Al permitir que los usuarios envíen acuerdos desde más de un grupo, los administradores pueden vincular fuertemente las plantillas de biblioteca, la autenticación de los destinatarios y los requisitos de firma a un grupo, lo que permite que el flujo de trabajo defina la naturaleza del grupo en lugar de los usuarios que contiene.
Información general
Cuando se crea un acuerdo, la configuración de nivel de grupo es la que dicta principalmente los activos disponibles (plantillas/flujos de trabajo) y las propiedades infligidas por el sistema del acuerdo (marca, funciones de destinatario, métodos de autenticación, seguridad/retención de PDF, etc.).
Estar bloqueado en un grupo significa que cualquier ID de usuario individual está bloqueado en un conjunto de valores predeterminados, un conjunto de plantillas y flujos de trabajo, y un concepto de cumplimiento de firma.
Permitir que los usuarios accedan a varios grupos abre la puerta para que los administradores piensen en los grupos como algo más que una colección de usuarios. Los grupos se pueden ver como un entorno para los requisitos específicos de firma de documentos a los que se concede acceso a los usuarios.
Por ejemplo, un grupo se puede diseñar alrededor de un conjunto de reglas muy estrictas de firma y distribución relacionadas con el cumplimiento, y otro se puede configurar para flujos de trabajo y plantillas de autenticación internos y de baja calidad. Un usuario asignado a ambos grupos puede acceder a todos los recursos de cada grupo.
Los administradores de nivel de grupo también tienen la capacidad de administrar más de un grupo, lo que mejora el uso práctico de la función de administrador de nivel de grupo.
Este documento está diseñado para resaltar los cambios que UMG aporta a la interfaz/funcionalidad de los usuarios, e identificar las consideraciones que la migración a UMG provoca para los administradores.
Requisitos previos
- Únicamente las cuentas de nivel empresarial pueden habilitar a los usuarios de varios grupos.
- Asegúrese de que la seguridad de la red permite explícitamente el acceso a permitir los terminales de Acrobat Sign.
- La versión más reciente de la interfaz de Flujos de trabajo personalizados, Inicio y Administrar debe estar habilitada para la cuenta.
- Al cambiar la cuenta para permitir que los usuarios estén en varios grupos activa automáticamente las nuevas versiones de página (si aún no están activadas) y desactiva las opciones para volver a la interfaz heredada. Esto incluye los vínculos de “Cambiar”
- Las páginas heredadas de Flujo de trabajo/Inicio/Administrar son incompatibles con los usuarios de varios grupos.
- Desvincularse de UMG no restablece sus páginas de Inicio/Administrar.
- Al cambiar la cuenta para permitir que los usuarios estén en varios grupos activa automáticamente las nuevas versiones de página (si aún no están activadas) y desactiva las opciones para volver a la interfaz heredada. Esto incluye los vínculos de “Cambiar”
- Para garantizar la funcionalidad, revise las integraciones compatibles con Acrobat Sign, el desarrollo de API personalizadas y las integraciones de terceros en una cuenta de desarrollador.
El grupo principal
A todos los usuarios bajo las reglas de UMG se les asigna un “grupo principal”. El grupo principal es:
- El grupo predeterminado que el usuario carga al entrar la página Enviar.
- El grupo que define la autoridad/los parámetros de firma de los ID de usuario si se envía un acuerdo a su dirección de correo electrónico.
- El grupo al que se hace referencia si se necesita una configuración de nivel de grupo y el origen solicitante no tiene conocimiento de UMG.
- Por ejemplo: las integraciones de Acrobat Sign pueden abarcar varias versiones. Las versiones anteriores que no son compatibles con UMG necesitan un valor predeterminado al que hacer referencia, que sería el grupo principal.
- Por ejemplo: las integraciones de Acrobat Sign pueden abarcar varias versiones. Las versiones anteriores que no son compatibles con UMG necesitan un valor predeterminado al que hacer referencia, que sería el grupo principal.
Objetos y herencia (objetos principales-secundarios)
“Objeto” es un término utilizado para describir una colección de propiedades que representa una idea. Su Cuenta es un tipo de objeto, al igual que su Usuario.
Dentro de una aplicación como Acrobat Sign, los objetos se pueden utilizar como plantillas para crear otros objetos; cuando se crea un objeto a partir de un objeto “plantilla”, se dice que estos dos objetos tienen una relación principal-secundario.
Dado que un objeto secundario es una copia directa del principal, la configuración es idéntica. El objeto secundario hereda los valores de propiedad del principal. Si cambia un valor principal, el objeto secundario también heredará ese cambio.
Un árbol de objetos en Acrobat Sign es el grupo de propiedades de Cuenta > Grupo > Usuario.
- Cada grupo hereda naturalmente las propiedades de la cuenta en la que se encuentra, ya que los grupos son objetos secundarios de la cuenta.
- Cada usuario hereda las propiedades del grupo en el que se encuentra, ya que se consideran objetos secundarios del grupo.
Al observar la cadena de objetos Cuenta > Grupo > Usuario, puede ver fácilmente cómo al desplazar un usuario a un nuevo grupo se cambia la funcionalidad “predeterminada” del usuario debido a los nuevos parámetros heredados del grupo.
Se permite cambiar un valor de propiedad de un objeto secundario y este cambio explícito generalmente rompe la herencia de dicho valor de propiedad del objeto principal. Si el objeto principal cambia el valor de dicha propiedad, el elemento secundario no heredará el nuevo valor, ya que el valor establecido explícitamente tiene prioridad.
Esto se puede ver mejor cuando los administradores de nivel de grupo anulan la configuración de nivel de cuenta de su grupo. Y como los usuarios del grupo son objetos secundarios del grupo en el que están, la experiencia de usuario cambia.
Los usuarios que tienen acceso a varios grupos cambian sus propiedades heredadas al cambiar el grupo desde el que actúan. Observará que cuando un usuario cambia su grupo en la página Enviar, la página se actualiza a medida que se cargan las nuevas propiedades de nivel de grupo. Esto se nota más si tiene una marca de logotipo única por grupo.
Objeto ID
Cada objeto tiene un número de identificación único. Este ID exclusivo permite a la aplicación diferenciar los objetos de un tipo similar y relacionarlos entre sí.
Las implicaciones de los ID de usuario y de grupo se hacen más evidentes según las reglas de UMG, particularmente en cuanto a los informes. Cuando un usuario crea un activo en el sistema (acuerdo, plantilla, formulario web), el ID de usuario del creador y el ID de grupo en el que se creó el activo se codifican en el activo.
Cuando un usuario ejecuta un informe para sus acuerdos, la aplicación devuelve los datos relacionados con su ID de usuario. El ID de grupo no es relevante para la búsqueda (a menos que se aplique un filtro).
Sin embargo, cuando un administrador de grupo ejecuta un informe para un grupo, la aplicación devuelve los datos relacionados con el ID de grupo (independientemente del ID de usuario que lo haya creado).
Cuando los usuarios sólo podían existir en un grupo, no se observaba prácticamente ninguna diferencia. Con los usuarios que crean activos en varios grupos, es posible que el contenido de un usuario abarque los grupos de más de un administrador de nivel de grupo.
Los administradores de nivel de grupo solo pueden acceder al contenido generado dentro de los ID de grupo en los que tienen autoridad (excepto el contenido que crean personalmente). Si un administrador de grupo informa sobre el contenido de un ID de usuario, el conjunto de datos devuelto solo incluye el contenido (creado por el ID de usuario) dentro de los grupos donde son administradores.
Asociación grupal de activos
Los acuerdos, los formularios web y los eventos de Envío en bloque creados antes de habilitar UMG solo están relacionados con la creación de userID.
Los acuerdos, formularios webs y eventos de Envío en bloque creados después de habilitar UMG están relacionados con el groupID creado, además del userID que los creó.
En la práctica, esto significa que los activos creados antes de habilitar UMG se moverán con el usuario si se cambia el grupo principal del usuario. Los usuarios que vean el grupo (mediante el uso compartido de la cuenta) perderán la visibilidad de estos activos cuando el usuario se mueva fuera del grupo compartido.
Los activos creados después de activar UMG seguirán estando relacionados con el grupo. Los usuarios que vean el grupo seguirán viendo los activos creados en el grupo después de que el usuario que los crea se mueva a un nuevo grupo principal.
Cómo habilitar la opción de tener usuarios en varios grupos
Solo un administrador del nivel de cuenta puede activar o desactivar UMG. Consulte este artículo para obtener instrucciones para actualizar su cuenta.
Se puede revertir desde UMG, con los siguientes efectos considerables:
- Se borran todos los indicadores de administrador de nivel de grupo.
- Los indicadores de administrador de nivel de cuenta no se ven afectados.
- Los administradores de nivel de grupo pueden recuperar su derecho con respecto a sus grupos exclusivos.
- Todos los usuarios existen únicamente dentro de su grupo principal.
Un usuario puede ser miembro de hasta 100 grupos.
Diferencias a nivel de usuario
Los cambios a nivel de usuario son ubícuos. Todos los usuarios que puedan iniciar sesión Acrobat Sign observarán los cambios siguientes:
Novedades:
El perfil del usuario muestra completamente todos los grupos en los que está incluido el usuario y marca específicamente el grupo principal.
Con UMG activado:
- Se muestran todos los grupos a los que pertenece el usuario.
- El primer grupo de la lista es siempre el grupo principal.
Novedades:
Como el usuario tiene acceso a varios grupos, las plantillas y los flujos de trabajo disponibles para el usuario se agrupan por el grupo al que se relaciona la plantilla/flujo de trabajo.
- Las plantillas y los flujos de trabajo solo pueden estar relacionados con un grupo o con la cuenta en su conjunto.
- Los flujos de trabajo/plantillas de nivel de cuenta también se muestran en su propia sección, en la parte inferior de la lista de grupos.
- Cuando se inicia una plantilla/flujo de trabajo desde este menú, la página Enviar (componer) se carga con el valor Grupo asociado que se ha aplicado automáticamente.
- El selector Enviar desde está bloqueado en el valor del grupo al que está asociada la plantilla/el flujo de trabajo.
Si se utiliza una plantilla de nivel de grupo, el grupo se inserta en la página Enviar y se suprime la opción de editar el grupo:
Si se utiliza una plantilla de nivel de cuenta, el grupo se puede seleccionar (desde los grupos a los que pertenece el usuario):
Novedades:
La página Enviar presenta un selector desplegable en la parte superior de la página: Enviar desde
Este selector permite al remitente seleccionar el grupo (y todas las propiedades de nivel de grupo relacionadas) que rige las propiedades y las opciones de la transacción.
- En el campo desplegable Enviar desde, el usuario solo tiene acceso para seleccionar los grupos a los que se le ha añadido explícitamente y a los que se les ha concedido permisos de envío.
- El grupo principal siempre es el valor predeterminado (cargado) del grupo cuando el usuario llega a la página Enviar.
Puntos que se deben tener en cuenta:
Establezca el selector Enviar desde en primer lugar.
- El cambio del selector impone ajustes de nivel de grupo, entre los que se incluyen los siguientes:
- Marca
- Tipos de autenticación permitidos
- Restricciones de firma
- Plantillas de la biblioteca compartida y opciones de flujo de trabajo
- Plantillas de mensaje
- Como el cambio del selector Enviar desde obliga a la página web a volver a cargarse con la nueva configuración de grupo, cualquier contenido de nivel de campo que se haya añadido se pierde con la actualización.
- Una vez enviado un acuerdo, el grupo desde el que se envió puede no modificarse.
Novedades:
Al igual que en la página Enviar, la página Firma automática incluye un selector desplegable en la parte superior: Seleccionar grupo
Este selector permite al remitente seleccionar el grupo (y todas las propiedades de nivel de grupo relacionadas) que determina las propiedades y opciones de la transacción.
- El usuario solo tiene acceso a los grupos a los que se le añade explícitamente
- El grupo principal siempre es el valor predeterminado (cargado) del grupo cuando el usuario llega a la página Enviar.
Puntos que se deben tener en cuenta:
Establezca el selector Enviar con en primer lugar.
- El cambio del selector impone ajustes de nivel de grupo, entre los que se incluyen los siguientes:
- Marca
- Tipos de autenticación permitidos
- Restricciones de firma
- Plantillas de la biblioteca compartida y opciones de flujo de trabajo
- Como el cambio del selector Enviar con obliga a la página web a volver a cargarse con la nueva configuración de grupo, cualquier contenido de nivel de campo que se haya añadido se pierde con la actualización.
Novedades:
Se ha añadido una etiqueta de identificación al menú contextual del acuerdo para indicar el grupo desde el que se ha enviado un acuerdo.
Puntos que se deben tener en cuenta:
Algunas funciones están fuertemente vinculadas al grupo (p. ej., los parámetros de informes y las reglas de retención).
Novedades:
Se ha añadido una columna a la tabla de acuerdos que se genera en la página Administrar.
- No se puede hacer clic en el encabezado Grupo de la tabla. Para ordenar el conjunto de datos, utilice un filtro.
Novedades:
Hay un nuevo filtro disponible para filtrar el conjunto de datos de la página Administrar por Grupo.
- Solamente un filtro de Grupo puede estar en funcionamiento.
- Al igual que otros filtros, una etiqueta pequeña se muestra a la izquierda del botón Filtros cuando el filtro Grupo está en funcionamiento.
- El filtro Grupo incluye plantillas que se han compartido con el grupo.
- Los filtros explícitos Grupo incluyen plantillas compartidas a nivel de cuenta.
- Los usuarios solo pueden emplear los filtros para los grupos de los que actualmente forman parte.
- La opción Todos los grupos es el único “filtro” que incluye acuerdos creados en grupos a los que el usuario no pertenece actualmente.
Novedades:
Al crear una plantilla de biblioteca, el creador tiene la opción de establecer las propiedades de acceso a la plantilla y compartir el acuerdo con cualquier grupo del que sea miembro.
- Las plantillas solo se pueden compartir en un grupo.
- Cuando se comparte una plantilla con un grupo de esta forma, se establece una estrecha relación entre la plantilla y el grupo. Significado:
- Los administradores con acceso al grupo pueden editar la plantilla mediante la pestaña Bibliotecas compartidas.
- Si el usuario se elimina del grupo, la plantilla permanecerá como un activo del grupo (a menos que se vuelva a vincular explícitamente a un nuevo grupo).
- Solo los miembros de un grupo (y el creador de la plantilla) pueden usar las plantillas vinculadas a un grupo.
- Si el creador de una plantilla abandona el grupo con el que se comparte la plantilla:
- El creador de la plantilla seguirá teniendo acceso para enviar el acuerdo (como propietario de la plantilla) a pesar de que ya no está afiliado al grupo.
- El creador de la plantilla conserva la autoridad/el acceso para editar las propiedades del acuerdo en la página Administrar.
- El grupo sigue teniendo acceso a la plantilla.
- El creador de la plantilla seguirá teniendo acceso para enviar el acuerdo (como propietario de la plantilla) a pesar de que ya no está afiliado al grupo.
- Si el creador de una plantilla abandona el grupo con el que se comparte la plantilla:
- Si el usuario que crea se elimina de la aplicación (mediante eliminación del RGPD), los acuerdos se pueden conservar como activos del grupo.
Puntos que se deben tener en cuenta:
Un usuario con acceso a todos los grupos se puede utilizar como administrador central de documentos.
Un usuario con autoridad para crear formularios web puede asociar su formulario a cualquier grupo del que sea miembro.
- Un formulario web solo se puede relacionar con un grupo.
- El grupo relacionado no se puede cambiar una vez que el formulario web se haya creado.
- Los formularios web no aparecen en la pestaña Bibliotecas compartidas.
- Si el creador pierde su pertenencia al grupo, el formulario web conserva su relación de grupo.
Novedades:
Se ha agregado un filtro a la página Informes para permitir que el informe se limite a los acuerdos relacionados con uno o más grupos.
- El usuario debe tener acceso al Grupo para aplicar el filtro.
El informe con formato .csv sigue teniendo la misma columna Grupo del remitente, que realiza un seguimiento cuando un remitente cambia entre grupos:
Si se elimina a un usuario de un grupo desde el que ha enviado acuerdos anteriormente, no podrá informar sobre dichas transacciones.
Diferencias de administración de nivel de grupo
Estos cambios en la interfaz solo los pueden observar los administradores de la cuenta (tal y como permiten los controles de administración de nivel de cuenta):
La función del administrador de nivel de grupo se ha mejorado significativamente, ya que un usuario puede ser el administrador de varios grupos y no es necesario que sea el administrador de todos los grupos a los que pertenezca.
Los administradores de nivel de grupo de varios grupos pueden administrar mejor los documentos y flujos de trabajo para equipos más amplios, e informar sobre el contenido de varios grupos sin tener acceso al conjunto de datos completo de la cuenta.
Novedades:
Si el usuario es administrador de más de un grupo, Flujos de trabajo y Bibliotecas compartidas se han trasladado del nivel superior de las opciones de menú del administrador del grupo a submenús para cada grupo individual:
Cuando UMG está activado, en primer lugar debe seleccionar el grupo y, a continuación, abrir la configuración de grupo para acceder a los elementos y ajustes de menú específicos del grupo:
Novedades:
Cuando un administrador de grupo tiene autoridad administrativa sobre más de un grupo, el administrador debe seleccionar primero el grupo que desea configurar:
- Seleccione Grupos en la lista del menú de la barra de la izquierda
- Haga clic en el grupo que desee editar (para que se muestre el vínculo Configuración de grupo ).
- Haga clic en el vínculo Configuración de grupo
Novedades:
El administrador de nivel de grupo ya no tiene la opción de forzar una vista de los acuerdos para los usuarios recién creados.
- Los administradores de nivel de cuenta mantienen esta autoridad.
Novedades:
Para agregar un usuario a su cuenta, en primer lugar deberá seleccionar un grupo para obtener acceso a la opción de menú Usuarios en grupo.
Al crear usuarios individuales, el grupo seleccionado define el grupo principal para el usuario.
Los administradores de nivel de grupo no tienen autoridad para editar el grupo principal una vez creado el usuario.
El proceso para crear un usuario es el mismo, excepto la opción para forzar un recurso compartido de vista a los acuerdos del usuario (ver la información indicada anteriormente).
Puntos que se deben tener en cuenta:
La creación individual de usuarios no permite incluir al usuario en varios grupos como parte del proceso de creación.
Después de crear el usuario, el administrador del grupo puede editar el perfil de usuario para incluir al usuario en más grupos y editar su autoridad de envío.
Novedades:
La autoridad para determinar si un ID de usuario puede firmar acuerdos y la posibilidad de instalar una regla de delegación automática para un ID de usuario se han eliminado de la interfaz de administración de nivel de grupo.
- Esta autoridad existe solamente con administradores de nivel de cuenta según las reglas de UMG.
Los administradores de nivel de grupo tienen autoridad para permitir o no permitir la pertenencia de un usuario a cada uno de los grupos que administren mediante el perfil del usuario.
- El usuario debe estar expuesto al administrador del grupo (mediante creación o derechos de administrador) para que esté visible en la lista de usuarios.
Para añadir miembros del grupo:
- Vaya a la página [Grupo] > Usuarios en grupo.
- Haga doble clic en el usuario para abrir el perfil de usuario.
- Haga clic en el icono de signo más situado a la derecha del encabezado de pertenencia al grupo.
- Se abre el cuadro de diálogo Añadir miembros del grupo
- Seleccione el grupo al que desea añadir al usuario.
- Solo se pueden seleccionar los grupos de los que el administrador es administrador.
- Haga clic en Añadir.
- Repita el proceso para todos los grupos que desee añadir.
- Haga clic en Guardar cuando haya finalizado.
Los usuarios que se coloquen por primera vez en un grupo adoptarán dos valores de autoridad:
- Administrador de grupo: ¿Tiene autoridad administrativa a nivel de grupo el ID de usuario?
- Falso de forma predeterminada
- Puede enviar: ¿Tiene el ID de usuario autoridad para acceder a las plantillas/los flujos de trabajo y enviar acuerdos bajo el perfil de propiedades del grupo?
- Verdadero de forma predeterminada
Marque o anule la marcación de los valores por grupo según sea necesario
- Haga clic en Guardar cuando haya finalizado.
Los administradores de nivel de grupo no tienen autoridad para editar el grupo principal de un ID de usuario a menos que tengan autoridad administrativa tanto en el grupo principal original como el nuevo grupo.
Cómo eliminar un abono de grupo
Para eliminar a un usuario de un abono de grupo:
- Vaya a la página [Grupo] > Usuarios en grupo.
- Haga doble clic en el usuario para abrir el perfil de usuario.
- Haga clic en el grupo que desea quitar para mostrar la acción Eliminar abono de grupo.
- Haga clic en el vínculo Eliminar
- Repita el proceso para eliminar los abonos adicionales.
- Haga clic en Guardar.
Si un usuario tiene su abono de grupo revocado para todos los grupos:
- El ID de usuario se deposita en el grupo predeterminado.
- El grupo principal del usuario está establecido en el grupo predeterminado.
Los administradores de nivel de grupo que crean webhooks pueden seleccionar cualquier grupo del que sean administradores al establecer el valor del campo Grupo:
Novedades:
El formato del archivo .csv cargado que se utiliza para crear/actualizar varios usuarios ha cambiado para incluir usuarios con varios grupos y autoridad específica del grupo. Con este fin, se han eliminado tres columnas en UMG:
- Nombre del grupo: se ha eliminado; Se ha sustituido por la columna Grupos.
- Es administrador de grupos: Se ha eliminado; Se ha sustituido por un valor de estado en la columna Grupos.
- Puede enviar: Se ha eliminado; Se ha sustituido por un valor de estado en la columna Grupos.
Se ha añadido una columna: Grupos
Los administradores de nivel de grupo no tienen autoridad para manipular a los usuarios con la columna Grupos.
- Solo los administradores de nivel de cuenta tienen autoridad para aprovechar las propiedades/el acceso entre grupos mediante la función Creación/Carga masiva de usuarios.
Cuando un administrador de nivel de grupo crea nuevos usuarios mediante la carga masiva:
- Cada usuario se crea en el grupo desde el que el administrador ha iniciado el proceso.
- El grupo principal del usuario se establece de forma predeterminada en el grupo en el que se crea el usuario.
- Cada usuario puede firmar, independientemente de la configuración de nivel de grupo para el valor predeterminado.
El contenido que se muestra a continuación se proporciona para mayor información, ya que la plantilla de carga incluye la columna Grupos.
La columna Grupos contiene una o varias definiciones de grupo. Cada definición de grupo contiene el nombre de un grupo, seguido de uno o varios valores de estado contenidos en llaves cuadradas. P. ej.: Nombre del grupo[Status]
- El Nombre de grupo es una coincidencia literal con un nombre de grupo real, incluidos los espacios. P. ej.: Grupo predeterminado
- Se pueden incluir varios valores de estado en una Definición de grupo, por ejemplo: Nombre de grupo[Status1 Status2]
- Los valores de estado aparecen entre corchetes
- Los nombres de grupo también pueden contener corchetes. Si este es el caso, los valores de estado deben estar contenidos en la última cadena de corchete p. ej.: Ventas [East Coast][Status1 Status2]
- No hay espacio entre el nombre del grupo y el corchete de apertura que contiene los valores de estado.
- Los nombres de grupo también pueden contener corchetes. Si este es el caso, los valores de estado deben estar contenidos en la última cadena de corchete p. ej.: Ventas [East Coast][Status1 Status2]
- Los valores de estado están delimitados por un solo espacio entre los valores.
- Los valores de estado aparecen entre corchetes
- Se pueden incluir varias definiciones de grupo utilizando un punto y coma como delimitador (sin espacios).
- P. ej.: Nombre del grupo[Status];Otro grupo[Status1 Status2 Status3];Último grupo[StatusA StatusB]
- Los valores de estado disponibles para una definición de grupo son:
- Principal: define el grupo como el grupo principal para el usuario.
- Enviar: permite al usuario enviar acuerdos desde el grupo.
- NoEnviar: evita que el usuario envíe acuerdos desde el grupo.
- Administrador: define al usuario como administrador de nivel de grupo para el grupo.
- Eliminar: elimina al usuario del grupo.
- Si se elimina un usuario de todos los grupos, el usuario residirá en el grupo Predeterminado.
En el ejemplo anterior:
- John@here.com se ha configurado con dos definiciones de grupo:
- El grupo predeterminado es su grupo principal; él es un administrador de nivel de grupo y se le permite enviar acuerdos.
- El grupo Ingeniería lo define como un administrador de nivel de grupo y puede enviar acuerdos.
- El grupo predeterminado es su grupo principal; él es un administrador de nivel de grupo y se le permite enviar acuerdos.
- Fred@here.com también está configurado con dos definiciones de grupo:
- El grupo Adquisiciones lo define como administrador a nivel de grupo pero desactiva su capacidad para enviar acuerdos.
- Fred también será eliminado del grupo Ventas.
Novedades:
La acción para desactivar un ID de usuario se ha limitado para que los administradores de nivel de grupo se aseguren de no deshabilitar a los usuarios en grupos en los que no tienen autoridad.
Los administradores de grupo solo pueden desactivar un usuario que tenga un abono dentro de los grupos del administrador o del grupo predeterminado.
- Si el usuario tiene un abono fuera de la autoridad del administrador del grupo que está intentando desactivarlo, la opción para desactivar un usuario no estará disponible.
Diferencias de administración a nivel de grupo
Solo los administradores de nivel de cuenta tienen acceso a lo siguiente:
Novedades:
Al crear un usuario individual, se ha cambiado el nombre del campo Grupo de usuarios a Grupo principal.
Novedades:
Como se ha indicado en la sección de administración de nivel de grupo, el formato del archivo .csv cargado que se utiliza para crear/actualizar varios usuarios ha cambiado para incluir usuarios con varios grupos y autoridad específica del grupo. Con este fin, se han eliminado tres columnas en UMG:
- Nombre del grupo: se ha eliminado; Se ha sustituido por la columna Grupos.
- Es administrador de grupos: Se ha eliminado; Se ha sustituido por un valor de estado en la columna Grupos.
- Puede enviar: Se ha eliminado; Se ha sustituido por un valor de estado en la columna Grupos.
Se ha añadido una columna: Grupos
La columna Grupos contiene una o varias definiciones de grupo. Cada definición de grupo contiene el nombre de un grupo, seguido de uno o varios valores de estado contenidos en llaves cuadradas. P. ej.: Nombre del grupo[Status]
- El Nombre de grupo es una coincidencia literal con un nombre de grupo real, incluidos los espacios. P. ej.: Grupo predeterminado
- Se pueden incluir varios valores de estado en una Definición de grupo, por ejemplo: Nombre de grupo[Status1 Status2]
- Los valores de estado aparecen entre corchetes
- No hay espacio entre el nombre del grupo y el corchete de apertura.
- Los valores de estado están delimitados por un solo espacio entre los valores.
- Los valores de estado aparecen entre corchetes
- Se pueden incluir varias definiciones de grupo utilizando un punto y coma como delimitador (sin espacios).
- P. ej.: Nombre del grupo[Status];Otro grupo[Status1 Status2 Status3];Último grupo[StatusA StatusB]
- Los valores de estado disponibles para una definición de grupo son:
- Principal: define el grupo como el grupo principal para el usuario.
- Enviar: permite al usuario enviar acuerdos desde el grupo.
- NoEnviar: evita que el usuario envíe acuerdos desde el grupo.
- Administrador: define al usuario como administrador de nivel de grupo para el grupo.
- Eliminar: elimina al usuario del grupo.
En el ejemplo anterior:
- John@here.com se ha configurado con dos definiciones de grupo:
- El grupo predeterminado es su grupo principal; él es un administrador de nivel de grupo y se le permite enviar acuerdos.
- El grupo Ingeniería lo define como un administrador de nivel de grupo y puede enviar acuerdos.
- El grupo predeterminado es su grupo principal; él es un administrador de nivel de grupo y se le permite enviar acuerdos.
- Fred@here.com también está configurado con dos definiciones de grupo:
- El grupo Adquisiciones lo define como administrador a nivel de grupo pero desactiva su capacidad para enviar acuerdos.
- Fred también será eliminado del grupo Ventas.
Novedades:
Hay dos opciones de configuración disponibles en las reglas de UMG para permitir que los usuarios se eliminen del grupo Predeterminado cuando se agregan a otro grupo:
- La asignación a un grupo quita un usuario del grupo predeterminado, de ser este su grupo principal. Cuando está activado, un usuario que tiene su grupo principal establecido en uno Predeterminado, se quitará de este cuando se agregue a cualquier otro grupo con las páginas administrativas Asignar usuarios a este grupo. El nuevo grupo se convierte automáticamente en el grupo principal del usuario.
- Esta configuración no se aplica cuando se utilizan los métodos de importación de CSV o API para agregar o modificar usuarios.
- Los administradores de grupo pueden eliminar usuarios del grupo predeterminado de la cuenta. Esta configuración habilita la opción para que un administrador de nivel de grupo elimine un usuario del grupo predeterminado a través de su perfil de usuario.
Diferencias de administración de nivel de privacidad
Las herramientas de administración de nivel de privacidad no se modifican actualmente mediante la configuración de UMG.
Diferencias de API
Solo se actualizará la versión 6 de la API REST para adaptarse a UMG.
La API SOAP heredada no se actualizará para adaptarse a UMG.
El uso de las API SOAP o la versión 5 de la API REST (y versiones anteriores) funcionará sin el conocimiento de UMG y el grupo principal del usuario estará en vigor.
Los extremos de la versión 6 de la API REST que se ejecutan en el contexto de un grupo específico se han ampliado para incluir un identificador opcional groupId, que se puede transferir a una solicitud como parámetro de consulta, como encabezado o como parte del cuerpo de la solicitud.
Este parámetro es opcional y, si se omite, el código establece de forma predeterminada el grupo principal del usuario.
Las acciones específicas del grupo se dividen en dos categorías:
- Administración de usuarios
- Operaciones de CRUD en recursos
El cambio en la administración de usuarios se incluye en la capacidad de administrar varias membresías de grupo en una llamada de la API y en la expansión del modelo de seguridad, que afecta a las capacidades de administración de grupo; es decir, se asegura de que el administrador de grupo no produzca ningún cambio en un grupo fuera de su alcance.
El cambio en las operaciones de recursos es el parámetro adicional de ID de grupo para los modelos de solicitud/respuesta, que proporciona un contexto de grupo para los acuerdos, formularios web y eventos de Envío en bloque.
El parámetro ID de grupo solo se agrega a la versión 6 de la API REST. Las versiones siguientes a la versión 6 de REST utilizan el grupo principal para la compatibilidad con versiones anteriores.
INVALID_GROUP_ID
Se activa un código de respuesta de error común “INVALID_GROUP_ID” si:
- No se ha encontrado el grupo identificado.
- El usuario identificado no es miembro del grupo identificado.
- La función está deshabilitada y el ID de grupo no coincide con el grupo principal del usuario.
Si UMG no está habilitado, todos los terminales existentes se comportan como antes. El grupo principal del usuario se utiliza como único abono de grupo válido y, si se transfiere otro identificador de grupo a un extremo, se vuelve a mostrar el error INVALID_GROUP_ID.
Añadir usuarios a varios grupos
La adición de un usuario a varios grupos se realiza de dos maneras:
Editar un usuario individual: esto se hace mediante:
- El menú Usuarios: solo para administradores de nivel de cuenta.
- El menú Usuarios del grupo: para administradores de nivel de cuenta o de grupo.
Haga clic una vez en el usuario para que se muestre la opción Editar usuario; a continuación, haga clic en Editar usuario.
Se abre la superposición para la administración de grupos y el administrador puede añadir libremente al usuario a cualquier grupo en el que tenga autoridad de administrador con solo clic en el icono de signo más.
Una vez que el abono de grupo se agrega al usuario, el administrador puede habilitar/deshabilitar la autoridad del usuario dentro del grupo marcando/anulando la marcación de las casillas de los encabezados de columna Administrador de grupo y Puede enviar.
Con la función Crear/actualizar usuarios en masa, los administradores de nivel de cuenta pueden actualizar rápidamente todos los ID de usuario de su cuenta.
La creación y edición masiva de usuarios es una opción disponible para los administradores de nivel de grupo para funciones como la edición del nombre, la empresa, el cargo y la información de “Me gusta”. El abono de grupo no es un valor que los administradores de nivel de grupo puedan manipular mediante la función csv cargada.
Puede hacer clic en el vínculo descargar archivo CSV de muestra para descargar un archivo CSV de ejemplo con las distintas propiedades incluidas.
El formato del archivo .csv cargado que se utiliza para crear/actualizar varios usuarios ha cambiado para incluir usuarios con varios grupos y autoridad específica del grupo. Con este fin, se han eliminado tres columnas en UMG:
- Nombre del grupo: se ha eliminado; Se ha sustituido por la columna Grupos.
- Es administrador de grupos: Se ha eliminado; Se ha sustituido por un valor de estado en la columna Grupos.
- Puede enviar: Se ha eliminado; Se ha sustituido por un valor de estado en la columna Grupos.
La nueva columna Grupos
La columna Grupos contiene una o varias definiciones de grupo. Cada definición de grupo contiene el nombre de un grupo, seguido de uno o varios valores de estado contenidos en llaves cuadradas. P. ej.: Nombre del grupo[Status]
- El Nombre de grupo es una coincidencia literal con un nombre de grupo real, incluidos los espacios. P. ej.: Grupo predeterminado
- Se pueden incluir varios valores de estado en una Definición de grupo, por ejemplo: Nombre de grupo[Status1 Status2]
- Los valores de estado aparecen entre corchetes
- No hay espacio entre el nombre del grupo y el corchete de apertura.
- Los valores de estado están delimitados por un solo espacio entre los valores.
- Los valores de estado aparecen entre corchetes
- Se pueden incluir varias definiciones de grupo utilizando un punto y coma como delimitador (sin espacios).
- P. ej.: Nombre del grupo[Status];Otro grupo[Status1 Status2 Status3];Último grupo[StatusA StatusB]
- Los valores de estado disponibles para una definición de grupo son:
- Principal: define el grupo como el grupo principal para el usuario.
- Enviar: permite al usuario enviar acuerdos desde el grupo.
- NoEnviar: evita que el usuario envíe acuerdos desde el grupo.
- Administrador: define al usuario como administrador de nivel de grupo para el grupo.
- Eliminar: elimina al usuario del grupo.
En el ejemplo anterior:
- John@here.com se ha configurado con dos definiciones de grupo:
- El grupo predeterminado es su grupo principal; él es un administrador de nivel de grupo y se le permite enviar acuerdos.
- El grupo Ingeniería lo define como un administrador de nivel de grupo y puede enviar acuerdos.
- El grupo predeterminado es su grupo principal; él es un administrador de nivel de grupo y se le permite enviar acuerdos.
- Fred@here.com también está configurado con dos definiciones de grupo:
- El grupo Adquisiciones lo define como administrador a nivel de grupo pero desactiva su capacidad para enviar acuerdos.
- Fred también será eliminado del grupo Ventas.
Creación de acuerdos
Las reglas de UMG son observables al comienzo del proceso para crear un nuevo acuerdo.
Si un usuario inicia el proceso seleccionando una plantilla o flujo de trabajo de la página Inicio > Inicio desde la biblioteca, el usuario debe expandir el grupo desde el que envía primero y, a continuación, seleccionar la plantilla o flujo de trabajo de las opciones disponibles en el grupo.
Al seleccionar la plantilla/el flujo de trabajo y hacer clic en Inicio se abre la página Enviar lista para que el usuario complete la configuración.
Al iniciar el acuerdo desde una plantilla o flujo de trabajo de nivel de grupo, el valor de grupo se inserta en la página Enviar y se suprime la opción de editar el grupo.
Si se selecciona un flujo de trabajo/plantilla de nivel de cuenta, el remitente tiene la opción de seleccionar el valor del grupo.
Si el usuario inicia el proceso desde la página Enviar, el campo desplegable Enviar desde define el grupo con el que está relacionado el acuerdo.
Al seleccionar el grupo, el acuerdo se limita a las plantillas de biblioteca disponibles para el grupo seleccionado.
Al cambiar el grupo, se cambian las propiedades aplicadas al acuerdo. Esto obliga a que la página se actualice y se pierde cualquier contenido de nivel de campo que se haya introducido.
Diseñador de flujo de trabajo personalizado
La creación y administración de flujos de trabajo personalizados no se ha visto afectada por las reglas de UMG hasta ahora:
- Los flujos de trabajo asignados a un grupo solo los puede editar un administrador (de nivel de grupo o de cuenta) que tenga su grupo principal establecido como el mismo grupo al que está dedicado el flujo de trabajo.
- Los flujos de trabajo asignados al nivel de cuenta solo los puede editar un administrador de nivel de cuenta (independientemente del grupo principal).
En futuras actualizaciones, a los administradores se les ofrecerán las opciones de interfaz para asociar los flujos de trabajo que creen con grupos individuales en los que tengan autoridad de administración, independientemente de su grupo principal.
Creación y administración de plantillas de biblioteca
La creación de una plantilla de biblioteca reutilizable sujeta a las reglas de UMG tiene un paso adicional cuando se otorga permiso de acceso a la plantilla a nivel de grupo:
Defina el grupo al que está asociada la plantilla de biblioteca.
- Esto se hace en un submenú cuando se selecciona el permiso Usuarios que pueden usar esta plantilla:
El ID de usuario original que crea una plantilla se entiende como el “propietario” de esa plantilla.
El propietario de la plantilla siempre tiene acceso a la plantilla para Enviar o Editar. No importa el nivel de autoridad que tenga el ID de usuario propietario, o si el propietario está asociado al grupo al que está expuesta la plantilla.
Administración de plantillas de biblioteca existentes
Las plantillas de biblioteca existentes pueden editar sus propiedades a través de la página Administrar.
Abra la plantilla para editarla y, si la plantilla se comparte con Cualquier usuario de mi grupo, el editor puede cambiar la asociación de grupo:
El cambio de la asociación de grupo no afecta a la afiliación de grupo para los acuerdos que ya se hayan creado.
Creación y administración de formularios web
La creación de un formulario web sujeto a las reglas de UMG tiene un paso adicional:
Defina el grupo al que está asociado el formulario web. Esto se hace en la parte superior de la página.
- Establezca el valor del grupo en primer lugar, ya que al cambiar el grupo se restablece la página y se borra el contenido de cualquier nivel de campo.
El grupo asociado no se puede editar una vez que el formulario web se haya creado.
Administración de formularios web existentes
Las reglas de UMG no afectan al modo en que se administran los formularios web existentes (ya que el grupo asociado no se puede editar).
La creación de informes en el formulario web requiere que el creador ejecute el informe o que un administrador tenga autoridad para los datos del informe en el grupo.
Uso compartido de contenido
Compartir un acuerdo individual o una plantilla no se ve afectado por las reglas de UMG.
Las reglas de UMG no afectan a las cuentas que utilizan uso compartido de cuentas estándar (solo Usuario para compartir Usuarios).
El uso compartido avanzado de cuentas permite compartir entre usuarios, entre grupos y entre usuarios y grupos:
El uso compartido de usuario a usuario varía según las reglas de UMG:
- Si el usuario A comparte su cuenta con el usuario B:
- El usuario B tiene acceso a todo el contenido de la plantilla o del acuerdo que el usuario A ha creado o del que forma parte.
- Todas las plantillas que posee el usuario A (asignadas a sí mismo/grupo/cuenta) son visibles.
- El hecho de tener un abono a varios grupos o el desplazamiento del usuario A a otro grupo principal no afecta a la relación.
- El usuario B tiene acceso a todo el contenido de la plantilla o del acuerdo que el usuario A ha creado o del que forma parte.
Cuando un usuario A se comparte en el grupo X:
- Todos los miembros del grupo X pueden ver todo el contenido de la plantilla o del acuerdo que el usuario A ha creado o del que forma parte.
- Todas las plantillas que posee el usuario A (asignadas a sí mismo/grupo/cuenta) son visibles.
- El hecho de tener un abono a varios grupos o el desplazamiento del usuario A a otro grupo principal no afecta a la relación.
- Los usuarios añadidos al grupo X obtendrán acceso al contenido del acuerdo/la plantilla del usuario A.
- Los usuarios eliminados del grupo X pierden el acceso al contenido del acuerdo/la plantilla que ha compartido el usuario A.
Cuando el grupo A se comparte con el usuario X:
- El usuario X obtiene acceso a todos los acuerdos creados/enviados desde el grupo A
- El ID de usuario remitente no necesita ser miembro actual del grupo A. El hecho de que el acuerdo se haya creado a través del grupo A define la relación
- El ID de usuario remitente no necesita ser miembro actual del grupo A. El hecho de que el acuerdo se haya creado a través del grupo A define la relación
- El usuario X obtiene acceso a todos los acuerdos/plantillas para todos los ID de usuario que tienen el grupo A definido como su grupo principal.
- P. ej.: al cambiar el grupo principal del usuario M del grupo A al grupo B, se eliminará la vista del usuario X al contenido del usuario M (excepto los acuerdos enviados desde el grupo A según la regla anterior).
Cuando el grupo A se está compartiendo con e grupo B.
- Todos los miembros del grupo B pueden acceder a todos los acuerdos enviados a través del grupo A.
- El ID de usuario remitente no necesita ser miembro actual del grupo A. El hecho de que el acuerdo se haya creado a través del grupo A define la relación
- Todos los miembros del grupo B pueden acceder a todo el contenido del acuerdo/plantilla para los usuarios que tengan el grupo A definido como su grupo principal.
- Al añadir un nuevo ID de usuario al grupo B, se concede a dicho ID de usuario acceso al contenido del grupo A.
- Al quitar un ID de usuario del grupo B, se eliminará el acceso al contenido del grupo A.
- Al crear o actualizar un ID de usuario para que el grupo A sea el grupo principal, se muestra todo el contenido de plantillas/acuerdos de usuario al grupo B.
- Al quitar un ID de usuario del grupo A, se elimina el acceso al contenido del usuario para el grupo B (excepto los acuerdos creados mediante el grupo A).
- Al quitar un ID de usuario del grupo A, se elimina el acceso al contenido del usuario para el grupo B (excepto los acuerdos creados mediante el grupo A).
Retención de documentos/RGPD
No se esperan cambios en el conjunto de herramientas del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) con respecto a los cambios del UMG.
Integraciones
Todas las cuentas de nivel empresarial pueden habilitar UMG, incluso cuando se hayan configurado una (o varias) integraciones.
Los paquetes de integración actuales de Acrobat Sign no tienen en cuenta a UMG de ningún modo. Como resultado, todos los usuarios que envíen acuerdos a través de una integración se perciben como si estuvieran únicamente en su grupo principal y los parámetros de envío se alinearán con la configuración del grupo principal en consecuencia.
API - REST v6
Muchos de los extremos de la versión 6 de API REST han añadido al método un parámetro opcional para el ID de grupo.
La expectativa actual es que cualquier llamada a la versión 6 de API REST existente seguirá funcionando, independientemente de si UMG está activado o no.
Las versiones anteriores de la API (SOAP y REST) seguirán funcionando según lo previsto, entendiendo al usuario únicamente como miembro de su grupo principal.
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