Casos de uso de fluxo de trabalho de assinatura eletrônica

Criar fluxos de trabalho de assinatura eletrônica com o Adobe Sign para Zapier permite otimizar os processos de assinatura com facilidade e flexibilidade. É possível criar fluxos de trabalho automatizados para cenários diversos, como aprovações internas, contratos e aprovações em várias etapas, garantindo assinaturas seguras e juridicamente válidas.

Para configurar cada fluxo de trabalho, é necessário:

1. Selecionar um evento de ação: Escolha o evento de ação desejado na lista.
2. Conectar ao Adobe Acrobat Sign: Vincule o fluxo de trabalho à conta do Adobe Acrobat Sign que deseja usar.
3. Configurar o fluxo de trabalho: Preencha os campos obrigatórios para definir o fluxo de trabalho de ação.
4. Testar o fluxo de trabalho: Opcionalmente, é possível testar o fluxo de trabalho executando um teste para garantir que tudo funcione corretamente.

Este processo garante que os fluxos de trabalho estejam configurados adequadamente e prontos para uso.

Por exemplo, configurar um fluxo de trabalho para criar um documento a partir de um contrato requer o preenchimento dos seguintes campos: ID do contrato e ID do documento

Fluxos de trabalho de assinatura eletrônica compatíveis

É possível criar fluxos de trabalho automatizados de assinatura eletrônica facilmente no Acrobat Sign para Zapier para qualquer um dos seguintes casos de uso:

Automação baseada em acionadores

O Acrobat Sign oferece vários acionadores nativos, como quando um contrato é criado, enviado para assinatura, concluído, cancelado ou atualizado. Estes acionadores podem ajudar a criar fluxos de trabalho inteligentes que reagem instantaneamente a marcos importantes no processo de assinatura eletrônica. Essas automações orientadas por eventos ajudam a garantir acompanhamentos oportunos e maior eficiência operacional sem intervenção manual.

Quando um contrato é concluído no Acrobat Sign, um Zap pode fazer upload automaticamente do PDF assinado para uma pasta específica do Google Drive e atualizar uma planilha do Google com o status e a URL de assinatura.

Automatizar criação de contratos

É possível criar contratos com base em qualquer um dos seguintes acionadores e notificar signatários.Os fluxos de trabalho de criação de contratos no Adobe Acrobat Sign permitem selecionar métodos de autenticação, adicionar usuários e definir suas funções.É possível notificar signatários enviando URLs de assinatura via WhatsApp, SMS ou Slack.

Ações:

• Criar um contrato a partir de um modelo de biblioteca e Enviar para assinatura
• Criar um contrato a partir do documento carregado e enviar para assinatura

Gerenciar documentos

É possível simplificar o processo de gerenciamento de documentos com os seguintes fluxos de trabalho automatizados no Acrobat Sign para Zapier:

• Criar PDFs de contratos assinados: automatize a conversão de contratos concluídos em PDFs para garantir armazenamento fácil e referência futura.Depois que um contrato é assinado, o sistema pode gerar automaticamente um PDF de alta qualidade do documento, armazenando-o com segurança e tornando-o facilmente acessível.

• Obter ID do documento: é possível fazer upload de qualquer documento para recuperar o ID exclusivo do documento.Isso fornece uma referência rápida para rastreamento, organização e recuperação de documentos no banco de dados. 

• Verificar status do contrato: é possível fornecer o ID do documento ou URL de assinatura eletrônica e verificar instantaneamente se um contrato está pendente, assinado ou concluído.Isso ajuda você a se manter informado sobre o progresso de um contrato o tempo todo sem precisar entrar em contato com outras partes.

• Localizar URL de assinatura de um contrato: é possível localizar rapidamente a URL de assinatura de um contrato específico e reenviá-la ao signatário, se necessário.O Acrobat Sign gera e armazena uma URL na criação do documento, permitindo acesso fácil para recompartilhamento e acompanhamentos perfeitos.

Ações:

• Criar um PDF de contrato assinado
• Fazer upload de um documento para obter o ID do documento
• Localizar o status do contrato
• Localizar a URL de assinatura

Importar e sincronizar trilhas de auditoria de contratos

Após a conclusão da cerimônia de assinatura, é possível baixar a trilha de auditoria do contrato assinado e fazer upload em um local desejado, como Google Drive ou OneDrive.

Ação:

• Criar um PDF da trilha de auditoria do contrato

Importar e mapear campos de formulário

É possível baixar uma lista de campos de formulário de contratos assinados e usá-los para mapear dados para outras origens.Por exemplo, se um contrato contém um campo de texto "Nome", o signatário insere o nome e assina o documento.Quando o processo de assinatura for concluído, o solicitante poderá baixar os dados do campo do formulário, e o primeiro nome poderá ser salvo em uma coluna do Excel ou em outra fonte de dados.

Ação:

• Localizar dados do campo de formulário do contrato em formato JSON

Recuperar documentos

É possível recuperar listas de todos os contratos e seus IDs de documento.

Ações:

• Localizar uma lista de todos os contratos
• Localizar uma lista de todas as IDs de documento do contrato