Adobe Sign 提供選項,可傳送一般電子郵件提醒給目前希望與您合約互動的收件者,及/或在指定的時間段之後使合約到期。
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設定傳送程序期間的截止日期

  1. 勾選「選項」區段下方的「完成截止日期」選項。

  2. 輸入簽署者可以簽署文件的天數。

    • 查看顯示的預計日期,確定該日期正確。
    expire_date_set
  3. 依照正常方式完成傳送程序。


新增、修改或刪除截止日期

  1. 請以合約寄件者的身分瀏覽至「管理」頁面

  2. 按一下您想修改的合約。

  3. 按一下「到期日」

    new_manage_page_-editexpire
  4. 設定新的到期日,或選擇完全移除到期日。

  5. 按一下「儲存」


啟用/停用截止日期和提醒

所有服務等級皆可存取:

  • 建立週期性提醒
    • 在傳送過程中
    • 從「管理」頁面
  • 從「管理」頁面建立週期性和特設提醒

個人和團隊服務等級無法自動化或隱藏提醒功能。

 

Business 及 Enterprise 等級選項

企業和業務服務層級可選擇性地在傳送程序期間揭露「提醒」「文件到期日」選項,或啟用帳戶/整個群組的自動化。

這兩項設定可以透過下列方式啟用/停用:

  • 以管理員身分登入 Adobe Sign
  • 導覽至「帳戶 > 帳戶設定 > 傳送設定」
nav_to_settings

註解:

啟用預設提醒和到期日會隱藏在「傳送」頁面上設定這些元素的功能,除非啟用「允許傳送者設定或修改」選項

設定在傳送過程中提醒

若使用者沒有幫群組或帳戶設定預設提醒,傳送過程中還是有機會可以定義提醒。

這些提醒都會定期傳送,且適用於合約的所有收件者。傳送者只需定義提醒的發送頻率。共有六個選項:

  • 每天
  • 每週
  • 每個工作天
  • 每隔一天
  • 每三天
  • 每五天
reminder_frequency

首次傳送含提醒的合約時,會向第一個收件者傳送一封「請簽署」電子郵件。此事件會啟動第一個提醒的計時器。

舉例來說,如果提醒設定為每三天傳送一次,系統會在「請簽署」電子郵件傳送 72 小時後觸發第一次提醒。

收件者完成合約所需動作時,系統會隨即終止該收件者的提醒倒數。

在有多位收件者的情況下,流程中的下一位收件者會在前一位收件者完成動作後,立即收到「請簽署」電子郵件。新收件者提醒倒數的啟動時機,是根據收件者「請簽署」電子郵件的傳送時間 (並非一開始的時間戳記)。

此程序會在合約的所有收件者之間反覆上演,直到合約完成簽署為止。

註解:

所有週期性提醒都有一個生命週期,提醒會在此週期結束後自行終止。

每天發送的提醒有 10 天的生命週期。

其他所有提醒則有 60 天的生命週期。


從「管理」頁面設定提醒

凡是在設定傳送程序之後才建立的提醒,皆可在「管理」頁面上設定:

  1. 瀏覽至「管理」頁面

  2. 按一下您要審閱的合約

  3. 按一下右側選項邊欄中的「提醒」連結

    new_manage_page_-reminder
  4. 設定適當使用者及反覆動作的提醒

  5. 按一下「建立」以安裝提醒

「管理」頁面提供了幾種「傳送」頁面沒有的選項:

  • 您可以選取要列入提醒對象的收件者。您可以為一個、部分或所有收件者設計提醒。
  • 您可以像在「傳送」頁面上一樣,選取週期性提醒程序
    • 如果您將收件者新增至週期性提醒前,對方已完成合約所需的動作,則該收件者不會收到提醒
  • 您可以建立單次 (特設) 提醒,並設定該提醒「立即」傳送或在「特定日期」傳送
    • 您可以為已完成合約所需動作的參與者設定特設提醒
    • 合約簽署完成而關閉或封存後,依然可以設定特設提醒
  • 請務必在提醒中放入訊息。在「管理」頁面上建立提醒時,這是必填欄位

 

如果已為合約設定其他提醒,系統會顯示合約清單,而非「建立提醒」介面。

您可以建立新的提醒,方法是按一下「新增提醒」按鈕

existing_reminders


檢閱現有提醒

您可以透過下列方式,查看您為合約設定的所有提醒:

  1. 瀏覽至「管理」頁面

  2. 按一下您要審閱的合約

  3. 按一下右側選項邊欄中的「提醒」連結

註解:

提醒會依照下次觸發時間加以排序

所有已取消/過期的提醒會顯示在有效的提醒下方。


取消提醒

若要取消提醒,請執行以下操作:

  1. 以建立合約的使用者身分登入

  2. 瀏覽至「管理」頁面

  3. 按一下相關合約加以選取

  4. 按一下右側選項邊欄中的「提醒」連結

  5. 找到您要取消的提醒,接著按一下

  6. 按一下刪除圖示 (垃圾桶)

    cancel_reminder

註解:

收件者有權終止提醒電子郵件中的提醒功能。這是必需的功能,無法隱藏。

 

提醒與 REST API

REST v6 API 允許透過四項操作,直接存取提醒對象:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders - 根據路徑中 agreementId 所指定的合約,針對特定參與者建立提醒
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders - 根據路徑中 agreementId 所指定的合約,擷取合約的提醒
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - 擷取與合約相關的特定提醒
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - 更新合約的現有提醒

 

活動清單/稽核報告

提醒不會記錄在「活動」清單,也不會記錄在合約的「稽核報告」

「操作記錄」和「稽核」報告主要是記錄文件簽署程序中的標誌性時刻。這包括收件者的第一則通知 (請簽署),但不包括由相同收件者簽署的反覆要求 (提醒)。

使用 API (供企業級客戶使用) 可取得提醒的操作記錄

當您在「傳送」頁面上設定合約時:


建立自訂電子郵件範本

若是使用 Enterprise 帳戶,可選擇為提醒建立完全自訂的電子郵件範本。 

若想瞭解如何自訂電子郵件範本,請參閱這份指南


注意事項

  • 週期性提醒的生命週期:
    • 每日提醒於 30 天後到期
    • 其他所有週期性提醒於 60 天後到期
  • 特設提醒
    • 僅觸發一次
    • 可加以設定,將提醒傳送給已完成合約所需動作的參與者
    • 即使合約已完成或封存,仍可設定
      • 無法為已取消、拒絕或過期的合約設定提醒
  • 系統寄出原始「請簽署」電子郵件時,就會觸發提醒
    • 在擁有多收件者的工作流程中,一旦收件者完成動作,且系統依序觸發下一位收件者時,提醒倒數會重設為該時間
    • 在「管理」頁面上替換目前的簽署者不會重設提醒時間
  • 收件者有權取消提醒。沒有任何選項可剝奪他們的這項權利
  • 傳送合約之後,可以在「管理」頁面上修改到期日
  • 可設定為忽略「內部」收件者的到期日

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