Visão geral
As contas corporativas têm a opção de configurar destinatários individuais de contratos para incluir uma ou mais partes em cópia que são notificadas sobre o contrato ao mesmo tempo que o destinatário.
Essa cópia associada ao destinatário pode ser útil em situações como:
- Uma parte interna deve revisar o contrato como um participante não envolvido.
- Um destinatário deseja usar um assistente para notificá-lo quando o contrato exigir sua atenção.
- Uma etapa específica no processo de assinatura exige atenção maior.
A parte em cópia não precisa ter o mesmo domínio do destinatário, permitindo notificações mais abrangentes do progresso do contrato.
Disponibilidade:
O recurso para incluir notificações para partes em cópia quando um destinatário é notificado está disponível para planos de licença do Acrobat Sign Solutions somente no ambiente comercial.
Escopo da configuração:
O recurso pode ser habilitado nos níveis de conta e de grupo.
Quando o recurso estiver habilitado, o registro do destinatário (na página Enviar ) incluirá uma opção de Cópias na seção configurável Configurações do destinatário do registro do destinatário.
- Se o campo Cópias não estiver configurado, o valor será exibido como Nenhum.
- Se um valor de email for adicionado como uma cópia para o destinatário, o endereço de email da parte em cópia será exibido.
- Se mais de um valor de email estiver configurado para o destinatário, o valor de cópia mostra um valor numérico que descreve o número de partes em cópia configuradas.
Quando o recurso não estiver habilitado, a seção Configurações do destinatário não terá a opção Cópias exposta.
Adicionar partes em cópia a um registro de destinatário não substitui a função do campo de cópia global. Ambos podem ser configurados.
A diferença entre os dois é quando a parte em cópia é notificada.
- A cópia global notifica as partes em cópia somente quando o contrato for concluído.
- A parte em cópia alinhada ao destinatário é notificada quando o destinatário é notificado como parte do ciclo de assinatura.
- Observe que a parte em cópia alinhada ao destinatário é associada apenas a um registro de destinatário. Se uma pessoa estiver configurada para interagir com o contrato várias vezes (usando vários registros de destinatário), cada registro de destinatário dessa pessoa deve ser configurado (ou não, conforme desejado). O Acrobat Sign não presume, quando é usado o mesmo email em vários registros de destinatário, que as mesmas regras de notificação de cópia se aplicarão a todos os registros.
Quando o ciclo de assinatura do contrato é transferido para um novo destinatário, as partes em cópia relacionadas ao destinatário são notificadas simultaneamente.
A parte em cópia recebe um email indicando que foi incluída em um contrato como uma parte em cópia. É fornecido um link à parte em cópia para exibir o contrato a partir de sua conta do Acrobat Sign. O acesso para partes em cópia é de somente leitura.
Compatibilidade com o designer de fluxos de trabalho personalizados
O Designer de fluxos de trabalho personalizados permite incluir partes em cópia (CC) vinculadas a destinatários específicos. Nas configurações do destinatário, é possível adicionar uma ou mais partes em cópia por meio do campo Destinatário em cópia (CC).
Outras configurações a serem consideradas
Modificar/delegar o destinatário
No momento, não há nenhum método para alterar a parte em cópia relacionada ao destinatário após o envio do contrato. Modificar o destinatário na página Gerenciar ou delegar a autoridade de assinatura por meio da ação do destinatário não permite que a parte em cópia relacionada ao destinatário seja editada.
Visibilidade de documento limitada
A Visibilidade de documento limitada (LDV) funciona conforme esperado.
A LDV foi projetada para expor apenas os arquivos de um contrato que contenham pelo menos um campo para interação do destinatário.
Como a parte em cópia não é o destinatário e campos não podem ser atribuídos a ela, nenhuma página estará disponível para sua visualização. Um erro é acionado indicando essa condição.
A exceção a isso é quando as configurações da LDV habilitam a opção para que as partes em cópia na conta do remetente visualizem todos os arquivos.
Relatório de auditoria e Log de atividades
Se Relatórios de auditoria estiverem configurados para mostrar a exibição dos emails do contrato, os eventos de exibição serão registrados para a parte em cópia tanto no Relatório de auditoria quanto no Log de atividades, mesmo que não tenham acesso para exibir o contrato em si.
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