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Configurar reglas de gobernanza de datos

 

Guía de Adobe Acrobat Sign

Novedades

  1. Notas previas a la versión
  2. Notas de la versión
  3. Notificaciones importantes

Introducción

  1. Guía de inicio rápido para administradores
  2. Guía de inicio rápido para usuarios
  3. Para desarrolladores
  4. Biblioteca de tutoriales de vídeo
  5. Preguntas frecuentes

Administrar

  1. Información general sobre Admin Console
  2. Administración de usuarios
    1. Agregar un usuario
    2. Añadir usuarios en bloque
    3. Añadir usuarios desde el directorio
    4. Añadir usuarios desde MS Azure Active Directory
    5. Crear usuarios centrados en funciones
      1. Cuentas técnicas - basadas en API
      2. Cuentas de servicio - Manejadas manualmente
    6. Buscar usuarios con errores de aprovisionamiento
    7. Cambiar nombre/dirección de correo electrónico
    8. Editar los miembros del grupo de un usuario
    9. Editar los miembros del grupo de un usuario a través de la interfaz de grupo
    10. Promover un usuario a una función de administrador
    11. Tipos de identidad de usuario y SSO
    12. Cambiar identidad de usuario
    13. Autenticar usuarios con MS Azure
    14. Autenticar usuarios con la federación de Google
    15. Perfiles de productos
    16. Experiencia de inicio de sesión 
  3. Configuración de cuenta/grupo
    1. Descripción general de configuración
    2. Configuración global
      1. Nivel de cuenta e ID
      2. Flujos de trabajo de firma automática
      3. Enviar en bloque
      4. Formularios web
      5. Flujos de trabajo de envío personalizado
      6. Flujos de trabajo de Power Automate
      7. Documentos de la biblioteca
      8. Recopilar los datos de formularios con acuerdos
      9. Visibilidad limitada de los documentos
      10. Adjuntar una copia de PDF del acuerdo firmado
      11. Incluir un vínculo en el correo electrónico
      12. Incluir una imagen en el correo electrónico
      13. Los archivos adjuntos a correos electrónicos recibirán el nombre
      14. Adjuntar informe de auditoría a documentos
      15. Combinar varios documentos en uno solo
      16. Carga de un documento firmado
      17. Delegación para usuarios de mi cuenta
      18. Permitir delegar a destinatarios externos
      19. Autoridad para firmar
      20. Autoridad para enviar
      21. Potestad para añadir sellos electrónicos
      22. Establecer la zona horaria predeterminada
      23. Establecer un formato de fecha predeterminado
      24. Usuarios en varios grupos (UMG)
        1. Actualizar para usar UMG
      25. Permisos de administrador de grupos
      26. Reemplazar destinatario
      27. Informe de auditoría
        1. Información general
        2. Permitir acceso no autenticado en la página de verificación de la transacción
        3. Incluir recordatorios
        4. Incluir eventos de vista
        5. Incluir recuento de páginas del acuerdo/archivos adjuntos
      28. Mensajería en el producto y guías
      29. PDF accesibles
      30. Nueva experiencia de creación
      31. Cliente sanitario
    3. Configuración de cuenta
      1. Añadir logotipo
      2. Personalizar el nombre de host/URL de la empresa   
      3. Agregar el nombre de empresa
    4. Preferencias de firma
      1. Firmas con el formato correcto
      2. Permitir a los destinatarios firmar mediante
      3. Los firmantes pueden cambiar su nombre
      4. Permitir que los destinatarios utilicen su firma guardada
      5. Condiciones de uso personalizadas y divulgación del cliente
      6. Desplazarse por los destinatarios en los campos del formulario
      7. Rechazo de la firma
      8. Permitir flujos de trabajo de Stamps
      9. Solicitar a los firmantes que proporcionen su Título o Empresa
      10. Permitir a los firmantes imprimir y colocar una firma escrita
      11. Mostrar mensajes al firmar electrónicamente
      12. Requerir a los firmantes usar un dispositivo móvil para crear su firma
      13. Solicitar la dirección IP de los firmantes
      14. Excluir el nombre y cargo de la empresa de los sellos de participación
    5. Firmas digitales
      1. Información general
      2. Descargar y firmar con Acrobat
      3. Firmar con firmas en la nube
      4. Incluir metadatos para proveedores de identidad
      5. Proveedores de firma en la nube restringidos
    6. Sellos electrónicos
    7. Identidad digital
      1. Puerta de enlace de identidad digital
      2. Política de comprobación de identidad
    8. Configuración de informes
      1. Nueva experiencia de informes
      2. Configuración de informes clásica
    9. Configuración de seguridad
      1. Configuración de inicio de sesión único
      2. Configuración de recordar usuario
      3. Política de contraseña para inicio de sesión
      4. Seguridad de la contraseña del inicio de sesión
      5. Duración de la sesión web
      6. Tipo de encriptación del PDF
      7. API
      8. Acceso a la información de usuarios y grupos
      9. Rangos de IP permitidos
      10. Uso compartido de cuenta
      11. Permisos de cuenta compartida
      12. Controles de uso compartido de acuerdos
      13. Verificación de la identidad del firmante
      14. Contraseña de firma de acuerdo
      15. Seguridad de la contraseña del documento
      16. Bloqueo de firmantes por geolocalización
      17. Autenticación telefónica
      18. Autenticación basada en conocimientos (KBA)
      19. Permitir la extracción de página
      20. Expiración del vínculo a documentos
      21. Cargar un certificado de cliente para webhooks/devoluciones de llamada
      22. Marca de hora
    10. Configuración de envío
      1. Mostrar página Enviar después de iniciar sesión
      2. Requerir el nombre del destinatario al enviar
      3. Bloquear valores de nombre para usuarios conocidos
      4. Funciones de destinatarios permitidos
      5. Grupos de destinatarios
      6. Campos obligatorios
      7. Adjuntar documentos
      8. Integración de campos
      9. Modificar acuerdos
      10. Nombre del acuerdo
      11. Idiomas
      12. Mensajes privados
      13. Tipos de firma permitidos
      14. Recordatorios
      15. Protección con contraseña de documentos firmados
      16. Opciones de identificación del firmante
        1. Información general
        2. Contraseña de firma
        3. Contraseña de un solo uso por correo electrónico
        4. Autenticación de Acrobat Sign
        5. Autenticación telefónica
        6. Firma digital basada en la nube
        7. Autenticación basada en conocimientos
        8. ID gubernamental
        9. Informes de identidad del firmante
      17. Protección de contenidos
      18. Habilitar transacciones de Notarize
      19. Caducidad del documento
      20. Vista previa, colocar firmas y añadir campos
      21. Orden de las firmas
      22. Liquid Mode
      23. Controles de flujo de trabajo personalizado
      24. Opciones de carga para la página de firma electrónica
      25. Redirección de la URL de confirmación tras la firma
    11. Plantillas de mensajes
    12. Configuración biofarmacéutica
      1. Información general
      2. Obligatoriedad de la autenticación de la identidad
      3. Motivos de firma
    13. Integración del flujo de trabajo
    14. Configuración de notarización
    15. Integración de pagos
    16. Mensajería de los firmantes
    17. Configuración de SAML
      1. Configuración de SAML
      2. Instalar el Servicio de federación de Microsoft Active Directory
      3. Instalar Okta
      4. Instalar OneLogin
      5. Instalar federación de identidades de Oracle
    18. Gobernanza de datos
    19. Configuración de marca de tiempo
    20. Archivo externo
    21. Idiomas de la cuenta
    22. Configuración de correo electrónico
      1. Imágenes de encabezado y pie de página del correo electrónico
      2. Permitir pies de página de correo electrónico de usuarios individuales
      3. Personalizar el correo electrónico de Firma solicitada
      4. Personalizar los campos “Para” y “CC”
      5. Plantillas de correo electrónico personalizadas
      6. Habilitar notificaciones sin enlaces
    23. Migración de echosign.com a adobesign.com
    24. Configuración de las opciones para los destinatarios
  4. Orientación para los requisitos reglamentarios
    1. Accesibilidad
      1. Cumplimiento de accesibilidad
      2. Crear formularios accesibles con Acrobat para escritorio
      3. Crear AcroForms accesibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Información general sobre el RGPD
      2. Redactar a un usuario
      3. Redactar los acuerdos de un usuario    
    4. Título 21 del CFR, Parte 11, y EudraLex, anexo 11
      1. Paquete de validación del Título 21 del CFR, Parte 11
      2. Manual del Título 21 del CFR y EudraLex Anexo 11
      3. Análisis de las responsabilidades compartidas
    5. Clientes del sector sanitario
    6. Compatibilidad con IVES
    7. eOriginal protección para papel mobiliario electrónico
    8. Consideraciones de la UE y el Reino Unido
      1. Transacciones transfronterizas de la UE y el Reino Unido e IDAS
      2. Requisitos de HMLR para los títulos firmados electrónicamente
      3. El impacto del Brexit en las leyes de firma electrónica en el Reino Unido
  5. Descargar acuerdos en bloque
  6. Reivindicar un dominio 

Enviar, firmar y administrar acuerdos

  1. Enviar acuerdos  
    1. Información general de la página Enviar
    2. Envía un acuerdo solo a ti
    3. Enviar un acuerdo a otros usuarios
    4. Firmas escritas
    5. Orden de firma de los destinatarios
    6. Enviar en bloque
      1. Descripción general de la función Enviar en bloque
      2. Enviar en lote: destinatarios manuales
      3. Enviar en lote: carga de CSV
      4. Cancelación de una transacción Enviar en lote
      5. Añadir recordatorios a Enviar en lote
      6. Creación de informes para Enviar en lote
  2. Creación de campos en documentos
    1. Entorno de creación en la aplicación
      1. Detección automática de campos
      2. Arrastra y suelta campos con el entorno de creación
      3. Asignación de los campos de formulario a los destinatarios
      4. La función Rellenar previamente
      5. Aplicar campos con una plantilla de campos reutilizable
      6. Transferir campos a una nueva plantilla de biblioteca
      7. Entorno de creación actualizada al enviar acuerdos
    2. Creación de formularios y etiquetas de texto
    3. Creación de formularios con Acrobat (AcroForms)
      1. Creación de AcroForm
      2. Crear documentos PDF accesibles
    4. Campos
      1. Tipos de campo
        1. Tipos de campo comunes
        2. Imágenes en línea
        3. Imágenes de sello
      2. Aspecto del contenido del campo
      3. Validaciones de campo
      4. Valores de campos enmascarados
      5. Configuración de condiciones de mostrar/ocultar
      6. Campos calculados 
  1. Preguntas frecuentes sobre creación
  2. Firmar acuerdos
    1. Firmar los acuerdos que te envíen
    2. Rellenar y firmar
    3. Firma automática
  3. Gestionar acuerdos 
    1. Información general de la página Administrar
    2. Acuerdos delegados
    3. Reemplazar destinatarios
    4. Limitar la visibilidad del documento 
    5. Cancelar un acuerdo 
    6. Crear nuevos recordatorios
    7. Revisar recordatorios
    8. Cancelación de un recordatorio
    9. Más acciones…
      1. Cómo funciona la búsqueda
      2. Ver un acuerdo
      3. Creación de una plantilla a partir de un acuerdo
      4. Ocultar/Mostrar acuerdos de la vista
      5. Cargar un documento firmado
      6. Modificar los archivos y campos de un acuerdo enviado
      7. Editar el método de autenticación de un destinatario
      8. Añadir o modificar una fecha de caducidad
      9. Añadir una nota al acuerdo
      10. Uso compartido de un acuerdo individual
      11. Anular uso compartido de un acuerdo
      12. Descargar un acuerdo individual
      13. Descarga de los archivos individuales de un acuerdo
      14. Descargar el informe de auditoría de un acuerdo
      15. Descargar el contenido del campo de un acuerdo
  4. Informe de auditoría
  5. Exportaciones de creación de informes y datos
    1. Información general
    2. Conceder a los usuarios acceso a la creación de informes
    3. Gráficos de informes
      1. Crear un informe nuevo
      2. Informes del acuerdo
      3. Informes de transacciones
      4. Informe de actividad de la configuración
      5. Editar un informe
    4. Exportaciones de datos 
      1. Para crear una nueva exportación de datos
      2. Edición de una exportación de datos
      3. Actualizar el contenido de exportación de datos
      4. Descargar la exportación de datos
    5. Cambio de nombre de un gráfico/exportación
    6. Duplicar un informe/exportación
    7. Programar un informe/exportación
    8. Eliminar un informe/exportación
    9. Comprobar uso de transacciones

Capacidades y flujos de trabajo de acuerdos avanzados

  1. Formularios web 
    1. Crear un formulario web
    2. Editar un formulario web
    3. Deshabilitación/habilitación de un formulario web
    4. Ocultación/descubrimiento de un formulario web
    5. Buscar la dirección URL o el código de script 
    6. Rellenar previamente los campos del formulario web con parámetros de URL
    7. Guardar un formulario web para completarlo más tarde
    8. Cambiar el tamaño de un formulario web
  2. Plantillas reutilizables (plantillas de la biblioteca) 
    1. Formularios del Gobierno de los EE. UU. en la biblioteca de Acrobat Sign
    2. Crear una plantilla de biblioteca
    3. Cambiar el nombre de una plantilla de biblioteca
    4. Cambiar el tipo de una plantilla de biblioteca
    5. Cambio del nivel de permisos de una plantilla de biblioteca
    6. Copiar, editar y guardar una plantilla compartida
    7. Descargar los datos de campos agregados para una plantilla de biblioteca
  3. Transferencia de la propiedad de formularios web y plantillas de biblioteca
  4. Flujos de trabajo de Power Automate 
    1. Información general sobre la integración de Power Automate y los derechos incluidos
    2. Habilitar la integración de Power Automate
    3. Seguimiento del uso de Power Automate
    4. Crear un nuevo flujo (Ejemplos)
    5. Desencadenadores utilizados para flujos
    6. Importación de flujos desde fuera de Acrobat Sign
    7. Administrar flujos
    8. Editar flujos
    9. Compartir flujos
    10. Deshabilitar o habilitar flujos
    11. Eliminar flujos
    12. Plantillas útiles
      1. Solo administrador
        1. Guardar todos los documentos completados en SharePoint
        2. Guardar todos los documentos completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar todos los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar todos los documentos completados en Dropbox
        5. Guardar todos los documentos completados en Box
      2. Archivo de acuerdos
        1. Guarde los documentos completados en SharePoint
        2. Guardar los documentos completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar todos los documentos completados en Dropbox
        5. Guardar los documentos completados en Box
      3. Archivo de acuerdos del formulario web
        1. Guardar documentos de formulario web completados en la biblioteca de SharePoint
        2. Guardar documentos de formularios web completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar los documentos de formularios web completados en Box
      4. Extracción de datos del acuerdo
        1. Extraer datos de campos de formulario del documento firmado y actualizar la hoja de Excel
      5. Notificaciones del acuerdo
        1. Enviar notificaciones por correo electrónico personalizadas con el contenido del acuerdo y el acuerdo firmado
        2. Obtener notificaciones de Adobe Acrobat Sign en un canal de Teams
        3. Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Slack
        4. Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Webex
      6. Generación de acuerdos
        1. Generar el documento a partir del formulario de Power App y la plantilla de Word; enviar para firmar
        2. Generar un acuerdo a partir de una plantilla de Word en OneDrive y obtener la firma
        3. Generar un acuerdo para la fila de Excel seleccionada, enviar para revisión y firmar
  5. Flujos de trabajo de envío personalizado
    1. Información general del flujo de trabajo de envío personalizado
    2. Creación de un nuevo flujo de trabajo de envío
    3. Edición de un flujo de trabajo de envío
    4. Activar o desactivar un flujo de trabajo de envío
    5. Enviar un acuerdo con un flujo de trabajo de envío
  6. Compartir usuarios y acuerdos
    1. Compartir un usuario
    2. Compartir acuerdos

Integrar con otros productos

  1.  Introducción a las integraciones de Acrobat Sign 
  2. Acrobat Sign para Salesforce
  3. Acrobat Sign para Microsoft
    1. Acrobat Sign para Microsoft 365
    2. Acrobat Sign para Outlook
    3. Acrobat Sign para Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign para Teams
    5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps y Power Automate
    6. Conector de Acrobat Sign para Microsoft Search
    7. Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
  4. Otras integraciones
    1. Acrobat Sign para ServiceNow
    2. Acrobat Sign para HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign para SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign para Workday
    5. Acrobat Sign para NetSuite
    6. Acrobat Sign para VeevaVault
    7. Acrobat Sign para Coupa BSM Suite
  5. Integraciones gestionadas por socios
  6. Cómo se crea una clave de integración

Acrobat Sign Desarrolladores

  1. API REST 
    1. Documentación de métodos
    2. Guía de desarrollo/SDK
    3. Preguntas frecuentes sobre API    
  2. Webhooks 
    1. Introducción a Webhook
    2. Configurar un webhook nuevo
    3. Ver o editar un webhook
    4. Desactivar o reactivar un webhook
    5. Eliminar un webhook
    6. Certificados SSL bidireccionales
    7. Webhooks en la API

Soporte y solución de problemas

  1. Recursos de asistencia al cliente
  2. Recursos de éxito de los clientes de empresa 

Información general sobre la gobernanza y retención de datos

De forma predeterminada, Adobe Acrobat Sign conserva de forma segura todos los documentos de cliente en el servicio mientras la cuenta esté activa.

La información transaccional persiste en el sistema hasta que el cliente toma medidas para eliminar los acuerdos explícitamente.

  • El servicio Acrobat Sign cumple diversas normas del sector sobre la seguridad y disponibilidad de los datos, como son PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 (tipo II) e ISO 27001.
Nota:

Al caducar o rescindirse la licencia de Acrobat Sign de un cliente, Adobe no tiene ninguna obligación de conservar los acuerdos, informes de auditoría u otros datos del cliente.

Sin embargo, si Adobe conservara dichos datos, se eliminarán de acuerdo con la política de retención que estuviera en vigor mientras el cliente tuviera activa la licencia de Acrobat Sign.

Para los clientes que prefieran almacenar sus registros de acuerdos en sus propios sistemas y que deseen eliminar los documentos originales de los sistemas de Acrobat Sign se puede definir una “política de retención” que indique cuánto tiempo debe mantener Acrobat Sign la transacción y eliminar automáticamente el acuerdo (y, opcionalmente, los datos personales o de auditoría complementarios) de Acrobat Sign después de dicho periodo de tiempo.

Las reglas de retención las define un administrador a nivel de cuenta en la sección Administración de datos del menú de administración.

  • Los administradores de nivel de grupo no tienen autoridad para crear o deshabilitar reglas de retención
  • Todos los grupos de la cuenta heredan la configuración de nivel de cuenta como su valor predeterminado
    • Los grupos deben configurarse individualmente para que no coincidan con la configuración de nivel de cuenta
    • La configuración de nivel de grupo siempre anula la configuración de nivel de cuenta
Ir a Administración de datos

Diferencia entre documentos, archivos y archivos adjuntos con respecto a los acuerdos y a las transacciones

  • Todos los documentos, archivos y archivos adjuntos son archivos individuales que se cargan en el sistema Acrobat Sign. Son la base del acuerdo.
  • Los acuerdos son los objetos orientados al cliente que Acrobat Sign crea a partir de los archivos cargados y que los destinatarios rellenan o firman. "Acuerdo" es el término que se utiliza para definir tanto el objeto durante el proceso de obtención de firmas como el PDF final que se genera.
  • Transacciones abarca el acuerdo y todo el registro y la documentación asociados que genera el acuerdo o se genera para este durante el proceso. Por ejemplo, informes de auditoría, resultados de autenticación, datos a nivel de campo o páginas .csv.

 

Regla frente a ID de regla

El término Regla (en el contexto de este artículo) describe un proceso prescrito. En este caso, el proceso que rige cuando se elimina un acuerdo del sistema Acrobat Sign. Es un término genérico utilizado para hablar de la idea de aplicar una condición de variable (cuándo eliminar un acuerdo) a otro objeto (acuerdos en este caso).

El término ID de regla se utiliza para describir una regla configurada específica. Cuando se crea una regla, se asigna un número de ID exclusivo (por lo tanto ID de regla) para diferenciarlo del resto de reglas. El ID de regla configurado es el objeto literal relacionado con el acuerdo

 

Estado de finalización para un acuerdo

Las reglas de retención se activan cuando un acuerdo alcanza un "estado de finalización".

Se obtiene un estado de finalización cuando el acuerdo no tiene más acciones que los destinatarios puedan realizar para completarlo.  Existen tres estados de finalización:

  • Completado: se consigue cuando el acuerdo completa todos los procesos con todos los destinatarios correctamente.
  • Abandonado: un acuerdo abandonado se ha detenido mediante una acción explícita. Esta acción puede proceder de una de las siguientes fuentes:
    • Cancelado por el remitente
    • Rechazado por el destinatario
    • Error debido a error de autenticación del destinatario
    • Error debido a un error del sistema
  • Caducado: acuerdos que alcanzan su fecha de caducidad debido a la inacción dentro del período de tiempo definido.

Uso

Cuando un acuerdo entra en estado de finalización:

  • Acrobat Sign comprueba las reglas de retención con respecto al grupo del usuario que creó el acuerdo (el grupo en el que se encuentra el usuario cuando el acuerdo entra en estado de finalización).
    • Si no se aplica ninguna regla de nivel de grupo, se utilizará la regla de nivel de cuenta
    • Si tampoco se ha definido la regla de nivel de cuenta, no se definen reglas de retención y el acuerdo no adquiere una fecha de eliminación

 

Si se aplica una regla de retención al acuerdo:

  • El acuerdo se programa para su eliminación en función de los parámetros de la regla
  • El ID de regla de la regla aplicada está asociado a la transacción, lo que garantiza que se cumpla la regla correcta en el momento de la eliminación

 

El acuerdo en estado de finalización espera hasta el momento de eliminación designado.

  • El número de días hasta la eliminación es literal. 
    • P. ej.: si se han definido 14 días, la acción de eliminación se activa exactamente 14 días (hasta el segundo) después de que el acuerdo adquiriese el estado de eliminación

 

Cuando llega la hora de eliminación, Acrobat Sign comprueba el ID de regla para determinar si la regla está Deshabilitada o no

  • Si la regla está Deshabilitada, no se realiza ninguna acción.
  • Si la regla no está Deshabilitada, se elimina el acuerdo
    • Si está activada la opción para eliminar el informe de auditoría y la información personal (PII), este mismo proceso se aplica en función del intervalo de tiempo definido para esos documentos
      • Las cuentas que utilizan el método de autenticación ID gubernamental eliminan el informe de identidad del firmante (si se recopila) como parte de la PII

Configuración

Disponibilidad:

El entorno de Gobernanza de datos está disponible para los planes de licencia equipo y empresa.

Ámbito de configuración:

Se puede acceder a las reglas de gobernanza de datos en los niveles de cuenta y grupo.

La interfaz de esta función se puede evaluar navegando a la pestaña Gobernanza de datos del menú del administrador.

Creación de una regla

Configurar las reglas de retención a nivel de cuenta

Configure primero la retención a nivel de cuenta (si la hay).

Todos los grupos heredan automáticamente la configuración de nivel de cuenta, por lo que si su intención es aplicar una directiva a todos los grupos, se consigue ese objetivo:

  • Vaya a Cuenta > Configuración de cuenta > Administración de datos.
  • Haga clic en el icono más.

La superposición Crear regla de retención muestra:

  • Defina el número de días que se debe conservar un acuerdo después de que haya alcanzado un estado de finalización
    • 1 día es el mínimo
    • 5475 días (15 años) es el máximo
  • Opcionalmente, establezca un período de retención para la pista de auditoría del acuerdo, así como la información personal asociada de las partes involucradas en el acuerdo
    • La auditoría y la PII deben mantenerse al menos el mismo tiempo que el acuerdo y, potencialmente, más
    • Si esta opción no está habilitada, el registro de auditoría y la PII se conservan hasta que se eliminan por otro método (p. ej.: eliminación de RGPD)
Crear regla de retención

La primera regla (en la parte superior de la pila, sin Fecha de finalización) es la regla aplicada actualmente.  Solo se puede aplicar una regla a un grupo a la vez. 

Si se crea una nueva regla:

  • La nueva regla se convierte en la regla aplicada actualmente
    • La nueva regla se inserta en la parte superior de la lista, su Fecha de inicio es la fecha cuando se creó y no tiene Fecha de finalización
  • Si hay una regla existente que se está aplicando activamente al crear la nueva regla: 
    • La regla existente anteriormente deja de aplicarse a los acuerdos que entran en estado de finalización
    • La regla existente anteriormente baja en la lista, justo debajo de la nueva regla (actual)
    • La regla existente anteriormente adopta automáticamente un valor de Fecha de finalización que se alinea con la Fecha de inicio de la nueva regla (actual)
Nueva regla


Configuración de las reglas de retención en el nivel de grupo

Al configurar las reglas de retención a nivel de grupo, anulará las reglas heredadas en el nivel de cuenta para los usuarios que se encuentran actualmente en el grupo.

Si se mueve un usuario entre grupos con acuerdos en curso, las reglas de retención del nuevo grupo se aplicarán a todos los acuerdos que entren en estado de finalización mientras estén en ese grupo.

Los acuerdos en estado de finalización que tengan una regla de retención aplicada antes de mover el usuario que la creo a un nuevo grupo respetarán la fecha de eliminación de la regla aplicada, siempre que la regla no esté deshabilitada antes de la acción de eliminación.

 

Teniendo en cuenta lo anterior, la configuración de las reglas de retención a nivel de grupo se diferencia en dos aspectos:

Para acceder a la pestaña de control de datos de un grupo:

  • Vaya a: Cuenta > Grupos.
  • Haga un solo clic en el grupo que desee editar
  • Seleccione Configuración de grupo
Ir a Configuración del grupo

 

  • Seleccione la opción Administración de datos en el menú de la izquierda
    • Tenga en cuenta que si no se aplican reglas de retención a nivel de grupo, existe un indicador claro de que las reglas a nivel de cuenta están en vigor
Administración de datos a nivel de grupo

  • Cree nuevas reglas haciendo clic en el icono de signo más (al igual que con la interfaz de nivel de cuenta)
Nota:

Una vez que las reglas se hayan creado en grupos, puede acceder a ellas desde la pestaña Administración de datos a nivel de cuenta:

  • Vaya a Cuenta > Configuración de cuenta > Administración de datos.
  • Haga clic en la pestaña Grupos con reglas de retención.
  • Haga un solo clic en el nombre del grupo que desea editar.
  • Seleccione Ver reglas de retención de grupo y se abrirá la página de Administración de datos con respecto al grupo
    .
Acceder a la configuración del grupo mediante la Administración de datos en el nivel de cuenta.

Al configurar reglas a nivel de grupo, está disponible una opción adicional para Conservar todos los acuerdos para este grupo.

Esta opción permite que un grupo anule una regla de retención a nivel de cuenta y mantenga todos los acuerdos (para los usuarios del grupo) indefinidamente.

Conservar todos los acuerdos


Estado de la regla de retención

Habilitada: reglas que siguen siendo válidas para los acuerdos que entraron en estado de finalización cuando se aplicó la regla.

  • La regla aplicada actualmente siempre está en la parte superior de la lista y no tiene Fecha de finalización

Deshabilitada: las reglas Deshabilitada ya no se aplican.  Si un acuerdo alcanza un estado de finalización con una regla desactivada, no se eliminará el día de eliminación objetivo.

  • Las reglas Deshabilitadas aparecen atenuadas.
  • Es posible que las reglas Deshabilitadas no se vuelvan a activar.

Caducada: las reglas Caducadas no tienen acuerdos en estado de finalización pendientes de eliminación.

  • Por ejemplo: si tiene una regla durante 14 días cuya fecha de finalización es el 10 de marzo, la regla caducará a última hora del 24 de marzo, puesto que todos los acuerdos cubiertos por la regla ya se han eliminado.

Heredada: los clientes que tenían una política de retención regida por la configuración de back-end heredada verán esa política reflejada como una regla de retención Heredada

  • Los acuerdos que ya estaban programados para su eliminación bajo la regla heredada (antes de que se establecieran las nuevas reglas) respetarán la hora de eliminación de la regla heredada
Estados de regla


Filtrado de reglas por estado

La lista de reglas de retención se puede filtrar haciendo clic en el icono "hamburguesa" en la parte superior derecha de la tabla.

Este conjunto de opciones le permite filtrar por:

  • Todas las reglas: el valor predeterminado
  • Solo reglas habilitadas
  • Solo reglas deshabilitadas
  • Solo reglas caducadas

También tiene la opción de devolver 15, 30 o 50 registros por página.

Filtros de regla


Deshabilitación de una regla

Precaución:

No se puede deshacer
la deshabilitación de una regla.

Al deshabilitar una regla, todos los acuerdos restantes sujetos a la regla dejarán de tener una fecha de eliminación que se respetará.

Estos acuerdos tendrían que eliminarse utilizando las herramientas del RGPD.

Para deshabilitar una regla:

  • Seleccione la regla
  • Haga clic en el vínculo Deshabilitar.
Deshabilitar una regla


Grupos eliminados

La retención se basa en la configuración a nivel de grupo (establecida explícitamente o heredada de la configuración a nivel de cuenta).

La auditoría futura de las reglas de retención que se han aplicado exige que persista un historial de las reglas.

Por este motivo, el ID de grupo no se elimina por completo. En su lugar, la configuración necesaria se conserva y se puede revisar o editar mediante el acceso del administrador de nivel de cuenta a Grupos.

Los grupos eliminados se pueden mostrar en la página Grupos haciendo clic en el icono "hamburguesa" y seleccionando Mostrar solo grupos eliminados

Mostrar grupos eliminados

Haga un solo clic en el grupo que se va a editar y después haga clic en el vínculo Configuración del grupo.

  • Las reglas se pueden crear y deshabilitar del mismo modo que cuando el grupo estaba activo
Grupos eliminados


Acción Eliminar basada en API

Puede habilitarse la retención a pedido, con la cual los administradores de los clientes tienen la opción de utilizar la API de Acrobat Sign para eliminar documentos de forma individual.

Póngase en contacto con el equipo de asistencia para activar esta opción.

Cosas que debe saber

  • Solo se puede aplicar una regla cuando los acuerdos alcanzan un estado de finalización.
    • Pueden habilitarse varias reglas, ya que una regla permanece habilitada mientras haya acuerdos que tengan una fecha de eliminación objetivo (según el ámbito de la regla).
  • Las reglas deshabilitadas no pueden volver a habilitarse. La deshabilitación es permanente.
  • Las reglas de retención se aplican cuando un acuerdo entra en estado de finalización, no cuando se crea el acuerdo.
  • La regla de retención aplicada se basa en el grupo en el que el usuario que la creó se encuentra cuando el acuerdo entra en estado de finalización.
  • No hay forma de editar las reglas de retención aplicadas a un acuerdo una vez que ha entrado en un estado de finalización en términos de tiempo de espera.
    • Puede deshabilitar una regla para evitar que se elimine el acuerdo, pero esto impediría la eliminación de todos los acuerdos que adoptaron la regla y que aún no se han eliminado.
  • Puede determinar qué regla se aplica a cualquier acuerdo comprobando el informe de auditoría del acuerdo y comparando la fecha en que se completó con los intervalos de fechas de las distintas reglas de retención
  • 5475 días es el período máximo de retención que puede instalar

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