Anexar uma cópia em PDF do documento assinado em emails enviados para

Visão geral

Uma cópia em PDF de um contrato assinado pode ser anexada à notificação final que é entregue por email aos participantes do contrato após a conclusão bem-sucedida do processo de assinatura.

As pessoas que recebem o PDF assinado são definidas com base nas configurações do grupo do qual o contrato é enviado, e a distribuição pode ser limitada a destinatários internos, destinatários externos, destinatários internos e externos ou a ninguém.

O PDF entregue é anexado diretamente ao email e é protegido com o certificado de assinatura Adobe Acrobat Sign CDS, o qual garante que o documento seja uma cópia certificada do original que foi assinado legalmente no servidor do Acrobat Sign.

Os administradores devem considerar a natureza do conteúdo coletado em seus documentos e avaliar os benefícios e riscos de fornecer uma cópia desse documento no formato de um anexo de email. Se as cópias não forem entregues aos destinatários, deve ser estabelecido um sistema para fornecer cópias do documento assinado aos signatários externos.

Práticas recomendadas

Os administradores precisam entender a natureza dos contratos que estão sendo enviados e decidir se a conveniência de entregar o documento assinado aos signatários é maior do que os riscos relacionados ao ato de anexar o PDF.

Objetivamente, é mais seguro não enviar o PDF assinado por email. Os riscos devem ser equilibrados com a necessidade de entrega do documento assinado aos signatários (se houver). Se a entrega automatizada for suprimida, os administradores devem desenvolver um processo de admissão e entrega para enviar os documentos assinados aos signatários quando solicitado.

Dependendo do volume de contratos e da sensibilidade de vários contratos, pode ser útil estabelecer diferentes grupos para entregar contratos altamente confidenciais com opções de segurança mais severas.

Configuração

Disponibilidade:

A opção de anexar um PDF ao email final está disponível nos planos de licença para equipes e corporações.

Escopo de configuração:

O recurso pode ser habilitado nos níveis de conta e de grupo.

Os controles desse recurso podem ser verificados em Configurações globais > Anexar uma cópia em PDF do documento assinado em emails enviados para

Os controles permitem limitar o público de entrega:

• Todos os destinatários — todas as partes envolvidas no processo de contrato receberão uma cópia do documento.
  
• Destinatários internos — somente os participantes internos da sua conta do Acrobat Sign receberão o documento.
  • Observe que os destinatários internos têm acesso direto para baixar uma cópia do contrato original na página Gerenciar da conta do Acrobat Sign.
• Destinatários externos — somente os participantes externos à sua conta do Acrobat Sign receberão o documento.
  • Observe que os destinatários externos geralmente não têm acesso direto ao contrato no sistema Acrobat Sign. Os destinatários externos que querem uma cópia do documento devem entrar em contato com sua organização para solicitar uma cópia.
• Ninguém: o PDF não é anexado no email final.