Use as Permissões de compartilhamento de conta para controlar como os usuários em sua organização compartilham conteúdo e gerenciam contratos em nome de outros.
Este conjunto de controles só é visível no menu do administrador quando o Compartilhamento avançado de conta está ativado.
As Permissões de compartilhamento de conta permitem que os administradores:
- Controlem se os usuários podem compartilhar com participantes internos ou externos.
- Definir o que usuários compartilhados podem fazer, como enviar ou modificar acordos.
- Limitar o acesso compartilhado apenas a contratos enviados de um grupo (excluindo aqueles enviados para o grupo).
Essas configurações se aplicam ao compartilhamento iniciado por usuários ou administradores.
Diferentemente do Compartilhamento de contrato, que está sempre habilitado e é usado para compartilhar contratos individuais por email, o Compartilhamento de conta controla o acesso em nível de usuário e grupo ao conteúdo compartilhado.
Configuração
Disponibilidade:
- Acrobat Standard e Acrobat Pro: indisponíveis
- Soluções Acrobat Sign: Compatível; Disponível quando o Compartilhamento avançado de conta está ativado
- Acrobat Sign for Government: Compatível; Disponível quando o Compartilhamento avançado de conta está ativado
Escopo da configuração:
Admins podem configurar Permissões de compartilhamento de conta no nível de conta e de grupo.
As configurações são aplicadas por meio do grupo principal de cada usuário.
Acesse esse recurso navegando no menu de configuração do admin para Configurações de segurança > Permissões de compartilhamento de conta
Permissões de compartilhamento
Controle com quem os usuários podem compartilhar
Os administradores podem permitir ou restringir o compartilhamento com:
- Usuários ou grupos internos – Membros da mesma conta do Acrobat Sign.
- Usuários externos – Qualquer pessoa fora da conta, incluindo pessoas com o mesmo domínio que não fazem parte da organização.
Essas opções são independentes e podem ser habilitadas ou desabilitadas separadamente.
Definir o que os usuários compartilhados podem fazer (apenas internamente)
Quando o compartilhamento interno é habilitado, admins podem habilitar as opções para que usuários compartilhados possam:
- Enviar contratos – Criar e enviar novos contratos em nome do proprietário.
- Modificar contratos existentes – Editar contratos já em andamento como se fossem o remetente original.
Para conceder acesso a essas ações:
- O relacionamento de compartilhamento deve habilitá-las de forma explícita.
- O usuário compartilhado deve alternar para o perfil do proprietário no Acrobat Sign.
Após alternar, o usuário compartilhado tem acesso às abas Início, Enviar e Gerenciar do proprietário.
A permissão Modificar transações existentes não permite que usuários compartilhados removam destinatários de acordos em andamento. A remoção de destinatários de um acordo em andamento está disponível somente para o remetente original.
Usuários compartilhados não podem remover destinatários de um acordo em andamento, mesmo quando têm permissão de modificação, alternam para o perfil do remetente ou podem gerenciar o acordo por meio de acesso compartilhado.
Limitar a visibilidade do acordo para grupos compartilhados
Por padrão, quando um grupo é compartilhado, o usuário ou grupo com quem foi compartilhado pode ver:
- Contratos enviados do grupo
- Contratos enviados para o grupo por outros usuários
Admins podem limitar essa exibição para que mostre apenas contratos de saída (enviados do grupo), melhorando a privacidade para contratos de entrada confidenciais, como ofertas pessoais ou comunicações de RH.
Esta configuração se aplica apenas ao compartilhar um Grupo. Se um alguém compartilha abertamente sua conta de usuário com outro usuário ou grupo, a lista de acordos não é filtrada.
Experiência do usuário
- Quando o compartilhamento é permitido, o destinatário recebe um convite por email.
- Se o compartilhamento for bloqueado, o remetente vê um erro explicando que o compartilhamento está desativado.
- Os usuários compartilhados devem alternar perfis para agir em nome do proprietário.
- A remoção de destinatários de acordos em andamento é exclusiva do remetente. Usuários compartilhados não podem remover destinatários de um acordo em andamento, independentemente das permissões de compartilhamento da conta.
Práticas recomendadas
- Limitar o compartilhamento externo. A maioria das organizações não precisa compartilhar fora de sua conta. Se desejar compartilhar:
- Ative o compartilhamento externo temporariamente.
- Configure o compartilhamento.
- Desative-o novamente quando terminar.
- Conceda permissões de envio ou modificação apenas a usuários internos confiáveis.
- Compartilhe apenas contratos enviados do grupo, a menos que tenha um caso de uso convincente em que os contratos de entrada precisem ser rastreados.
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