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    Guía de Adobe Acrobat Sign

    Novedades

    1. Notas previas a la versión
    2. Notas de la versión
    3. Notificaciones importantes

    Introducción

    1. Guía de inicio rápido para administradores
    2. Guía de inicio rápido para usuarios
    3. Biblioteca de tutoriales de vídeo
    4. Preguntas frecuentes

    Administrar

    1. Información general sobre Admin Console
        1. Agregar un usuario
        2. Añadir usuarios en bloque
        3. Añadir usuarios desde el directorio
        4. Añadir usuarios desde MS Azure Active Directory
        1. Cuentas técnicas - basadas en API
        2. Cuentas de servicio - Manejadas manualmente
      3. Buscar usuarios con errores de aprovisionamiento
      4. Cambiar nombre/dirección de correo electrónico
      5. Editar los miembros del grupo de un usuario
      6. Promover un usuario a una función de administrador
      7. Tipos de identidad de usuario y SSO
      8. Cambiar identidad de usuario
      9. Autenticar usuarios con MS Azure
      10. Autenticar usuarios con la federación de Google
      11. Perfiles de productos
      12. Experiencia de inicio de sesión 
    3. Configuración de cuenta/grupo
      1. Descripción general de configuración
        1. Nueva experiencia de destinatario
        2. Flujos de trabajo de firma automática
        3. Enviar en bloque
        4. Formulario web
        5. Flujos de trabajo de Power Automate
        6. Documentos de la biblioteca
        7. Recopilar los datos de formularios con acuerdos
        8. Visibilidad limitada de los documentos
        9. Adjuntar una copia de PDF del acuerdo firmado 
        10. Incluir un vínculo en el correo electrónico
        11. Incluir una imagen en el correo electrónico
        12. Los archivos adjuntos a correos electrónicos recibirán el nombre
        13. Adjuntar informe de auditoría a documentos
        14. Combinar varios documentos en uno solo
        15. Descargar documentos individuales
        16. Carga de un documento firmado
        17. Establecer la zona horaria predeterminada
          1. Actualizar para usar UMG
        19. Permisos de administrador de grupos
        20. Reemplazar destinatario
          1. Información general
          2. Permitir acceso no autenticado en la página de verificación de la transacción
          3. Incluir eventos de vista
          4. Incluir recuento de páginas del acuerdo/archivos adjuntos
        22. Pie de página de la transacción
        23. Cliente sanitario
        1. Añadir logotipo
        2. Personalizar el nombre de host/URL de la empresa   
        3. Redirección de URL posterior al acuerdo
        1. Firmas con el formato correcto
        2. Condiciones de uso personalizadas y divulgación del cliente
        3. Desplazarse por los destinatarios en los campos del formulario
        4. Reiniciar flujo de trabajo del acuerdo
        5. Rechazo de la firma
        6. Permitir a los firmantes imprimir y colocar una firma escrita
        7. Requerir a los firmantes usar un dispositivo móvil para crear su firma
        8. Solicitar la dirección IP de los firmantes
        1. Información general
        2. Descargar y firmar con Acrobat
        3. Firmar con firmas en la nube
        4. Incluir metadatos para proveedores de identidad
        5. Proveedores de firma en la nube restringidos
      6. Sellos electrónicos
        1. Puerta de enlace de identidad digital
        2. Política de comprobación de identidad
        1. Rangos de IP permitidos
        2. Uso compartido de cuenta
        3. Controles de uso compartido de acuerdos
        4. Verificación de la identidad del firmante
        5. Seguridad de la contraseña del documento
        6. Bloqueo de firmantes por geolocalización
        7. Permitir la extracción de página
        8. Expiración del vínculo a documentos
        9. Marca de hora
        1. Requerir el nombre del destinatario al enviar
        2. Bloquear valores de nombre para usuarios conocidos
        3. Funciones de destinatarios permitidos
        4. Permitir testigos electrónicos
        5. Grupos de destinatarios
        6. CCs
        7. Acceso del destinatario al acuerdo
        8. Integración de campos
        9. Modificar acuerdos
        10. Mensajes privados
        11. Tipos de firma permitidos
        12. Recordatorios
        13. Protección con contraseña de documentos firmados
        14. Enviar notificación de acuerdo a través de
          1. Información general
          2. Contraseña de firma
          3. Contraseña de un solo uso por correo electrónico
          4. Autenticación de Acrobat Sign
          5. Autenticación telefónica
          6. Firma digital basada en la nube
          7. Autenticación basada en conocimientos
          8. ID gubernamental
          9. Informes de identidad del firmante
        16. Protección de contenidos
        17. Caducidad del documento
        18. Orden de las firmas
        19. Liquid Mode
        1. Información general
        2. Obligatoriedad de la autenticación de la identidad
        3. Motivos de firma
      12. Configuración de notarización
      13. Integración de pagos
        1. Configuración de SAML
      15. Gobernanza de datos
      16. Configuración de marca de tiempo
      17. Archivo externo
      18. Idiomas de la cuenta
        1. Imágenes de encabezado y pie de página del correo electrónico
        2. Permitir pies de página de correo electrónico de usuarios individuales
        3. Personalizar el correo electrónico de Firma solicitada
        4. Personalizar los campos “Para” y “CC”
        5. Habilitar notificaciones sin enlaces
        6. Personalice plantillas de correo electrónico
      20. Migración de echosign.com a adobesign.com
      21. Configuración de las opciones para los destinatarios
        1. Cumplimiento de accesibilidad
        2. Crear formularios accesibles con Acrobat para escritorio
        3. Crear AcroForms accesibles
      2. HIPAA
        1. Información general sobre el RGPD
        2. Redactar a un usuario
        3. Redactar los acuerdos de un usuario    
        1. Paquete de validación del Título 21 del CFR, Parte 11
        2. Manual del Título 21 del CFR y EudraLex Anexo 11
        3. Análisis de las responsabilidades compartidas
      5. Clientes del sector sanitario
      6. Compatibilidad con IVES
      7. Acuerdos de "protección"
        1. Transacciones transfronterizas de la UE y el Reino Unido e IDAS
        2. Requisitos de HMLR para los títulos firmados electrónicamente
        3. El impacto del Brexit en las leyes de firma electrónica en el Reino Unido
    5. Reivindicar un dominio 
    6. Vínculos de notificación de abuso

    Enviar, firmar y administrar acuerdos

      1. Cancelar un recordatorio por correo electrónico
        1. Información general de la página de firma electrónica
        2. Abrir para leer el acuerdo sin campos
        3. Rechazar la firma de un acuerdo
        4. Delegar autorización de firma
        5. Descargar un PDF del acuerdo
        6. Ver el historial del acuerdo
        7. Ver los mensajes del acuerdo
        8. Conversión de una firma electrónica a una escrita
        9. Conversión de una firma escrita a una electrónica 
        10. Navegar por los campos de formulario
        11. Borrar los datos de los campos de formulario
        12. Ampliación y navegación por la página de firma electrónica
        13. Cambiar el idioma utilizado en las herramientas y la información del acuerdo
        14. Revisar los avisos legales
        15. Ajuste de las preferencias de cookies de Acrobat Sign
        1. Información general sobre los puntos de referencia y las funciones
        2. Fecha límite de finalización
        3. Proteger el PDF con contraseña
      2. Envía un acuerdo solo a ti
      3. Enviar un acuerdo a otros usuarios
      4. Firmas escritas
      5. Orden de firma de los destinatarios
        1. Descripción general de la función Enviar en bloque
        2. Enviar en lote: configurar una plantilla principal
        3. Enviar en lote: configurar con el archivo CSV
        4. Cancelación de una transacción Enviar en lote
        5. Añadir recordatorios a Enviar en lote
        6. Creación de informes para Enviar en lote
        1. Detección automática de campos
        2. Arrastra y suelta campos con el entorno de creación
        3. Asignación de los campos de formulario a los destinatarios
        4. La función Rellenar previamente
        5. Aplicar campos con una plantilla de campos reutilizable
        6. Transferir campos a una nueva plantilla de biblioteca
        7. Entorno de creación actualizada al enviar acuerdos
      2. Creación de formularios y etiquetas de texto
        1. Creación de AcroForm
        2. Crear documentos PDF accesibles
          1. Tipos de campo comunes
          2. Imágenes en línea
          3. Imágenes de sello
        2. Aspecto del contenido del campo
        3. Validaciones de campo
        4. Valores de campos enmascarados
        5. Configuración de condiciones de mostrar/ocultar
        6. Campos calculados 
      5. Preguntas frecuentes sobre creación
      1. Firmar los acuerdos que te envíen
      2. Rellenar y firmar
      3. Firma automática
      1. Información general de la página Administrar
      2. Acuerdos delegados
      3. Reemplazar destinatarios
      4. Limitar la visibilidad del documento 
      5. Cancelar un acuerdo 
      6. Crear nuevos recordatorios
      7. Revisar recordatorios
      8. Cancelación de un recordatorio
      9. Acceder a flujos de Power Automate
        1. Cómo funciona la búsqueda
        2. Ver un acuerdo
        3. Creación de una plantilla a partir de un acuerdo
        4. Ocultar/Mostrar acuerdos de la vista
        5. Cargar un documento firmado
        6. Modificar los archivos y campos de un acuerdo enviado
        7. Editar el método de autenticación de un destinatario
        8. Añadir o modificar una fecha de caducidad
        9. Añadir una nota al acuerdo
        10. Uso compartido de un acuerdo individual
        11. Anular uso compartido de un acuerdo
        12. Descargar un acuerdo individual
        13. Descarga de los archivos individuales de un acuerdo
        14. Descargar el informe de auditoría de un acuerdo
        15. Descargar el contenido del campo de un acuerdo
    6. Informe de auditoría
      1. Información general
      2. Conceder a los usuarios acceso a la creación de informes
        1. Crear un informe nuevo
        2. Informes del acuerdo
        3. Informes de transacciones
        4. Informe de actividad de la configuración
        5. Editar un informe
        1. Para crear una nueva exportación de datos
        2. Exportación de datos de formularios web
        3. Edición de una exportación de datos
        4. Actualizar el contenido de exportación de datos
        5. Descargar la exportación de datos
      5. Cambio de nombre de un gráfico/exportación
      6. Duplicar un informe/exportación
      7. Programar un informe/exportación
      8. Eliminar un informe/exportación

    Capacidades y flujos de trabajo de acuerdos avanzados

      1. Crear un formulario web
      2. Editar un formulario web
      3. Deshabilitación/habilitación de un formulario web
      4. Ocultación/descubrimiento de un formulario web
      5. Buscar la dirección URL o el código de script 
      6. Rellenar previamente los campos del formulario web con parámetros de URL
      7. Guardar un formulario web para completarlo más tarde
      8. Cambiar el tamaño de un formulario web
      1. Formularios del Gobierno de los EE. UU. en la biblioteca de Acrobat Sign
      2. Crear una plantilla de biblioteca
      3. Cambiar el nombre de una plantilla de biblioteca
      4. Cambiar el tipo de una plantilla de biblioteca
      5. Cambio del nivel de permisos de una plantilla de biblioteca
      6. Copiar, editar y guardar una plantilla compartida
      7. Descargar los datos de campos agregados para una plantilla de biblioteca
    3. Transferencia de la propiedad de formularios web y plantillas de biblioteca
      1. Información general sobre la integración de Power Automate y los derechos incluidos
      2. Habilitar la integración de Power Automate
      3. Acciones en contexto de la página Administrar
      4. Seguimiento del uso de Power Automate
      5. Crear un nuevo flujo (Ejemplos)
      6. Desencadenadores utilizados para flujos
      7. Importación de flujos desde fuera de Acrobat Sign
      8. Administrar flujos
      9. Editar flujos
      10. Compartir flujos
      11. Deshabilitar o habilitar flujos
      12. Eliminar flujos
          1. Guardar todos los documentos completados en SharePoint
          2. Guardar todos los documentos completados en OneDrive para empresas
          3. Guardar todos los documentos completados en Google Drive
          4. Guardar todos los documentos completados en Dropbox
          5. Guardar todos los documentos completados en Box
          1. Guarde los documentos completados en SharePoint
          2. Guardar los documentos completados en OneDrive para empresas
          3. Guardar los documentos completados en Google Drive
          4. Guardar los documentos completados en Box
          1. Guardar documentos de formulario web completados en la biblioteca de SharePoint
          1. Extraer datos de campos de formulario del documento firmado y actualizar la hoja de Excel
          1. Obtener notificaciones de Adobe Acrobat Sign en un canal de Teams
          1. Generar el documento a partir del formulario de Power App y la plantilla de Word; enviar para firmar
      1. Información general del flujo de trabajo de envío personalizado
      2. Creación de un nuevo flujo de trabajo de envío
      3. Edición de un flujo de trabajo de envío
      4. Activar o desactivar un flujo de trabajo de envío
      5. Enviar un acuerdo con un flujo de trabajo de envío
      1. Compartir un usuario
      2. Compartir acuerdos

    Integrar con otros productos

    1. Acrobat Sign para Salesforce
      1. Acrobat Sign para Microsoft 365
      2. Acrobat Sign para Outlook
      3. Acrobat Sign para Word/PowerPoint
      4. Acrobat Sign para Teams
      5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps y Power Automate
      6. Conector de Acrobat Sign para Microsoft Search
      7. Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 
      8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
      1. Acrobat Sign para ServiceNow
      2. Acrobat Sign para HR ServiceNow
      3. Acrobat Sign para SAP SuccessFactors
      4. Acrobat Sign para Workday
      5. Acrobat Sign para NetSuite
      6. Acrobat Sign para VeevaVault
      7. Acrobat Sign para Coupa BSM Suite
    4. Integraciones gestionadas por socios
    5. Cómo se crea una clave de integración

    Acrobat Sign Desarrolladores

      1. Documentación de métodos
      2. Guía de desarrollo/SDK
      3. Preguntas frecuentes sobre API    
      1. Introducción a Webhook
      2. Configurar un webhook nuevo
      3. Ver o editar un webhook
      4. Desactivar o reactivar un webhook
      5. Eliminar un webhook
      6. Certificados SSL bidireccionales
      7. Webhooks en la API
      1. Información general sobre la zona protegida
      2. Vincular la producción y la zona protegida
      3. Tipos de recursos de la zona protegida

    Soporte y solución de problemas

    1. Recursos de asistencia al cliente 
    2. Recursos de éxito de los clientes de empresa 

    Configura tu propio servicio de marca de tiempo en lugar del servicio predeterminado proporcionado.

    Marcas de tiempo y conformidad de la firma digital

    Las marcas de tiempo son un componente esencial para cumplir las normas de conformidad de firmas digitales de los EE. UU. y la UE, utilizando PADes y eIDAS, respectivamente. La normativa exige que una firma digital establezca de forma segura la identidad del firmante en el momento de la firma, integrando esta información en el documento en el momento de la firma.

    Cómo funcionan las marcas de tiempo

    • Una marca de tiempo bloquea la identidad del firmante y el documento para garantizar la seguridad y el cumplimiento.
    • La identidad se puede verificar a través de certificados, inicios de sesión o tarjetas de identificación, pero la marca de tiempo debe provenir de una autoridad de marca de tiempo (TSA) de confianza.
    • Las TSA son proveedores de terceros que ofrecen servicios de marca de tiempo mediante la infraestructura de claves públicas (PKI).
    • Adobe configura marcas de tiempo en los niveles de aplicación, recurso compartido y cuenta.

    Personalización de una autoridad de marca de tiempo (TSA)

    • Adobe proporciona una TSA para todas las transacciones, garantizando el cumplimiento para los clientes eIDAS en EMEA y otros usuarios en todo el mundo.
    • Las organizaciones con una TSA existente pueden configurar Acrobat Sign para utilizar su TSA con licencia en lugar del proveedor predeterminado de Adobe.
    • La función Marca de tiempo personalizable permite a las compañías integrar su propia TSA para los documentos firmados digitalmente.

    Garantía de validez a largo plazo (LTV)

    • La marca de tiempo garantiza la validez a largo plazo del acuerdo firmado bloqueando la firma y el documento.
    • Los certificados de firma personales pueden caducar, pero una marca de tiempo LTV prorroga la validez del documento sin modificar la validez de la firma.
    • Esto garantiza que la firma era válida en el momento de la firma y que sigue siéndolo más allá de la vida útil del certificado del firmante.

    Personalización de una autoridad de marca de tiempo 

    • Adobe proporciona una TSA para todas las transacciones, garantizando el cumplimiento para los clientes eIDAS en EMEA y otros usuarios en todo el mundo.
    • Las organizaciones con una TSA existente pueden configurar Acrobat Sign para utilizar su TSA con licencia en lugar del proveedor predeterminado de Adobe.
    • La función Marca de tiempo personalizable permite a las compañías integrar su propia TSA para los documentos firmados digitalmente.

    Proveedores de marca de tiempo aprobados

    A continuación se incluye una lista de proveedores TSA previamente aprobados. Cualquier proveedor que no figure en la lista deberá ser revisado y aprobado por el departamento de ingeniería de Acrobat Sign antes de integrarse con el servicio de Adobe Acrobat Sign.

    Configuración

    Disponibilidad:

    • Acrobat Standard y Acrobat Pro: no compatibles
    • Acrobat Sign Solutions: compatible; desactivado de forma predeterminada
    • Acrobat Sign para la administración pública: compatible; deshabilitado de forma predeterminada

    Ámbito de configuración:

    Los proveedores de marcas de tiempo personalizadas muestran el elemento de menú solo a nivel de cuenta.

    Nota:

    El uso de una autoridad de marcación de tiempo (TSA) de terceros es un servicio de pago. Si una organización utiliza un proveedor de TSA alternativo en lugar de la marca de tiempo predeterminada autorizada por Adobe, será responsable de cubrir los costes asociados. Adobe no asume ningún gasto por los servicios de marca de tiempo de terceros.

    Cómo se utiliza

    Las firmas digitales incluyen automáticamente marcas de tiempo en los acuerdos. Una vez configurado el servicio para la cuenta, no es necesario realizar ninguna acción adicional.

    Proveedores de marca de tiempo aprobados

    A continuación se muestra una lista de proveedores de marca de tiempo previamente cualificados:

    • Marca de tiempo certificada de Adobe
    • Marca de tiempo de DigiCert para Adobe
    • Marca de tiempo de GlobalSign AATL
    • TSA cualificada de InfoCert
    • Intesi Group
    • TSA cualificada de Namirial
    • Marca de tiempo Notarius AATL
    • QuoVadis Europe (auditado en el marco del eIDAS)
    • QuoVadis Switzerland (auditado en el marco del ZertES)
    • Servicio de marca de tiempo de Seiko
    • TSA cualificada de Trans Sped

    Habilitación de un proveedor de marcas de tiempo de terceros

    Si deseas utilizar una TSA previamente cualificada para tu cuenta, ponte en contacto con el servicio de asistencia de Acrobat Sign y especifica el proveedor que prefieras.

    Configuración de un proveedor de marcas de tiempo personalizadas

    En el caso de los proveedores que no figuren en la lista de precalificados, se requerirá un plazo adicional de verificación técnica para garantizar la compatibilidad. Este proceso puede tardar unos días.

    Para empezar, ponte en contacto con el servicio de asistencia de Acrobat Sign y facilita la siguiente información:

    • El nombre del proveedor de servicio.
    • La URL de punto de conexión del servicio.

    Una vez que el servicio de asistencia técnica haya configurado el punto de conexión de tu cuenta, el elemento de menú Configuración de marca de tiempo estará disponible en el menú Configuración de la cuenta.

    NAv

    La URL del servidor solo está disponible mediante el departamento de ingeniería de Acrobat Sign, por lo que, si por cualquier razón necesita cambiar de proveedor de servicios, debe ponerse en contacto con el soporte de Acrobat Sign.

    1. Vaya a Configuración de la cuenta > Configuración de marca de tiempo

    2. Compruebe la opción Habilitar el servicio de marca de tiempo siguiente.

      Sugerencia:

      Si desactivas la casilla Activar el siguiente servicio de marca de tiempo, se aplicará la TSA predeterminada de Acrobat Sign.

      • Las credenciales de usuario se conservan, por lo que volver a habilitar el servicio no requiere una nueva autenticación.

    3. Haga clic en el botón Añadir. La superposición Configuración de inicio de sesión de marca de tiempo le permite introducir el Nombre de usuario y Contraseña para su proveedor de marcas de hora.

    4. Haga clic en Guardar una vez que haya escrito las credenciales.

      Regresa a la página Configuración de marca de tiempo, se ve el nombre de usuario y la contraseña está enmascarada.

    5. Seleccione el botón Comprobar configuración de marca de tiempo para asegurarse de que la configuración funciona correctamente.

      Verificar

       

      Verá un mensaje de confirmación.

      Conexión verificada

      Nota:

      Si hay errores o la marca de tiempo del acuerdo no es correcta, revisa la configuración o ponte en contacto con el servicio de asistencia técnica. 

    Actualización de credenciales

    Para cambiar las credenciales de la configuración:

    1. Selecciona el botón Editar.
    2. Aparecerá la superposición Configuración de inicio de sesión de marca de tiempo.
    3. Introduce las nuevas credenciales solicitadas cuando te las soliciten.
    4. Guarda los cambios para actualizar la configuración.

    Eliminación de credenciales

    Para quitar las credenciales del sistema:

    1. Selecciona el botón Eliminar.
    2. Confirma la eliminación cuando te lo soliciten.
    3. Selecciona Sí para completar el proceso. Las credenciales se eliminarán de forma permanente.

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