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Aktivieren von Benachrichtigungen ohne Links

 

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Ermögliche es deinem Konto oder deiner Gruppe, Vereinbarungs-E-Mails an Empfangende ohne aktive Links zu senden.

Übersicht

Administrierende können ihr Konto oder ihre Gruppe so konfigurieren, dass Vereinbarungs-E-Mails ohne aktive Hyperlinks an die Empfangenden gesendet werden. Stattdessen erhält die empfangende Partei reine Textanweisungen mit einer URL und einem Zugriffscode, der mit der interaktiven Vereinbarung verknüpft ist. Wenn diese Funktion aktiviert wird, wird sowohl die E-Mail-Vorlage Überprüfen und signieren als auch die Vorlage Erinnerung aktualisiert.

Diese Konfiguration kann wünschenswert sein, wenn die Einhaltung von Vorschriften verlangt, dass keine aktiven Links einbezogen werden dürfen, wenn der Zugriff auf signierbares Material gewährt wird. 

Die Eingabe des Zugriffscodes ersetzt nur die Auswahl des Hyperlinks in der herkömmlichen E-Mail-Vorlage. Sobald der Zugriffscode verifiziert ist, muss die empfangende Partei die Nutzungsbedingungen akzeptieren, alle konfigurierten Authentifizierungsmethoden abschließen und die Aktionen für die Vereinbarung wie im herkömmlichen Prozess abschließen.

Die Benachrichtigung ohne Links ist in der neuen und klassischen Version der Oberfläche Signatur anfordern verfügbar.

Verfügbarkeit:

Die Funktion zur Benachrichtigung ohne Links ist für Business- und Enterprise-Lizenz-Abos verfügbar.

Konfigurationsumfang:

Die Funktion zur Benachrichtigung ohne Links kann auf Konto- und auf Gruppenebene aktiviert werden.

Du kannst auf die Optionen für diese Funktion zugreifen, indem du zu E-Mail-Einstellungen > Benachrichtigungen ohne Links aktivieren navigierst.

Verwendung

Die Aktivierung der Einstellung hat keine Auswirkungen auf die sendenden Parteien. Das Senden erfolgt über dieselben Prozesse und Arbeitsabläufe wie zuvor. Es werden einzig Änderungen an der E-Mail-Vorlage vorgenommen, die an die empfangenden Parteien gesendet wird.

Empfangende greifen auf die Vereinbarung zu, indem sie die Anweisungen in der E-Mail befolgen.

  1. Du erhältst eine E-Mail zum Überprüfen und Signieren einer Vereinbarung.

    Diese E-Mail enthält drei wichtige Elemente:

    A. Die URL der Seite, die den Zugriffscode akzeptiert
    B. Die E-Mail-Adresse der empfangenden Partei
    C. Der Zugriffscode

    E-Mail-Text mit hervorgehobenem Zugriffscode für die Vereinbarung

    Hinweis:

    Erinnerungs-E-Mails haben ein ähnliches Format und enthalten ebenfalls die drei Elemente in Textform, die den Zugriff auf die Vereinbarung möglichen.

  2. Kopiere die URL und füge sie in eine neue Browser-Registerkarte ein, um die Seite Auf dein Dokument zugreifen zu öffnen.

  3. Gib die E-Mail-Adresse der empfangenden Partei und den Zugriffscode ein (mittels Kopieren und Einfügen).

    Wähle Senden aus.

    Die Seite „Auf dein Dokument zugreifen“ mit den ausgefüllten Feldern für die E-Mail-Adresse und den Zugriffscode

  4. Die Seite wird aktualisiert und enthält nun die Schaltfläche Überprüfen und Signieren sowie optional die Schaltfläche Delegieren (wenn die Delegierung für die empfangende Partei aktiviert ist).

    Die Optionen werden mit den Schaltflächen „Überprüfen und Signieren“ und „Delegieren“ angezeigt.

    Durch Auswahl der Schaltfläche Überprüfen und Signieren wird die empfangende Partei zur Umgebung für elektronische Signaturen geleitet und aufgefordert, die Nutzungsbedingungen zu akzeptieren oder die Authentifizierung auszulösen (abhängig von den Vereinbarungseinstellungen).

    Die Auswahl der Schaltfläche Delegieren öffnet die Delegierungsseite, sodass die empfangende Partei die Signaturberechtigung ordnungsgemäß an eine andere Partei delegieren kann.

    Die empfangende Partei gibt Folgendes ein:

    • Die E-Mail-Adresse der Person, die die Vereinbarung abschließen soll
    • Bei Bedarf eine Nachricht an die delegierte Person mit Erläuterungen zur Vereinbarung

    Sobald die Delegierung konfiguriert ist, wählt die empfangende Partei die Schaltfläche Delegieren aus, um den Delegiervorgang auszuführen.

    Ein Delegierungs-Popup-Fenster mit ausgefülltem Feldinhalt

    Sobald die Delegierung vom System akzeptiert wurde, wird eine Erfolgsmeldung angezeigt.

    Die Erfolgsmeldung, nachdem die Delegierung erfolgreich akzeptiert wurde

    Die neue delegierte Person erhält sofort die E-Mail Überprüfen und Signieren mit einem neuen Zugriffscode und der Nachricht der delegierenden Person.

Best Practices

Das Verfahren per Zugriffscode ist zwar nicht sonderlich komplex, doch bereitet es den Empfangenden mehr Mühe als die einfache Auswahl eines Hyperlinks. Kunden sollten diese Funktion nur aktivieren, wenn sie einen Compliance-bezogenen Grund dafür haben.

Konfiguration

Du kannst auf die Optionen für diese Funktion zugreifen, indem du zu Sicherheitseinstellungen > Benachrichtigungen ohne Links aktivieren navigierst.

Seite „E-Mail-Einstellungen“ mit hervorgehobenen Steuerelementen für die Option „Benachrichtigungen ohne Links aktivieren“

Audit-Bericht und Aktivitätsliste

Die mit einem Zugriffscode gesendeten E-Mails werden explizit im Audit-Bericht aufgeführt.

Der Audit-Bericht, in dem die gesendeten E-Mail-Ereignisse hervorgehoben sind, die den Zugriffscode ausweisen

Hinweis:

In der Aktivitätsliste für die Vereinbarung wird nicht angegeben, dass die Vereinbarungs-E-Mail mit einem Zugriffscode gesendet wurde.

Wissenswertes

  • Wenn eine neue Erinnerungs-E-Mail für eine Vereinbarung ausgelöst wird, wird diese Einstellung ausgewertet und die richtige Vorlage ausgewählt. Wenn sich die Einstellung ändert und neue Erinnerungen ausgelöst werden, wird der neue Einstellungswert berücksichtigt und die entsprechende Vorlage bereitgestellt.
  • Benachrichtigungen ohne Links können in Selbstdefinierten E-Mail-Vorlagen unterstützt werden.
  • Bei Konten, bei denen die Missbrauch melden-Links aktiviert sind, wird die zugehörige Druckversion der URL in der Fußzeile der E-Mail angezeigt.
URL ohne Links für die Meldung von Missbrauch in der Fußzeile der E-Mail

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