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建立網頁表單

 

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概覽

您可以建立單一網頁表單來嵌入至網站中 (或以網頁連結傳送),讓多人輕鬆存取表單或文件並建立合約。

網頁表單可以設定為有一個或多個參與者、多個副署者,以及多個副本收件者。網頁表單的簽署流程如下:

  • 第一位參與者完成並驗證其簽名/動作後,即會建立合約。
    • 如果網頁表單允許多個參與者,則所有參與者就要依排列順位完成動作。
  • 參與者完成動作後,依排列順位通知副署者。
  • 完成合約後,向所有相關方 (包括副本收件者) 通知合約完成。

 登入後,選取首頁畫面上的發佈網頁表單動態磚。

註解:

由於這是公開 URL,因此不限數量的使用者均可逕自存取網頁表單。如果您想要限制存取,您必須使用某些管制措施,例如簽署者驗證。

建立網頁表單

  1. 在「首頁」中按一下「發佈網頁表單

    在首頁上建立網頁表單動態磚

  2. 註解:

    如果您所使用的帳戶已啟用「使用者加入多個群組」(UMG),請選取要與網頁表單建立關聯的群組,再著手設定。

    • 您設定「群組」值後,系統會載入群組相關屬性和範本,供您選擇。
    • 變更「群組」時,您會注意到頁面重新整理。重新整理會清除所有輸入的內容。

    如果頁面頂端未顯示「傳送自」下拉式清單,表示您的帳戶尚未啟用 UMG


     

    輸入網頁表單名稱

    • 如果您新增了檔案,但沒有先設定網頁表單的名稱,網頁表單就會採用該檔案的名稱。
    • 您只能編輯處於「草稿」狀態的網頁表單名稱。建立網路表單後,就會鎖定名稱值。
  3. 設定第一個參與者的體驗:

    (第一個參與者是最初與網頁表單互動的人員。在允許多個參與者的情況下,第一個參與者提供所有後續參與者的電子郵件地址。)

    • 參與者角色:
      • 簽署者 - 簽署者必須套用簽名以及任何其他必要的欄位。
      • 核准者 - 核准者可填寫欄位但不必套用簽名。
      • 接受者 - 接受者如同核准者,可填寫欄位內容,但不一定要提供簽名。
      • 表單填寫者 - 表單填寫者僅可填寫欄位且可能沒有適用於他們的簽名欄位。
    • 驗證:
      • 無 - 此選項只在提交網頁表單後使用電子郵件驗證 (如果已設定這樣做)。
      • 密碼 - 密碼選項會要求收件者輸入密碼才可檢視文件。
      • Acrobat Sign - 使用 Acrobat Sign 驗證方法需要簽署者使用 Adobe ID 向 Adobe 驗證。如果您知道簽署者會有 Adobe ID,那麼這就是不便性較低的一種驗證方式。
      • 知識式驗證 (KBA) - 如果您的帳戶設定為允許無限制 KBA 交易,則您可以啟用 KBA 作為驗證方法。請記住,KBA 僅適用於美國。
      • 電話 - 電話驗證需要第一個簽署者提供其電話號碼,並透過文字簡訊或語音驗證該號碼,然後簽署者才能存取合約。
      • 數位身分識別閘道 -「數位身分識別」是非常強有力的使用者身分驗證,但不像其他方法那麼常見。至少必須設定一個「身分識別提供者」,才能在網頁表單下拉式清單中顯示該選項。
    註解:

    政府核發證件不支援網頁表單驗證。

    第一位收件者記錄,其中顯示著「角色」與「驗證」

  4. (如果已啟用,則可選) 新增參與者

    按一下「新增參與者」連結可將其他參與者新增至網頁表單。

    • 其他參與者由第一位參與者定義,其必須提供所有後續參與者的電子郵件地址。
      • 您可提供指示來引導第一位參與者,使其瞭解如何/何時應新增其他參與者。
    • 第一位收件者可選擇是否要設定其他參與者。
    新增其他參與者

     

    • 新增參與者 - 「新增參與者」連結允許新增一個或多個後續參與者 (參與者 2、參與者 3,以此類推),供第一個參與者定義。
      • 按一下此連結可將一行參與者新增至頁面 (最多 25 個)。
      • 其他參與者可以是選用或必要:
        • 若為選用,則參與者 1 必須指派下一個參與者。如果未發現新的參與者,則簽署流程進入副署者 (若有)。
        • 若為必要,則參與者 1 必須提供參與者 2 的名稱和電子郵件地址,合約才能繼續推進。否則合約會停在此處。
      • 其他參與者的設定與參與者 1 相同,只需修改幾個選項:
        • 另有兩個角色可指派給其他參與者:「認證收件者」和「委派者
          」。
        • 無法指派其他參與者使用「密碼」為驗證方法,但可指派「電子郵件 OTP」方法。
        • 如果至少有針對群組設定一種驗證方式,便可將其他參與者指派至「數位身分」驗證。

    當參與者 1 完成必要動作並按一下「提交」時,系統會提示他們指派下一個參與者

    • 參與者 1 必須提供參與者 2 的名稱和電子郵件地址
      • 新增參與者 2 之後即可選擇新增參與者 3,以此類推…
    • 如果納入參與者 2,則參與者 1 必須先驗證其電子郵件地址,系統才能通知參與者 2
    請求識別參與者 2

  5. 新增副署者和副本收件者。

    如果您想讓網頁表單加入副署:

    • 在「副署者」區段下方,輸入您要副署或核准之合約的相關方電子郵件地址。
      • 您也可以選取副署者記錄上方的「新增我」連結,將自己 (網頁表單建立者) 加入至副署者。
      • 您可以透過選取副署者記錄上方的連結「新增收件者群組。網頁表單同時支援臨時收件者群組和可重複使用的收件者群組。
      • 您可以透過選取副署者記錄上方的連結「新增電子印章。必須在建立網頁表單的群組中設定電子印章,此選項才會顯示。
      • 針對各個收件者設定適當的角色。系統將提供管理員啟用的所有角色,但電子印章除外,其一律為簽署者。
      • 針對各個副署者定義正確的驗證方法。您可指派任一種驗證方法給副署者,包括「數位身分」(只要至少有針對群組設定一種驗證方式)。
      • 所有定義的副署者必須按您列示的合約完成順序來完成簽名/核准。
      • 合約送出後,您可在「管理」頁面編輯副署者電子郵件 (僅限企業層級服務)。
        • 您只能編輯副署者的電子郵件地。無法增加或減少副署者的人數。

    按一下「顯示副本」連結即可新增副本收件者。

    • 輸入您想在合約完成電子郵件中自動加入的電子郵件地址。
      • 合約送出後,您可在「管理」頁面編輯副本電子郵件 (僅限企業層級服務)。
        • 您只能編輯副本收件者的電子郵件地址。無法增加或減少副本收件者的人數。
    網頁表單頁面的「副署者」區段,其中顯示驗證方法

    副署者及副本收件者可以設定私人訊息。私人訊息會包含在電子郵件通知的本文中,並可選擇是否提供於電子簽名頁面 (視傳送群組的設定而定)。

    選取「新增私人訊息」圖示以觸發私人訊息覆蓋。輸入您的訊息並選取「儲存」。

    • 副署者已為每位收件者設定獨特的私人訊息。 
    • 副本收件者會收到相同的私人訊息。
    副署者記錄,其中顯示私人訊息

    註解:

    請留意副署者永遠是最終簽署者。程序一律從造訪網頁表單的個人開始。

  6. 將您要作為網頁表單基底的檔案拖放至「檔案」區段,或按一下「新增檔案」,並瀏覽至任何網路磁碟或內建檔案儲存空間中的文件。

    註解:

    也可匯入現有的資料庫範本 (編寫欄位保留原樣)。

  7. 設定選項

    • 密碼保護 - 如果您要套用密碼以開啟由網頁表單簽署產生的最終版 PDF,請勾選此方塊。  系統會提示您輸入密碼。
    • 收件者語言 (僅限 Business 和 Enterprise 服務層級) - 此設定將會指定螢幕指示所用的語言,以及與網頁表單相關的電子郵件通知語言。
  8. 核取「預覽和新增簽名欄位」選項,接著按「下一步」。

    建立網頁表單頁面 - 分解圖

  9. 此頁面會重新整理並在編寫環境中顯示已上傳的檔案。

    視需要從頁面右側將所需欄位拖放至文件中。

    務必為每位簽署者都至少配置一個簽名,包括初始參與者和所有副署者。

    電子郵件欄位為選用欄位,不過如果表單上沒有欄位,則 Adobe Acrobat Sign 將提示參與者提供電子郵件。  在所有情況下,每位參與者都必須提供一個電子郵件地址。

  10. 當所有欄位都配置好之後,請按一下右下角的「儲存」按鈕。此時儲存文件的話,系統會以作用中的公開 URL 形式啟動網頁表單。

    註解:

    如果您未儲存就離開編寫視窗,系統會在「管理」頁面上將網頁表單儲存為「草稿」。

    將欄位拖放至定位

    通知:

    數位簽名不受支援故不應新增。

  11. 接著會進入網頁表單建立後期頁面。您可於此處複製網頁表單的 URL 以及可用來嵌入至網頁表單的 iframe/JavaScript 程式碼。

    您也可用收件簽署者的身分來測試網頁表單。

    註解:

    如果您已啟用在網頁表單開啟時儲存該表單的選項,那麼系統會提示您儲存該表單。

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