為合約收件者設定提醒

Adobe Acrobat Sign 能為目前預期與您合約進行互動的收件者,提供傳送定期電子郵件提醒的選項。

啟用/停用合約提醒

所有服務等級皆可存取:

  • 建立週期性提醒
    • 在傳送程序中
    • 從「管理」頁面
  • 從「管理」頁面建立週期性和特設提醒

個人和團隊服務等級無法自動化或隱藏提醒功能。

企業和商業層級選項

企業和商業服務層級可選擇性地在傳送程序中顯示「提醒」選項,或啟用整個帳戶/群組的自動化。

此功能可透過下列方式啟用/停用和設定:

註解:

除非啟用「允許傳送者設定或修改」選項,否則啟用預設提醒會隱藏在「傳送」頁面上設定提醒的功能

稽核報告

企業和商業層級帳戶可選擇在其稽核報告中新增提醒事件,方法是瀏覽至「帳戶設定 > 全域設定 > 稽核報告」,然後啟用「稽核報告包含提醒」選項。

設定要在稽核報告中報告的提醒。

啟用時,每次傳送電子郵件提醒的記錄都會記錄在稽核報告上 (最多 250 個提醒事件)。

稽核報告中報告的提醒。

隱藏提醒電子郵件時,稽核報告中不會新增任何更新。此限制包含觸發產生 Webhook 事件的提醒。例如,當帳戶設定已設定為在稽核報告中新增提醒,且個別群組已隱藏提醒電子郵件時,特別設定的群組就不會在其稽核報告中包含提醒事件。

在傳送程序中設定提醒

若使用者沒有幫群組或帳戶設定預設提醒,在傳送程序中還是有機會可以定義提醒。

這些提醒皆為週期性傳送,且適用於合約的所有收件者。傳送者只需定義提醒的發送頻率。共有六個選項:

  • 每天
  • 每週
  • 每個工作天
  • 每隔一天
  • 每三天
  • 每五天

首次傳送含提醒的合約時,會向第一個收件者傳送一封「請簽署」電子郵件。此事件會啟動第一個提醒的計時器。

舉例來說,如果提醒設定為每三天傳送一次,系統會在「請簽署」電子郵件傳送 72 小時後觸發第一次提醒。

收件者完成合約所需動作時,系統會隨即終止該收件者的提醒倒數。

在有多位收件者的情況下,流程中的下一位收件者會在前一位收件者完成動作後,立即收到「請簽署」電子郵件。新收件者提醒倒數的啟動時機,是根據收件者「請簽署」電子郵件的傳送時間 (並非一開始的時間戳記)。

此程序會在合約的所有收件者之間反覆上演,直到合約完成簽署為止。

註解:

所有週期性提醒都有一個生命週期,提醒會在此週期結束後自行終止。

每天發送的提醒有 10 天的生命週期。

其他所有提醒則有 60 天的生命週期。

從「管理」頁面設定提醒

凡是在設定傳送程序之後才建立的提醒,皆可在「管理」頁面上設定:

  1. 瀏覽至「管理」頁面

  2. 按一下您要審閱的合約

  3. 按一下右側選項邊欄中的「提醒」連結

    提醒

  4. 設定適當使用者及反覆動作的提醒

  5. 按一下「建立」以安裝提醒

管理」頁面提供了幾種「傳送」頁面沒有的選項:

  • 您可以選取要列入提醒對象的收件者。您可以為一個、部分或所有收件者設計提醒。
  • 您可以像在「傳送」頁面上一樣,選取週期性提醒程序
    • 如果您將收件者新增至週期性提醒前,對方已完成合約所需的動作,則該收件者不會收到提醒
  • 您可以建立單次 (特設) 提醒,並設定該提醒「立即」傳送或在「特定日期」傳送
    • 您可以為已完成合約所需動作的參與者設定特設提醒
    • 合約簽署完成而關閉或封存後,依然可以設定特設提醒
  • 請務必在提醒中放入訊息。在「管理」頁面上建立提醒時,這是必填欄位

 

如果已為合約設定其他提醒,系統會顯示合約清單,而非「建立提醒」介面。

您可以建立新的提醒,方法是按一下「新增提醒」按鈕

檢閱現有提醒

您可以透過下列方式,查看您為合約設定的所有提醒:

  1. 瀏覽至「管理」頁面

  2. 按一下您要審閱的合約

  3. 按一下右側選項邊欄中的「提醒」連結

    現有的提醒

註解:

提醒會依照下次觸發時間加以排序

所有已取消/過期的提醒會顯示在有效的提醒下方。

取消提醒

若要取消提醒,請執行以下操作:

  1. 以建立合約的使用者身分登入

  2. 瀏覽至「管理」頁面

  3. 按一下相關合約加以選取

  4. 按一下右側選項邊欄中的「提醒」連結

  5. 找到您要取消的提醒,接著按一下

  6. 按一下刪除圖示 (垃圾桶)

註解:

收件者有權終止提醒電子郵件中的提醒功能。這是必需的功能,無法隱藏。

建立自訂電子郵件範本

若為企業客戶,可選擇為提醒建立完全自訂的電子郵件範本。 

若想了解如何自訂電子郵件範本,請參閱這份指南

提醒與 REST API

REST v6 API 允許透過四項操作,直接存取提醒對象:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders - 根據路徑中 agreementId 所指定的合約,針對特定參與者建立提醒。
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders - 根據路徑中 agreementId 所指定的合約,擷取合約的提醒
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - 擷取與合約相關的特定提醒。
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - 更新合約的現有提醒。

隱藏提醒電子郵件的傳送

根據預設,設定提醒的所有帳戶都會根據排程或明確的觸發,自動傳送提醒電子郵件。

有些產業會要求擷取所有電子郵件通訊 (例如金融服務),而這些客戶可能選擇利用 Webhook 以不同管道傳送提醒。

企業層級帳戶可以選擇向支援團隊提交要求,不再透過帳戶和群組層級的 Acrobat Sign 系統傳送提醒電子郵件。

請注意,如果提醒電子郵件已關閉,那麼活動記錄或稽核報告中就不會列出任何事件。

 

由提醒觸發的 Webhook

提醒功能的 Webhook 分成與撰寫方式 (單一合約或透過大量傳送程序) 及通知方式 (Acrobat Sign 是否傳送電子郵件) 有關的事件。

提醒內容包含在以下事件的 Webhook 裝載中:

  • 所有事件的合約
  • 合約提醒已傳送
  • 已啟動合約提醒
  • 「大量傳送」所有事件
  • 已傳送「大量傳送」提醒
  • 已啟動「大量傳送」提醒

 

當在啟用電子郵件通知的狀態下正常觸發提醒時:

  • 單一合約事件為 REMINDER_SENT,而 Webhook 為 AGREEMENT_REMINDER_SENT
  • 大量傳送」交易會產生一個叫 MEGASIGN_REMINDER_SENT 的 Webhook。

當在關閉電子郵件通知的狀態下觸發提醒時:

  • 單一合約事件為 REMINDER_INITIATED,而 Webhook 為 AGREEMENT_REMINDER_INITIATED
  • 大量傳送」交易會產生一個叫 MEGASIGN_REMINDER_INITIATED 的 Webhook。

大量傳送」的 Webhook 僅會針對整個範本觸發一次。這些 Webhook 不會依據子合約觸發。

注意事項

  • 週期性提醒的生命週期:
    • 每日提醒於十天後到期。
    • 所有其他週期性提醒於 60 天後到期。
  • 特設提醒
    • 僅觸發一次
    • 可加以設定,將提醒傳送給已完成合約所需動作的參與者
    • 即使合約已完成或封存,仍可設定
      • 無法為已取消、拒絕或過期的合約設定提醒
  • 系統寄出原始「請簽署」電子郵件時,就會觸發提醒。
    • 在擁有多收件者的工作流程中,一旦收件者完成動作,且系統依序觸發下一位收件者時,提醒倒數會重設為該時間。
    • 在「管理」頁面上替換目前的簽署者不會重設提醒時間。
  • 收件者有權取消提醒。沒有任何選項可剝奪他們的這項權利。
  • 傳送合約之後,可以在「管理」頁面上修改到期日。
  • 可設定為忽略「內部」收件者的到期日。
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