Crear un formulario web

Desde la página Inicio, haga clic en Publicar un formulario web

Introduzca el Nombre del formulario web

• Si ha añadido un archivo sin establecer primero el nombre del formulario web, este recibirá el nombre del archivo.
• Solo puede editar el nombre del formulario web cuando está en estado Borrador. Una vez creado el formulario web, el valor de nombre se bloquea.
  

Configura la experiencia del primer participante:

(El primer participante es la persona que interactúa inicialmente con el formulario web. En el caso de que se permitan varios participantes, el primer participante proporcionará las direcciones de correo electrónico de todos los participantes posteriores).

• Función de participante:
  • Firmante: los firmantes deben aplicar una firma, además de cualquier otro campo que sea necesario.
  • Aprobador: los aprobadores pueden rellenar campos, pero no es necesario que apliquen una firma.
  • Aceptante: los Aceptantes, al igual que los Aprobadores, pueden rellenar el contenido del campo, pero no están obligados a proporcionar una firma.
  • Rellenador de formulario: los rellenadores de formularios solo pueden rellenar campos y puede que no tengan un campo de firma.
• Autenticación:
  • Ninguno: esta opción solo utiliza la verificación por correo electrónico después de enviar el formulario web (si la configuración lo permite).
    
  • Contraseña: esta opción requiere que el destinatario introduzca una contraseña para poder ver el documento.
    
  • Acrobat Sign: el uso del método de autenticación de Acrobat Sign requiere que el firmante se autentique en Adobe mediante un Adobe ID. Es una autenticación de baja fricción si se sabe que el firmante tiene un Adobe ID.
  • Autenticación basada en conocimientos (KBA): esta puede habilitarse como método de autenticación si su cuenta está configurada para permitir transacciones de KBA ilimitadas. Tenga en cuenta que la KBA solo es válida en s Estados Unidos.
  • Teléfono : la autenticación por teléfono requiere que el primer firmante proporcione su número de teléfono y verifique dicho número mediante texto o voz SMS antes de que el firmante pueda acceder al acuerdo.

(Opcional si se activa) Añadir participante

Al hacer clic en el vínculo Añadir participante, se añade un participante adicional al formulario web.

• Los participantes adicionales los define el primer participante, que debe proporcionar todas las direcciones de correo electrónico para los participantes posteriores.
  • Se pueden ofrecer instrucciones para guiar al primer participante en cómo/cuándo añadir participantes adicionales.
    
• La configuración de los participantes adicionales puede ser opcional u obligatoria para el primer destinatario.

• Añadir participante: el vínculo Añadir participante permite añadir uno o más participantes posteriores (Participante 2, Participante 3, etc.), que deberán ser definidos por el primer participante.
  • Al hacer clic en el vínculo, se añade una línea de participante a la página (hasta 25).
    
  • Los participantes adicionales pueden ser opcionales u obligatorios:
    • Si es opcional, se solicita al Participante 1 que asigne el siguiente participante. Si no se identifica ningún participante nuevo, el flujo de firma pasa a los contrafirmantes (si los hubiera).
    • Si es necesario, se solicita al Participante 1 que proporcione un nombre y una dirección de correo electrónico para que el Participante 2 pueda continuar con el acuerdo. De lo contrario, el acuerdo se bloquea en este punto.
  • Los participantes adicionales se configuran del mismo modo que el Participante 1 con algunas modificaciones en las opciones:
    • Se pueden asignar dos funciones adicionales a los participantes adicionales: Destinatario certificado y Delegador.
      
    • No se les puede asignar una Contraseña a los participantes adicionales como método de autenticación, pero se les puede asignar el método OTP de correo electrónico.
    • A los participantes adicionales se les puede asignar una autenticación de Identidad digital si al menos una está configurada para el grupo.

Cuando el Participante 1 haya completado las acciones requeridas y haga clic en Enviar, se le pedirá Asignar el siguiente participante:

• Se solicita al Participante 1 que proporcione el nombre y la dirección de correo electrónico del Participante 2
  • Si se añade el Participante 2, se podrá añadir el Participante 3, y así sucesivamente...
    
• Si se incluye un Participante 2, el Participante 1 debe verificar su dirección de correo electrónico antes de que el sistema lo notifique al Participante 2
  • Si se inhabilita Exigir a los firmantes que verifiquen su dirección de correo electrónico, no se eludirá esta verificación.

Añada contrafirmantes y partes en CC.

Si quiere que su formulario web se contrafirme:

• Introduzca las direcciones de correo electrónico de las partes que quiere que contrafirmen o aprueben el acuerdo en la sección “Contrafirmantes”:
  • Puedes incluirte a ti mismo (el creador del formulario web) haciendo clic en el vínculo Añadirme que está situado encima del registro del contrafirmante.
  • Puedes Añadir el grupo de destinatarios seleccionando el vínculo situado encima del registro del contrafirmante. Los formularios web admiten grupos de destinatarios ad hoc y reutilizables.
  • Puedes Añadir el sello eléctrico seleccionando el vínculo situado encima del registro del contrafirmante. Se debe configurar un sello electrónico en el grupo en el que se crea el formulario web para que esta opción sea visible.
    
  • Configura la función adecuada para cada destinatario. Todas las funciones habilitadas por el administrador estarán disponibles, excepto un sello electrónico, que siempre es un firmante.
  • Defina el método de autenticación adecuado para cada contrafirmante. A los contrafirmantes se les puede asignar cualquiera de los métodos de autenticación, incluida una Identidad digital (siempre que al menos una esté configurada para el grupo).
  • Todos los contrafirmantes definidos necesitarán terminar su firma/aprobación en el orden que las enumere para que el contrato se complete.
  • Los correos electrónicos del contrafirmante se pueden editar después de enviar el acuerdo en la página Administrar (solo servicio de nivel empresarial).
    
    • Solo puede editar la dirección de correo electrónico del contrafirmante. No se puede añadir ni reducir el número de contrafirmantes.
      

Añada partes en CC haciendo clic en el vínculo Mostrar CC.

• Introduzca las direcciones de correo electrónico que desea incluir automáticamente en los correos electrónicos de finalización del acuerdo.
  • Los correos CC se pueden editar después de enviar el acuerdo en la página Administrar (solo servicio de nivel empresarial).
    • Solo puede editar la dirección de correo electrónico de las partes en CC. No se puede añadir ni reducir el número de CC.

Los contrafirmantes y las partes en CC pueden tener un mensaje privado configurado. El mensaje privado se incluye en el cuerpo de la notificación por correo electrónico y, opcionalmente, está disponible en la página de firma electrónica (según la configuración del grupo de envío).

Selecciona el icono Añadir un mensaje privado para activar la superposición de mensajes privados. Introduce tu mensaje y selecciona Guardar.

• Los contrafirmantes tienen mensajes privados únicos configurados por destinatario. 
• Todos los usuarios en CC reciben el mismo mensaje privado.

Arrastre y suelte los archivos que quiera usar como base para su formulario web en la sección Archivos o haga clic en Agregar archivos y vaya hasta el documento en cualquier unidad en red o almacenamiento de archivos integrado.

Configurar las opciones 

• Proteger con contraseña: si desea aplicar una contraseña para abrir el PDF final producido por el formulario web que firma, marque esta casilla.Se le solicitará la contraseña.
• Idioma de los destinatarios (solo para los niveles de servicio Business y Enterprise): esta configuración dictará el idioma que se utiliza para las instrucciones en pantalla, así como en las notificaciones por correo electrónico relacionadas con el formulario web.

Selecciona la opción Campos Vista previa y Agregar firma y, a continuación, haz clic en Siguiente.

La página se actualizará y se mostrarán los archivos autorizados en el entorno de creación.

Arrastre los campos necesarios desde la parte derecha de la página hasta el documento, según convenga.

No olvide colocar como mínimo un campo de firma para cada firmante, incluidos los participantes iniciales y todos los contrafirmantes.

Los campos de correo electrónico son opcionales, pero si no hay ningún campo en el propio formulario, Adobe Acrobat Sign solicitará al participante que facilite un correo electrónico.  En todos los casos, debe proporcionarse una dirección de correo electrónico para cada participante.

Una vez colocados todos los campos, seleccione el botón Guardar, situado en el ángulo superior derecho. Al guardar el documento en este momento, se iniciará el formulario web como una URL pública activa.

Accederá a la página de postcreación del formulario web. Aquí, se puede obtener la dirección URL del formulario web y el código de iFrame o JavaScript que se puede usar para incrustarlo.

También se puede probar el formulario web como firmante del destinatario.