「書面簽名」工作流程目前適用於所有等級的服務。

功能說明

有時候,您需要取得親筆簽名。這可能是基於法規要求、政策立場或單純因為單方或雙方認為親筆簽名的格式較為妥當。

Adobe Sign 書面簽名工作流程支援取得親筆簽名,同時確保適當的存取控制,維持最終文件的品質與清晰度,並運用電子處理與稽核的優勢。

傳統的傳真解決方法仰賴在簽名過程中涉及的每台傳真機。每多一份簽名就會增加一些類比「雜訊」,且產生的文件經常嚴重失真。

而新的「書面」工作流程可讓收件者以電子方式填寫任何欄位內容,包括新增其他檔案,然後列印該份精確的數位化文件以進行簽署。接著,簽署者會將已簽署的文件掃描回原來的電子表單,並上傳使用起初提供文件之相同電子郵件連結的檔案。使用已簽署文件的掃描檔或相片作為上傳檔案,最終合約的品質將會大幅改善。

註解:

  • 「書面」簽名工作流程僅限於全新「傳送」體驗。傳統「傳送」體驗中的使用者仍舊使用「傳真」簽名工作流程。
  • 全新「傳送」體驗並未提供「傳真」簽名工作流程。
  • 「書面」(數位上傳) 工作流程計畫將於 2017 年第 4 季傳統「傳送」頁面完全停用後,完全取代傳真工作流程。

變更的內容

針對寄件者

對於寄件者,工作流程或文件範本並無任何變更。唯一的變更是選取「書面」選項,而不是「傳真簽名」選項。

另外,「書面簽名」工作流程允許擴充的選項,例如:

  • 針對任何個別指示傳送給收件者的個人化訊息。
  • 簽署者驗證。
  • 可在傳送文件以供簽署前預先填入欄位。
  • 取代目前簽署者。
  • 在合約傳送後進行修改 (但於合約簽署前)。
  • 可要求第一位簽署者附加支援文件。
  • 提醒內容會與電子簽署工作流程同步。
  • 預填及首位簽署者表單欄位內容適用的欄位資料報告。
  • 可針對第一位簽署者要求欄位並加以驗證。
  • 延伸的收件者清單,可包含與「電子」工作流程中一樣多的簽署者。
  • 完整支援所有可用的「收件者」類型 (核准者、表單填寫者、接受者等)。
    • 建議寄件者將自己 (或指定方) 指派為具「核准者」角色的最後收件者,這是最佳的作法。這樣可對已上傳的文件進行例行性檢查。

 

針對簽署者

對於簽署者,「書面」簽名工作流程更類似於「電子」工作流程,相似之處為簽署者都必須列印出文件以套用其簽名:

  • 收件者會收到內含文件連結的電子郵件通知。
  • 收件者以電子方式開啟文件,首先會看到三個步驟的流程摘要:

 

  • 收件者可以填寫任何選填/必填表單欄位。
  • 準備就緒後,收件者按「下一步」按鈕,以前進至「下載」指示:

 

  • 收件者按「下載」按鈕以下載文件,並填妥欄位內容。
  • 視窗會開啟,要求收件者開啟或儲存檔案。
  • PDF 開啟狀態下,列印 PDF 頁面。
  • 親筆簽署文件。
  • 將文件掃描回原來的數位表單。
    • Adobe Sign 可接受任何一般所接受之格式 (PDF、JPG、GIF、TIF、BMP) 的檔案。
    • Adobe Sign 僅接受一個檔案,因此如果您有多個影像,便必須將這些影像連接成一個檔案。
  • 按一下「請簽署」原始電子郵件中的連結會開啟介面,以「上傳」檔案 (或視需要重新「下載」該檔案)。
 
  • 按一下「上傳以送出」按鈕會開啟視窗,讓簽署者瀏覽至本機系統中要上傳的檔案。
  • 檔案上傳後,收件者的工作即完成,然後合約會傳給下一位簽署者,或者完成整合程序。

 

針對整合/API 客戶

如果客戶已在應用程式中啟用/內嵌全新「傳送」頁面,「書面簽名」工作流程將會變成預設行為。 

使用 API 擷取資料或合約檔案的客戶不必變更其現有程式碼的任何內容。用來簽署文件的工作流程不會影響您可存取完整合約的方式。

由於預填及第一位簽署者欄位是以電子方式擷取,因此如果您定義了資料對應,則可匯入該欄位資料。

 

註解:

續用傳統「傳送」頁面的客戶仍可使用回傳,直到 2017 年第 4 季為止,屆時傳統「傳送」頁面 (連同回傳簽名) 將會停用。

變更理由

雖然回傳合約在取得合法簽名方面十分成功,但容易因所涉及之裝置的性質造成許多問題。常見問題包括:

  • 最終文件的品質不佳—重新傳真文件四次會導致文件上出現許多類比「雜訊」。
  • 交易失敗—操作容易出錯且每天都有人傳真正反面顛倒的文件。由於收到的文件是空白的,Adobe Sign 便無法按途徑將其附加到相關的合約中。
  • 安全性欠佳—傳送文件使其擱置於傳真機上是不安全的,且無法確保文件會傳送給指定的接收者。
  • 簽署者數量受限—用來將傳真頁面導向合約的機制是以頁面角落的 QR 碼為基礎。由於一個頁面只有四個角落,因此傳真交易僅限於四位簽署者。
  • 預填欄位—目前的回傳系統僅會將文件傳送給指定方,且不允許預填文件欄位。
  • 資料擷取—回傳的文件沒有系統能以報告形式讀取並傳回給您的欄位,使得資料收集作業更加仰賴手動程序。

傳送至傳真號碼

「書面簽名」工作流程不支援傳送至傳真號碼。遠離在傳真機上列印造成的機械問題是新解決方案的重點優勢之一。去除傳真機這個來源,我們便可:

  • 確保文件品質—因為不再包含傳真機本身帶來的類比雜訊。
  • 改良並記錄傳送成功—傳真傳送報告無法告知您是否已傳送可讀的文件副本,或者收件對象是誰。
  • 改良安全性—許多傳真機就放置在公共空間中,任何人都可以取得印出的內容。
  • 改良簽署者驗證/通訊—使用電子簽署流程後,簽署者驗證和私人訊息便可包含在「合約」工作流程中,讓您透過簽名流程明確檢查及指示簽署者。

啟用書面簽名選項

若要使用新的「書面簽名」,您的帳戶首先必須使用全新「傳送」體驗。

  1. 導覽至「帳戶 > 帳戶設定 > 傳送設定」
  2. 向下選動至「允許的簽名類型」
  3. 勾選「允許傳送者傳送文件進行書面簽名」選項。
  4. 按一下「儲存」以確認變更。

 

功能啟用後,您會看見適用於「傳送」頁面的選項。

註解:

如果您使用「有限文件可見性」(「帳戶 > 帳戶設定 > 全域設定」),則必須在這些設定中明確啟用「書面簽名」,「書面」選項才會出現在「傳送」頁面中。

透過「有限文件可見性」「書面」簽名工作流程傳送的所有合約都會忽略「文件可見性」設定,並為簽署者呈現整份文件。

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