管理員可以設定 Adobe Acrobat Sign「外部封存」功能，以便在每次成功完成合約後，自動將「已簽署並歸檔」的電子郵件副本傳送至其他電子郵件地址。無論決定是否/何時附加這些文件的帳戶/群組設定，此自動副本一律會包含簽署合約 PDF、稽核報告 PDF，以及 CSV 欄位資料 (如果有的話)。

您可在帳戶和群組層級設定這兩個位置設定外部封存：

• 帳戶/群組管理員選單中的「外部封存」標籤。
• 帳戶層級「全域設定」標籤；群組層級「群組設定」標籤。

兩個介面共用相同的屬性值，因此編輯其中一個標籤便會自動更新另一個標籤。

群組層級設定最初會繼承帳戶層級設定，並可設定移除或新增至該繼承的屬性。使用群組定義特定文件工作流程時，善用「使用者加入多個群組」的帳戶可以有效使用群組層級設定。(例如，法務小組可在所有已完成的合約中納入其法律部門，並移除任何可在帳戶層級設定的一般封存地址。)

可使用任何有效的電子郵件地址，包括接受傳入電子郵件的協力廠商應用程式。 

「外部封存」標籤包含尋找 Box 和 Evernote 應用程式傳入電子郵件地址的指示。其他電子郵件地址的運作方式完全相同。

• Box.com 說明
• Evernote 說明

將電子郵件新增至外部封存介面