Criar um fluxo de trabalho de destinatário híbrido

Combine o roteamento ordenado com a participação paralela para que acordos complexos passem pelas pessoas certas no momento certo.

Os fluxos de trabalho de destinatário híbrido ajudam os remetentes a criar acordos nos quais alguns destinatários agem em sequência e outros agem durante a mesma etapa de roteamento. Use este fluxo de trabalho quando um destinatário precisar concluir sua ação antes que um grupo possa agir ou quando vários destinatários precisarem agir antes que o acordo passe para a próxima etapa.

Adobe Acrobat Sign oferece suporte a fluxos de trabalho híbridos combinando roteamento sequencial com grupos de destinatários. Um grupo de destinatários representa uma etapa de destinatário na ordem de roteamento e contém vários destinatários que recebem acesso ao acordo ao mesmo tempo.O acordo avança após o grupo de destinatários concluir a ação necessária.

Antes de começar

• O roteamento híbrido de destinatários deve ser ativado por um administrador.
• Inicie o acordo como um fluxo de assinatura sequencial antes de adicionar a etapa de grupo de destinatário paralelo.
• Confirme a ordem dos destinatários antes de enviar o acordo.
• Para obter o melhor desempenho e facilidade de gerenciamento, mantenha os fluxos de trabalho híbridos com menos de 50 participantes no total.
• Os selos eletrônicos não são compatíveis com fluxos de trabalho de assinatura híbrida.

Funcionamento dos fluxos de trabalho de destinatário híbrido

Um fluxo de trabalho híbrido começa com uma estrutura de roteamento sequencial. Uma ou mais etapas nessa sequência podem incluir um grupo de destinatários, permitindo que vários destinatários ajam durante a mesma etapa.

Por exemplo, um fluxo de trabalho híbrido pode ser roteado assim:

• Os destinatários 1-3 são um grupo de assinatura paralela com três membros. 
  • Os três membros do grupo são notificados ao mesmo tempo e podem concluir suas ações em qualquer ordem dentro do grupo.
  • Todos os membros devem concluir suas ações antes que o fluxo de assinatura passe para o próximo destinatário
• O destinatário 4 é uma pessoa.
• O destinatário 5 é um grupo de destinatários com três membros.  
  • Todos os três membros do grupo são notificados ao mesmo tempo. 
  • Basta que o primeiro membro conclua a ação do grupo para que o fluxo de assinatura passe para o próximo destinatário.
• O destinatário 6 é um destinatário individual.

(Veja o padrão 3 abaixo)

Criar um fluxo de trabalho híbrido

Um fluxo de trabalho híbrido começa a partir de uma ordem de assinatura sequencial. Após a ordem de assinatura ser ativada, cada etapa de roteamento pode conter um destinatário individual, um grupo de destinatário paralelo ou um grupo de destinatários.
Use uma etapa de grupo sempre que várias pessoas precisem agir antes que o contrato avance.

Revisar número de participantes antes de enviar

Para desempenho ideal, fluxos de trabalho híbridos devem incluir menos de 50 participantes no total. Conte cada destinatário individual e cada membro de um grupo de destinatários para o total.

Por exemplo:

• 5 destinatários individuais = 5 participantes.
• 1 grupo de destinatários com 10 membros = 10 participantes.
• 1 grupo paralelo com 3 membros = 3 participantes.
• 5 destinatários individuais mais um grupo de 10 membros mais um grupo paralelo de 3 membros = 18 participantes no total.

Fluxos de trabalho híbridos de maior porte podem ser mais difíceis de revisar, modificar e solucionar problemas. O processamento também pode demorar mais, especialmente se o contrato for alterado após o envio.

Se o fluxo de trabalho exigir 50 ou mais participantes, considere dividir o processo em contratos separados ou simplificar a estrutura de roteamento antes de enviar.

Práticas recomendadas

• Use fluxos de trabalho híbridos quando a ordem de assinatura importar, mas vários destinatários precisarem agir durante o mesmo estágio.
• Use um grupo de destinatários paralelo quando todos os destinatários da etapa devem concluir sua ação.
• Use um grupo de destinatários quando qualquer membro permitido do grupo pode agir para uma etapa de destinatário.
• Use nomes de grupos claros para que os remetentes e administradores possam entender a sequência de roteamento mais tarde.
• Mantenha o número de participantes abaixo de 50 sempre que possível.
• Revise a ordem dos destinatários antes de enviar.
• Use fluxos de trabalho de envio personalizados para padrões de roteamento repetíveis e críticos para os negócios que não devem ser reconstruídos manualmente a cada vez.
• Evite adicionar grupos grandes, a menos que os membros realmente precisem participar da mesma etapa do contrato.

O que você precisa saber antes de enviar

• Um fluxo de trabalho híbrido deve começar como um fluxo de assinatura sequencial.
• Um grupo de destinatários paralelo contém vários destinatários individuais na mesma etapa de roteamento. Todos os destinatários do grupo paralelo devem concluir o processo antes que o acordo seja levado adiante.
• Os membros de um grupo de destinatários paralelo podem concluir suas ações em qualquer ordem.
• Um grupo de destinatários é uma etapa de destinatário com vários membros do grupo.
• A conclusão do grupo de destinatários depende da configuração do grupo. Se apenas um membro for necessário, o contrato avança depois que um membro conclui a ação do grupo.
• Um fluxo de trabalho híbrido pode incluir um ou mais grupos de destinatários paralelos ou grupos de destinatários, dependendo das necessidades de roteamento do contrato.
• Conte cada destinatário individual e cada membro do grupo de destinatários ao revisar o número total de participantes.
• A orientação de menos de 50 participantes é uma recomendação de melhores práticas para desempenho e capacidade de gerenciamento, não um limite rígido do sistema.
• Fluxos de trabalho híbridos maiores podem ser mais difíceis de revisar, modificar e solucionar problemas, especialmente após o envio.
• Os selos eletrônicos não são compatíveis com fluxos de trabalho de assinatura híbrida.