Gerencie automaticamente por quanto tempo os contratos e dados relacionados são mantidos no Adobe Acrobat Sign usando políticas de retenção configuráveis.
A governança de dados no Adobe Acrobat Sign permite que administradores apaguem automaticamente contratos e dados associados dos sistemas do Acrobat Sign após um período de retenção definido. Isso ajuda as organizações a reduzir dados armazenados, atender requisitos de conformidade e gerenciar o ciclo de vida do contrato sem limpeza manual.
A governança de dados atua como um acionador atrasado que começa apenas depois que um contrato atinge seu estado final do sistema.
As políticas de retenção são aplicadas depois que um contrato atinge um estado terminal, como quando é concluído, cancelado ou expirado. Uma vez acionada, a política define por quanto tempo o contrato e dados relacionados são mantidos antes da exclusão permanente.
Por padrão, contratos e dados de transação são mantidos no Acrobat Sign enquanto a conta estiver ativa, a menos que sejam apagados manualmente ou regidos por uma regra de retenção.
Funcionamento da governança de dados
A governança de dados segue um modelo baseado em acionadores:
- Os contratos atingem um estado terminal quando o Acrobat Sign registra o contrato como Concluído, Cancelado ou Expirado.
- Uma regra de retenção é aplicada quando o Acrobat Sign registra o contrato em um estado terminal.
- A regra define por quanto tempo o contrato e dados associados são mantidos antes da exclusão.
- Apenas uma regra de retenção fica ativa por vez para contratos recém-terminais. Quando uma nova regra é criada, ela se torna a regra ativa e se aplica a todos os contratos que atingem um estado terminal no futuro. Regras anteriormente ativas continuam a se aplicar aos contratos que já foram atribuídos a elas e não precisam ser desabilitadas.
As regras de retenção são adotadas do grupo principal ao qual o usuário remetente pertence no momento em que o contrato atinge seu estado terminal. Se o usuário alterar grupos principais antes da conclusão do contrato, as regras de retenção do novo grupo se aplicam.
Os períodos de retenção são aplicados com base na duração configurada a partir do momento em que o contrato é registrado em um estado terminal. Como o processamento do estado terminal pode ser atrasado em até 12 horas, o início do período de retenção também pode ser atrasado.
Como o tempo do estado terminal afeta a governança de dados
As políticas de governança de dados começam apenas depois que um contrato atinge um estado terminal, como Concluído, Cancelado ou Expirado.
Para otimizar o desempenho do sistema, o Acrobat Sign processa eventos de estado terminal durante horários de menor movimento, com base no servidor que processou o contrato. O horário fora de pico vai das 19h às 7h no fuso horário local do servidor.
Se um contrato atingir uma condição terminal durante horários de pico, o evento é colocado na fila e processado durante a próxima janela de menor movimento. Isso pode atrasar a atualização do status final em até 12 horas.
Durante esta janela de processamento:
- O acordo permanece em seu estado anterior, "Em Progresso", tanto na página Gerenciar quanto nas respostas da API.
- Os destinatários não podem mais assinar o contrato e recebem um erro se tentarem acessá-lo.
- Para contratos com expiração pendente, os remetentes podem atualizar a data de expiração durante essa janela para estender o período de assinatura.
- O evento terminal não é registrado no relatório de auditoria até que o processamento seja concluído.
Como as políticas de governança de dados são acionadas apenas depois que o contrato atinge seu estado final, qualquer atraso no processamento também atrasa o início do período de retenção.
Como usar
As organizações usam a governança de dados para:
- Excluir automaticamente contratos concluídos ou inativos após um período definido.
- Reduzir a quantidade de dados de contrato armazenados.
- Alinhar a retenção de documentos com políticas de conformidade internas.
- Gerenciar o ciclo de vida dos dados sem intervenção manual.
Se nenhuma regra de retenção for definida quando um contrato atingir um estado terminal, nenhuma data de exclusão será atribuída. Os contratos permanecem no sistema até serem excluídos manualmente ou removidos por meio de ferramentas GDPR.
O que pode ser excluído
As regras de retenção definem quais dados são excluídos quando a regra é executada:
- O documento do contrato.
- Relatório de auditoria.
- Dados pessoais associados coletados durante a transação.
- Para contratos que usam um método de autenticação que produz um relatório de identidade do signatário, esse relatório é excluído como parte dos dados pessoais.
Os dados de auditoria e pessoais devem ser retidos pelo menos pelo mesmo tempo que o contrato e podem ser configurados para persistir por mais tempo, se necessário.
Informações importantes
- As regras de retenção são aplicadas quando um contrato entra em um estado terminal, não quando é criado.
- Apenas uma regra de retenção é aplicada a um contrato no momento em que ele se torna terminal.
- As regras de retenção aplicadas são baseadas no grupo ao qual o usuário criador pertence no momento em que o contrato entra em um estado terminal.
- Se o usuário alterar grupos antes da conclusão do contrato, as regras do novo grupo se aplicam.
- O processamento do estado terminal pode ser atrasado em até 12 horas durante horários de pico, atrasando o início das políticas de retenção.
- Se nenhuma regra de retenção for definida, os contratos são retidos até serem excluídos manualmente ou removidos por meio de outros processos.
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