Adobe Sign 驗證方法:簽署密碼

概覽

簽署密碼驗證方法會要求收件者輸入合約傳送者提供的密碼。收件者可能會對更複雜的驗證方法感到卻步,以密碼作為安全方法能讓他們充分理解和輕鬆使用。

傳送者需在撰寫合約時定義簽署密碼,並藉由頻帶外流程 (電話通話、電子郵件、簡訊) 將該密碼傳達給收件者。

預設驗證流程會要求收件者在文字欄位中輸入合約的簽署密碼以驗證其身分。

  • 如果收件者需取得密碼,系統會向收件者提供用於聯絡傳送者的連結:
要求輸入密碼畫面

通過驗證後,收件者便有權限檢視合約並進行互動。

如果收件者在完成操作之前因任何理由關閉合約視窗,將需要重新進行驗證才能繼續進行。

註解:

簽署密碼驗證方法適用於所有服務計劃,不會產生相關費用。


撰寫新合約時設定「密碼」驗證

啟用「密碼驗證」時,傳送者可以從「驗證」下拉式選單中選取該項,就在收件者的電子郵件地址正右方。

選取驗證方法

選取「密碼」驗證類型後,傳送者需提供密碼字串。

密碼可使用英數字元設定,長度上限 32 個字元。要求的字串複雜度於「安全設定」中指定。


審核報告

稽核報告會明確指定收件者輸入有效密碼:

稽核報告中的密碼驗證

如果合約因收件者無法通過驗證而取消,原因會明確列出:

稽核報告中的密碼驗證


最佳做法與考量事項

  • 要為數百份合約追蹤密碼並非易事。制定建立可解密密碼的內部慣例,有助於確保收件者忘記密碼時不會遭到鎖定而無法進入其合約
  • 只能為進行中合約變更密碼,方式為在傳送者的管理頁面上編輯驗證類型
  • 應透過頻帶外方法 (例如電話) 將密碼傳遞給收件者。請勿在合約訊息中附上密碼


設定選項

簽署密碼驗證有兩組控制項,可於帳戶和群組層級設定:

  • 「傳送設定」,用於控制傳送者對密碼選項的存取權
  • 「安全設定」,用於控管收件者的體驗

在「傳送設定」底下啟用驗證方法

導覽至「傳送設定 > 身分驗證方法」,即可為傳送者啟用使用簽署密碼驗證的選項

  • 「簽署密碼」核取方塊若勾選此項,「密碼」會成為群組中所撰寫合約的可用選項
  • (選用) 檢視簽署完畢的合約時使用密碼 - 啟用此項時,每當企圖透過連結存取儲存在 Adobe Sign 中的線上合約時,系統都會提示要求者輸入與用於驗證收件者身分相同的密碼 (請參閱下文)
  • (選用) 依照預設,使用下列方法:啟用「簽署密碼」以供使用時,便可使用將「簽署密碼」設為預設驗證方法的選項
密碼身分驗證控制項


需要驗證才能透過 Web 連結檢視原始的簽署合約

電子郵件範本 (例如收件者簽名後確認) 可包含 Adobe Sign 伺服器上的原始合約連結:

簽署後電子郵件

若啟用「檢視簽署完畢的合約時使用密碼」設定,每當企圖透過連結存取合約時,系統都會要求輸入與用於驗證收件者身分相同的密碼。

合約建立時這項設定內嵌在合約中。變更設定不會改變進行中合約的體驗。

如果收件者的身分驗證密碼變更,透過連結檢視合約前的驗證流程會如預期使用新的密碼。

要求驗證的流程與原始收件者驗證流程完全相同:

要求輸入密碼畫面

在輸入正確的身分密碼之前,不會開啟合約以供檢視。

收件者簽署並完成操作後,就無法編輯或停用密碼驗證。


進行「安全性設定」

合約簽署密碼提供三個控制選項,管理員可以在「安全設定」頁面的「合約簽署密碼」區段底下加以設定:

  • 限制嘗試次數 - 預設為啟用。如果停用,收件者便可以無限次嘗試輸入密碼。
    • 允許簽署者 XX 次嘗試在取消合約前輸入合約密碼 - 管理員可以輸入臨界值數,限制收件者可進行驗證的嘗試次數。一旦達到嘗試次數後,系統將會自動取消合約並通知傳送者
  • 文件密碼強度 - 此設定用於定義要求以下項目所需的最低密碼複雜度:
    • 為取得合約存取權進行的收件者驗證
    • 已簽署合約加密 (下載的合約 PDF)
    • 簽署者身分報告 (與政府核發證件報告相關)

設定值如下:

:要求設定含有至少一個非空白字元的密碼

標準:要求最少 6 個字元

:要求最少 7 個字元

:要求最少 8 個字元

密碼安全控制項

註解:

若您沒有在選單中看到「安全設定」變為可用,請確認已在「傳送設定」頁面上啟用驗證方法


收件者無法通過驗證時自動取消合約

如果設定限制了密碼驗證嘗試次數,而收件者無法在該次數內通過驗證,則系統會自動將合約取消。

系統會傳送宣布取消的電子郵件給合約的原建立者,並指出未通過驗證的收件者。

不會通知任何其他方。

由於身分驗證失敗而取消的合約

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