Visão geral
Muitos contratos (como documentos fiscais, registros imobiliários, procurações, transferências de ativos etc.) exigem que o destinatário assine o contrato na presença de uma testemunha. A testemunha pode ser praticamente qualquer parte fisicamente presente para observar a assinatura pelo signatário.
O Acrobat Sign fornece uma “função” selecionável no processo de configuração que insere um destinatário “signatário” com um destinatário “testemunha” associado que o signatário precisa definir.
- Antes que o signatário possa revisar o contrato, ele precisará fornecer o nome e o endereço de email da testemunha.
- Assim que o signatário concluir o processo de assinatura, a testemunha receberá um email solicitando uma confirmação de que ela presenciou o processo de assinatura. A testemunha precisará revisar seu nome e endereço de email antes de poder interagir com o contrato.
- Campos adicionais podem ser atribuídos à testemunha para captar qualquer informação exigida pelos requisitos de conformidade.
Disponibilidade:
A função Assinar com testemunha está disponível somente para os planos de licença corporativa.
Escopo de configuração:
A função de testemunha pode ser habilitada nas camadas das contas e dos grupos.
“Testemunha” é diferente de “tabelião”.
Uma “testemunha” pode ser qualquer pessoa que cumpra os requisitos abaixo:
- ser maior de idade
- estar em plena capacidade mental
- ser independente, imparcial e não fazer parte do contrato
- estar fisicamente presente no momento da assinatura do contrato pelo signatário
As testemunhas não podem ser pagas pelo ato de testemunhar o processo de assinatura.
Um “tabelião” geralmente é um tipo de testemunha encarregada por um órgão do governo (como o Estado). O processo de registro em cartório tende a ser consideravelmente mais formal, na medida em que documenta a identidade do signatário e geralmente cobra uma taxa de processamento.
Serviços de cartório eletrônico também estão disponíveis por meio do Acrobat Sign.
Entre em contato com o seu departamento jurídico para confirmar se uma testemunha ou um tabelião é o requisito para as suas necessidades de conformidade.
Como os remetentes adicionam uma testemunha eletrônica a um contrato
Quando a função estiver habilitada, os remetentes poderão encontrar a função Assinar com testemunha listada no seletor de Função, na página Compor.
Quando um signatário seleciona a função Assinar com testemunha, adiciona-se um outro registro abaixo do registro do destinatário para identificar que uma testemunha é necessária e que o signatário fornecerá os dados da testemunha.
Devido à natureza do processo de testemunhar e a como as testemunhas são indexadas, somente fluxos de assinatura sequenciais são aceitos.
A opção Assinar com testemunha não está disponível atualmente na nova experiência de Solicitar assinatura.
Autenticação por telefone está disponível para casos de uso em que é necessária uma senha de uso único como segundo fator para a testemunha (por exemplo, escrituras de imóvel).
A autenticação por telefone é configurada pelo remetente ao compor o contrato, mas o remetente não precisa fornecer o número de telefone da testemunha. O signatário fornece o número de telefone da testemunha ao identificá-la.
A testemunha é obrigada a usar um celular para a autenticação, e é entregue uma mensagem de texto (a opção de chamada telefônica foi suprimida).
Se for usado um telefone fixo, será exibido um erro informando à testemunha que ela precisa usar um celular.
A verificação para garantir que o telefone seja um dispositivo móvel está em desenvolvimento e deve estar disponível na versão de março de 2024.
A autenticação de testemunhas por senha de uso único como segundo fator é opcional na interface do remetente, mas pode ser necessária para uso por empresas. Verifique com a sua equipe jurídica para entender a sua obrigação de conformidade.
Mensagens privadas também podem ser adicionadas para a testemunha:
Criar fluxos de trabalho com envio personalizado
Os usuários que criam fluxos de trabalho com envio personalizado podem encontrar a opção Signatário com testemunha ao selecionar um novo destinatário no fluxograma de destinatários.
A definição da função Signatário com testemunha instala os objetos do signatário (destinatário) e da testemunha (destinatário atuando como testemunha).
Espera-se que a configuração de testemunhas no criador de fluxos de trabalho entre em vigor na versão de março de 2024. A versão atual do Insider Access ainda não é compatível com essa funcionalidade.
Certifique-se de que os campos necessários referentes à testemunha sejam incluídos no contrato
Os campos devem ser criados no documento em que a assinatura da testemunha é necessária. Se não for inserido um campo de assinatura para a testemunha, ele será inserido no fim do documento automaticamente.
Alguns casos de uso podem exigir informações adicionais das testemunhas para concluir um testemunho válido. Entre em contato com a sua equipe jurídica para definir quais informações são necessárias. Adicione os campos para captar essas informações, atribua-os à testemunha e marque os campos conforme necessário.
As regras de visibilidade limitada do documento aplicam-se às testemunhas como a qualquer outro participante. Somente os arquivos que contêm campos para a testemunha podem ser visualizados.
Criação no aplicativo: atribuição de campos à testemunha
O ambiente de criação no aplicativo identifica as testemunhas na ordem do fluxo de assinaturas e lhes atribui identificadores por cores na lista de Destinatários.
Tags de texto
As testemunhas são destinatários no que diz respeito à indexação de participantes. Se você tiver dois destinatários, e cada um deles exigir uma testemunha, então:
- O primeiro signatário é _es:signer1
- A testemunha anexada ao primeiro signatário é _es:signer2
- O segundo signatário é _es:signer3
- A testemunha anexada ao segundo signatário é _es:signer4
A atribuição dos identificadores de tags de texto é feita de acordo com com o fluxo de assinaturas do contrato. No entanto, a indexação na página de composição não representa as testemunhas na interface. (As testemunhas são apresentadas como um registro auxiliar do destinatário identificado.)
Reserve um tempo para criar e testar os seus formulários com cuidado, para que o fluxo de assinaturas seja processado corretamente e que os participantes tenham acesso aos campos corretos.
A experiência do destinatário signatário
A experiência do signatário começa com uma notificação por email de que um contrato lhe foi enviado e exige uma testemunha.
Depois de clicar no botão Revisar e assinar e aceitar os Termos de Uso, o signatário deverá fornecer as informações da testemunha. O acesso ao contrato não será concedido até que as informações das testemunhas sejam coletadas.
As informações solicitadas da testemunha são:
- Nome completo
- Endereço de email
- Opcional: número de celular (se a autenticação de segundo fator da testemunha tiver sido configurada)
- Números de telefone fixo acionam um erro para a testemunha.
Se o processo de assinatura for encerrado antes de ser concluído, e a assinatura precisar ser reiniciada, as informações da testemunha serão perdidas e precisarão ser inseridas novamente.
Observe que o campo Confirmar email não aceita um valor colado. O endereço de email precisa ser digitado manualmente.
A experiência da testemunha
Assim que o signatário concluir sua assinatura, um email será enviado ao endereço de email da testemunha.
A testemunha recebe um email que identifica o pedido de confirmação do contrato e identifica o signatário que a indicou.
Depois que a testemunha clicar no botão Revisar e assinar e aceitar os Termos de Uso, ela precisará verificar suas informações antes de ter acesso para interagir com o contrato.
Uma vez concedido o acesso ao contrato, a testemunha poderá preencher os campos que lhe forem exigidos e aplicar sua assinatura.
Durante o processo de assinatura, a testemunha não pode alterar o valor do nome fornecido pelo signatário que a indicou.
Em nenhum momento a testemunha poderá baixar o contrato ou acessá-lo após concluir o processo de testemunho. Nenhum anexo de email será enviado, e, se a testemunha tiver uma conta do Acrobat Sign, o contrato não aparecerá na página Gerenciar da testemunha.
Os campos de testemunha devem ser criados em um documento que exija a assinatura de testemunhas. Se não for inserido um campo de assinatura para a testemunha, ele será inserido no fim do documento automaticamente.
Se a profissão e o endereço da testemunha não forem coletados na janela pop-up de verificação da testemunha, será necessário adicioná-los como campos obrigatórios atribuídos à testemunha. Não fazer isso pode resultar no descumprimento dos regulamentos referentes a testemunhas de contratos.
As regras de visibilidade limitada do documento são aplicáveis às testemunhas como a qualquer outro participante. Somente os arquivos que contêm campos para a testemunha podem ser visualizados.
Criação no aplicativo: atribuição de campos à testemunha
O ambiente de criação no aplicativo identifica as testemunhas na ordem do fluxo de assinaturas e lhes atribui identificadores por cores na lista de Destinatários.
Tags de texto
As testemunhas são destinatários no que diz respeito à indexação de participantes. Se você tiver dois destinatários, e cada um deles exigir uma testemunha, então:
- O primeiro signatário é _es:signer1
- A testemunha anexada ao primeiro signatário é _es:signer2
- O segundo signatário é _es:signer3
- A testemunha anexada ao segundo signatário é _es:signer4
A atribuição dos identificadores de tags de texto é feita de acordo com com o fluxo de assinaturas do contrato. No entanto, a indexação na página de composição não representa as testemunhas na interface. (As testemunhas são apresentadas como um registro subordinado do destinatário identificado.)
Reserve um tempo para criar e testar os seus formulários com cuidado, para que o fluxo de assinaturas seja processado corretamente e que os participantes tenham acesso aos campos corretos.
Configuração
Para acessar os controles desse recurso, navegue até Configurações da conta > Configurações de envio > Funções do destinatário permitidas
Habilite a caixa de verificação Permitir que remetentes marquem destinatários como signatários com testemunha.
A função pode estar habilitada, concedendo acesso à função, ou não. Não há mais controles.
Quando o controle está habilitado, a função Assinar com testemunha é exposta na lista de funções disponíveis para o remetente, na página “Compor” e no criador de fluxo de trabalho de envio personalizado:
Status da página Gerenciar
Um contrato na página Gerenciar reflete o status de Enviado para testemunho enquanto o ciclo de assinaturas está aguardando que uma testemunha conclua sua participação.
Observe que os destinatários que não são testemunhas continuam com o status apropriado para sua função no contrato (“Enviado para assinatura”, “Enviado para aprovação” e assim por diante).
A lista de Atividade exibe os mesmos eventos do relatório de auditoria em um formato condensado. As atividades das testemunhas são identificadas claramente, mas o evento do signatário não inclui a necessidade de uma testemunha.
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