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Generación de varios acuerdos masivos mediante un formulario CSV

 

Guía de Adobe Acrobat Sign

Novedades

  1. Notas previas a la versión
  2. Notas de la versión
  3. Notificaciones importantes

Introducción

  1. Guía de inicio rápido para administradores
  2. Guía de inicio rápido para usuarios
  3. Para desarrolladores
  4. Biblioteca de tutoriales de vídeo
  5. Preguntas frecuentes

Administrar

  1. Información general sobre Admin Console
  2. Administración de usuarios
    1. Agregar un usuario
    2. Añadir usuarios en bloque
    3. Añadir usuarios desde el directorio
    4. Añadir usuarios desde MS Azure Active Directory
    5. Crear usuarios centrados en funciones
      1. Cuentas técnicas - basadas en API
      2. Cuentas de servicio - Manejadas manualmente
    6. Buscar usuarios con errores de aprovisionamiento
    7. Cambiar nombre/dirección de correo electrónico
    8. Editar los miembros del grupo de un usuario
    9. Editar los miembros del grupo de un usuario a través de la interfaz de grupo
    10. Promover un usuario a una función de administrador
    11. Tipos de identidad de usuario y SSO
    12. Cambiar identidad de usuario
    13. Autenticar usuarios con MS Azure
    14. Autenticar usuarios con la federación de Google
    15. Perfiles de productos
    16. Experiencia de inicio de sesión 
  3. Configuración de cuenta/grupo
    1. Descripción general de configuración
    2. Configuración global
      1. Nivel de cuenta e ID
      2. Flujos de trabajo de firma automática
      3. Enviar en bloque
      4. Formularios web
      5. Flujos de trabajo de envío personalizado
      6. Flujos de trabajo de Power Automate
      7. Documentos de la biblioteca
      8. Recopilar los datos de formularios con acuerdos
      9. Visibilidad limitada de los documentos
      10. Adjuntar una copia de PDF del acuerdo firmado
      11. Incluir un vínculo en el correo electrónico
      12. Incluir una imagen en el correo electrónico
      13. Los archivos adjuntos a correos electrónicos recibirán el nombre
      14. Adjuntar informe de auditoría a documentos
      15. Combinar varios documentos en uno solo
      16. Carga de un documento firmado
      17. Delegación para usuarios de mi cuenta
      18. Permitir delegar a destinatarios externos
      19. Autoridad para firmar
      20. Autoridad para enviar
      21. Potestad para añadir sellos electrónicos
      22. Establecer la zona horaria predeterminada
      23. Establecer un formato de fecha predeterminado
      24. Usuarios en varios grupos (UMG)
        1. Actualizar para usar UMG
      25. Permisos de administrador de grupos
      26. Reemplazar destinatario
      27. Informe de auditoría
        1. Información general
        2. Permitir acceso no autenticado en la página de verificación de la transacción
        3. Incluir recordatorios
        4. Incluir eventos de vista
        5. Incluir recuento de páginas del acuerdo/archivos adjuntos
      28. Mensajería en el producto y guías
      29. PDF accesibles
      30. Nueva experiencia de creación
      31. Cliente sanitario
    3. Configuración de cuenta
      1. Añadir logotipo
      2. Personalizar el nombre de host/URL de la empresa   
      3. Agregar el nombre de empresa
    4. Preferencias de firma
      1. Firmas con el formato correcto
      2. Permitir a los destinatarios firmar mediante
      3. Los firmantes pueden cambiar su nombre
      4. Permitir que los destinatarios utilicen su firma guardada
      5. Condiciones de uso personalizadas y divulgación del cliente
      6. Desplazarse por los destinatarios en los campos del formulario
      7. Rechazo de la firma
      8. Permitir flujos de trabajo de Stamps
      9. Solicitar a los firmantes que proporcionen su Título o Empresa
      10. Permitir a los firmantes imprimir y colocar una firma escrita
      11. Mostrar mensajes al firmar electrónicamente
      12. Requerir a los firmantes usar un dispositivo móvil para crear su firma
      13. Solicitar la dirección IP de los firmantes
      14. Excluir el nombre y cargo de la empresa de los sellos de participación
    5. Firmas digitales
      1. Información general
      2. Descargar y firmar con Acrobat
      3. Firmar con firmas en la nube
      4. Incluir metadatos para proveedores de identidad
      5. Proveedores de firma en la nube restringidos
    6. Sellos electrónicos
    7. Identidad digital
      1. Puerta de enlace de identidad digital
      2. Política de comprobación de identidad
    8. Configuración de informes
      1. Nueva experiencia de informes
      2. Configuración de informes clásica
    9. Configuración de seguridad
      1. Configuración de inicio de sesión único
      2. Configuración de recordar usuario
      3. Política de contraseña para inicio de sesión
      4. Seguridad de la contraseña del inicio de sesión
      5. Duración de la sesión web
      6. Tipo de encriptación del PDF
      7. API
      8. Acceso a la información de usuarios y grupos
      9. Rangos de IP permitidos
      10. Uso compartido de cuenta
      11. Permisos de cuenta compartida
      12. Controles de uso compartido de acuerdos
      13. Verificación de la identidad del firmante
      14. Contraseña de firma de acuerdo
      15. Seguridad de la contraseña del documento
      16. Bloqueo de firmantes por geolocalización
      17. Autenticación telefónica
      18. Autenticación basada en conocimientos (KBA)
      19. Permitir la extracción de página
      20. Expiración del vínculo a documentos
      21. Cargar un certificado de cliente para webhooks/devoluciones de llamada
      22. Marca de hora
    10. Configuración de envío
      1. Mostrar página Enviar después de iniciar sesión
      2. Requerir el nombre del destinatario al enviar
      3. Bloquear valores de nombre para usuarios conocidos
      4. Funciones de destinatarios permitidos
      5. Grupos de destinatarios
      6. Campos obligatorios
      7. Adjuntar documentos
      8. Integración de campos
      9. Modificar acuerdos
      10. Nombre del acuerdo
      11. Idiomas
      12. Mensajes privados
      13. Tipos de firma permitidos
      14. Recordatorios
      15. Protección con contraseña de documentos firmados
      16. Opciones de identificación del firmante
        1. Información general
        2. Contraseña de firma
        3. Contraseña de un solo uso por correo electrónico
        4. Autenticación de Acrobat Sign
        5. Autenticación telefónica
        6. Firma digital basada en la nube
        7. Autenticación basada en conocimientos
        8. ID gubernamental
        9. Informes de identidad del firmante
      17. Protección de contenidos
      18. Habilitar transacciones de Notarize
      19. Caducidad del documento
      20. Vista previa, colocar firmas y añadir campos
      21. Orden de las firmas
      22. Liquid Mode
      23. Controles de flujo de trabajo personalizado
      24. Opciones de carga para la página de firma electrónica
      25. Redirección de la URL de confirmación tras la firma
    11. Plantillas de mensajes
    12. Configuración biofarmacéutica
      1. Información general
      2. Obligatoriedad de la autenticación de la identidad
      3. Motivos de firma
    13. Integración del flujo de trabajo
    14. Configuración de notarización
    15. Integración de pagos
    16. Mensajería de los firmantes
    17. Configuración de SAML
      1. Configuración de SAML
      2. Instalar el Servicio de federación de Microsoft Active Directory
      3. Instalar Okta
      4. Instalar OneLogin
      5. Instalar federación de identidades de Oracle
    18. Gobernanza de datos
    19. Configuración de marca de tiempo
    20. Archivo externo
    21. Idiomas de la cuenta
    22. Configuración de correo electrónico
      1. Imágenes de encabezado y pie de página del correo electrónico
      2. Permitir pies de página de correo electrónico de usuarios individuales
      3. Personalizar el correo electrónico de Firma solicitada
      4. Personalizar los campos “Para” y “CC”
      5. Plantillas de correo electrónico personalizadas
      6. Habilitar notificaciones sin enlaces
    23. Migración de echosign.com a adobesign.com
    24. Configuración de las opciones para los destinatarios
  4. Orientación para los requisitos reglamentarios
    1. Accesibilidad
      1. Cumplimiento de accesibilidad
      2. Crear formularios accesibles con Acrobat para escritorio
      3. Crear AcroForms accesibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Información general sobre el RGPD
      2. Redactar a un usuario
      3. Redactar los acuerdos de un usuario    
    4. Título 21 del CFR, Parte 11, y EudraLex, anexo 11
      1. Paquete de validación del Título 21 del CFR, Parte 11
      2. Manual del Título 21 del CFR y EudraLex Anexo 11
      3. Análisis de las responsabilidades compartidas
    5. Clientes del sector sanitario
    6. Compatibilidad con IVES
    7. eOriginal protección para papel mobiliario electrónico
    8. Consideraciones de la UE y el Reino Unido
      1. Transacciones transfronterizas de la UE y el Reino Unido e IDAS
      2. Requisitos de HMLR para los títulos firmados electrónicamente
      3. El impacto del Brexit en las leyes de firma electrónica en el Reino Unido
  5. Descargar acuerdos en bloque
  6. Reivindicar un dominio 

Enviar, firmar y administrar acuerdos

  1. Enviar acuerdos  
    1. Información general de la página Enviar
    2. Envía un acuerdo solo a ti
    3. Enviar un acuerdo a otros usuarios
    4. Firmas escritas
    5. Orden de firma de los destinatarios
    6. Enviar en bloque
      1. Descripción general de la función Enviar en bloque
      2. Enviar en lote: destinatarios manuales
      3. Enviar en lote: carga de CSV
      4. Cancelación de una transacción Enviar en lote
      5. Añadir recordatorios a Enviar en lote
      6. Creación de informes para Enviar en lote
  2. Creación de campos en documentos
    1. Entorno de creación en la aplicación
      1. Detección automática de campos
      2. Arrastra y suelta campos con el entorno de creación
      3. Asignación de los campos de formulario a los destinatarios
      4. La función Rellenar previamente
      5. Aplicar campos con una plantilla de campos reutilizable
      6. Transferir campos a una nueva plantilla de biblioteca
      7. Entorno de creación actualizada al enviar acuerdos
    2. Creación de formularios y etiquetas de texto
    3. Creación de formularios con Acrobat (AcroForms)
      1. Creación de AcroForm
      2. Crear documentos PDF accesibles
    4. Campos
      1. Tipos de campo
        1. Tipos de campo comunes
        2. Imágenes en línea
        3. Imágenes de sello
      2. Aspecto del contenido del campo
      3. Validaciones de campo
      4. Valores de campos enmascarados
      5. Configuración de condiciones de mostrar/ocultar
      6. Campos calculados 
  1. Preguntas frecuentes sobre creación
  2. Firmar acuerdos
    1. Firmar los acuerdos que te envíen
    2. Rellenar y firmar
    3. Firma automática
  3. Gestionar acuerdos 
    1. Información general de la página Administrar
    2. Acuerdos delegados
    3. Reemplazar destinatarios
    4. Limitar la visibilidad del documento 
    5. Cancelar un acuerdo 
    6. Crear nuevos recordatorios
    7. Revisar recordatorios
    8. Cancelación de un recordatorio
    9. Más acciones…
      1. Cómo funciona la búsqueda
      2. Ver un acuerdo
      3. Creación de una plantilla a partir de un acuerdo
      4. Ocultar/Mostrar acuerdos de la vista
      5. Cargar un documento firmado
      6. Modificar los archivos y campos de un acuerdo enviado
      7. Editar el método de autenticación de un destinatario
      8. Añadir o modificar una fecha de caducidad
      9. Añadir una nota al acuerdo
      10. Uso compartido de un acuerdo individual
      11. Anular uso compartido de un acuerdo
      12. Descargar un acuerdo individual
      13. Descarga de los archivos individuales de un acuerdo
      14. Descargar el informe de auditoría de un acuerdo
      15. Descargar el contenido del campo de un acuerdo
  4. Informe de auditoría
  5. Exportaciones de creación de informes y datos
    1. Información general
    2. Conceder a los usuarios acceso a la creación de informes
    3. Gráficos de informes
      1. Crear un informe nuevo
      2. Informes del acuerdo
      3. Informes de transacciones
      4. Informe de actividad de la configuración
      5. Editar un informe
    4. Exportaciones de datos 
      1. Para crear una nueva exportación de datos
      2. Edición de una exportación de datos
      3. Actualizar el contenido de exportación de datos
      4. Descargar la exportación de datos
    5. Cambio de nombre de un gráfico/exportación
    6. Duplicar un informe/exportación
    7. Programar un informe/exportación
    8. Eliminar un informe/exportación
    9. Comprobar uso de transacciones

Capacidades y flujos de trabajo de acuerdos avanzados

  1. Formularios web 
    1. Crear un formulario web
    2. Editar un formulario web
    3. Deshabilitación/habilitación de un formulario web
    4. Ocultación/descubrimiento de un formulario web
    5. Buscar la dirección URL o el código de script 
    6. Rellenar previamente los campos del formulario web con parámetros de URL
    7. Guardar un formulario web para completarlo más tarde
    8. Cambiar el tamaño de un formulario web
  2. Plantillas reutilizables (plantillas de la biblioteca) 
    1. Formularios del Gobierno de los EE. UU. en la biblioteca de Acrobat Sign
    2. Crear una plantilla de biblioteca
    3. Cambiar el nombre de una plantilla de biblioteca
    4. Cambiar el tipo de una plantilla de biblioteca
    5. Cambio del nivel de permisos de una plantilla de biblioteca
    6. Copiar, editar y guardar una plantilla compartida
    7. Descargar los datos de campos agregados para una plantilla de biblioteca
  3. Transferencia de la propiedad de formularios web y plantillas de biblioteca
  4. Flujos de trabajo de Power Automate 
    1. Información general sobre la integración de Power Automate y los derechos incluidos
    2. Habilitar la integración de Power Automate
    3. Seguimiento del uso de Power Automate
    4. Crear un nuevo flujo (Ejemplos)
    5. Desencadenadores utilizados para flujos
    6. Importación de flujos desde fuera de Acrobat Sign
    7. Administrar flujos
    8. Editar flujos
    9. Compartir flujos
    10. Deshabilitar o habilitar flujos
    11. Eliminar flujos
    12. Plantillas útiles
      1. Solo administrador
        1. Guardar todos los documentos completados en SharePoint
        2. Guardar todos los documentos completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar todos los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar todos los documentos completados en Dropbox
        5. Guardar todos los documentos completados en Box
      2. Archivo de acuerdos
        1. Guarde los documentos completados en SharePoint
        2. Guardar los documentos completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar todos los documentos completados en Dropbox
        5. Guardar los documentos completados en Box
      3. Archivo de acuerdos del formulario web
        1. Guardar documentos de formulario web completados en la biblioteca de SharePoint
        2. Guardar documentos de formularios web completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar los documentos de formularios web completados en Box
      4. Extracción de datos del acuerdo
        1. Extraer datos de campos de formulario del documento firmado y actualizar la hoja de Excel
      5. Notificaciones del acuerdo
        1. Enviar notificaciones por correo electrónico personalizadas con el contenido del acuerdo y el acuerdo firmado
        2. Obtener notificaciones de Adobe Acrobat Sign en un canal de Teams
        3. Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Slack
        4. Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Webex
      6. Generación de acuerdos
        1. Generar el documento a partir del formulario de Power App y la plantilla de Word; enviar para firmar
        2. Generar un acuerdo a partir de una plantilla de Word en OneDrive y obtener la firma
        3. Generar un acuerdo para la fila de Excel seleccionada, enviar para revisión y firmar
  5. Flujos de trabajo de envío personalizado
    1. Información general del flujo de trabajo de envío personalizado
    2. Creación de un nuevo flujo de trabajo de envío
    3. Edición de un flujo de trabajo de envío
    4. Activar o desactivar un flujo de trabajo de envío
    5. Enviar un acuerdo con un flujo de trabajo de envío
  6. Compartir usuarios y acuerdos
    1. Compartir un usuario
    2. Compartir acuerdos

Integrar con otros productos

  1.  Introducción a las integraciones de Acrobat Sign 
  2. Acrobat Sign para Salesforce
  3. Acrobat Sign para Microsoft
    1. Acrobat Sign para Microsoft 365
    2. Acrobat Sign para Outlook
    3. Acrobat Sign para Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign para Teams
    5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps y Power Automate
    6. Conector de Acrobat Sign para Microsoft Search
    7. Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
  4. Otras integraciones
    1. Acrobat Sign para ServiceNow
    2. Acrobat Sign para HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign para SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign para Workday
    5. Acrobat Sign para NetSuite
    6. Acrobat Sign para VeevaVault
    7. Acrobat Sign para Coupa BSM Suite
  5. Integraciones gestionadas por socios
  6. Cómo se crea una clave de integración

Acrobat Sign Desarrolladores

  1. API REST 
    1. Documentación de métodos
    2. Guía de desarrollo/SDK
    3. Preguntas frecuentes sobre API    
  2. Webhooks 
    1. Introducción a Webhook
    2. Configurar un webhook nuevo
    3. Ver o editar un webhook
    4. Desactivar o reactivar un webhook
    5. Eliminar un webhook
    6. Certificados SSL bidireccionales
    7. Webhooks en la API

Soporte y solución de problemas

  1. Recursos de asistencia al cliente
  2. Recursos de éxito de los clientes de empresa 
Nota:

En este artículo se describe la nueva experiencia Envío masivo a la que se accede desde la página Inicio cuando está habilitada. (Versión en noviembre de 2023.) Tenga en cuenta que el entorno Envío masivo tiene un vínculo que permite a los usuarios cambiar entre las experiencias nueva y clásica. 

Esta nueva experiencia está habilitada de forma predeterminada para las nuevas cuentas posteriores a la versión de noviembre de 2023 y mediante un administrador para las cuentas que existían antes de la versión de noviembre de 2023. 

El documento del proceso Envío masivo clásico sigue estando disponible y seguirá estándolo hasta que se retire la experiencia.

Crear una plantilla principal de Enviar en bloque mediante un archivo CSV para configurar los acuerdos

La creación de una plantilla Enviar en bloque con un archivo de valores separados por comas (CSV) requiere que el remitente determine qué valores de la interfaz se deben aplicar globalmente a todos los acuerdos secundarios y, a continuación, crear el archivo CSV para aplicar la configuración personalizada según el acuerdo. Solo se requiere la dirección de correo electrónico del destinatario para que el método de entrada CSV genere acuerdos secundarios correctamente. Todos los demás valores se pueden heredar de la configuración de la interfaz Enviar en bloque.

El método de importación de CSV proporciona varias prácticas mejoradas sobre el método manual, como las siguientes:

  • Se pueden configurar hasta 1000 acuerdos secundarios para una transacción Enviar en bloque.
  • Se pueden incluir hasta 100 destinatarios en cada acuerdo secundario. Cada destinatario puede tener lo siguiente:
    • Función
    • Tipo de autenticación (incluida la autenticación por correo electrónico [ninguna], autenticación de Acrobat Sign, teléfono (SMS) contraseña y autenticación basada en conocimientos)
    • Valor de autenticación
    • Mensaje privado (hasta 1000 caracteres)
  • Cada acuerdo secundario puede incluir lo siguiente: 
    • Nombre del acuerdo personalizado
    • “Mensaje global” personalizado en el correo electrónico (hasta 1000 caracteres)
    • Configuración regional personalizada
    • Fecha de caducidad personalizada
    • Estructuras de flujo de trabajo complejas (flujos de firmas secuenciales, paralelos e híbridos)
Alerta:

El uso de la opción de carga de CSV Enviar en bloque no admite la creación de campos en la aplicación. Todos los campos deben situarse en la plantilla del documento antes de cargarse en la interfaz Enviar en bloque.

Crear el archivo CSV

La mejor forma de crear un archivo CSV es mediante una aplicación de hoja de cálculo como Excel, Numbers, Google Sheets, etc. La mayoría de las hojas de cálculo pueden exportarse en formato CSV, lo que es necesario para que la carga se realice correctamente.

Las hojas de cálculo presentan los datos en un formato de tabla fácilmente legible, donde las filas (es decir, registros) y columnas (es decir, campos) son bien discernibles. Al crear el CSV, cada fila representa un acuerdo secundario y cada columna es un argumento aplicado al acuerdo (como el correo electrónico y los campos de formulario personalizados del destinatario).

Hay dos cosas a tener en cuenta antes de empezar a crear el CSV:

  • La plantilla Enviar en bloque permite la configuración de muchas opciones del acuerdo y, si el archivo CSV no define explícitamente una configuración, se utiliza el valor predeterminado de la plantilla. Por lo tanto, si todos los acuerdos tienen el mismo Nombre de acuerdo, no se incluye esa columna en el archivo CSV.
  • No es necesario insertar un valor en todos los campos porque existe una columna. Se omiten los campos vacíos y se utiliza el valor predeterminado de la plantilla Enviar en bloque. Por lo tanto, no es necesario rellenar todos los campos de todos los registros.

El propio CSV se puede dividir en tres secciones significativas:

Nota:

El nuevo entorno Enviar en lote no admite la configuración del remitente para iniciar la sesión primero a través de la interfaz de usuario.

Los clientes que utilicen un archivo CSV heredado en la nueva experiencia no podrán insertar al remitente como primer firmante. Se debe crear un nuevo archivo CSV con el nuevo formato y definir al remitente como primer destinatario para cada acuerdo secundario.

Se pueden incluir al menos uno y hasta 100 destinatarios en cada acuerdo secundario. 

Cada destinatario se puede definir mediante cinco campos:

  • Recipient_X:Email
  • Recipient_X:Role
  • Recipient_X:Auth_Type
  • Recipient_X:Auth_Value
  • Recipient_X:Private_Message

Donde _X es el número de índice del destinatario (Recipient_1, Recipient_2, etc.) y el argumento después del : es el valor utilizado por el sistema para construir el acuerdo.

Solo se requiere la dirección de correo electrónico. Todos los demás valores se pueden omitir o heredar de la plantilla principal omitiendo la columna o dejando el campo vacío.

Ejemplo de archivo CSV que muestra las seis columnas de destinatarios

Nota:

La definición de valores de destinatario como el nombre del destinatario, el título y la compañía se puede realizar mediante encabezados de columna con nombre único que se asignan a los campos con nombre similar del documento. Consulta Definición de campos personalizados para combinar datos de campos en los acuerdos .

Los encabezados de columna distinguen mayúsculas de minúsculas y deben coincidir exactamente con los nombres de campo.

Valores del campo:

:Email: este campo acepta cualquier cadena en formato de correo electrónico (x@y.zz). Los valores en el campo :Correo electrónico que no cumplen con el formato de correo electrónico activan un error.

:Role: acepta las Funciones estándar para los acuerdos:

  • FIRMANTE
  • APROBADOR
  • ACEPTANTE
  • FORM_FILLER
  • CERTIFIED_RECIPIENT

:Auth_Type: acepta uno de los siguientes métodos de autenticación. Si se define un método de autenticación que no está habilitado para el grupo de envío, se generará un error.

:Auth_Value: acepta una cadena que define el valor utilizado para validar el método de autenticación (cuando proceda). Esto se aplica a lo siguiente:

  • Autenticación con CONTRASEÑA: una cadena que define un valor que el destinatario debe introducir para superar la comprobación de autenticación.
  • Autenticación por TELÉFONO: una cadena de números que define el número de teléfono del destinatario. El número de teléfono se utilizará para comunicar el código al destinatario.
    • El número de teléfono debe estar formateado para tener un guion entre el código del país y el número de teléfono (p. ej., 1-555555121291-9934765344)
    • El formato de número de teléfono puede incluir un signo más al principio y guiones dentro del número para producir una cadena más legible si lo deseas. (por ejemplo, +1-555-555-1212)

:Private_Message: una cadena de hasta 1000 caracteres entregada al destinatario como mensaje privado en el cuerpo del correo electrónico y en la página de firma electrónica.

Estas columnas se refieren a las secciones Detalles del acuerdo y Configuración del acuerdo de la IU de la configuración Enviar en bloque. Al configurar la transacción Enviar en bloque en la interfaz de Acrobat Sign, estás definiendo los valores predeterminados que se utilizarán si no hay un valor definido explícitamente en estas columnas. Hay cinco campos distintos:

  • Configuración regional: define el idioma (localización) aplicado a la experiencia del destinatario. Los elementos de la página de correo electrónico y firma electrónica que forman parte de la plantilla de Acrobat Sign solo se localizan. El contenido personalizado agregado por el remitente no se traduce. Los valores disponibles son los siguientes:
  • Vasco (España) - eu_ES 
  • Bokmål (noruego) - nb_NO 
  • Catalán (España) - ca_ES
  • Chino - zh_CN 
  • Chino (Taiwán) - zh_TW 
  • Croata - hr_HR
  • Checo - cs_CZ
  • Danés - da_DK 
  • Neerlandés - nl_NL 
  • Finés - fi_FI 
  • Francés - fr_FR
  • Alemán - de_DE
  • Hebreo - iw_IL 
  • Húngaro - hu_HU
  • Islandés - is_IS 
  • Indonesia - in_ID 
  • Italiano - it_IT 
  • Japonés - ja_JP 
  • Coreano - ko_KR 
  • Malayo - ms_MY
  • Noruego - no_NO 
  • Nynorsk (noruego) - nn_NO 
  • Polaco - pl_PL 
  • Portugués - pt_PT 
  • Portugués (Brasil) - pt_BR 
  • Rumano - ro_RO
  • Ruso - ru_RU 
  • Eslovaco - sk_SK 
  • Esloveno - sl_SI 
  • Español - es_ES
  • Sueco - sv_SE 
  • Tailandés - th_TH
  • Turco - tr_TR 
  • Ucraniano - uk_UA
  • Inglés (Reino Unido) - en_GB
  • Inglés (Estados Unidos) - en_US 
  • Vietnamita - vi_VN
  • Agreement_Name: el valor Nombre del acuerdo que se inserta en el correo electrónico del destinatario y que se proporciona en la página Administrar.
  • Caduca: este campo define el número de días restantes hasta que el acuerdo se cancele automáticamente.
  • Agreement_Message: define el mensaje global insertado en el cuerpo del correo electrónico del destinatario.
  • Orden: este campo describe el flujo de destinatarios:
    • Una cadena de destinatarios con solo comas que delimiten a cada destinatario se identifica como un flujo de firma secuencial.
    • Todos los destinatarios entre paréntesis (Recipient_1,Recipient_2) se identifican como en un flujo de firmas paralelo. Se notifica a todos los miembros al mismo tiempo y todos deben firmar.
    • Puedes mezclar libremente estos métodos en cualquier orden para crear un flujo de firma híbrido:
      Por ejemplo, Recipient_1,Recipient_2,(Recipient_3,Recipient_4,Recipient_5),Recipient_6,(Recipient_7,Recipient_8),Recipient_9
El archivo CSV con las columnas relacionadas con el acuerdo visibles

Adición de asignaciones de campos personalizados a la transacción Enviar en bloque comienza por comprender el nombre del campo en la plantilla que cargues. El archivo CSV debe utilizar el nombre de campo de la plantilla de documento como nombre del encabezado de columna.

Por ejemplo, si tienes un campo en la plantilla de documento llamado Inversión, el encabezado de columna del archivo CSV debe ser Inversión.

Si tienes la intención de rellenar un campo llamado StreetAddress, el encabezado de columna del archivo CSV debe ser StreetAddress.

Los encabezados de columna distinguen mayúsculas de minúsculas y deben coincidir exactamente con los nombres de campo.

Archivo CSV de ejemplo con dos columnas de campos personalizados añadidas

Precaución:

Es posible que el archivo CSV no tenga una coma o un espacio en blanco al final de una fila o al final del archivo CSV.

Si hay una coma o un espacio en blanco al final de una fila o al final del archivo, se activará un mensaje de error: “Error al leer el archivo CSV proporcionado”.

Ejemplo de un archivo CSV que resalta las comas finales y una línea en blanco al final del archivo.

Cómo enviar la transacción Enviar en bloque para generar los acuerdos secundarios

  1. Inicie sesión con un usuario que tenga acceso a la función Enviar en bloque habilitada en su grupo principal y vaya a la página Inicio.

  2. Seleccione el mosaico Enviar en bloque.

    Si el mosaico no está presente, el grupo principal del usuario no tiene habilitado Enviar en bloque.

    La página principal con ejemplos cuando Enviar en bloque está habilitado y deshabilitado
    Póngase en contacto con el administrador de Acrobat Sign para proporcionar acceso a la función Enviar en bloque para el grupo principal del usuario.

    Si se genera un error al afirmar no tiene acceso suficiente, el grupo principal del usuario no está configurado para permitir el acceso a Enviar en bloque, pero el usuario es miembro de un grupo con acceso.

    Manual Enviar en lote
    El acceso a la interfaz Enviar en bloque requiere que el usuario tenga habilitada la función en su grupo principal.

  3. Una vez que se haya cargado la interfaz Enviar en bloque:

    1. Selecciona el grupo desde el que se enviarán los acuerdos. Si el selector de grupo no es interactivo, solo tendrás acceso a un grupo. El grupo define lo siguiente:
      • las plantillas disponibles para la transacción
      • las opciones de firma y los requisitos
      • la seguridad aplicada a los acuerdos
    2. Selecciona el archivo que utilizarás como documento base para el acuerdo. Puedes seleccionar un archivo desde los siguientes lugares:
      • Mi PC. Al seleccionar un archivo del equipo, el proceso de configuración avanza inmediatamente. Si necesitas utilizar varios archivos, puedes seleccionar más archivos después de actualizar la página.
      • Biblioteca de plantillas. La selección desde la opción Plantilla te permite seleccionar varios archivos de la biblioteca marcando la casilla en la lista. Una vez que todos los archivos estén marcados, selecciona el botón Confirmar para agregarlos a la transacción. La biblioteca de plantillas tiene dos pestañas: 
        • Plantillas. Esta es una lista de todas las plantillas disponibles para el usuario a través de la biblioteca de plantillas del grupo.
        • Plantillas recientes. Esta es una lista de las plantillas usadas más recientemente en la biblioteca de plantillas del grupo.

     

    La sección Detalles del acuerdo de la interfaz Enviar en bloque con el selector de archivos resaltado
    Todos los valores definidos en los detalles del acuerdo se aplican a los acuerdos secundarios.

    Nota:

    Puede habilitarse un vínculo en la esquina superior derecha de la ventana que permita a los usuarios cambiar a la versión clásica de la función Enviar en bloque.

    La sección Detalles del acuerdo de la interfaz Enviar en bloque con el selector de archivos resaltado
    Todos los valores definidos en los detalles del acuerdo se aplican a los acuerdos secundarios.

    A. Enviar desde (selector de grupo): cuando el usuario es miembro de más de un grupo, la lista desplegable Enviar desde permite al remitente seleccionar el grupo desde el que se enviarán los acuerdos secundarios. Si el usuario solo tiene un abono en un grupo, el campo aparecerá atenuado e inactivo.

    B. Nombre del acuerdo: el Nombre del acuerdo proporcionado se aplica a todos los acuerdos secundarios como valor predeterminado. Si un Nombre del acuerdo no se proporciona explícitamente, el nombre del primer archivo cargado se introduce automáticamente.
    Se pueden proporcionar nombres únicos por acuerdo mediante el archivo CSV para asignar nombres a los acuerdos. El uso de un nombre de acuerdo significativo y único facilita la producción de informes y exportaciones de datos para la transacción Enviar en bloque.

    C. Agregar archivo - Uno o varios archivos cargados para proporcionar la base del acuerdo. Cuando se agregan varios archivos, todos los archivos se concatenan en un archivo de PDF para que el destinatario pueda revisarlo. El orden en que se muestran los archivos (de arriba abajo) en la interfaz representa fielmente el orden en que se concatenan.

    D. Configuración del acuerdo: un grupo de configuraciones que gobiernan las transacciones secundarias fuera del propio acuerdo. Estos valores se aplican como valores predeterminados para todos los acuerdos secundarios.
    Cada una de estas opciones se puede definir explícitamente para cada acuerdo secundario en el archivo CSV y, si se definen, reemplazarán los valores predeterminados.

    • Fecha límite de finalización - La fecha en que caducan automáticamente los acuerdos secundarios.
    • Frecuencia de recordatorio - Indican que los recordatorios se envían al destinatario activo actualmente.
    • Contraseña - Define la contraseña necesaria para ver el PDF final. Esta contraseña está incrustada en el PDF y no se puede observar en el sistema de Acrobat Sign.
    • Idioma - Define la configuración regional aplicada al entorno de correo electrónico y destinatario.
  4. La página se actualiza para mostrar los Detalles del acuerdo.

    Hay tres secciones que revisar y editar según sea necesario:

    • Archivos del acuerdo: los archivos o plantillas seleccionados ya están adjuntos. Si necesitas más archivos adjuntos, selecciona el botón Elegir más archivos y añade archivos de tu equipo local o de la biblioteca de plantillas. 
      • Los archivos se pueden añadir desde ambos orígenes según sea necesario.
      • Los archivos seleccionados de tu sistema local solo se pueden añadir de uno en uno. Es posible seleccionar varias plantillas.
    • Nombre del acuerdo: el nombre del acuerdo aparece en la línea de asunto del correo electrónico del destinatario y se muestra de forma destacada en la página Administrar
      • El nombre del acuerdo predeterminado se importa del primer archivo adjunto.
      • El nombre del acuerdo se puede editar haciendo clic en el campo y escribiendo.
    • Mensaje: el campo de mensaje contiene el mensaje predeterminado que se inserta en el cuerpo del correo electrónico para todos los destinatarios. Para editar el campo de mensaje, haz clic en el campo y empieza a escribir.
    La interfaz Enviar en bloque que muestra los detalles del acuerdo configurado

  5. Comprueba o configura la Fecha límite de finalización.

    Dependiendo de la naturaleza de tus acuerdos, puedes o no emplear una fecha límite del acuerdo. 
    Si se utiliza:

    • La duración predeterminada de los acuerdos se define en el nivel de grupo. Si debes editar este valor con frecuencia, habla con tu administrador para ver si se puede ajustar el valor predeterminado. 
    • El remitente puede modificar esta fecha límite durante la composición del acuerdo (si la configuración del grupo lo permite).
    • El remitente original puede modificar los plazos en la página Administrar (si la configuración del grupo lo permite).
    • Los firmantes internos se pueden excluir de la cancelación de la fecha límite (si se configura para ello en la configuración del grupo).
    • El acuerdo caduca automáticamente una vez que se supera la fecha límite y no se puede firmar ni completar. Debe crearse un acuerdo nuevo.

    Edita la Fecha límite de finalización mediante la selección del icono de edición Configuración del acuerdo y eligiendo una nueva fecha límite del calendario.

    El panel de configuración del acuerdo con el calendario de fechas límite resaltado

    Nota:

    Todos los acuerdos caducan después de estar en curso durante 365 días si no se han completado. Esta fecha límite de caducidad no se puede modificar ni suprimir.

  6. Verifica o modifica la Frecuencia del recordatorio.

    La frecuencia de recordatorio define el ciclo cuando se envían por correo electrónico recordatorios a los destinatarios activos actuales de tu acuerdo. 

    • La iteración de recordatorio predeterminada se define en la configuración del grupo.
    • Se puede configurar un mensaje de recordatorio predeterminado en la configuración del grupo.
    • El recordatorio predeterminado se puede editar durante la composición del acuerdo (si lo permite la configuración del grupo).
    • Los recordatorios que se activan cada día tienen un ciclo de vida de diez días. El resto de los recordatorios tienen un ciclo de vida de 60 días. La duración del recordatorio no se puede modificar.
    • Los correos electrónicos de recordatorio se envían a la misma hora del día en que se envía inicialmente el acuerdo. 
    • Los recordatorios se pueden configurar en la página Administrar una vez enviado el acuerdo.
    • Solo se notifica a los destinatarios cuando son el participante activo en el acuerdo. No se notifican antes ni después (excepto en la notificación final que contiene el PDF del acuerdo completado).

    Edita la Frecuencia del recordatorio mediante la selección del icono de edición Configuración del acuerdo y eligiendo una nueva frecuencia en el menú desplegable.

    El panel de configuración del acuerdo con el selector de recordatorio resaltado

  7. Añade una contraseña para ver el PDF final.

    La contraseña introducida en este campo es exclusivamente para ver el PDF.

    • La contraseña para ver el PDF final del acuerdo se puede configurar como un campo obligatorio, un campo opcional o un campo denegado en la configuración del grupo.
    • La seguridad de la contraseña (número de caracteres y complejidad) se define en la configuración del grupo.
    • No se puede definir un valor de contraseña predeterminado. El remitente debe proporcionarlo durante la composición del acuerdo.
    • Cuando se añade, esta contraseña se incrusta en el PDF como parámetro de seguridad, y no se puede quitar sin la contraseña.
    • La contraseña no se almacena en ningún lugar del sistema de Acrobat Sign y no se puede recuperar mediante asistencia técnica.

    Para establecer la seguridad mediante contraseña al ver el PDF del acuerdo, selecciona el icono de edición Configuración del acuerdo y escribe una contraseña en el campo.

    El panel de configuración del acuerdo con el campo de contraseña resaltado

  8. Configura la Protección de contenido (si está disponible).

    La protección de contenido instala la seguridad para ver el acuerdo una vez completado. El acuerdo requerirá el mismo método de autenticación para su visualización que el configurado para firmar inicialmente el acuerdo.

    El panel de configuración del acuerdo con los campos de protección de contenido resaltados

  9. Comprueba o selecciona un nuevo idioma de localización para el correo electrónico del destinatario.

    El valor Idioma indica la localización de todos los elementos de la plantilla de Acrobat Sign, como etiquetas e instrucciones, en el correo electrónico del destinatario y en la página de firma electrónica.

    • La localización predeterminada se define en la configuración del grupo. 
    • El valor predeterminado se puede editar (si la configuración del grupo lo permite)
    • El idioma de localización es una configuración distinta de la configuración de la IU del usuario. Es posible establecer el idioma de la IU del grupo en inglés de EE. UU. y el idioma de firma predeterminado del grupo en japonés.

    Edita el Idioma de los destinatarios mediante la selección del icono de edición Configuración del acuerdo y eligiendo un nuevo idioma en el menú desplegable.

    El panel de configuración del acuerdo con el selector de idioma resaltado

  10. Cuando todos los detalles y ajustes del acuerdo estén configurados, selecciona el botón Añadir destinatarios en la parte inferior de la página.

  11. Configure la sección Añadir destinatarios.

    La sección Añadir destinatarios de la interfaz Enviar en bloque con los elementos configurables numerados
    El número entre el menú desplegable de la función y el campo de entrada anuncia el número total de acuerdos secundarios configurados.

    A. Vínculo Lista de destinatarios en bloque: el vínculo de alternancia que define la opción de entrada del destinatario de entrada Manual o Importar CSV.

    • Cuando el valor del vínculo sea Importar CSV, el usuario configura la experiencia de entrada del Manual.
    • Cuando el valor del vínculo sea Introducir destinatarios manualmente, el usuario está configurando la experiencia de importación de CSV.

    Como este documento describe cómo utilizar el proceso CSV, selecciona el vínculo para que se muestre Introduce los destinatarios manualmente.

    B. Archivo CSV: selecciona el botón Elegir archivos para buscar el archivo CSV configurado para esta transacción.

    C. Descargar plantilla CSV: descargar un ejemplo de cómo se puede configurar el CSV.

    D. Añadir CC: añadir direcciones de correo electrónico para cualquiera de las partes en CC. La parte en CC recibirá correos electrónicos de todos los acuerdos secundarios.

    Nota:

    No hay ninguna opción para agregarte como contrafirmante, ya que todos los destinatarios deben estar definidos en el archivo CSV.

  12. Corrige los errores notificados.

    El archivo CSV requiere que los valores proporcionados se ajusten a la forma esperada al definir los valores del sistema (como la localización y las funciones). Si hay filas en el CSV que tienen errores, aparece un enlace rojo que muestra el número de errores.

    1. Selecciona el vínculo para obtener un informe completo de las filas que tienen problemas y cuál es el problema.
    2. Edita el archivo CSV para corregir los errores.
    3. Vuelve a cargar el archivo CSV reparado.
    La sección “Añadir destinatarios” de la interfaz Enviar en bloque con un vínculo de error resaltado y el informe de errores insertado.

  13. Seleccionar Enviar ahora cuando la plantilla Enviar en lote se ha configurado completamente y se han agregado todas las personas destinatarias.

    Acrobat Sign inicia inmediatamente un proceso en lote para generar los acuerdos secundarios y notificarlos a las personas destinatarias.

    Si marca la plantilla principal en la página Administrar, podrá ver un estado de procesamiento en la página Acuerdos mientras se generan los acuerdos.

    La tabla Resumen de acuerdos con un mensaje "en proceso"

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