Felder für E-Signaturen

Füge deinen Vereinbarungen ein Signaturfeld in einem von drei Stilen hinzu.

In Acrobat Sign ist das Feld für die E-Signatur für Empfangende erforderlich, denen die Rollen „Unterzeichnende Person“, „Annehmende Person“, „Genehmigende Person“ oder „Elektronisches Siegel“ zugewiesen sind. Jede empfangende Person mit einer Rolle, die eine Signatur erfordert, muss mindestens ein erforderliches, bedingungsloses Signaturfeld in der Vereinbarung haben. Wenn ein erforderliches Signaturfeld fehlt, platziert Acrobat Sign automatisch einen Signaturblock am Ende des Dokuments, um Rechtsverbindlichkeit zu gewährleisten.

Das Feld für die E-Signatur erfasst die offizielle Signatur der empfangenden Person zusammen mit einem Zeit- und Datumsstempel in einem von drei Signaturtypen:

  • E-Signatur: Ein einzelnes Feld, das die Signatur der empfangenden Person über eine von mehreren Methoden (Eingeben, Zeichnen, Bild) als elektronische Signatur erfasst.
  • E-Signaturblock (mit E-Mail): Ein Signaturobjekt mit mehreren Feldern, das mindestens ein E-Signaturfeld und das Feld E-Mail-Adresse der empfangenden Person enthält. Wenn die sendende Gruppe entweder den Titel oder die Firma der empfangenden Person benötigt, sind diese Felder ebenfalls im Signaturblock vorhanden.
  • Digitale Signatur: Ein einzelnes Feld, das die Signatur der empfangenden Person über eine der beiden Methoden (Mit Acrobat heruntergeladen und Cloud-Signaturen) als digitale Signatur erfasst. Wenn digitale Signaturen für die Sendegruppe nicht aktiviert sind, ist die Option im Menü Signaturtyp nicht verfügbar.

Verfügbarkeit:

  • Acrobat Standard und Acrobat Pro: Unterstützt
  • Acrobat Sign Solutions: Unterstützt
  • Acrobat Sign für Behörden: Unterstützt
Hinweis:

Das Feld Stempel kann als Signaturfeld verwendet werden, es ist jedoch kein Stilelement des Feldes E-Signatur. Es handelt sich um einen separaten Feldtyp, der über separate Steuerelemente aktiviert werden muss.

Feldmenü mit Linksklick

Durch Linksklicken (oder CMD-Klicken) wird ein Untermenü geöffnet, das schnellen Zugriff auf allgemeine Anpassungsoptionen ermöglicht. Dieses Untermenü bietet eine optimierte Alternative zum gesamten Feldanpassungsmenü und ist daher besonders für Personen attraktiv, die gut mit der Formularerstellung vertraut sind.

Zu den Hauptfunktionen gehören unter anderem die Änderung des Signaturtyps aus den verfügbaren Optionen, die von der sendenden Gruppe aktiviert werden, sowie ein Kontrollkästchen, mit dem du das Feld als erforderlich oder optional festlegen kannst. Mithilfe dieser Optionen können Benutzende Felder selbst an ihre Bedürfnisse anpassen und gleichzeitig effizient Formulare erstellen.

Ansicht des E-Signaturfelds mit geöffnetem Linksklickfeld-Menü und dem Signaturtyp. Erweitertes Dropdown-Menü.

Einstellungen für das Feld:

  • Digitale Signaturen > Unterzeichnende können digitale Signaturen anwenden über: Mindestens eine Methode für Digitale Signatur muss aktiviert sein, sonst besteht keine Möglichkeit, den Signaturtyp in Digitale Signatur zu ändern.
Steuerelemente für digitale Signaturen, die aktiviert sein müssen, damit die Option für digitale Signaturen verfügbar ist.

  • Unterzeichnende müssen beim E-Signieren ihre Stellenbezeichnung angeben: Wenn diese Option aktiviert ist, muss für jede empfangende Partei, die die Vereinbarung signieren muss, ein Titel-Feld vorhanden sein. Wenn das Feld nicht vorhanden ist, wird am Ende der Vereinbarung ein Signaturblock hinzugefügt.
  • Unterzeichnende müssen beim E-Signieren ihren Firmennamen angeben: Wenn diese Option aktiviert ist, muss für jede empfangende Partei, die die Vereinbarung signieren muss, ein Firma-Feld vorhanden sein. Wenn das Feld nicht vorhanden ist, wird am Ende der Vereinbarung ein Signaturblock hinzugefügt.
Zusätzliche Steuerelemente für Einstellungen, die aktiviert werden müssen, damit die Optionen „Titel“ und „Firma“ erforderlich sind.

Feldeigenschaften anpassen:

Durch Doppelklicken auf das Feld wird das vollständige Anpassungsmenü im Kontextbereich geöffnet.

Das Linksklick-Menü des Felds bietet auch die Möglichkeit, das Feld anpassen-Fenster zu öffnen:

Das Feld „E-Signatur“ mit dem Kontextmenü und der hervorgehobenen Option „Feld anpassen“.

E-Signatur-Felder haben vier Abschnitte, die konfiguriert werden können:

Jedes Feld muss beim Hinzufügen zu einer Vereinbarung einer bestimmten teilnehmenden Person zugewiesen werden (Vorausfüllen, participant1, participant2) oder einer bestimmten Bedingung (beliebige Empfänger, Alle Empfangenden). Durch die Feldzuweisung wird festgelegt, wer mit dem Feld interagieren kann, um sicherzustellen, dass es nur von den angegebenen Empfangenden ausgefüllt werden kann.

E-Signatur-Felder können nur direkt einer empfangenden Person zugewiesen werden. Die Beziehung zwischen der Signatur und der empfangenden Person wird strikt erzwungen und protokolliert.

Wichtige Punkte:

  • Alle Unterzeichnenden und Zeugen müssen mindestens ein erforderliches, bedingungsloses Signaturfeld haben.
    • Wenn das Feld weggelassen wird, wird am Ende der Vereinbarung ein Signaturblock hinzugefügt.
  • Andere Empfangsrollen können Signaturfelder zugewiesen haben. Dies ist jedoch nicht erforderlich.
    • Wenn das Feld weggelassen wird, wird kein Signaturblock der Vereinbarung hinzugefügt.
  • Eine empfangende Partei kann mehrere Signaturfelder in einem Dokument haben.
    • Zusätzliche Signaturen können erforderlich oder optional sein.
    • Digitale Signaturen sind auf zehn pro empfangender Person begrenzt.

Durch die korrekte Zuweisung von Feldern wird die Einhaltung von Vorschriften in Dokumenten-Workflows unterstützt, nicht autorisierte Änderungen werden verhindert und Vereinbarungen bleiben strukturiert und gut organisiert.

Der Abschnitt „Feld zugewiesen an“ der Feldeigenschaften mit drei Empfangenden und drei Signaturfeldern.

Tipp:

Beachte, dass der farbige Punkt neben dem Namen oder der E-Mail-Adresse einer empfangenden Person in der Empfangsliste dem farbigen Rand der Felder entspricht, die dieser empfangenden Person zugewiesen sind. Dieser visuelle Hinweis hilft dabei, schnell zu erkennen, welche Felder zu den einzelnen Unterzeichnenden gehören. So kannst du Feldzuweisungen innerhalb der Vereinbarung einfacher verwalten und überprüfen.

Das Feld E-Signatur umfasst vier konfigurierbare Elemente:

  1. Erforderliches Feld: Wenn diese Option aktiviert ist, wird das Feld obligatorisch. Die zugewiesene empfangende Partei muss damit interagieren, um ihre Signatur einzusetzen. (In diesem Fall wird eine Signatur angewendet)

  2. Feldtyp: Ermöglicht es der Autorin oder dem Autor des Formulars, den Feldtyp von E-Signatur in einen anderen verfügbaren Feldtyp zu ändern.

    • Wenn ein neuer Typ ausgewählt wird, bleibt das Feld ausgewählt und das Kontextfeld wird aktualisiert und zeigt Anpassungsoptionen für den neuen Feldtyp an.
    • Das Ändern des Feldtyps wirkt sich nicht auf die Feldzuweisung aus.
  3. Signaturtyp: Ermöglicht es der Autorin oder dem Autor des Formulars, aus den Signaturtypen zu wählen, die über die Einstellungen der sendenden Gruppe verfügbar sind. Die Optionen umfassen Folgendes:

    • E-Signatur: Dies ist die häufigste und einfachste Option für Unterzeichnende. Erfasst eine rechtsverbindliche elektronische Signatur in einem einzigen Feld mit anpassbarer Größe.
    • E-Signaturblock: Erfasst eine elektronische Signatur und die E-Mail-Adresse der empfangenden Person. Bei Bedarf durch Gruppeneinstellungen werden unter der Signatur auch die Felder „Titel“ oder „Firma“ angezeigt. Diese Option ist nützlich, wenn Signaturen aus diesen zusätzlichen Details bestehen müssen.
    • Digitale Signatur: Akzeptiert ein digitales Signaturzertifikat von einem cloudbasierten Anbieter. Elektronische Siegel verwenden auch dieses Feld. Digitale Signaturen bieten ein höheres Maß an Verifizierung der Unterzeichnenden, setzen jedoch voraus, dass die Unterzeichnenden über eine digitale Signatur verfügen.
  4. Feldname: Der Name des Felds. Wenn du dein Feld intuitiv benennst, wird das Erlebnis beim Ausführen von Berichten und Datenexporten erheblich verbessert. Die Standardwerte spiegeln den Feldtyp und einen ansteigenden Wert wider. Es empfiehlt sich, den Namen so zu ändern, dass er die Verwendung des Felds widerspiegelt. (Beispiel: Kunden-Initialen, Gegenzeichnungs-Initialen, Management-Initialen.)
Ansicht des Feldanpassungsmenüs mit hervorgehobenem Abschnitt „Anpassbarer Feldtyp“.

Die erweiterten Feldaktionen sind dieselben, die auch verfügbar sind, wenn du mit der rechten Maustaste auf ein Feld klickst, um das Schnellmenü zu öffnen.

  1. Feld kopieren: Kopiert das Feld und dessen aktuellen Werte in die Zwischenablage. Der einzige Unterschied zwischen dem ursprünglichen und dem kopierten Feld ist der Feldname.

    • Klicke zum Einfügen mit der rechten Maustaste an die gewünschte Stelle und wähle im Menü die Option Einfügen.
    • Du kannst auch die Tastaturbefehle Strg/Befehl + C zum Kopieren und Strg/Befehl + V zum Einfügen verwenden.
  2. Feld löschen: Entfernt das Feld.

    • Bei Bedarf kannst du ein gelöschtes Feld mit der Tastenkombination „Rückgängig“ wiederherstellen: Strg/Befehl + Z.
  3. Felder auf allen Seiten wiederholen: Fügt jeder Seite der Vereinbarung eine Kopie des Felds in derselben Position wie das Original hinzu (mit denselben x- und y-Koordinaten).

Der Abschnitt „Erweiterte Feldaktionen“ der Feldeigenschaften.

Du kannst Bedingungen festlegen, um zu steuern, wie Felder miteinander interagieren, sodass Felder basierend auf der Eingabe der Benutzenden angezeigt oder ausgeblendet werden können.

Eine Bedingung bestimmt, ob ein Feld angezeigt oder ausgeblendet wird, wenn bestimmte Werte erfüllt werden. Dies kann durch ein einzelnes Ereignis ausgelöst werden (z. B. das Aktivieren eines Kontrollkästchens) oder durch eine Reihe von Ereignissen, bei denen eine oder alle Bedingungen erfüllt werden müssen (z. B. das Aktivieren eines Kontrollkästchens, das Anwenden einer Signatur und das Auswählen einer Optionsschaltfläche).

Festlegen von Feldbedingungen in Acrobat Sign

Bei der Konfiguration der bedingten Logik für ein Feld legst du fest, wie es sich verhält, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Feldstatus: Wie ändert sich das Feld?

Die Einstellung Feldstatus bestimmt, ob das Feld angezeigt oder ausgeblendet wird, wenn es von einer Bedingung ausgelöst wird:

  • Dieses Feld anzeigen: Das Feld ist standardmäßig ausgeblendet und wird erst angezeigt, wenn die Bedingung erfüllt ist.
  • Dieses Feld ausblenden: Das Feld wird standardmäßig angezeigt, wird aber ausgeblendet, wenn die Bedingung erfüllt ist.

Wenn: Wie lautet der Bedingungsumfang für die Änderung des Feldzustands?

Der Konditionsbereich definiert, ob eine oder alle Bedingungen erfüllt werden müssen, um eine Änderung im Feldstatus zu bewirken.

  • Beliebig: Wenn beliebige bestimmte Bedingungen erfüllt sind, wird die Aktion ausgelöst.
  • Alle: Alle Bedingungen im Set müssen erfüllt werden, bevor die Aktion ausgelöst wird.

Bedingungen: Was muss geschehen, damit sich der Feldstatus ändert?

Bedingungen definieren, welche Kriterien erfüllt werden müssen, bevor die Aktion ausgeführt wird. Die Bedingung muss ein bestimmtes Feld identifizieren und den Status oder Inhalt des betreffenden Felds basierend auf dem Operator auswerten.
Definiere eine Bedingung wie folgt:

  1. Ein Feld auswählen: Wähle das Feld aus, das als Auslöser fungiert. Alle Felder, die sich derzeit im Formular befinden, werden aufgelistet.
  2. Operator auswählen: Definiere, wie der Auslöser den Status des Felds auswertet. Die verfügbaren Optionen hängen vom Feldtyp ab (z. B. für Kontrollkästchen: ist/ist nicht aktiviert; für Textfelder: Vergleiche wie gleich, größer als oder enthält).
  3. Auslöserwert festlegen: Definiere den Wert, der die Bedingung aktiviert. Bei Kontrollkästchen ist dies Aktiviert oder Deaktiviert. Für Textfelder kann es sich um einen bestimmten Wert oder um einen Ausdruckstyp wie Enthält/Enthält nicht handeln.

Du kannst mehrere Bedingungen festlegen, indem du das Pluszeichen unter der vorhandenen Bedingung auswählst. Dadurch wird eine neue Bedingung hinzugefügt, die konfiguriert werden kann. Dadurch wird der Umfang der vorhandenen Bedingung erweitert.

Durch die Einrichtung von Bedingungen kannst du dynamische, interaktive Formulare erstellen, die anhand der Eingabe von Benutzenden angepasst werden und die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit verbessern.

Der Abschnitt „Bedingungen hinzufügen oder bearbeiten“ der Feldeigenschaften.

Text-Tag-Beispiele für E-Signaturfelder

Text-Tag für optionale elektronische Signatur

Sig1_es_:signer1:signature:optional

Aufschlüsselung des Tags:

  • Sig1 → Eindeutiger Feldname (kann nach Bedarf geändert werden).
  • _es_  → Der Text-Tag-Bezeichner. Darf nicht bearbeitet oder ausgelassen werden.
  • signer1 → Weist das Feld der ersten unterzeichnenden Person zu.
  • signature → Definiert das Feld als elektronisches Signaturfeld.
  • optional → Das Signaturfeld ist optional anstelle von erforderlich.

Dieses Tag stellt sicher, dass die empfangende Person signieren kann, aber nicht muss, bevor sie die Vereinbarung einreicht. 

Text-Tag für elektronische Signatur

Signature2_es_:signer2:signature

Aufschlüsselung des Tags:

  • Signature2 → Eindeutiger Feldname (kann nach Bedarf geändert werden).
  • _es_  → Der Text-Tag-Bezeichner. Darf nicht bearbeitet oder ausgelassen werden.
  • signer2 → Weist das Feld der zweiten unterzeichnenden Person zu.
  • signature → Definiert das Feld als elektronisches Signaturfeld.

Dieser Tag erstellt ein erforderliches elektronisches Signaturfeld mit dem Namen Signature2 für die zweite unterzeichnende Person.

Text-Tag für digitale Signatur

Customer_Digital_Signature_es_:signer3:digsig

Aufschlüsselung des Tags:

  • Customer_Digital_Signature → Eindeutiger Feldname (kann nach Bedarf geändert werden).
  • _es_  → Der Text-Tag-Bezeichner. Darf nicht bearbeitet oder ausgelassen werden.
  • signer3 → Das Feld wird der dritten unterzeichnenden Person zugewiesen.
  • digsig → Definiert das Feld als digitales Signaturfeld.

Dieser Tag erstellt ein digitales Signaturfeld mit dem Namen Customer_Digital_Signature für die dritte unterzeichnende Person.

Weitere nützliche Parameter für das E-Signaturfeld:

  • :width=X → Legt eine selbstdefinierte Breite für das Feld in Pixeln fest (ersetze X durch den gewünschten Pixelwert).
  • :height=Y → Legt eine selbstdefinierte Höhe für das Feld in Pixeln fest (ersetze Y durch den gewünschten Pixelwert).

Beispiel:

Sig1_es_:signer1:signature:width=200:height=50

Aufschlüsselung des Tags:

  • Sig1 → Eindeutiger Feldname (kann nach Bedarf geändert werden).
  • _es_  → Der Text-Tag-Bezeichner. Darf nicht bearbeitet oder ausgelassen werden.
  • signer1 → Weist das Feld der ersten unterzeichnenden Person zu.
  • signature → Definiert das Feld als elektronisches Signaturfeld.
  • width=200 → Setzt die Feldbreite auf 200 Pixel.
  • height=50 → Setzt die Feldhöhe auf 50 Pixel.

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