Adobe Acrobat Sign es socio de eOriginal con el fin de ayudar a las organizaciones a cumplir con los requisitos reglamentarios al archivar documentos firmados importantes en una bóveda digital segura. Una vez firmado un documento, eOriginal puede protegerlo de forma segura con los niveles más altos de protección y conformidad en un entorno digital completo. Las organizaciones pueden decidir archivar todos los documentos en una cuenta determinada, todos los documentos que se inician mediante un grupo específico (o subconjunto de usuarios) o documentos individuales.

Cuando se crea un documento, el documento original que se carga en Acrobat Sign se considera la copia autorizada del contrato. La copia autorizada permanece en los servidores de Adobe durante el ciclo completo de firma. Una vez que el ciclo de firma queda completo, la copia autorizada se archiva en el servicio de protección de eOriginal y el documento se convierte en un instrumento jurídico. Una copia en PDF del documento permanece en Acrobat Sign, pero lleva la marca de agua “Copia del original” para indicar que el documento protegido por eOriginal es la única versión auténtica:

Cómo funciona la protección

Al finalizar el ciclo de firma, cualquier transacción activada para la protección activará el servicio de protección eOriginal para iniciar la transferencia de la copia autorizada. Este es un proceso asíncrono de llamada y respuesta en el que el servicio de protección solicita información de Acrobat Sign después de recibir una notificación y Acrobat Sign proporciona el contenido que ha solicitado.

Estas solicitudes secuenciales se celebran en tiempo casi real para asegurarse de que la copia autorizada se ha almacenado con el servicio de protección en el momento en que el proceso de firma se ha completado.

Una vez efectuada la firma final, los siguientes pasos tendrán lugar en el orden indicado:

El informe de auditoría se ha actualizado con el evento “Documento listo para proteger”
- Como el informe de auditoría debe completarse en cuanto el acuerdo llegue al estado de finalización y el proceso de protección solo ocurre tras completarse el proceso de firma, no es posible actualizar el informe de auditoría para indicar que un proceso de protección se ha completado. El historial de los eventos de transacción (almacenados en los servidores de Acrobat Sign) indicará que el proceso de protección se ha completado.
Este documento y todas las imágenes relacionadas tienen marcas de agua.
- Se guarda una copia del documento final sin marca de agua para su posterior cargar en el proveedor de protección electrónica.
- En este momento, solo el proveedor de protección electrónica puede recuperar la versión sin marca de agua con un token de acceso verificado
El servicio de protección recibirá una notificación a través de un ping al Servicio de comunicación de protección cuando el documento esté listo.
- Acrobat Sign envía al servicio de protección un identificador único para el documento, llamado Clave de capacidad del documento.
El servicio de protección solicita que la pista de auditoría del documento cree un perfil para el documento.
Acrobat Sign proporciona la pista de auditoría
- El seguimiento de auditoría incluye el registro completo de lo que ha ocurrido durante el proceso de firma, incluida la identidad de los firmantes, la fecha y la hora de cada evento, la dirección IP y la información de la ubicación (si está disponible).
El servicio de protección solicita el documento sin marca de agua.
Acrobat Sign proporciona el documento sin marca de agua al servicio de protección.
El servicio de protección confirma la recepción del documento y notifica a Acrobat Sign que el proceso de protección ha finalizado.
La copia sin marca de agua del contrato final se purga del sistema de Acrobat Sign.

Nota:

El servicio de protección solo incluye la copia final (autorizada) del documento y las imágenes relacionadas.

Las versiones intermedias del documento (antes de la firma final) no forman parte del proceso de protección.

Estas versiones no oficiales se mantienen en los servidores de Acrobat Sign sin marca de agua a menos que se borren por algún otro proceso (como el de una directiva de retención o una acción de RGPD).

Diagrama del proceso de protección electrónica

En este momento, Acrobat Sign solo almacena una copia con marca de agua del documento final. Las imágenes de miniatura (como se ven en Acrobat Sign) también tienen marcas de agua para asegurar que solo haya una versión sin marca de agua, que se encuentra en posesión del servicio de protección.

Una vez el documento esté protegido, Adobe no guarda copias del documento final sin marca de agua.

Cómo los usuarios configuran un acuerdo para que se proteja

La opción de configurar un acuerdo para protegerlo o no solo es visible para los usuarios después de que se complete la configuración del servicio dentro de la cuenta.

Los usuarios pueden controlar si se va a proteger un acuerdo marcando o desmarcando la opción Proteger este acuerdo en la sección Configuración del acuerdo de la interfaz de configuración del acuerdo (Opciones en la experiencia clásica).

El valor predeterminado de la opción Proteger este acuerdo se define en la configuración del servicio. El servicio de asistencia de Acrobat Sign puede cambiar el valor si es necesario.

Página Solicitar firma resaltando la configuración “Proteger este acuerdo” en un estado habilitado.

Nota:

La modificación de un acuerdo que está marcado para la protección solo se puede realizar en el entorno clásico de la página Enviar . Los acuerdos creados originalmente en la experiencia Solicitar firma cargarán la página clásica Enviar si están abiertos para la modificación.

La modificación de un acuerdo marcado para su protección en el nuevo entorno Solicitar firma se introducirá en la nueva página Solicitar firma en una próxima versión.