Visão geral
É possível criar um formulário web assinável para ser incorporado ao seu site (ou enviado como um link da web), permitindo que várias pessoas acessem facilmente seu formulário ou documento e criem um contrato.
Um formulário web pode ser configurado para ter um ou mais participantes, vários autenticadores e também várias partes em cópia (CC). O fluxo de assinatura de um formulário web é o seguinte:
- Quando o primeiro participante conclui e confirma sua assinatura/ação, um contrato é criado
- Se o formulário web permitir vários participantes, todos concluem suas ações no contrato na ordem sequencial em que estão listados.
- Depois que os participantes concluírem suas ações, os autenticadores são notificados na ordem em que estão listados.
- Após a conclusão do contrato, todas as partes (incluindo CCs) são notificadas sobre o contrato concluído.
Formulários web estão disponíveis nos planos de licença corporativa e para equipes.
Escopo da configuração:
As contas corporativas podem habilitar o acesso a formulários web e às opções relacionadas nos níveis de conta e grupo.
As contas de equipe têm a capacidade de criar formulários web habilitados por padrão, mas não podem configurar as opções individuais. As opções são configuradas como:
- Permitir cópias: Habilitado
- Permitir visualização de PDF: Desabilitado
- Exigir endereço de email: Habilitado
- Solicitar que o signatário verifique o endereço de email: Habilitado
- Permitir participantes adicionais:
- Habilitado para contas VIP, VIPMP e ETLA abaixo de US$ 100 mil
- Desabilitado para todas as outras contas ETLA
- Permitir que os destinatários salvem seu progresso: Desabilitado
Configuração
Os formulários web estão sujeitos a várias configurações gerais que abrangem todos os contratos em um grupo específico. No entanto, o uso prático de um formulário web geralmente é diferente de um contrato enviado diretamente a um destinatário conhecido, e as configurações semelhantes das opções de autenticação e de email podem entrar em conflito.
Os clientes que habilitaram o recurso Usuários em vários grupos podem achar útil criar um novo grupo com configurações personalizadas para a experiência de formulário web (por exemplo, formulários web internos que exigem uma autenticação menos rigorosa).
Os controles desse recurso podem ser verificados navegando até Configurações globais > Formulários web
Em termos de controles que influenciam diretamente os formulários web, há várias opções de configuração:
Marcar isso expõe a opção Publicar um formulário web na página Inicial, permitindo que os usuários criem formulários conforme necessário.
As partes em cópia (CC) podem ser adicionadas ao formulário web quando ativado. Caso contrário, a opção Adicionar CC é removida do processo de criação.
Quando ativado, um link para Fazer download do PDF é exposto nas Opções do formulário web, permitindo que o destinatário faça download do formulário web em branco como um arquivo PDF.
Os formulários web exigem que cada participante forneça seu endereço de email para que a ação de assinatura possa ser atribuída e validada explicitamente.
A configuração Exigir um endereço de email no bloco de assinatura determina quando o email é coletado, nos campos do próprio formulário web ou em uma sobreposição após o processo de assinatura.
Quando ativado, um campo de Endereço de email se torna obrigatório para cada signatário. Este campo pode ser um campo de Email inserido individualmente ou o campo de email incorporado do Bloco de assinatura.
O sistema posiciona automaticamente um Bloco de assinatura na parte inferior da última página para cada destinatário que não tem um campo de Email no documento.
Quando a configuração está desativada, o formulário web não exige a presença de um campo de email dentro dos limites do formulário. Após confirmar a assinatura, o destinatário é solicitado a fornecer um endereço de email por meio de uma interface de sobreposição.
Em todos os casos, um endereço de email deve ser coletado para cada participante.
Quando a opção Exigir que o signatário confirme o endereço de email está ativada, o destinatário deve confirmar sua assinatura antes que a assinatura do participante seja concluída.
O participante é informado da exigência de confirmar sua assinatura através de um link enviado por email:
O relatório de auditoria exibe claramente que o email foi verificado:
Quando Exigir que o signatário verifique o endereço de email estiver desativada, o participante não precisará verificar seu email para concluir o processo de assinatura. O contrato passa para o status concluído ou avança para o próximo participante.
O relatório de auditoria dos endereços de email não verificados indica que a verificação foi dispensada:
Assinaturas não verificadas estão sujeitas a rejeição.
Se você desativar a verificação de email para o participante e precisar de uma assinatura juridicamente vinculativa, certifique-se de usar algum método de autenticação que identifique um usuário único (por exemplo, KBA).
Se o primeiro signatário incluir participantes adicionais, então a verificação por email deve ser concluída antes que o segundo participante seja notificado (independentemente desta configuração).
Quando Permitir participantes adicionais está ativada, a interface do formulário web expõe um link Adicionar participante que insere um registro de participante adicional por clique (até um máximo de 25 participantes adicionais).
Quando Permitir participantes adicionais está desativada, a interface não permite adicionar participantes e os formulários web permitem apenas um signatário externo.
Quando habilitada, o destinatário precisa validar seu email quando o formulário é aberto.
O signatário deve fornecer seu endereço de email, o que cria uma instância do formulário da web personalizada para ele. Em tempo real, um email com um link para a cópia personalizada é entregue ao signatário.
Depois que o link por email é usado, o endereço de email é validado, o formulário da web é convertido em um contrato, e o formulário é aberto para o signatário revisar e assinar.
Habilitar essa opção tem várias vantagens:
- Exigir a validação do email antes da criação do contrato filtra spambots ou partes mal-intencionadas que podem tentar direcionar volumes anonimamente para o formulário da web.
- Se os seus formulários da web forem longos ou complexos, o progresso do signatário será salvo automaticamente na versão dele do contrato à medida que ele for inserindo o conteúdo.
- Permite que lembretes sejam configurados após a verificação do email para alertar os signatários que se distraíram.
Ativar a opção Permitir que os destinatários salvem seu progresso e continuem mais tarde permite que os destinatários salvem o formulário web com todos os campos de entrada, como se fosse um contrato enviado a eles pelo criador do formulário web. O destinatário pode salvar explicitamente seu progresso usando o menu Opções. Além disso, o formulário web solicita automaticamente que o usuário salve seu progresso ao tentar sair do formulário.
Após salvar o contrato, um email é enviado ao destinatário e instruções são exibidas para que o signatário retome o preenchimento do formulário através do link enviado por email:
Controles secundários possibilitam ajustar a experiência do destinatário se o caso de uso permitir:
- Desativar nova autenticação do signatário ao acessar o formulário web a partir do link enviado por email: quando ativado, o destinatário não precisa autenticar ao acessar o contrato salvo por meio do link enviado por email. Se o processo não exigir que todo acesso ao formulário seja autenticado, considere habilitar essa opção.
- Permitir a edição do nome do contrato - quando ativado, o destinatário pode editar o nome do contrato (conforme exibido na página Gerenciar) e de seus arquivos derivados (relatórios, relatórios de auditoria etc.). Geralmente, é recomendado não permitir que o destinatário edite livremente o nome do contrato, a menos que haja uma necessidade empresarial concreta para isso.
Encontre mais detalhes sobre a opção de salvar formulários web aqui >
Configurações relacionadas
Quando a Verificação de identidade do signatário está habilitada para formulários web, qualquer signatário interno (conforme definido pelo endereço de email) em sua conta do Adobe Acrobat Sign deve se autenticar no Acrobat Sign antes de aplicar a assinatura em um formulário web que foi criado na mesma conta do Acrobat Sign em que o usuário está. O usuário é contestado ao confirmar o endereço de email ou ao acessar o documento após salvá-lo.
O processo de Verificação de identidade do signatário é aplicado, bem como outros métodos de autenticação configurados no formulário web.
O recurso Aplicar autenticação de identidade define os eventos de acionamento que solicitam que um destinatário se autentique novamente ao interagir com um contrato (geralmente por motivos de conformidade) e registre cada nova autenticação no relatório de auditoria.
Quando as regras de Aplicar autenticação de identidade são habilitadas, elas são aplicadas aos formulários web criados no mesmo grupo, garantindo que eles estejam em conformidade com os requisitos de assinatura definidos para contratos do grupo.
Caso não deseje esse nível de detalhamento no relatório de auditoria, pode ser necessário um novo grupo para armazenar os formulários web.
Essa configuração é a mesma que a configuração acima (Solicitar que o signatário verifique o endereço de email), mas é inserida na página Preferências de assinatura para contas que não têm acesso à guia Configurações globais no menu de administração.
Para habilitar esta configuração:
- Navegue até Configurações da conta > Preferências de assinatura > Verificação de email de formulário web.
- Selecione a caixa de seleção Verificar endereço de email do signatário.
- Salve a configuração da página.
Quando a opção Confirmar o endereço de email do signatário está habilitada, o destinatário deve confirmar sua assinatura, antes que a assinatura do participante seja concluída.
O participante é informado da exigência de confirmar sua assinatura através de um link enviado por email:
O relatório de auditoria exibe claramente que o email foi verificado:
Quando a opção Confirmar o endereço de email do signatário está desabilitada, o(a) participante não precisa confirmar seu email para concluir o processo de assinatura. O contrato passa para o status concluído ou avança para o próximo participante.
O relatório de auditoria dos endereços de email não verificados indica que a verificação foi dispensada:
Assinaturas não verificadas estão sujeitas a rejeição.
Se você desativar a verificação de email para o participante e precisar de uma assinatura juridicamente vinculativa, certifique-se de usar algum método de autenticação que identifique um usuário único (por exemplo, KBA).
Perguntas frequentes e problemas conhecidos
Apenas quando o formulário web estiver no status de Rascunho.
Depois que um formulário da Web é criado, o seu nome não pode ser atualizado.
O criador de formulários web sempre recebe o contrato concluído (a menos que configurações estejam em vigor para suprimir a notificação).
Se outra parte precisar ser notificada quando o contrato do formulário web for assinado, o campo de cópia (CC) pode ser usado para garantir que a parte seja incluída automaticamente.
Depois que o formulário web é publicado, os autenticadores só podem ser editados na página Gerenciar.
Somente os endereços de email podem ser editados. O número de autenticadores não pode ser alterado.
Se o criador do formulário web tiver sido adicionado aos autenticadores do formulário, esse participante não poderá ser editado
Sim.
Depois que o formulário web é criado, é possível editar as partes em cópia na página Gerenciar.
Sim.
Os modelos na biblioteca do Acrobat Sign podem ser usados como base para um formulário web, anexando-os através do link Adicionar arquivos.
Atualmente, os campos de Assinatura digital não são compatíveis com formulários web.
Tentar salvar um formulário web com uma assinatura digital acionará uma mensagem de erro, identificando tipos de campo não compatíveis.
Sim.
Instruções para desativar o processo de verificação de email podem ser encontradas na seção Configuração.
Desativar a verificação de email não remove o requisito para o signatário fornecer um endereço de email.
Se você desabilitar a autenticação por email da assinatura e precisar de uma assinatura juridicamente vinculativa, certifique-se de usar alguma forma de autenticação que identifique um usuário único (por exemplo, KBA, senha ou telefone).
Sim.
O URL de um formulário da Web é apenas um URL como qualquer outro.
Adicionar o URL a um formulário da Web como um hiperlink não vincula logicamente qualquer contrato gerado pelo formulário da Web ao contrato de origem.
Os dados coletados em um formulário web estão contidos na ID de transação do contrato. Os dados não são preenchidos em nenhum outro lugar no sistema do Acrobat Sign e, se o contrato for completamente excluído, os dados também serão excluídos.
Os relatórios nos formulários web extraem o conteúdo do(s) contrato(s) para preencher os relatórios, mas não salvam os dados em novos locais.
Os formulários web que aguardam uma verificação de email (que é feita clicando no link Confirmar meu endereço de email ou Revisar e assinar) não são exibidos na página Gerenciar. Isso vale tanto para a lista de contratos Em andamento quanto para o resumo do relatório de totalização:
Os formulários web que foram salvos, porém sem acessar o link Revisar e assinar, podem ser observados ao exportar os dados do formulário para o formulário web.
Se a opção Exigir que o signatário confirme o endereço de email estiver desativada, qualquer tentativa de assinatura será aceita e o contrato será assim exposto na página Gerenciar.
A seção Atividade do modelo de formulário web pai registra os principais eventos, como Criação, Ativar/Desativar e substituição de participantes
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