Novedades
Introducción
- Guía de inicio rápido para administradores
- Guía de inicio rápido para usuarios
- Para desarrolladores
- Biblioteca de tutoriales de vídeo
- Preguntas frecuentes
Administrar
- Información general sobre Admin Console
- Administración de usuarios
- Agregación de usuarios
- Crear usuarios centrados en funciones
- Buscar usuarios con errores de aprovisionamiento
- Cambiar nombre/dirección de correo electrónico
- Editar los miembros del grupo de un usuario
- Editar los miembros del grupo de un usuario a través de la interfaz de grupo
- Promover un usuario a una función de administrador
- Tipos de identidad de usuario y SSO
- Cambiar identidad de usuario
- Autenticar usuarios con MS Azure
- Autenticar usuarios con la federación de Google
- Perfiles de productos
- Experiencia de inicio de sesión
- Configuración de cuenta/grupo
- Descripción general de configuración
- Configuración global
- Nivel de cuenta e ID
- Nueva experiencia de destinatario
- Flujos de trabajo de firma automática
- Enviar en bloque
- Formulario web
- Flujos de trabajo de envío personalizado
- Flujos de trabajo de Power Automate
- Documentos de la biblioteca
- Recopilar los datos de formularios con acuerdos
- Visibilidad limitada de los documentos
- Adjuntar una copia de PDF del acuerdo firmado
- Incluir un vínculo en el correo electrónico
- Incluir una imagen en el correo electrónico
- Los archivos adjuntos a correos electrónicos recibirán el nombre
- Adjuntar informe de auditoría a documentos
- Combinar varios documentos en uno solo
- Descargar documentos individuales
- Carga de un documento firmado
- Delegación para usuarios de mi cuenta
- Permitir delegar a destinatarios externos
- Autoridad para firmar
- Autoridad para enviar
- Potestad para añadir sellos electrónicos
- Establecer la zona horaria predeterminada
- Establecer un formato de fecha predeterminado
- Usuarios en varios grupos (UMG)
- Permisos de administrador de grupos
- Reemplazar destinatario
- Informe de auditoría
- Pie de página de la transacción
- Mensajería en el producto y guías
- PDF accesibles
- Nueva experiencia de creación
- Cliente sanitario
- Configuración de cuenta
- Añadir logotipo
- Personalizar el nombre de host/URL de la empresa
- Agregar el nombre de empresa
- Redirección de URL posterior al acuerdo
- Preferencias de firma
- Firmas con el formato correcto
- Permitir a los destinatarios firmar mediante
- Los firmantes pueden cambiar su nombre
- Permitir que los destinatarios utilicen su firma guardada
- Condiciones de uso personalizadas y divulgación del cliente
- Desplazarse por los destinatarios en los campos del formulario
- Reiniciar flujo de trabajo del acuerdo
- Rechazo de la firma
- Permitir flujos de trabajo de Stamps
- Solicitar a los firmantes que proporcionen su Título o Empresa
- Permitir a los firmantes imprimir y colocar una firma escrita
- Mostrar mensajes al firmar electrónicamente
- Requerir a los firmantes usar un dispositivo móvil para crear su firma
- Solicitar la dirección IP de los firmantes
- Excluir el nombre y cargo de la empresa de los sellos de participación
- Firmas digitales
- Sellos electrónicos
- Identidad digital
- Configuración de informes
- Nueva experiencia de informes
- Configuración de informes clásica
- Configuración de seguridad
- Configuración de inicio de sesión único
- Configuración de recordar usuario
- Política de contraseña para inicio de sesión
- Seguridad de la contraseña del inicio de sesión
- Duración de la sesión web
- Tipo de encriptación del PDF
- API
- Acceso a la información de usuarios y grupos
- Rangos de IP permitidos
- Uso compartido de cuenta
- Permisos de cuenta compartida
- Controles de uso compartido de acuerdos
- Verificación de la identidad del firmante
- Contraseña de firma de acuerdo
- Seguridad de la contraseña del documento
- Bloqueo de firmantes por geolocalización
- Autenticación telefónica
- Autenticación basada en conocimientos (KBA)
- Permitir la extracción de página
- Expiración del vínculo a documentos
- Cargar un certificado de cliente para webhooks/devoluciones de llamada
- Marca de hora
- Configuración de envío
- Mostrar página Enviar después de iniciar sesión
- Requerir el nombre del destinatario al enviar
- Bloquear valores de nombre para usuarios conocidos
- Funciones de destinatarios permitidos
- Permitir testigos electrónicos
- Grupos de destinatarios
- CCs
- Acceso del destinatario al acuerdo
- Campos obligatorios
- Adjuntar documentos
- Integración de campos
- Modificar acuerdos
- Nombre del acuerdo
- Idiomas
- Mensajes privados
- Tipos de firma permitidos
- Recordatorios
- Protección con contraseña de documentos firmados
- Enviar notificación de acuerdo a través de
- Opciones de identificación del firmante
- Protección de contenidos
- Habilitar transacciones de Notarize
- Caducidad del documento
- Vista previa, colocar firmas y añadir campos
- Orden de las firmas
- Liquid Mode
- Controles de flujo de trabajo personalizado
- Opciones de carga para la página de firma electrónica
- Redirección de la URL de confirmación tras la firma
- Plantillas de mensajes
- Configuración biofarmacéutica
- Integración del flujo de trabajo
- Configuración de notarización
- Integración de pagos
- Mensajería de los firmantes
- Configuración de SAML
- Configuración de SAML
- Instalar el Servicio de federación de Microsoft Active Directory
- Instalar Okta
- Instalar OneLogin
- Instalar federación de identidades de Oracle
- Configuración de SAML
- Gobernanza de datos
- Configuración de marca de tiempo
- Archivo externo
- Idiomas de la cuenta
- Configuración de correo electrónico
- Imágenes de encabezado y pie de página del correo electrónico
- Permitir pies de página de correo electrónico de usuarios individuales
- Personalizar el correo electrónico de Firma solicitada
- Personalizar los campos “Para” y “CC”
- Habilitar notificaciones sin enlaces
- Personalice plantillas de correo electrónico
- Migración de echosign.com a adobesign.com
- Configuración de las opciones para los destinatarios
- Orientación para los requisitos reglamentarios
- Accesibilidad
- HIPAA
- RGPD
- Título 21 del CFR, Parte 11, y EudraLex, anexo 11
- Clientes del sector sanitario
- Compatibilidad con IVES
- Acuerdos de "protección"
- Consideraciones de la UE y el Reino Unido
- Descargar acuerdos en bloque
- Reivindicar un dominio
- Vínculos de notificación de abuso
Enviar, firmar y administrar acuerdos
- Opciones de destinatario
- Cancelar un recordatorio por correo electrónico
- Opciones de la página de firma electrónica
- Información general de la página de firma electrónica
- Abrir para leer el acuerdo sin campos
- Rechazar la firma de un acuerdo
- Delegar autorización de firma
- Reiniciar el acuerdo
- Descargar un PDF del acuerdo
- Ver el historial del acuerdo
- Ver los mensajes del acuerdo
- Conversión de una firma electrónica a una escrita
- Conversión de una firma escrita a una electrónica
- Navegar por los campos de formulario
- Borrar los datos de los campos de formulario
- Ampliación y navegación por la página de firma electrónica
- Cambiar el idioma utilizado en las herramientas y la información del acuerdo
- Revisar los avisos legales
- Ajuste de las preferencias de cookies de Acrobat Sign
- Enviar acuerdos
- Creación de campos en documentos
- Entorno de creación en la aplicación
- Detección automática de campos
- Arrastra y suelta campos con el entorno de creación
- Asignación de los campos de formulario a los destinatarios
- La función Rellenar previamente
- Aplicar campos con una plantilla de campos reutilizable
- Transferir campos a una nueva plantilla de biblioteca
- Entorno de creación actualizada al enviar acuerdos
- Creación de formularios y etiquetas de texto
- Creación de formularios con Acrobat (AcroForms)
- Campos
- Preguntas frecuentes sobre creación
- Entorno de creación en la aplicación
- Firmar acuerdos
- Gestionar acuerdos
- Información general de la página Administrar
- Acuerdos delegados
- Reemplazar destinatarios
- Limitar la visibilidad del documento
- Cancelar un acuerdo
- Crear nuevos recordatorios
- Revisar recordatorios
- Cancelación de un recordatorio
- Acceder a flujos de Power Automate
- Más acciones…
- Cómo funciona la búsqueda
- Ver un acuerdo
- Creación de una plantilla a partir de un acuerdo
- Ocultar/Mostrar acuerdos de la vista
- Cargar un documento firmado
- Modificar los archivos y campos de un acuerdo enviado
- Editar el método de autenticación de un destinatario
- Añadir o modificar una fecha de caducidad
- Añadir una nota al acuerdo
- Uso compartido de un acuerdo individual
- Anular uso compartido de un acuerdo
- Descargar un acuerdo individual
- Descarga de los archivos individuales de un acuerdo
- Descargar el informe de auditoría de un acuerdo
- Descargar el contenido del campo de un acuerdo
- Informe de auditoría
- Exportaciones de creación de informes y datos
- Información general
- Conceder a los usuarios acceso a la creación de informes
- Gráficos de informes
- Exportaciones de datos
- Cambio de nombre de un gráfico/exportación
- Duplicar un informe/exportación
- Programar un informe/exportación
- Eliminar un informe/exportación
- Comprobar uso de transacciones
Capacidades y flujos de trabajo de acuerdos avanzados
- Formularios web
- Crear un formulario web
- Editar un formulario web
- Deshabilitación/habilitación de un formulario web
- Ocultación/descubrimiento de un formulario web
- Buscar la dirección URL o el código de script
- Rellenar previamente los campos del formulario web con parámetros de URL
- Guardar un formulario web para completarlo más tarde
- Cambiar el tamaño de un formulario web
- Plantillas reutilizables (plantillas de la biblioteca)
- Formularios del Gobierno de los EE. UU. en la biblioteca de Acrobat Sign
- Crear una plantilla de biblioteca
- Cambiar el nombre de una plantilla de biblioteca
- Cambiar el tipo de una plantilla de biblioteca
- Cambio del nivel de permisos de una plantilla de biblioteca
- Copiar, editar y guardar una plantilla compartida
- Descargar los datos de campos agregados para una plantilla de biblioteca
- Transferencia de la propiedad de formularios web y plantillas de biblioteca
- Flujos de trabajo de Power Automate
- Información general sobre la integración de Power Automate y los derechos incluidos
- Habilitar la integración de Power Automate
- Acciones en contexto de la página Administrar
- Seguimiento del uso de Power Automate
- Crear un nuevo flujo (Ejemplos)
- Desencadenadores utilizados para flujos
- Importación de flujos desde fuera de Acrobat Sign
- Administrar flujos
- Editar flujos
- Compartir flujos
- Deshabilitar o habilitar flujos
- Eliminar flujos
- Plantillas útiles
- Solo administrador
- Archivo de acuerdos
- Guarde los documentos completados en SharePoint
- Guardar los documentos completados en OneDrive para empresas
- Guardar los documentos completados en Google Drive
- Guardar todos los documentos completados en Dropbox
- Guardar los documentos completados en Box
- Archivo de acuerdos del formulario web
- Guardar documentos de formulario web completados en la biblioteca de SharePoint
- Guardar documentos de formularios web completados en OneDrive para empresas
- Guardar los documentos completados en Google Drive
- Guardar los documentos de formularios web completados en Box
- Extracción de datos del acuerdo
- Notificaciones del acuerdo
- Enviar notificaciones por correo electrónico personalizadas con el contenido del acuerdo y el acuerdo firmado
- Obtener notificaciones de Adobe Acrobat Sign en un canal de Teams
- Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Slack
- Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Webex
- Generación de acuerdos
- Generar el documento a partir del formulario de Power App y la plantilla de Word; enviar para firmar
- Generar un acuerdo a partir de una plantilla de Word en OneDrive y obtener la firma
- Generar un acuerdo para la fila de Excel seleccionada, enviar para revisión y firmar
- Flujos de trabajo de envío personalizado
- Compartir usuarios y acuerdos
Integrar con otros productos
- Introducción a las integraciones de Acrobat Sign
- Acrobat Sign para Salesforce
- Acrobat Sign para Microsoft
- Otras integraciones
- Integraciones gestionadas por socios
- Cómo se crea una clave de integración
Acrobat Sign Desarrolladores
- API REST
- Webhooks
Soporte y solución de problemas
Información general
Muchos acuerdos (como documentos fiscales, registro de la propiedad, poderes notariales, transferencias de activos, etc.) requieren que el destinatario firme su acuerdo en presencia de un testigo. El testigo puede ser casi cualquier parte físicamente presente para observar la solicitud del firmante de su firma.
Acrobat Sign proporciona una "función" seleccionable en el proceso de configuración que inserta un destinatario "firmante" con un destinatario "testigo" asociado que el firmante debe definir.
- Para que el firmante pueda revisar el acuerdo, debe proporcionar el nombre y la dirección de correo electrónico del testigo.
- Una vez que el firmante haya completado el proceso de firma, el testigo recibe un correo electrónico en el que se le solicita que certifique que ha presenciado el proceso de firma. Se solicita al testigo que revise su nombre y dirección de correo electrónico para que pueda interactuar con el acuerdo.
- Se pueden asignar campos adicionales al testigo para capturar cualquier información que los requisitos de cumplimiento exijan.
Disponibilidad:
La función Firmar con testigo solo está disponible para los planes de licencias empresariales.
Ámbito de configuración:
Las funciones se pueden habilitar en los niveles de cuenta y grupo.
Un “testigo” es diferente a un “notario público”.
Un "testigo" puede ser cualquier persona que sea:
- mayor de edad
- en pleno uso de sus facultades mentales
- una persona independiente, imparcial y ajena al acuerdo
- presente físicamente en el momento en que el firmante aplica su firma al acuerdo
Los testigos no pueden ser remunerados por el acto de presenciar el proceso de firma.
Un "notario público" suele ser un tipo de testigo encargado por un órgano rector (como el Estado). El proceso de notarización tiende a ser considerablemente más formal en la medida en que se documenta la identidad del firmante y, por lo general, se exige una tasa por su tramitación.
Los servicios de notaría electrónica también están disponibles en Acrobat Sign.
Consulta con tu departamento legal para confirmar si un testigo o un notario es requisito para tus demandas de cumplimiento.
Cómo los remitentes añaden un testigo electrónico a un acuerdo
Una vez activada la función, los remitentes pueden encontrar la función Firmar con testigo enumerada en el selector Función en la página Redactar .
Cuando un firmante selecciona la función Firmar con testigo , se agrega un registro adicional debajo del registro del destinatario para identificar que se requiere un testigo y que el firmante proporcionará los detalles del testigo.
Debido a la naturaleza del proceso de firma de testigos y a cómo se indexan los testigos, solo se admite un flujo secuencial de firmas.
La opción Firmar con testigo no está disponible actualmente en la nueva experiencia Solicitar firma.
Autenticación telefónica está disponible para los casos de uso en los que se requiere una contraseña de un solo uso (OTP) de segundo factor para el testigo (p. ej., Títulos HMLR).
El remitente configura la autenticación por teléfono al redactar el acuerdo, pero no se le pide que proporcione el número de teléfono del testigo. El firmante proporciona el número de teléfono del testigo cuando lo identifica.
Se requiere que el testigo utilice un teléfono móvil para autenticarse y se envía un mensaje de texto (se suprime la opción de llamada telefónica).
Si se utiliza un teléfono fijo, se muestra un error que informa al testigo de que debe utilizar un teléfono móvil.
La comprobación para asegurarse de que el teléfono sea un dispositivo móvil está en desarrollo y se espera que esté disponible en la versión de marzo de 2024.
La autenticación de testigos OTP de segundo factor es opcional en la interfaz del remitente, pero puede ser necesaria para uso empresarial. Consulta con tu equipo legal para conocer tu obligación de cumplimiento.
También podrán añadirse mensajes privados para el testigo:
Diseño de flujos de trabajo de envío personalizado
Los usuarios que diseñan flujos de trabajo de envío personalizados pueden encontrar la opción Firmante con testigo al seleccionar un nuevo destinatario en el diagrama de flujo de destinatarios.
Al establecer la función Firmante con testigo se instalan los objetos firmantes del firmante (Destinatario) y del testigo (Destinatario testigo).
Se espera que la configuración de testigos en el Diseñador de flujos de trabajo esté establecida para la versión de marzo de 2024. La versión actual de Acceso interno aún no es compatible con esta funcionalidad.
Asegúrate de que los campos obligatorios se coloquen en el acuerdo para el testigo
Los campos se deben crear en el documento donde se requiera la firma del testigo. Si no se coloca un campo de firma para el testigo, se coloca automáticamente uno al final del documento.
Algunos casos de uso pueden requerir información adicional de los testigos para completar un testimonio válido. Consulta a tu equipo legal para determinar qué información se necesita. Agrega los campos para recolectar esta información, asígnalos al testigo y márcalos según sea necesario.
Las reglas de Visibilidad limitada de los documentos se aplican a los testigos como cualquier otro participante. Solo se pueden ver los archivos que contienen campos para el testigo.
Creación en la aplicación: asignación de campos al testigo
El entorno de creación de la aplicación identifica a los testigos en el orden de flujo de firmas y les proporciona identificadores codificados por color en la lista Destinatarios.
Etiquetas de texto
Los testigos son receptores en lo que respecta a la indexación de los participantes. Si tienes dos destinatarios que necesitan cada uno un testigo, entonces:
- El primer firmante es _es:signer1
- El testigo asociado al primer firmante es _es:signer2
- El segundo firmante es _es:signer3
- El testigo asociado al segundo firmante es _es:signer4
La asignación de los identificadores de etiqueta de texto es coherente con el flujo de firma del acuerdo. Pero, la indexación en la página de composición no tiene en cuenta a los testigos en la interfaz. (Los testigos se presentan como un registro auxiliar del destinatario identificado.)
Dedica tu tiempo a diseñar y probar tus formularios con cuidado para asegurarte de que el flujo de firmas se procesa correctamente y de que los participantes tengan acceso a los campos correctos.
Experiencia del destinatario de la firma
La experiencia del firmante comienza con una notificación por correo electrónico en la que se le indica que se le ha enviado un acuerdo y que el acuerdo requiere un testigo.
Después de seleccionar el botón Revisar y firmar y aceptar las Condiciones de uso, el firmante debe suministrar la información del testigo. El acceso al acuerdo no se concede hasta que se recopila la información del testigo.
La información solicitada es la del testigo:
- Nombre completo
- Dirección de correo electrónico
- Opcional: Número de teléfono móvil (si está configurada la autenticación de segundo factor para el testigo)
- Los números de teléfono fijo provocarán un error para el testigo.
Si el proceso de firma se finaliza antes de que se complete el proceso y la firma debe reiniciarse, la información del testigo se pierde y deberá volver a introducirse.
Ten en cuenta que el campo Confirmar correo electrónico no acepta un valor pegado. La dirección de correo electrónico debe escribirse manualmente.
Experiencia del testigo
Una vez que el firmante complete su firma, se envía un correo electrónico a la dirección de correo electrónico del testigo.
El testigo recibe un correo electrónico que identifica la solicitud de un certificado del acuerdo y al firmante que lo ha designado.
Después de que el testigo seleccione el botón Revisar y firmar y acepte las Condiciones de uso, se le solicitará que verifique su información antes de que se le conceda acceso para interactuar con el acuerdo.
Una vez concedido el acceso al acuerdo, el testigo puede rellenar los campos que se le soliciten y aplicar su firma.
Durante el proceso de firma, el testigo no puede cambiar el valor de nombre proporcionado por el firmante designado.
En ningún momento el testigo tiene la posibilidad de descargar el acuerdo, ni puede acceder a él después de completar su proceso como testigo. No se envía ningún archivo adjunto por correo electrónico y, si el testigo tiene una cuenta de Acrobat Sign, el acuerdo no aparece en su página Administrar.
Los campos de testigo se deben crear en el documento donde se requiera su firma. Si no se coloca un campo de firma para el testigo, se coloca automáticamente uno al final del documento.
Si la ocupación y la dirección del testigo no se recopila en la ventana emergente de verificación de testigos, debes agregarlas como campos obligatorios asignados al testigo. De no hacerlo, podrías quedar fuera del cumplimiento de las normas para presenciar el acuerdo.
Las reglas de Visibilidad limitada de los documentos se aplican a los testigos como cualquier otro participante. Solo se pueden ver los archivos que contienen campos para el testigo.
Creación en la aplicación: asignación de campos al testigo
El entorno de creación de la aplicación identifica a los testigos en el orden de flujo de firmas y les proporciona identificadores codificados por color en la lista Destinatarios.
Etiquetas de texto
Los testigos son receptores en lo que respecta a la indexación de los participantes. Si tienes dos destinatarios que necesitan cada uno un testigo, entonces:
- El primer firmante es _es:signer1
- El testigo asociado al primer firmante es _es:signer2
- El segundo firmante es _es:signer3
- El testigo asociado al segundo firmante es _es:signer4
La asignación de los identificadores de etiqueta de texto es coherente con el flujo de firma del acuerdo. Pero, la indexación en la página de composición no tiene en cuenta a los testigos en la interfaz. (Los testigos se presentan como un registro subordinado del destinatario identificado.)
Dedica tu tiempo a diseñar y probar tus formularios con cuidado para asegurarte de que el flujo de firmas se procesa correctamente y de que los participantes tengan acceso a los campos correctos.
Configuración
Los controles de esta funcionalidad se pueden evaluar accediendo a Configuración de la cuenta > Configuración de envío > Funciones de destinatarios permitidas
Activa la casilla de verificación Permitir que todos los remitentes marquen a los destinatarios como firmantes con testigo.
La función está activada, concediendo el acceso a la función o no. No hay más controles.
Cuando el control está habilitado, la función Firmar con testigo se muestra en la lista de funciones disponibles para el remitente en la página Redactar y en el diseñador de flujo de trabajo de envío personalizado:
Estado de la página Administrar
Un acuerdo de la página Administrar refleja el estado de Enviado para atestiguar cuando el ciclo de firma está a la espera de que un testigo complete su atestación.
Ten en cuenta que los destinatarios que no son testigos siguen mostrando el estado adecuado para su función en el acuerdo (Enviado para firmar, Enviado para aprobar, etc.).
La lista Actividad proporciona los mismos eventos del informe de auditoría en un formato condensado. Las actividades de los testigos están claramente identificadas, pero el evento del firmante no incluye el requisito de un testigo.
