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為合約收件者設定提醒

 

Adobe Acrobat Sign 指南

新功能

  1. 發行前說明
  2. 發行說明
  3. 重要通知

開始使用

  1. 管理員快速入門指南
  2. 使用者快速入門指南
  3. 適用於開發人員
  4. 影片教學課程資料庫
  5. 常見問題集

管理

  1. Admin Console 概觀
  2. 使用者管理
    1. 新增使用者
    2. 大量新增使用者
    3. 從目錄新增使用者
    4. 從 MS Azure Active Directory 新增使用者
    5. 建立以功能為導向的使用者
      1. 技術帳戶 - API 導向
      2. 服務帳戶 - 手動導向
    6. 檢查有佈建錯誤的使用者
    7. 變更姓名/電子郵件地址
    8. 編輯使用者的群組成員資格
    9. 透過群組介面編輯使用者的群組成員資格
    10. 將使用者升級為管理員角色
    11. 使用者身分類型與 SSO
    12. 切換使用者身分
    13. 使用 MS Azure 驗證使用者
    14. 使用 Google Federation 驗證使用者
    15. 產品設定檔
    16. 登入體驗
  3. 帳戶/群組設定
    1. 設定概觀
    2. 全域設定
      1. 帳戶層級與 ID
      2. 自我簽署工作流程
      3. 大量傳送
      4. 網頁表單
      5. 自訂傳送工作流程
      6. Power Automate 工作流程
      7. 資料庫文件
      8. 透過合約收集表單資料
      9. 限制文件可見性
      10. 附加已簽署合約的 PDF 副本
      11. 在電子郵件中加入連結
      12. 在電子郵件中加入影像
      13. 附加至電子郵件的檔案將命名為
      14. 將稽核報告附加至文件
      15. 將多個文件合併為一個
      16. 上傳已簽署的文件
      17. 我的帳戶中的使用者委派
      18. 允許外部收件者委派
      19. 授權簽署
      20. 授權傳送
      21. 有權新增電子印章
      22. 設定預設時區
      23. 設定預設日期格式
      24. 使用者加入多個群組 (UMG)
        1. 升級以使用 UMG
      25. 群組管理員權限
      26. 更換收件者
      27. 稽核報告
        1. 概觀
        2. 在交易驗證頁面上允許未驗證的存取
        3. 包含提醒
        4. 包括檢視事件
        5. 包含合約頁面/附件計數
      28. 產品內傳送訊息和指示
      29. 無障礙 PDF
      30. 全新撰寫體驗
      31. 醫療保健客戶
    3. 帳戶設定
      1. 新增標誌
      2. 自訂公司主機名稱/URL
      3. 新增公司名稱
      4. 合約後 URL 重新導向
    4. 簽名偏好設定
      1. 格式固定的簽名
      2. 允許收件者簽署
      3. 簽署者可變更其姓名
      4. 允許收件者使用已儲存的簽名
      5. 自訂使用條款和消費者資訊披露
      6. 透過表單欄位導覽收件者
      7. 拒絕簽署
      8. 允許戳記工作流程
      9. 要求簽署者提供其職稱或公司
      10. 允許簽署者列印並置入書面簽名
      11. 在電子簽名時顯示訊息
      12. 需要簽署者使用行動裝置來建立自己的簽名
      13. 要求取得簽署者的 IP 位址
      14. 將公司名稱和職稱排除在參與戳記之外
    5. 數位簽名
      1. 概觀
      2. 使用 Acrobat 下載並簽署
      3. 以雲端簽名簽署
      4. 包括身分識別提供者的中繼資料
      5. 受限制的雲端簽名提供者
    6. 電子印章
    7. 數位身分
      1. 數位身分識別閘道
      2. 身分識別檢查原則
    8. 報告設定
      1. 全新報告體驗
      2. 傳統報告設定
    9. 安全性設定
      1. 單一登入設定
      2. 記住我設定
      3. 登入密碼原則
      4. 登入密碼強度
      5. 網頁工作階段期間
      6. PDF 加密類型
      7. API
      8. 使用者和群組資訊存取
      9. 允許的 IP 範圍
      10. 帳戶共用
      11. 帳戶共用權限
      12. 合約共用控制項
      13. 簽署者身分驗證
      14. 合約簽署密碼
      15. 文件密碼強度
      16. 依地理位置封鎖簽署者
      17. 電話驗證
      18. 知識式驗證 (KBA)
      19. 允許頁面擷取
      20. 文件連結過期
      21. 上傳 Webhook/回呼的用戶端憑證
      22. 時間戳記
    10. 傳送設定
      1. 登入後顯示「傳送」頁面
      2. 傳送時需有收件者名稱
      3. 鎖定已知使用者的名稱值
      4. 允許的收件者角色
      5. 收件者群組
      6. 必填欄位
      7. 附加文件
      8. 欄位扁平化
      9. 修改合約
      10. 合約名稱
      11. 語言
      12. 私人訊息
      13. 允許的簽名類型
      14. 提醒
      15. 已簽署文件的密碼保護
      16. 簽署者身分識別選項
        1. 概觀
        2. 簽署密碼
        3. 透過電子郵件傳送的一次性密碼
        4. Acrobat Sign 驗證
        5. 電話驗證
        6. 雲端型數位簽名
        7. 知識式驗證
        8. 政府核發證件
        9. 簽署者身分報告
      17. 內容保護
      18. 啟用公證交易
      19. 文件過期
      20. 預覽、定位簽名及新增欄位
      21. 簽署順序
      22. Liquid mode
      23. 自訂工作流程控制項
      24. 電子簽名頁面的上傳選項
      25. 「簽署後」確認重新導向 URL
    11. 訊息範本
    12. 生技製藥設定
      1. 概觀
      2. 強制執行身分識別驗證
      3. 簽署原因
    13. 工作流程整合
    14. 公證設定
    15. 付款整合
    16. 簽署者傳訊
    17. SAML 設定
      1. SAML 設定
      2. 安裝 Microsoft Active Directory Federation Service
      3. 安裝 Okta
      4. 安裝 OneLogin
      5. 安裝 Oracle Identity Federation
    18. 資料控管
    19. 時間戳記設定
    20. 外部封存
    21. 帳戶語言
    22. 電子郵件設定
      1. 電子郵件標題/頁尾影像
      2. 允許個別使用者電子郵件頁尾
      3. 自訂「請求簽名」電子郵件
      4. 自訂「收件者」和「副本收件者」欄位
      5. 啟用無連結通知
      6. 自訂電子郵件範本
    23. 從 echosign.com 移轉至 adobesign.com
    24. 為收件者設定選項
  4. 法規要求指引
    1. 協助工具
      1. 協助工具合規性
      2. 使用 Acrobat 桌面應用程式建立可存取的表單
      3. 建立可存取的 AcroForms
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. GDPR 概觀
      2. 將使用者標記密文
      3. 將使用者的合約標記密文
    4. 21 CFR part 11 和 EudraLex Annex 11
      1. 21 CRF part 11 驗證套件
      2. 21 CFR 和 EudraLex Annex 11 手冊
      3. 共同責任分析
    5. 醫療保健客戶
    6. IVES 支援
    7. 「保存」合約
    8. 歐盟/英國考量事項
      1. 歐盟/英國跨境交易與 eIDAS
      2. 以電子方式簽署之契約的 HMLR 要求
      3. 英國脫歐對英國電子簽名法的影響
  5. 大量下載合約
  6. 宣告您的網域
  7. 「回報不當使用」連結

傳送、簽署與管理合約

  1. 收件者選項
    1. 取消電子郵件提醒
    2. 電子簽名頁面上的選項
      1. 電子簽名頁面概觀
      2. 開啟以閱讀無欄位的合約
      3. 拒絕簽署合約
      4. 委派簽署權限
      5. 重新啟動合約
      6. 下載合約的 PDF
      7. 檢視合約歷史記錄
      8. 檢視合約訊息
      9. 從電子簽名轉換為書面簽名
      10. 從書面簽名轉換為電子簽名
      11. 對表單欄位進行導覽
      12. 從表單欄位中清除資料
      13. 電子簽名頁面放大倍率和導覽
      14. 變更合約工具和資訊中使用的語言
      15. 檢閱法律注意事項
      16. 調整 Acrobat Sign Cookie 偏好設定
  2. 傳送合約  
    1. 傳送頁面概述
    2. 只傳送合約給您自己
    3. 傳送合約給他人
    4. 書面簽名
    5. 收件者簽署順序
    6. 大量傳送
      1. 「大量傳送」功能的概觀
      2. 大量傳送 - 手動收件者
      3. 大量傳送 - CSV 上傳
      4. 取消「大量傳送」交易
      5. 在大量傳送中新增提醒
      6. 報告可供大量傳送
  3. 在文件中撰寫欄位
    1. 應用程式內製作環境
      1. 自動欄位偵測
      2. 使用製作環境拖放欄位
      3. 將表單欄位指派給收件者
      4. 預填角色
      5. 以可重複使用的欄位範本來套用欄位
      6. 將欄位轉送至新的資料庫範本
      7. 已在傳送合約時更新製作環境
    2. 以文字標籤建立表單
    3. 使用 Acrobat (AcroForms) 建立表單
      1. 建立 AcroForm
      2. 建立可存取的 PDF
    4. 欄位
      1. 欄位類型
        1. 常見欄位類型
        2. 內嵌影像
        3. 戳記影像
      2. 欄位內容外觀
      3. 欄位驗證
      4. 已遮罩的欄位值
      5. 設定顯示/隱藏條件
      6. 計算欄位 
    5. 編寫常見問答集
  4. 簽署合約
    1. 簽署已傳送給您的合約
    2. 填寫和簽署
    3. 自我簽署
  5. 管理合約
    1. 管理頁面概述
    2. 委派合約
    3. 更換收件者
    4. 限制文件可見性
    5. 取消合約
    6. 建立新提醒
    7. 檢閱提醒
    8. 取消提醒
    9. 更多動作…
      1. 搜尋的運作方式
      2. 檢視合約
      3. 從合約建立範本
      4. 在檢視中隱藏/取消隱藏合約
      5. 上傳已簽署的合約
      6. 修改已傳送合約的檔案或欄位
      7. 編輯收件者的驗證方法
      8. 新增或修改到期日
      9. 將備註新增至合約
      10. 共用個別合約
      11. 取消共用合約
      12. 下載個別合約
      13. 下載合約的個別檔案
      14. 下載合約的「稽核報告」
      15. 下載合約的欄位內容
  6. 稽核報告
  7. 報告與資料匯出
    1. 概觀
    2. 授予使用者報告的存取權
    3. 報告圖表
      1. 建立新報告
      2. 合約報告
      3. 交易報告
      4. 設定活動報告
      5. 編輯報告
    4. 資料匯出 
      1. 建立新的資料匯出
      2. 編輯資料匯出
      3. 重新整理資料匯出內容
      4. 下載資料匯出
    5. 重新命名報告/匯出
    6. 複製報告/匯出
    7. 排程報告/匯出
    8. 刪除報告/匯出
    9. 檢查交易使用量

進階合約功能與工作流程

  1. 網頁表單 
    1. 建立網頁表單
    2. 編輯網頁表單
    3. 停用/啟用網頁表單
    4. 隱藏/取消隱藏網頁表單
    5. 尋找 URL 或指令碼
    6. 使用 URL 參數預填網頁表單欄位
    7. 儲存網頁表單以便稍後完成
    8. 調整網頁表單大小
  2. 可重複使用的範本 (資料庫範本)
    1. 在 Acrobat Sign 資料庫中的美國政府表單
    2. 建立資料庫範本
    3. 變更資料庫範本的名稱
    4. 變更資料庫範本的類型
    5. 變更資料庫範本的權限層級
    6. 複製、編輯和儲存共用範本
    7. 下載資料庫範本的彙總欄位資料
  3. 轉移網頁表單與資料庫範本的所有權
  4. Power Automate 工作流程 
    1. Power Automate 整合與包含授權的概觀
    2. 啟用 Power Automate 整合
    3. 追蹤 Power Automate 使用狀況
    4. 建立新的流程 (範例)
    5. 用於流程的觸發器
    6. 從 Acrobat Sign 之外匯入流程
    7. 管理流程
    8. 編輯流程
    9. 共用流程
    10. 停用或啟用流程
    11. 刪除流程
    12. 實用範本
      1. 僅限管理員
        1. 將所有完成的文件儲存至 SharePoint
        2. 將所有完成的文件儲存至商務用 OneDrive
        3. 將所有完成的文件儲存至 Google 雲端硬碟
        4. 將所有完成的文件儲存至 DropBox
        5. 將所有完成的文件儲存至 Box
      2. 合約封存
        1. 將完成的文件儲存至 SharePoint
        2. 將完成的文件儲存至商務用 OneDrive
        3. 將完成的文件儲存至 Google 雲端硬碟
        4. 將完成的文件儲存至 DropBox
        5. 將完成的文件儲存至 Box
      3. 網頁表單合約封存
        1. 將完成的網頁表單文件儲存至 SharePoint 資料庫
        2. 將完成的網頁表單文件儲存至商務用 OneDrive
        3. 將完成的文件儲存至 Google 雲端硬碟
        4. 將完成的網頁表單文件儲存至 Box
      4. 合約資料擷取
        1. 從您簽署的文件擷取表單欄位資料,並更新 Excel 表
      5. 合約通知
        1. 傳送包含合約內容和已簽署合約的自訂電子郵件通知
        2. 在 Teams 頻道中取得您的 Adobe Acrobat Sign 通知
        3. 在 Slack 中取得您的 Adobe Acrobat Sign 通知
        4. 在 Webex 中取得您的 Adobe Acrobat Sign 通知
      6. 合約產生
        1. 從 Power App 表單和 Word 範本產生文件,傳送以供簽署
        2. 從 OneDrive 的 Word 範本產生合約,並取得簽名
        3. 為所選的 Excel 列產生合約,傳送以供檢閱和簽名
  5. 自訂傳送工作流程
    1. 自訂傳送工作流程概觀
    2. 建立新的傳送工作流程
    3. 編輯傳送工作流程
    4. 啟動或停用傳送工作流程
    5. 以「傳送工作流程」傳送合約
  6. 共用使用者與合約
    1. 共用使用者
    2. 共用合約

與其他產品整合

  1.  Acrobat Sign 整合概觀
  2. 適用於 Salesforce 的 Acrobat Sign
  3. 適用於 Microsoft 的 Acrobat Sign
    1. 適用於 Microsoft 365 的 Acrobat Sign
    2. 適用於 Outlook 的 Acrobat Sign
    3. 適用於 Word/PowerPoint 的 Acrobat Sign
    4. 適用於 Teams 的 Acrobat Sign
    5. 適用於 Microsoft PowerApps 和 Power Automate 的 Acrobat Sign
    6. 適用於 Microsoft Search 的 Acrobat Sign 連接器
    7. 適用於 Microsoft Dynamics 的 Acrobat Sign
    8. 適用於 Microsoft SharePoint 的 Acrobat Sign
  4. 其他整合功能
    1. 適用於 ServiceNow 的 Acrobat Sign
    2. 適用於 HR ServiceNow 的 Acrobat Sign
    3. 適用於 SAP SuccessFactors 的 Acrobat Sign
    4. 適用於 Workday 的 Acrobat Sign
    5. 適用於 NetSuite 的 Acrobat Sign
    6. 適用於 VeevaVault 的 Acrobat Sign
    7. 適用於 Coupa BSM Suite 的 Acrobat Sign
  5. 合作夥伴管理的整合功能
  6. 如何取得整合金鑰

Acrobat Sign 開發人員

  1. REST API
    1. 方法說明文件
    2. SDK/開發人員指南
    3. API 常見問答集
  2. Webhook 
    1. Webhook 概觀
    2. 設定新的 Webhook
    3. 檢視或編輯 Webhook
    4. 停用或重新啟動 Webhook
    5. 刪除 Webhook
    6. 雙向 SSL 憑證
    7. API 中的 Webhook

支援與疑難排解

  1. 客戶支援資源
  2. 企業客戶成功資源

Adobe Acrobat Sign 能為目前預期與您合約進行互動的收件者,提供傳送定期電子郵件提醒的選項。

啟用/停用合約提醒

所有服務等級皆可存取:

  • 建立週期性提醒
    • 在傳送程序中
    • 從「管理」頁面
  • 從「管理」頁面建立週期性和特設提醒

個人和團隊服務等級無法自動化或隱藏提醒功能。

企業和商業層級選項

企業和商業服務層級可選擇性地在傳送程序中顯示「提醒」選項,或啟用整個帳戶/群組的自動化。

此功能可透過下列方式啟用/停用和設定:

註解:

除非啟用「允許傳送者設定或修改」選項,否則啟用預設提醒會隱藏在「傳送」頁面上設定提醒的功能

稽核報告

企業和商業層級帳戶可選擇在其稽核報告中新增提醒事件,方法是瀏覽至「帳戶設定 > 全域設定 > 稽核報告」,然後啟用「稽核報告包含提醒」選項。

設定要在稽核報告中報告的提醒。

啟用時,每次傳送電子郵件提醒的記錄都會記錄在稽核報告上 (最多 250 個提醒事件)。

稽核報告中報告的提醒。

通知:

隱藏提醒電子郵件時,稽核報告中不會新增任何更新。此限制包含觸發產生 Webhook 事件的提醒。例如,當帳戶設定已設定為在稽核報告中新增提醒,且個別群組已隱藏提醒電子郵件時,特別設定的群組就不會在其稽核報告中包含提醒事件。

在傳送程序中設定提醒

若使用者沒有幫群組或帳戶設定預設提醒,在傳送程序中還是有機會可以定義提醒。

這些提醒皆為週期性傳送,且適用於合約的所有收件者。傳送者只需定義提醒的發送頻率。共有六個選項:

  • 每天
  • 每週
  • 每個工作天
  • 每隔一天
  • 每三天
  • 每五天

首次傳送含提醒的合約時,會向第一個收件者傳送一封「請簽署」電子郵件。此事件會啟動第一個提醒的計時器。

舉例來說,如果提醒設定為每三天傳送一次,系統會在「請簽署」電子郵件傳送 72 小時後觸發第一次提醒。

收件者完成合約所需動作時,系統會隨即終止該收件者的提醒倒數。

在有多位收件者的情況下,流程中的下一位收件者會在前一位收件者完成動作後,立即收到「請簽署」電子郵件。新收件者提醒倒數的啟動時機,是根據收件者「請簽署」電子郵件的傳送時間 (並非一開始的時間戳記)。

此程序會在合約的所有收件者之間反覆上演,直到合約完成簽署為止。

註解:

所有週期性提醒都有一個生命週期,提醒會在此週期結束後自行終止。

每天發送的提醒有 10 天的生命週期。

其他所有提醒則有 60 天的生命週期。

從「管理」頁面設定提醒

凡是在設定傳送程序之後才建立的提醒,皆可在「管理」頁面上設定:

  1. 瀏覽至「管理」頁面

  2. 按一下您要審閱的合約

  3. 按一下右側選項邊欄中的「提醒」連結

    提醒

  4. 設定適當使用者及反覆動作的提醒

  5. 按一下「建立」以安裝提醒

管理」頁面提供了幾種「傳送」頁面沒有的選項:

  • 您可以選取要列入提醒對象的收件者。您可以為一個、部分或所有收件者設計提醒。
  • 您可以像在「傳送」頁面上一樣,選取週期性提醒程序
    • 如果您將收件者新增至週期性提醒前,對方已完成合約所需的動作,則該收件者不會收到提醒
  • 您可以建立單次 (特設) 提醒,並設定該提醒「立即」傳送或在「特定日期」傳送
    • 您可以為已完成合約所需動作的參與者設定特設提醒
    • 合約簽署完成而關閉或封存後,依然可以設定特設提醒
  • 請務必在提醒中放入訊息。在「管理」頁面上建立提醒時,這是必填欄位

 

如果已為合約設定其他提醒,系統會顯示合約清單,而非「建立提醒」介面。

您可以建立新的提醒,方法是按一下「新增提醒」按鈕

檢閱現有提醒

您可以透過下列方式,查看您為合約設定的所有提醒:

  1. 瀏覽至「管理」頁面

  2. 按一下您要審閱的合約

  3. 按一下右側選項邊欄中的「提醒」連結

    現有的提醒

註解:

提醒會依照下次觸發時間加以排序

所有已取消/過期的提醒會顯示在有效的提醒下方。

取消提醒

若要取消提醒,請執行以下操作:

  1. 以建立合約的使用者身分登入

  2. 瀏覽至「管理」頁面

  3. 按一下相關合約加以選取

  4. 按一下右側選項邊欄中的「提醒」連結

  5. 找到您要取消的提醒,接著按一下

  6. 按一下刪除圖示 (垃圾桶)

註解:

收件者有權終止提醒電子郵件中的提醒功能。這是必需的功能,無法隱藏。

建立自訂電子郵件範本

若為企業客戶,可選擇為提醒建立完全自訂的電子郵件範本。 

若想了解如何自訂電子郵件範本,請參閱這份指南

提醒與 REST API

REST v6 API 允許透過四項操作,直接存取提醒對象:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders - 根據路徑中 agreementId 所指定的合約,針對特定參與者建立提醒。
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders - 根據路徑中 agreementId 所指定的合約,擷取合約的提醒
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - 擷取與合約相關的特定提醒。
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - 更新合約的現有提醒。

隱藏提醒電子郵件的傳送

根據預設,設定提醒的所有帳戶都會根據排程或明確的觸發,自動傳送提醒電子郵件。

有些產業會要求擷取所有電子郵件通訊 (例如金融服務),而這些客戶可能選擇利用 Webhook 以不同管道傳送提醒。

企業層級帳戶可以選擇向支援團隊提交要求,不再透過帳戶和群組層級的 Acrobat Sign 系統傳送提醒電子郵件。

請注意,如果提醒電子郵件已關閉,那麼活動記錄或稽核報告中就不會列出任何事件。

 

由提醒觸發的 Webhook

提醒功能的 Webhook 分成與撰寫方式 (單一合約或透過大量傳送程序) 及通知方式 (Acrobat Sign 是否傳送電子郵件) 有關的事件。

提醒內容包含在以下事件的 Webhook 裝載中:

  • 所有事件的合約
  • 合約提醒已傳送
  • 已啟動合約提醒
  • 「大量傳送」所有事件
  • 已傳送「大量傳送」提醒
  • 已啟動「大量傳送」提醒

 

當在啟用電子郵件通知的狀態下正常觸發提醒時:

  • 單一合約事件為 REMINDER_SENT,而 Webhook 為 AGREEMENT_REMINDER_SENT
  • 大量傳送」交易會產生一個叫 MEGASIGN_REMINDER_SENT 的 Webhook。

當在關閉電子郵件通知的狀態下觸發提醒時:

  • 單一合約事件為 REMINDER_INITIATED,而 Webhook 為 AGREEMENT_REMINDER_INITIATED
  • 大量傳送」交易會產生一個叫 MEGASIGN_REMINDER_INITIATED 的 Webhook。

大量傳送」的 Webhook 僅會針對整個範本觸發一次。這些 Webhook 不會依據子合約觸發。

注意事項

  • 週期性提醒的生命週期:
    • 每日提醒於十天後到期。
    • 所有其他週期性提醒於 60 天後到期。
  • 特設提醒
    • 僅觸發一次
    • 可加以設定,將提醒傳送給已完成合約所需動作的參與者
    • 即使合約已完成或封存,仍可設定
      • 無法為已取消、拒絕或過期的合約設定提醒
  • 系統寄出原始「請簽署」電子郵件時,就會觸發提醒。
    • 在擁有多收件者的工作流程中,一旦收件者完成動作,且系統依序觸發下一位收件者時,提醒倒數會重設為該時間。
    • 在「管理」頁面上替換目前的簽署者不會重設提醒時間。
  • 收件者有權取消提醒。沒有任何選項可剝奪他們的這項權利。
  • 傳送合約之後,可以在「管理」頁面上修改到期日。
  • 可設定為忽略「內部」收件者的到期日。

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