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Crear cuentas de servicio para enviar acuerdos bajo una entidad funcional

 

Guía de Adobe Acrobat Sign

Novedades

  1. Notas previas a la versión
  2. Notas de la versión
  3. Notificaciones importantes

Introducción

  1. Guía de inicio rápido para administradores
  2. Guía de inicio rápido para usuarios
  3. Para desarrolladores
  4. Biblioteca de tutoriales de vídeo
  5. Preguntas frecuentes

Administrar

  1. Información general sobre Admin Console
  2. Administración de usuarios
    1. Agregación de usuarios
      1. Agregar un usuario
      2. Añadir usuarios en bloque
      3. Añadir usuarios desde el directorio
      4. Añadir usuarios desde MS Azure Active Directory
    2. Crear usuarios centrados en funciones
      1. Cuentas técnicas - basadas en API
      2. Cuentas de servicio - Manejadas manualmente
    3. Buscar usuarios con errores de aprovisionamiento
    4. Cambiar nombre/dirección de correo electrónico
    5. Editar los miembros del grupo de un usuario
    6. Editar los miembros del grupo de un usuario a través de la interfaz de grupo
    7. Promover un usuario a una función de administrador
    8. Tipos de identidad de usuario y SSO
    9. Cambiar identidad de usuario
    10. Autenticar usuarios con MS Azure
    11. Autenticar usuarios con la federación de Google
    12. Perfiles de productos
    13. Experiencia de inicio de sesión 
  3. Configuración de cuenta/grupo
    1. Descripción general de configuración
    2. Configuración global
      1. Nivel de cuenta e ID
      2. Nueva experiencia de destinatario
      3. Flujos de trabajo de firma automática
      4. Enviar en bloque
      5. Formulario web
      6. Flujos de trabajo de envío personalizado
      7. Flujos de trabajo de Power Automate
      8. Documentos de la biblioteca
      9. Recopilar los datos de formularios con acuerdos
      10. Visibilidad limitada de los documentos
      11. Adjuntar una copia de PDF del acuerdo firmado
      12. Incluir un vínculo en el correo electrónico
      13. Incluir una imagen en el correo electrónico
      14. Los archivos adjuntos a correos electrónicos recibirán el nombre
      15. Adjuntar informe de auditoría a documentos
      16. Combinar varios documentos en uno solo
      17. Descargar documentos individuales
      18. Carga de un documento firmado
      19. Delegación para usuarios de mi cuenta
      20. Permitir delegar a destinatarios externos
      21. Autoridad para firmar
      22. Autoridad para enviar
      23. Potestad para añadir sellos electrónicos
      24. Establecer la zona horaria predeterminada
      25. Establecer un formato de fecha predeterminado
      26. Usuarios en varios grupos (UMG)
        1. Actualizar para usar UMG
      27. Permisos de administrador de grupos
      28. Reemplazar destinatario
      29. Informe de auditoría
        1. Información general
        2. Permitir acceso no autenticado en la página de verificación de la transacción
        3. Incluir recordatorios
        4. Incluir eventos de vista
        5. Incluir recuento de páginas del acuerdo/archivos adjuntos
      30. Pie de página de la transacción
      31. Mensajería en el producto y guías
      32. PDF accesibles
      33. Nueva experiencia de creación
      34. Cliente sanitario
    3. Configuración de cuenta
      1. Añadir logotipo
      2. Personalizar el nombre de host/URL de la empresa    
      3. Agregar el nombre de empresa
      4. Redirección de URL posterior al acuerdo
    4. Preferencias de firma
      1. Firmas con el formato correcto
      2. Permitir a los destinatarios firmar mediante
      3. Los firmantes pueden cambiar su nombre
      4. Permitir que los destinatarios utilicen su firma guardada
      5. Condiciones de uso personalizadas y divulgación del cliente
      6. Desplazarse por los destinatarios en los campos del formulario
      7. Reiniciar flujo de trabajo del acuerdo
      8. Rechazo de la firma
      9. Permitir flujos de trabajo de Stamps
      10. Solicitar a los firmantes que proporcionen su Título o Empresa
      11. Permitir a los firmantes imprimir y colocar una firma escrita
      12. Mostrar mensajes al firmar electrónicamente
      13. Requerir a los firmantes usar un dispositivo móvil para crear su firma
      14. Solicitar la dirección IP de los firmantes
      15. Excluir el nombre y cargo de la empresa de los sellos de participación
    5. Firmas digitales
      1. Información general
      2. Descargar y firmar con Acrobat
      3. Firmar con firmas en la nube
      4. Incluir metadatos para proveedores de identidad
      5. Proveedores de firma en la nube restringidos
    6. Sellos electrónicos
    7. Identidad digital
      1. Puerta de enlace de identidad digital
      2. Política de comprobación de identidad
    8. Configuración de informes
      1. Nueva experiencia de informes
      2. Configuración de informes clásica
    9. Configuración de seguridad
      1. Configuración de inicio de sesión único
      2. Configuración de recordar usuario
      3. Política de contraseña para inicio de sesión
      4. Seguridad de la contraseña del inicio de sesión
      5. Duración de la sesión web
      6. Tipo de encriptación del PDF
      7. API
      8. Acceso a la información de usuarios y grupos
      9. Rangos de IP permitidos
      10. Uso compartido de cuenta
      11. Permisos de cuenta compartida
      12. Controles de uso compartido de acuerdos
      13. Verificación de la identidad del firmante
      14. Contraseña de firma de acuerdo
      15. Seguridad de la contraseña del documento
      16. Bloqueo de firmantes por geolocalización
      17. Autenticación telefónica
      18. Autenticación basada en conocimientos (KBA)
      19. Permitir la extracción de página
      20. Expiración del vínculo a documentos
      21. Cargar un certificado de cliente para webhooks/devoluciones de llamada
      22. Marca de hora
    10. Configuración de envío
      1. Mostrar página Enviar después de iniciar sesión
      2. Requerir el nombre del destinatario al enviar
      3. Bloquear valores de nombre para usuarios conocidos
      4. Funciones de destinatarios permitidos
      5. Permitir testigos electrónicos
      6. Grupos de destinatarios
      7. CCs
      8. Acceso del destinatario al acuerdo
      9. Campos obligatorios
      10. Adjuntar documentos
      11. Integración de campos
      12. Modificar acuerdos
      13. Nombre del acuerdo
      14. Idiomas
      15. Mensajes privados
      16. Tipos de firma permitidos
      17. Recordatorios
      18. Protección con contraseña de documentos firmados
      19. Enviar notificación de acuerdo a través de
      20. Opciones de identificación del firmante
        1. Información general
        2. Contraseña de firma
        3. Contraseña de un solo uso por correo electrónico
        4. Autenticación de Acrobat Sign
        5. Autenticación telefónica
        6. Firma digital basada en la nube
        7. Autenticación basada en conocimientos
        8. ID gubernamental
        9. Informes de identidad del firmante
      21. Protección de contenidos
      22. Habilitar transacciones de Notarize
      23. Caducidad del documento
      24. Vista previa, colocar firmas y añadir campos
      25. Orden de las firmas
      26. Liquid Mode
      27. Controles de flujo de trabajo personalizado
      28. Opciones de carga para la página de firma electrónica
      29. Redirección de la URL de confirmación tras la firma
    11. Plantillas de mensajes
    12. Configuración biofarmacéutica
      1. Información general
      2. Obligatoriedad de la autenticación de la identidad
      3. Motivos de firma
    13. Integración del flujo de trabajo
    14. Configuración de notarización
    15. Integración de pagos
    16. Mensajería de los firmantes
    17. Configuración de SAML
      1. Configuración de SAML
      2. Instalar el Servicio de federación de Microsoft Active Directory
      3. Instalar Okta
      4. Instalar OneLogin
      5. Instalar federación de identidades de Oracle
    18. Gobernanza de datos
    19. Configuración de marca de tiempo
    20. Archivo externo
    21. Idiomas de la cuenta
    22. Configuración de correo electrónico
      1. Imágenes de encabezado y pie de página del correo electrónico
      2. Permitir pies de página de correo electrónico de usuarios individuales
      3. Personalizar el correo electrónico de Firma solicitada
      4. Personalizar los campos “Para” y “CC”
      5. Habilitar notificaciones sin enlaces
      6. Personalice plantillas de correo electrónico
    23. Migración de echosign.com a adobesign.com
    24. Configuración de las opciones para los destinatarios
  4. Orientación para los requisitos reglamentarios
    1. Accesibilidad
      1. Cumplimiento de accesibilidad
      2. Crear formularios accesibles con Acrobat para escritorio
      3. Crear AcroForms accesibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Información general sobre el RGPD
      2. Redactar a un usuario
      3. Redactar los acuerdos de un usuario    
    4. Título 21 del CFR, Parte 11, y EudraLex, anexo 11
      1. Paquete de validación del Título 21 del CFR, Parte 11
      2. Manual del Título 21 del CFR y EudraLex Anexo 11
      3. Análisis de las responsabilidades compartidas
    5. Clientes del sector sanitario
    6. Compatibilidad con IVES
    7. Acuerdos de "protección"
    8. Consideraciones de la UE y el Reino Unido
      1. Transacciones transfronterizas de la UE y el Reino Unido e IDAS
      2. Requisitos de HMLR para los títulos firmados electrónicamente
      3. El impacto del Brexit en las leyes de firma electrónica en el Reino Unido
  5. Descargar acuerdos en bloque
  6. Reivindicar un dominio 
  7. Vínculos de notificación de abuso

Enviar, firmar y administrar acuerdos

  1. Opciones de destinatario
    1. Cancelar un recordatorio por correo electrónico
    2. Opciones de la página de firma electrónica
      1. Información general de la página de firma electrónica
      2. Abrir para leer el acuerdo sin campos
      3. Rechazar la firma de un acuerdo
      4. Delegar autorización de firma
      5. Reiniciar el acuerdo
      6. Descargar un PDF del acuerdo
      7. Ver el historial del acuerdo
      8. Ver los mensajes del acuerdo
      9. Conversión de una firma electrónica a una escrita
      10. Conversión de una firma escrita a una electrónica 
      11. Navegar por los campos de formulario
      12. Borrar los datos de los campos de formulario
      13. Ampliación y navegación por la página de firma electrónica
      14. Cambiar el idioma utilizado en las herramientas y la información del acuerdo
      15. Revisar los avisos legales
      16. Ajuste de las preferencias de cookies de Acrobat Sign
  2. Enviar acuerdos  
    1. Información general de la página Enviar
    2. Envía un acuerdo solo a ti
    3. Enviar un acuerdo a otros usuarios
    4. Firmas escritas
    5. Orden de firma de los destinatarios
    6. Enviar en bloque
      1. Descripción general de la función Enviar en bloque
      2. Enviar en lote: configurar una plantilla principal
      3. Enviar en lote: configurar con el archivo CSV
      4. Cancelación de una transacción Enviar en lote
      5. Añadir recordatorios a Enviar en lote
      6. Creación de informes para Enviar en lote
  3. Creación de campos en documentos
    1. Entorno de creación en la aplicación
      1. Detección automática de campos
      2. Arrastra y suelta campos con el entorno de creación
      3. Asignación de los campos de formulario a los destinatarios
      4. La función Rellenar previamente
      5. Aplicar campos con una plantilla de campos reutilizable
      6. Transferir campos a una nueva plantilla de biblioteca
      7. Entorno de creación actualizada al enviar acuerdos
    2. Creación de formularios y etiquetas de texto
    3. Creación de formularios con Acrobat (AcroForms)
      1. Creación de AcroForm
      2. Crear documentos PDF accesibles
    4. Campos
      1. Tipos de campo
        1. Tipos de campo comunes
        2. Imágenes en línea
        3. Imágenes de sello
      2. Aspecto del contenido del campo
      3. Validaciones de campo
      4. Valores de campos enmascarados
      5. Configuración de condiciones de mostrar/ocultar
      6. Campos calculados 
    5. Preguntas frecuentes sobre creación
  4. Firmar acuerdos
    1. Firmar los acuerdos que te envíen
    2. Rellenar y firmar
    3. Firma automática
  5. Gestionar acuerdos
    1. Información general de la página Administrar
    2. Acuerdos delegados
    3. Reemplazar destinatarios
    4. Limitar la visibilidad del documento 
    5. Cancelar un acuerdo 
    6. Crear nuevos recordatorios
    7. Revisar recordatorios
    8. Cancelación de un recordatorio
    9. Acceder a flujos de Power Automate
    10. Más acciones…
      1. Cómo funciona la búsqueda
      2. Ver un acuerdo
      3. Creación de una plantilla a partir de un acuerdo
      4. Ocultar/Mostrar acuerdos de la vista
      5. Cargar un documento firmado
      6. Modificar los archivos y campos de un acuerdo enviado
      7. Editar el método de autenticación de un destinatario
      8. Añadir o modificar una fecha de caducidad
      9. Añadir una nota al acuerdo
      10. Uso compartido de un acuerdo individual
      11. Anular uso compartido de un acuerdo
      12. Descargar un acuerdo individual
      13. Descarga de los archivos individuales de un acuerdo
      14. Descargar el informe de auditoría de un acuerdo
      15. Descargar el contenido del campo de un acuerdo
  6. Informe de auditoría
  7. Exportaciones de creación de informes y datos
    1. Información general
    2. Conceder a los usuarios acceso a la creación de informes
    3. Gráficos de informes
      1. Crear un informe nuevo
      2. Informes del acuerdo
      3. Informes de transacciones
      4. Informe de actividad de la configuración
      5. Editar un informe
    4. Exportaciones de datos 
      1. Para crear una nueva exportación de datos
      2. Exportación de datos de formularios web
      3. Edición de una exportación de datos
      4. Actualizar el contenido de exportación de datos
      5. Descargar la exportación de datos
    5. Cambio de nombre de un gráfico/exportación
    6. Duplicar un informe/exportación
    7. Programar un informe/exportación
    8. Eliminar un informe/exportación
    9. Comprobar uso de transacciones

Capacidades y flujos de trabajo de acuerdos avanzados

  1. Formularios web 
    1. Crear un formulario web
    2. Editar un formulario web
    3. Deshabilitación/habilitación de un formulario web
    4. Ocultación/descubrimiento de un formulario web
    5. Buscar la dirección URL o el código de script 
    6. Rellenar previamente los campos del formulario web con parámetros de URL
    7. Guardar un formulario web para completarlo más tarde
    8. Cambiar el tamaño de un formulario web
  2. Plantillas reutilizables (plantillas de la biblioteca) 
    1. Formularios del Gobierno de los EE. UU. en la biblioteca de Acrobat Sign
    2. Crear una plantilla de biblioteca
    3. Cambiar el nombre de una plantilla de biblioteca
    4. Cambiar el tipo de una plantilla de biblioteca
    5. Cambio del nivel de permisos de una plantilla de biblioteca
    6. Copiar, editar y guardar una plantilla compartida
    7. Descargar los datos de campos agregados para una plantilla de biblioteca
  3. Transferencia de la propiedad de formularios web y plantillas de biblioteca
  4. Flujos de trabajo de Power Automate 
    1. Información general sobre la integración de Power Automate y los derechos incluidos
    2. Habilitar la integración de Power Automate
    3. Acciones en contexto de la página Administrar
    4. Seguimiento del uso de Power Automate
    5. Crear un nuevo flujo (Ejemplos)
    6. Desencadenadores utilizados para flujos
    7. Importación de flujos desde fuera de Acrobat Sign
    8. Administrar flujos
    9. Editar flujos
    10. Compartir flujos
    11. Deshabilitar o habilitar flujos
    12. Eliminar flujos
    13. Plantillas útiles
      1. Solo administrador
        1. Guardar todos los documentos completados en SharePoint
        2. Guardar todos los documentos completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar todos los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar todos los documentos completados en Dropbox
        5. Guardar todos los documentos completados en Box
      2. Archivo de acuerdos
        1. Guarde los documentos completados en SharePoint
        2. Guardar los documentos completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar todos los documentos completados en Dropbox
        5. Guardar los documentos completados en Box
      3. Archivo de acuerdos del formulario web
        1. Guardar documentos de formulario web completados en la biblioteca de SharePoint
        2. Guardar documentos de formularios web completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar los documentos de formularios web completados en Box
      4. Extracción de datos del acuerdo
        1. Extraer datos de campos de formulario del documento firmado y actualizar la hoja de Excel
      5. Notificaciones del acuerdo
        1. Enviar notificaciones por correo electrónico personalizadas con el contenido del acuerdo y el acuerdo firmado
        2. Obtener notificaciones de Adobe Acrobat Sign en un canal de Teams
        3. Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Slack
        4. Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Webex
      6. Generación de acuerdos
        1. Generar el documento a partir del formulario de Power App y la plantilla de Word; enviar para firmar
        2. Generar un acuerdo a partir de una plantilla de Word en OneDrive y obtener la firma
        3. Generar un acuerdo para la fila de Excel seleccionada, enviar para revisión y firmar
  5. Flujos de trabajo de envío personalizado
    1. Información general del flujo de trabajo de envío personalizado
    2. Creación de un nuevo flujo de trabajo de envío
    3. Edición de un flujo de trabajo de envío
    4. Activar o desactivar un flujo de trabajo de envío
    5. Enviar un acuerdo con un flujo de trabajo de envío
  6. Compartir usuarios y acuerdos
    1. Compartir un usuario
    2. Compartir acuerdos

Integrar con otros productos

  1.  Introducción a las integraciones de Acrobat Sign 
  2. Acrobat Sign para Salesforce
  3. Acrobat Sign para Microsoft
    1. Acrobat Sign para Microsoft 365
    2. Acrobat Sign para Outlook
    3. Acrobat Sign para Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign para Teams
    5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps y Power Automate
    6. Conector de Acrobat Sign para Microsoft Search
    7. Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
  4. Otras integraciones
    1. Acrobat Sign para ServiceNow
    2. Acrobat Sign para HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign para SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign para Workday
    5. Acrobat Sign para NetSuite
    6. Acrobat Sign para VeevaVault
    7. Acrobat Sign para Coupa BSM Suite
  5. Integraciones gestionadas por socios
  6. Cómo se crea una clave de integración

Acrobat Sign Desarrolladores

  1. API REST 
    1. Documentación de métodos
    2. Guía de desarrollo/SDK
    3. Preguntas frecuentes sobre API    
  2. Webhooks 
    1. Introducción a Webhook
    2. Configurar un webhook nuevo
    3. Ver o editar un webhook
    4. Desactivar o reactivar un webhook
    5. Eliminar un webhook
    6. Certificados SSL bidireccionales
    7. Webhooks en la API

Soporte y solución de problemas

  1. Recursos de asistencia al cliente 
  2. Recursos de éxito de los clientes de empresa 

Cuentas de servicio de Adobe Acrobat Sign

Las cuentas de servicio son un vehículo que permite a los usuarios de una cuenta de nivel empresarial enviar acuerdos bajo la autorización de un ID de usuario generado explícitamente para ese fin (en lugar de utilizar su ID de usuario personal).

Por ejemplo, se puede crear una cuenta de servicio para enviar documentos legales. El perfil del usuario se puede diseñar para proporcionar un nombre funcional y una dirección de correo electrónico que identifiquen al departamento jurídico y no a un remitente individual. Todos los usuarios que necesiten enviar acuerdos de confidencialidad (por ejemplo) pueden ir a la cuenta de servicio legal y enviarlos bajo ese perfil, lo que proporciona a la transacción un aspecto más coherente y autoritativo. Además, los acuerdos de una naturaleza específica pueden limitarse al grupo de la cuenta de servicio, restringiendo todos los acuerdos de un tipo funcional a ese usuario en lugar de distribuirse por toda la base de usuarios.

Las cuentas de servicio están disponibles para los clientes empresariales que hayan habilitado el uso compartido avanzado y administren sus cuentas a través de Adobe Admin Console.

Tarjetas de producto de cuentas técnicas

Nota:

En el siguiente proceso se describe el uso de las Cuentas de servicio a las que acceden manualmente los usuarios desde el entorno de Acrobat Sign. Las organizaciones que deseen habilitar la API para enviar acuerdos en nombre de una parte centralizada deben consultar las cuentas técnicas de la documentación de la API.

Requisitos previos

Para habilitar una cuenta de servicio, su cuenta de Acrobat Sign deberá tener lo siguiente:

  • El servicio de ETLA de nivel empresarial
  • Administrar usuarios en Adobe Admin Console*.
  • El uso compartido avanzado de cuentas con los permisos de envío activados.
    • Usuarios en varios grupos (se recomienda muy especialmente).

*Nota sobre Adobe Admin Console

Adobe Admin Console proporciona un marco de trabajo para la administración de usuarios y la asignación de licencias. La mayoría de los clientes tienen una sola Admin Console.

Sin embargo, algunos clientes con requisitos de usuario/licencia complejos pueden tener varias Admin Console, lo que podría ocasionar confusión en un proceso como la creación de una cuenta de servicio, en el que una Admin Console puede controlar la administración de usuarios federados, y otro administra las licencias de Acrobat Sign.

Si sabe que tiene varias cuentas o no está seguro, lea lo siguiente:

El problema con varias Admin Console es asegurarse de que está en la consola correcta para las acciones que intenta realizar.

Para determinar si tiene varias Admin Console:

1. Inicie sesión en Admin Console.

2. En la esquina superior derecha de la consola, haga clic en el nombre de la organización.

Si tiene un menú desplegable con varias organizaciones, tiene varias Admin Console.

Lista desplegable de la organización de Admin Console

Si solo tiene una Admin Console, las operaciones de creación de usuarios y licencias se realizan en la misma organización y no tiene que preocuparse por cambiar de consola.

Si tiene varias Admin Console, dedique un momento a determinar qué organización gestiona la creación de usuarios federados y cuál es la encargada del aprovisionamiento de licencias de Acrobat Sign.

Las empresas con varias Admin Console pueden implementar Acrobat Sign desde más de una. Debe identificar a la Admin Console correcta en el que desea crear la cuenta de servicio.

Debe inspeccionar cada organización para determinar cuál debe contener la cuenta de servicio.

  1. Seleccione la organización.
  2. Seleccione Productos en el carril superior de opciones.
  3. Busque la tarjeta de productos Adobe Sign, Enterprise

A efectos del presente documento, recibirá el nombre de Admin Console con licencia. Es la organización donde se crea y administra su cuenta de servicio.

Tarjetas de producto de cuentas técnicas

Las organizaciones que utilizan la administración de usuarios federados deben cancelar la sincronización de la solución federada para crear la cuenta de servicio fuera del entorno federado.

Para ello, debe examinar cada organización para averiguar cuál controla los dominios que habilitan la relación de confianza federada. Varias Admin Console pueden Confiar en un dominio, pero solo una lo controla activamente.

  1. Seleccionar la organización
  2. Seleccione Configuración en el carril superior de opciones.
  3. Seleccione Identidad en el carril izquierdo de opciones.
  4. Si hay directorios en la lista con el Tipo Federated ID y el Estado es De confianza, haga clic en la fila en la que se encuentra el directorio para mostrar la organización propietaria.
Vaya a Identidad

La Organización propietaria es Admin Console correcto para manipular los controles de sincronización de Federated ID.

  • Se proporciona un correo electrónico para el administrador de la consola si no tiene acceso actualmente.

Si el Tipo es Federated ID y el Estado ,Activo, haga clic en Nombre del directorio para abrir la configuración del directorio.

Dominio activo

En la página de configuración, seleccione la pestaña Sincronizar , que abre la información de sincronización de IDP.

A efectos del presente documento, la denominaremos la sincronización federada de la Admin Console.  

Configuración de directorio: pestaña de sincronización

Nota:

Si no aparece la pestaña Sincronizar, es posible que su cuenta tenga una Global Admin Console a la que no tenga acceso.

Deberá ponerse en contacto con los administradores de Adobe internos para obtener acceso.

Las organizaciones que

  • usan herramienta de sincronización de usuarios (UST) para sincronizar automáticamente a los usuarios entre Adobe y su Active Directory
  • no permiten que los usuarios se agreguen o se generen manualmente en Acrobat Sign, 

deberá crear un grupo de “excepción” para todos los ID de usuario de la cuenta de servicio. Todos los ID de usuario de cuenta de servicio deben crearse en este grupo exento para garantizar que no se desactiven y que la sincronización automática de usuarios no elimine su licencia.

El grupo de excepciones debe configurarse como exento de la sincronización en la configuración de UST.

En los casos en los que Adobe aloje el UST en representación de la organización del cliente, el administrador del cliente deberá comunicar el Nombre del grupo al Success Manager, al administrador de cuentas técnicas o al representante de cuentas para que puedan trabajar con el equipo de soluciones de clientes de Adobe y asegurarse de que este grupo esté exento de la sincronización.

Información general

La creación de una cuenta de servicio es un proceso de varios pasos que requiere acceso de administrador a Adobe Acrobat Console y autorización del administrador de cuentas en Acrobat Sign.

El proceso requiere que el administrador realice lo siguiente:

  1. (Opcional) Crear un nuevo grupo en el sistema de Acrobat Sign.
    • La creación de un grupo dedicado para la cuenta de servicio permite una configuración muy estricta de las propiedades del acuerdo que puede ser demasiado estricta o diferente de otras configuraciones de grupo.
  2. Creación de una nueva cuenta de servicio en Adobe Admin Console.
    • Se crea una cuenta de servicio a la que otros usuarios pueden acceder (mediante el uso compartido avanzado de la cuenta) y enviar acuerdos.
  3. Compartir la cuenta de servicio con los usuarios y grupos a los que se debería permitir el uso de la cuenta de servicio.
    • Compartir la cuenta de servicio con otros usuarios y grupos permite a esos usuarios acceder a la cuenta de servicio y generar nuevos acuerdos que se enviarán bajo ese perfil de ID de usuario.

Considerar la posibilidad de generar un grupo único en Acrobat Sign para la aplicación

La adición de una cuenta de servicio a un grupo único permite que la función de la cuenta de servicio determine los parámetros de envío y firma del grupo, así como los flujos de trabajo, las plantillas y las funciones de informes disponibles.

En el ejemplo de una cuenta de servicio diseñada para las transacciones legales, el grupo puede definir el requisito de autenticación predeterminado, la fecha de caducidad, las partes de CC automáticas y las reglas de adjuntos de PDF, que probablemente no sean adecuadas para las transacciones de ventas.

Además, restringir las plantillas de biblioteca específicas al grupo de la cuenta de servicio garantiza que todos los acuerdos que utilicen esa plantilla estén asociados solo a la cuenta de servicio y no se distribuyan por toda la base de usuarios.

Para crear un grupo distinto:

  1. Inicie sesión en Acrobat Sign como administrador de nivel de cuenta.

  2. Vaya a la pestaña Grupos en el menú de administración.

  3. Haga clic en el icono de signo “más” para crear un grupo nuevo.

  4. Escriba un nombre intuitivo para el grupo (es decir, el nombre de la función para la que se crea la cuenta de servicio).

  5. Guarde el grupo.

    Creación de un grupo

  6. (Opcional) Abra el nuevo grupo y configure los valores predeterminados necesarios para el tipo de acuerdos que se van a enviar.

    1. Seleccione el nuevo grupo en la lista de grupos para mostrar la barra de acciones en la parte superior de la lista.
    2. Seleccione Configuración del grupo para abrir la configuración en el nivel de grupo.
    Acceder a la configuración de nivel de grupo

Nota:

Si su organización

  • usa la herramienta de sincronización de usuarios (User Sync Tool, UST) para sincronizar a los usuarios automáticamente entre Adobe y Active Directory
  • no permite que los usuarios se agreguen o creen manualmente en Acrobat Sign,

deberá crear un grupo de excepciones para que sea el grupo principal de todos los ID de usuario de la cuenta de servicio.

El nombre del grupo se agrega a la configuración de UST para garantizar que el proceso de sincronización no afecte a los ID de usuario, lo que provoca que se desactiven o se eliminen sus derechos.

Crear la nueva cuenta de servicio

Nota:

Antes de crear la nueva cuenta de servicio, debe identificar una dirección de correo electrónico que se puede utilizar para las respuestas o preguntas entrantes de los destinatarios. (p. ej., acuerdos_legales@mi_dominio.dom)

Para crear la nueva cuenta de servicio:

  1. Inicie sesión en su sincronización federada de la Admin Console como administrador.

  2. Vaya a ConfiguraciónIdentidad

    Seleccione un directorio para crear el nuevo usuario.

    Dominio activo

  3. Seleccione la pestaña sincronización.

  4. Seleccionar Ir a configuración

    Configuración de directorio: pestaña de sincronización

  5. Seleccione Habilitar edición.

    Cuando la edición está activada, Adobe Admin Console solo permite editar los datos del usuario dentro de Admin Console. El IdP no se actualiza con las ediciones.

    Cuenta técnica

    Nota:

    La edición permanecerá habilitada solo durante una hora o hasta que se desactive manualmente.

  6. Inicie sesión en Admin Console con licencia (si trabaja con varias Admin Console).

  7. Vaya a: Usuarios → Agregar usuario.

  8. Configure su nueva cuenta de servicio con:

    • Correo electrónico o nombre de usuario: utilice la dirección de correo electrónico con la que desea capturar los correos electrónicos de respuesta de los destinatarios.
    • Tipo de ID: Federated ID
    • Nombre/apellidos: este valor se utiliza en el sistema Acrobat Sign y se refleja en el informe de auditoría. Utilice un valor que proporcione contexto. Por ejemplo: Departamento jurídico
    • Nombre de usuario de SSO: utilice el mismo valor de correo electrónico.
    • País o región: seleccione el país o la región adecuados para su empresa.
    • Seleccione el perfil de productos de Acrobat Sign.
    • Establezca la función de usuarios en Usuario.

    Haga clic en Guardar cuando haya finalizado.

    Cuenta técnica

  9. Vuelva a iniciar sesión en Sync de directorio federado de la Admin Console para habilitar la sincronización de sus datos de IdP.

  10. Vuelva a Configuración → Identidad → {Directorio} → Sincronizar → Ir a Configuración.

    Haga clic en Deshabilitar edición para volver a habilitar la sincronización de datos con su IdP.

  11. La nueva cuenta de servicio se generará automáticamente en el sistema de Acrobat Sign.

Comparta la cuenta de servicio con los grupos o usuarios autorizados a utilizar la cuenta de servicio

Al crear un uso compartido en un grupo, se establece una conexión de uso compartido con todos los usuarios del grupo, lo que permite a los usuarios del grupo cambiar a la interfaz Cuenta de servicio y crear acuerdos.

Compartir directamente con un usuario establece una conexión únicamente con ese usuario.

  1. Inicie sesión en Acrobat Sign como administrador de nivel de cuenta.

  2. Vaya a la pestaña Usuarios en el menú de administración.

  3. Seleccione la cuenta de servicio en la lista de usuarios y, a continuación, seleccione Editar detalles de usuario de las acciones en la parte superior de la lista.

    Editar datos usuarios

  4. Seleccionar Estado de uso compartido en el menú de la barra de la izquierda.

    • Asegúrese de que la pestaña Cuenta de usuario compartida con está seleccionada.
    • Seleccione el icono “más”  para crear una nueva relación de uso compartido.
    Cuenta de usuario compartida con

  5. Seleccione el grupo o usuario con el que desea compartir la cuenta de servicio:

    1. Haga clic en el icono de tres líneas situado a la derecha del cuadro de búsqueda.
    2. Haga clic en el icono “más”  junto al grupo o usuario para seleccionarlo.
      • Se pueden agregar usuarios individuales expandiendo un grupo y luego seleccionando un usuario individual de ese grupo.
    3. Habilitar Envío bajo las Permiso adicional más allá de la visualización opciones.
    4. Haga clic en Guardar.
    Cuenta técnica

Probar la nueva cuenta de servicio

Para probar que los usuarios pueden acceder a la cuenta de servicio:

  1. Inicie sesión con cualquier usuario con el que la cuenta de servicio haya compartido su cuenta.

  2. Seleccione su nombre en la esquina superior derecha para mostrar el submenú de usuarios.

  3. Seleccionar Cambiar cuenta del menú.

    Una superposición muestra la lista de cuentas de usuario compartidas.  Seleccione la cuenta de servicio y haga clic en OK.

    Cambiar entre cuentas

  4. La vista de usuario se actualiza para mostrar la interfaz Cuenta de servicio.

    • Esto se puede identificar con el titular azul.

    Vaya a la página Enviar y envíese un acuerdo a sí mismo.

    • Tenga en cuenta que todas las plantillas asignadas directamente al grupo en el que se encuentra la cuenta de servicio están disponibles para su envío.
    Cuenta de usuario compartida

  5. El correo electrónico que reciba tendrá el formato adecuado para mostrar el nombre y la dirección de correo electrónico de la cuenta de servicio.

    Correo electrónico proxy

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