrung/DSGVO

Es werden keine Änderungen am DSGVO-Toolset in Bezug auf die UMG-Änderungen erwartet.

Integrationen

Alle Enterprise-Konten können UMG aktivieren, selbst wenn eine (oder mehrere) Integrationen konfiguriert sind.

Folgende Integrationen unterstützen aktuell UMG-Parameter:

  • Salesforce
  • Power Automate
  • Microsoft 365 (Teams, Outlook, Word/PowerPoint)

Bei Nutzenden, die Vereinbarungen über eine Integration senden, die nicht UMG-fähig sind, wird nur ihre primäre Gruppe erfasst und die Sendeparameter entsprechen den Einstellungen dieser primären Gruppe.

 

API – REST v6

Bei vielen REST v6 API-Endpunkten wurde der Methode ein optionaler Parameter für die Gruppen-ID hinzugefügt.

Derzeit wird erwartet, dass jeder vorhandene REST v6 API-Aufruf weiterhin funktioniert, unabhängig davon, ob UMG aktiviert ist oder nicht.

Frühere API-Versionen (sowohl SOAP als auch REST) funktionieren weiterhin wie erwartet und verstehen den Benutzer nur als Mitglied seiner primären Gruppe.

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