Configure o acesso, para que os usuários criem modelos de biblioteca reutilizáveis e os compartilhem com seu grupo ou conta.
Visão geral
Para usuários que enviam contratos padronizados com frequência, a capacidade de criar um modelo pode ser uma grande melhoria na velocidade com que os contratos são criados e na consistência do contrato resultante após a aplicação das assinaturas.
Os modelos permitem aos usuários predefinir os campos e o posicionamento da assinatura, reduzindo (ou eliminando) o tempo necessário para personalizar um contrato para cada cliente.
Dedicar tempo para definir de forma integral um modelo com campos nomeados e validados adequadamente tem várias vantagens, especialmente se as exportações de dados são usadas para entender as tendências de dados em seus formulários.
Disponibilidade:
Os modelos de biblioteca são habilitados por padrão para contas individuais e de equipes licenciadas
Os planos de licença corporativa podem expor a criação de modelos para usuários ou reservar essa capacidade somente a administradores.
Escopo da configuração:
O recurso pode ser habilitado nos níveis de conta e de grupo.
Práticas recomendadas
Para contas que habilitaram a opção Usuários em vários grupos, considere a criação de um grupo projetado para o desenvolvimento de modelos. Em seguida, forneça um número limitado de usuários associados a esse grupo para que possam projetar os documentos da biblioteca necessários aos outros grupos.
- Permitir que todos criem seus próprios modelos abre a possibilidade para a variação de documentos padronizados impulsionada pelo usuário e para a ausência de um controle de versão.
- Além disso, se muitos usuários puderem criar e compartilhar modelos, você corre o risco de ter várias versões do mesmo documento e um inchaço geral da biblioteca.
- Ter um grupo menor de usuários dedicados criando todos os modelos ajuda a dar consistência nessa criação no que diz respeito à configuração de campos, o que melhora bastante a geração de relatórios downstream
As opções configuráveis são:
Quando essa opção está habilitada para um grupo, a opção para Criar um modelo reutilizável fica visível na Página inicial do usuário.
Se a opção estiver desabilitada, o bloco de Criar um modelo reutilizável permanecerá oculto. Isso não afeta os modelos existentes, só bloqueia a criação de novos modelos.
Ao permitir que usuários compartilhem seus modelos com a conta, você pode aproveitar esses esforços investidos na criação dos próprios modelos para toda a organização.
Quando desabilitado, usuários não admins só poderão criar contratos para si mesmos ou para seus grupos.
Quando esta configuração estiver habilitada, os administradores poderão compartilhar um modelo com vários grupos, incluindo aqueles dos quais não são membros. O modelo compartilhado é um modelo principal acessível por todos os grupos atribuídos. Qualquer atualização do modelo principal será aplicada a todos os grupos com acesso.
Quando desabilitado, admins só podem conceder uso a si mesmos, a um dos grupos dos quais são membros ou à organização.
Quando habilitado, usuários não admins poderão compartilhar os modelos que criarem com um ou mais grupos da organização. A associação ao grupo não é necessária.
Quando desabilitado, os usuários não admins só poderão conceder uso a si mesmos, a um dos grupos do qual são membros ou à organização.
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