取得親筆簽名

概述

有時候，您需要取得親筆簽名。這可能是基於法規要求、政策立場或單純因為單方或雙方認為親筆簽名的格式較為妥當。

Adobe Acrobat Sign 書面簽名工作流程支援取得親筆簽名，同時確保適當的存取控制，維持最終文件的品質與清晰度，並運用電子處理與稽核的優勢。

簽署者的親筆簽名體驗

對收件者而言，「書面」簽名工作流程與「電子」工作流程極為相似，因為收件者都必須列印出文件來簽名：

• 收件者會收到電子郵件通知，內含文件的「開啟與列印」連結。
• 選取連結後，收件者首先會看到摘要為三步驟的簽名程序：

• 收件者可以電子方式在合約上填入任何要求/必填的表單欄位。
  
• 填寫好之後，收件者必須按一下頁面下方的「下一步」按鈕，前往下載、列印與簽署指示：

• 收件者按一下「下載」按鈕即可下載文件 (已透過電子方式填妥任何欄位內容)。
• 收件者開啟並列印下載的 PDF。
• 收件者以實體方式簽署列印的合約。
• 已簽署的合約必須再經掃描，回復為數位格式。
  • Acrobat Sign 可接受任何一般所接受之格式 (PDF、JPG、GIF、TIF、BMP) 的檔案。
  • Acrobat Sign 只接受一個檔案。如有多個影像，請務必串連為一個檔案。
• 新的電子郵件會傳送給收件者，要求對方上傳簽署的文件 (電子郵件主旨：請上傳 {合約名稱})。電子郵件中會提供連結，以便開啟「上傳以送出」介面。
  
  • 收件者也可以按一下原始的「開啟並列印」電子郵件中的連結，藉此開啟「上傳」介面：

• 按一下「上傳以送出」按鈕，就會開啟瀏覽視窗，要求收件者搜尋並選取本機系統中的已簽署合約檔案。
• 在選取檔案後，檔案就會上傳至 Acrobat Sign，收件者的步驟至此已完成。
• 如果後續還有收件者，合約就會繼續向下一個人要求簽署。否則，合約的操作步驟已經完成。

允許收件者將簽名類型從電子轉換成書面格式

客戶如果不需要電子簽名類型，且想要避免產生任何客戶對於電子格式的疑慮，可以允許收件者將簽名類型從電子轉換成書面方式。

啟用轉換功能後，收件者會在電子簽名頁面的「選項」功能表中看見「列印、簽署並上傳」選項。

最佳做法與考量事項

強烈建議啟用了「加入多個群組的使用者 」的帳戶將需要書面簽名的工作流程區分出來，並自行區隔為一個獨立群組。這個動作可使「傳送」頁面中對可設定選項的數量設下限制的預設值更具應用價值，既能簡化傳送程序，也能避免設定錯誤。

如果您透過任何選項啟用了書面簽名，則在收件者還會將文件傳回給您的情況下，建議啟用「上傳已簽署的文件」。

設定選項

書面簽名選項可在帳戶和群組層級使用。設定書面簽名選項時，請記住：

• 所有群組設定起初都會沿用帳戶設定。
  
• 明確設定的群組層級設定可覆寫沿用的帳戶層級設定。
• 所有合約在建立時都會採用最初傳送時所在群組的屬性。

使用書面簽名選項時，有四個設定必須加以考量：

• 允許傳送者使用「書面」簽名類型。
  
  • 如果程序有必要，請將預設簽名類型設為「書面」。
• 為收件者啟用將電子簽名轉換為「書面」簽名類型的選項。
  
• 如已啟用「限制文件可見性」，則啟用「書面」。

允許傳送者使用「書面」簽名類型

若要允許傳送者將合約設定為書面簽名類型：

1. 導覽至「帳戶設定 > 傳送設定」
2. 向下選動至「允許的簽名類型」。
3. 勾選「允許傳送者傳送文件進行書面簽名」選項。
4. 按一下「儲存」以確認變更。

將「書面」簽名類型定義為新合約的預設值

如果預設簽名類型已定義為「書面」，所有在群組中建立的新合約都會設定為書面簽名。

如果「電子」簽名選項也有啟用，傳送者在設定合約時可以變更簽名類型。

允許收件者轉換成「書面」簽名

如果簽署者對於電子簽名程序存有疑慮，此時允許收件者轉換成書面簽名的選項就是可派上用場的工具。

1. 導覽至「帳戶設定 > 簽名偏好設定」。
   
2. 向下捲動至「其他設定」。
   
3. 勾選「允許簽署者列印、置入書面簽名並將合約上傳回 Acrobat Sign，而非電子簽署該合約」的選項。
4. 「儲存」即可執行變更。

如已啟用「限制文件可見性」，則啟用「書面」。

如果您使用「限制文件可見性」(LDV) 工作流程，且需要採用書面簽名類型的選項，則必須在 LDV 的範圍內明確地啟用「書面」。

如未啟用，「傳送」頁面就會隱藏以「書面」簽名類型傳送合約的選項，且傳送者也無法加以設定。

1. 導覽至「帳戶設定 > 全域設定」(如果原本設定於群組 層級則為「群組設定」)。
   
2. 向下捲動至「限制文件可見性」。
   
3. 勾選允許傳送以供書面簽名的選項。必須使用書面簽名時，收件者一律可以看到所有頁面
4. 「儲存」即可執行變更。