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Información general de Enviar en lote 

La  función  Enviar en bloque permite a los usuarios crear una plantilla “principal” de un solo uso de un acuerdo y proporcionar una lista de destinatarios. Se genera un acuerdo “secundario” para cada registro de destinatario cuando se envía la transacción Enviar en bloque. Se pueden realizar hasta 1000 transacciones secundarias, y todos los acuerdos secundarios son acuerdos discretos y autónomos en la medida en que se generen los demás acuerdos.

Sin embargo, como todos los acuerdos secundarios se crean a partir de la misma plantilla principal, los usuarios pueden revisar la transacción principal Enviar en bloque en la página Administrar y revisar el estado general de los acuerdos secundarios.

Existen dos métodos para añadir la lista de registros de destinatarios a la plantilla:

  • Manualmente: en este caso de uso, el remitente escribe (o pega) manualmente las direcciones de correo electrónico de los usuarios. 
    • Esta opción limita el número de destinatarios a un destinatario externo.
    • El remitente se puede incluir como destinatario opcional una vez que el destinatario externo firme. 
  • Carga de archivos con valores separados por comas (CSV): el CSV es una hoja de cálculo en la que cada fila es un registro de destinatario y las distintas columnas definen las propiedades del acuerdo, cada una de las cuales se puede personalizar para los destinatarios del acuerdo. Esto da al remitente un control mucho más amplio sobre cómo personalizar el acuerdo para los destinatarios. Las ventajas del método del archivo CSV son:
    • Puede tener varios destinatarios. (Hasta 100 por acuerdo.)
    • Personalización por destinatario:
      • Nombre de destinatario
      • Función
      • Método de autenticación
      • Mensaje privado del destinatario
    • Personalizaciones a nivel de acuerdo:
      • Nombre del acuerdo
      • Localización
      • Mensaje de acuerdo global
      • Fecha límite de vencimiento
      • Flujo de firma
    • Campos de fusión personalizados en los que el CSV inserta un valor en un campo del acuerdo, lo que permite añadir al acuerdo detalles específicos del destinatario, como una dirección, una lista de bienes o servicios, precios y descuentos.

Disponibilidad:

Enviar en lote está disponible para los planes de licencia de Acrobat Pro y Acrobat Sign Solutions.

Ámbito de configuración:

Los controles para Enviar en bloque pueden habilitarse a nivel de cuenta y de grupo.

Creación de informes para Enviar en lote

Hay varias opciones para generar datos de informes para los acuerdos incluidos en un Enviar en bloque. La opción utilizada dependerá del tipo de información que quieras recopilar.

Se puede acceder a todos los informes vinculados explícitamente al objeto principal Enviar en bloque en la página Administrar seleccionando el filtro Envíos en bloque y, a continuación, abriendo la plantilla principal Enviar en bloque que desea revisar.

Si solo quieres revisar la tasa de finalización base o explorar en profundidad para encontrar un acuerdo individual, la tabla Resumen de acuerdos está disponible en la lista Acciones.

Se puede generar una tabla imprimible de todos los acuerdos secundarios utilizando la acción Ver informe de actividad.

Hay disponible una definición del acuerdo basada en CSV, junto con una entrada completa en el nivel de campo por destinatario, mediante la acción Descargar datos del campo de formulario.

El entorno estándar de creación de informes puede producir cuadros y gráficos imprimibles y proporcionar datos a nivel de campo en formato CSV.

Descarga de todos los acuerdos secundarios completados desde la página Administrar

Después de que se haya enviado una transacción Enviar en lote y los destinatarios hayan comenzado a completar los acuerdos secundarios, el remitente puede descargar los acuerdos completados relacionados con la transacción principal desde la página Administrar.

Cuando se activa la descarga, solo se descargan los acuerdos con el estado Completado. Los acuerdos cancelados, rechazados, caducados y en curso no están disponibles.
Se pueden descargar hasta 1,5 GB de datos por solicitud.

La página Administrar muestra una transacción de Enviar en bloque con la acción “Descargar acuerdos completados” resaltada.

La descarga enviará un archivo ZIP al sistema local del usuario que lo solicite. El nombre del archivo se basa en el nombre de la transacción Enviar en lote, con un número de transacción añadido al final.

Los acuerdos completados se encuentran dentro del archivo ZIP. Cada archivo tiene un nombre basado en el ID de transacción del acuerdo secundario individual. Los informes de auditoría no se adjuntan cuando se descargan desde la página Administrar , pero se pueden solicitar si se inicia la descarga a través de la API.

Un ejemplo del archivo ZIP, resaltando el nombre y una instancia de los PDF actuales dentro del archivo ZIP.

Nota:
  • No te alejes de la pantalla ni realices otras acciones durante el proceso de descarga, ya que esto cancelará la descarga.
  • Las descargas que tardan más de seis minutos se cancelan automáticamente. Intenta volver a iniciar la descarga al menos una vez y, si el error persiste, la solución es descargar cada elemento individualmente.
  • Actualmente, no hay informes para los acuerdos descargados. Si descubres que algunos acuerdos no se han descargado, intenta de nuevo el proceso de descarga.

Prácticas recomendadas

Utiliza plantillas bien probadas para tus documentos base. Esto es especialmente importante si tienes varios destinatarios. Unas cuantas series de pruebas a nivel de campo para garantizar que los campos se asignen correctamente y que se capture el contenido correcto con validaciones útiles lleva mucho menos tiempo que cancelar cientos de acuerdos individuales.

Cuando crees tus plantillas, utiliza nombres de campo significativos para que tus informes devuelvan encabezados de columna significativos. 

Consideraciones de configuración relativas a Gobernanza de datos

Enviar en bloque tiene una propiedad denominada "acumulación" que dicta cuántas notificaciones recibe el remitente con respecto al número de acuerdos secundarios creados por la plantilla SiB. El valor predeterminado es tres, lo que significa que el remitente solo recibe una notificación cuando se generan tres o menos acuerdos secundarios. La configuración de acumulación no está expuesta a los clientes y solo puede modificarla el equipo de soporte de Acrobat Sign.

Gobernanza de datos indica el momento en el que se elimina un acuerdo del sistema de Acrobat Sign después de que alcance un estado de finalización (completado, cancelado o caducado).

Los clientes que necesitan interactuar con acuerdos completados enviados mediante un proceso Enviar en bloque pueden querer ampliar el número acumulativo (posiblemente a un valor "ilimitado") para asegurarse de que reciben las notificaciones "Completado" de acuerdos secundarios antes de que la Gobernanza de datos las eliminen automáticamente del sistema.

Sugerencia:

Puede que merezca la pena investigar la integración de Power Automate para automatizar cualquier actividad posterior a la finalización con el fin de reducir tanto el trabajo manual de los usuarios como de protegerse frente a las lagunas en las que un acuerdo podría perderse debido a las reglas de gobernanza de datos.

Cosas que debes saber

  • La nueva interfaz Enviar en lote aún está en desarrollo, y se prevén más opciones en futuras versiones (por ejemplo, métodos de autenticación adicionales, partes CC definidas por acuerdo, recordatorios definidos por acuerdo).
  • La opción para Remitente firma primero que se encuentra en la versión clásica de Enviar en lote no está actualmente en la nueva versión, pero se espera en una futura versión para el proceso manual. Los clientes que utilicen el método de carga de CSV deben añadir el remitente al CSV como destinatario en cada registro en el que el remitente deba firmar.
  • El cambio del selector de grupo no modifica el logotipo de la página del remitente. Los correos electrónicos posteriores y la experiencia de firma sí utilizan el logotipo correcto para el grupo desde el que se envía el acuerdo.
  • La cancelación de todos los acuerdos secundarios de una transacción Enviar en lote en el nivel de plantilla (principal) solo es posible si no se ha firmado ningún acuerdo secundario. Si se firma algún acuerdo secundario, la actividad Cancelar se elimina de la interfaz de la plantilla, y los acuerdos existentes deben cancelarse a nivel de acuerdo. 
  • La opción de archivo CSV tiene muchos campos opcionales, pero solo se requiere un correo electrónico. Familiarizarse con el proceso de CSV hará que las opciones de campo más avanzadas (como los campos de fusión) sean menos complicadas y abrirá las posibilidades más valiosas que ofrece el CSV.

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