Faça logon no Acrobat Sign como administrador em nível de conta.
Última atualização em
6 de dez de 2023
Contas de Serviço do Adobe Acrobat Sign
As contas de serviço são um meio de permitir que os usuários em uma conta de nível corporativo enviem contratos sob a autoridade de uma userID gerada explicitamente para essa finalidade (em vez de usar sua userID pessoal).
Por exemplo, uma Conta de serviço pode ser criada para enviar documentos legais. O perfil do usuário pode ser projetado para fornecer um nome funcional e um endereço de email que identifiquem o departamento jurídico e não um remetente individual. Todos os usuários que precisam enviar contratos de NDA (por exemplo) podem mudar para a Conta de serviço jurídica e enviar sob esse perfil, oferecendo à transação uma aparência mais consistente e autoritária. Além disso, os contratos de natureza específica podem ser limitados ao grupo da Conta de serviço, restringindo todos os contratos de um tipo funcional a esse usuário em vez de serem distribuídos por toda a base de usuários.
As Contas de serviço estão disponíveis para clientes corporativos que ativaram o compartilhamento avançado e gerenciam suas contas por meio do Adobe Admin Console.
Nota
O processo abaixo descreve o uso de Contas de serviço acessadas pelos usuários manualmente no ambiente do Acrobat Sign. As organizações que desejam ativar a API para enviar contratos em nome de uma parte centralizada devem consultar as Contas técnicas da documentação da API.
Pré-requisitos
Para ativar uma Conta de serviço, sua conta da Acrobat Sign deve:
- Ter um serviço ETLA de nível corporativo
- Gerenciar usuários no Adobe Admin Console*
- Ter o Compartilhamento avançado de contas ativado com as permissões de envio ativadas.
- Usuários em Vários grupos (altamente recomendado).
* Uma observação sobre o Adobe Admin Console
O Adobe Admin Console fornece uma estrutura para gerenciamento de usuários e alocação de licenças. A maioria dos clientes tem apenas um Admin Console.
No entanto, alguns clientes com requisitos complexos de usuário/licenciamento podem ter vários Admin Consoles, o que pode se tornar confuso em um processo como a criação de Conta de serviço, em que um Admin Console pode controlar o gerenciamento de usuários federados e outro gerencia o licenciamento do Acrobat Sign.
Se você sabe que tem várias contas ou não tem certeza, leia o seguinte:
A dificuldade com vários Admin Console é garantir que você esteja no console correto para as ações que está tentando executar.
Para determinar se você tem vários Admin Consoles:
1. Faça logon no Admin Console.
2. No canto superior direito do console, clique no nome da organização.
Se você tiver um menu suspenso com várias organizações, terá vários Admin Console.
Se você tiver apenas um Admin Console, as operações de criação e licenciamento do usuário ocorrem na mesma organização e você não precisa se preocupar em alternar entre consoles.
Se você tiver vários Admin Consoles, determine qual organização gerencia a criação de usuários federados e qual controla o provisionamento de licenças do Acrobat Sign.
Empresas com vários Admin Consoles podem implantar o Acrobat Sign em mais de um. Você deve identificar o Admin Console correto onde deseja estabelecer a Conta de serviço.
Você deve inspecionar cada organização para determinar qual deve conter a Conta de serviço.
- Selecione a organização.
- Selecione Produtos no painel superior de opções.
- Procure o cartão de produto Adobe Sign - Enterprise
Para o propósito deste documento, chamaremos de Admin Console de licenciamento. Esta é a organização onde sua Conta de serviço é criada e gerenciada.
As organizações que usam o gerenciamento de usuários federados devem dessincronizar a solução federada para criar a Conta de serviço fora do ambiente federado.
Para fazer isso, você deve inspecionar cada organização para descobrir qual controla os domínios que habilitam a relação de confiança federada. Vários Admin Consoles podem Confiar em um domínio, mas apenas um o controla ativamente.
- Selecionar a organização
- Selecione Configurações no painel superior de opções.
- Selecione Identidade no painel esquerdo de opções.
- Se houver diretórios listados com o Tipo como Federated ID e o Status como Confiável, clique na linha em que o diretório está para expor a Organização proprietária.
A Organização proprietária é o Admin Console correto para manipular os controles de sincronização de Federated ID.
- Um email é fornecido para o administrador do console se você não tiver acesso no momento.
Se o Tipo é Federated ID e o Status é Ativo, clique no Nome do diretório para abrir as configurações do diretório.
Na página de configurações, selecione a guia Sincronizar , que abre as informações de sincronização do IDP.
Para o propósito deste documento, chamaremos de Admin Console de sincronização federada.
Nota
Se você não vir a guia Sincronizar, sua conta pode ter um Global Admin Console ao qual você não tem acesso.
Você precisará entrar em contato com os administradores internos da Adobe para obter acesso.
Organizações que
- utilizam a Ferramenta de sincronização de usuário (UST) para sincronizar automaticamente os usuários entre a Adobe e seu Active Diretory
- não permitir que usuários sejam adicionados ou criados manualmente no Acrobat Sign
deve criar um grupo de “exceção” para todas as userIDs de Conta de serviço. Todas as userIDs de Contas de serviço devem ser criadas neste grupo de isenção para garantir que não sejam desativadas e não tenham suas licenças removidas pela sincronização automática de usuários.
O grupo de exceções deve ser configurado como isento da sincronização na configuração de UST.
Nos casos em que a Adobe hospeda a UST em nome da organização do cliente, o administrador do cliente deve comunicar o Nome do grupo para seu Gerente de sucesso, Gerente de conta técnica ou representante de conta para que possam trabalhar com a equipe do Adobe Customer Solutions para garantir que esse grupo seja isento da sincronização.
Visão geral
A criação de uma conta de serviço é um processo de várias etapas que exige acesso de nível de administrador ao Adobe Acrobat Console e autoridade de administrador de nível de conta no Acrobat Sign.
O processo exige que o administrador:
- (Opcional) Crie um novo grupo no sistema Acrobat Sign.
- A criação de um grupo dedicado para a conta de serviço permite uma configuração muito restrita das propriedades do contrato que podem ser muito rígidas ou diferentes de outras configurações de grupo.
- Crie uma nova conta de serviço no Adobe Admin Console.
- Isso cria uma Conta de serviço para a qual outros usuários podem acessar (por meio do compartilhamento avançado de conta) e enviar contratos.
- Isso cria uma Conta de serviço para a qual outros usuários podem acessar (por meio do compartilhamento avançado de conta) e enviar contratos.
- Compartilhe a conta da Conta de serviço com os usuários e grupos que devem ter permissão para usar a Conta de serviço.
- Compartilhar a Conta de serviço com outros usuários e grupos permite que esses usuários alternem para a Conta de serviço e gerem novos contratos que serão enviados sob aqueles perfis de userIDs.
Considere gerar um grupo exclusivo no Acrobat Sign para o aplicativo
Adicionar uma Conta de serviço a um grupo único permite que a função da Conta de serviço determine os parâmetros de envio e assinatura do grupo, bem como os fluxos de trabalho, modelos e recursos de relatório disponíveis.
No exemplo de uma Conta de serviço criada para transações legais, o grupo pode definir o requisito de autenticação padrão, a data de expiração, partes em cópia automáticas e regras de anexo PDF, todos os quais provavelmente não seriam adequados para transações de Vendas.
Além disso, restringir modelos de biblioteca específicos ao grupo da Conta de serviço garante que todos os contratos que usam esse modelo sejam associados somente à Conta de serviço e não distribuídos completamente por sua base de usuários.
Para criar um grupo discreto:
-
(Opcional) Abra o novo grupo e defina as configurações padrão necessárias para os tipos de contratos a serem enviados.
- Selecione o novo grupo na lista de grupos para expor a barra de ações na parte superior da lista.
- Selecione a ação Configurações do grupo para abrir a configuração de nível de grupo.
Nota
Se sua organização
- está usando a Ferramenta de sincronização de usuários (UST) para sincronizar automaticamente os usuários entre a Adobe e o Active Diretory
- não permite que usuários sejam adicionados ou criados manualmente no Acrobat Sign
você deve criar um grupo de exceções para ser o grupo principal para todas as userIDs das Contas de serviço.
O nome do grupo é adicionado à sua configuração UST para garantir que o processo de sincronização não afete as userIDs, fazendo com que elas sejam desativadas ou que seus direitos sejam removidos.
Nota
Antes de criar a nova Conta de serviço, você deve identificar um endereço de email que possa ser usado para respostas/perguntas de entrada de seus destinatários. (por exemplo, legal_agreements@my_domain.dom)
Para criar a nova Conta de serviço:
-
Faça logon no (Federated Sync) Admin Console como um administrador.
-
Faça logon no Admin Console de licenciamento (se você estiver trabalhando com vários Admin Consoles).
-
Configure sua nova Conta de serviço com:
- Email ou nome de usuário: use o endereço de email do qual deseja capturar qualquer resposta dos emails para os destinatários.
- Tipo de ID: Federated ID
- Nome/sobrenome: esse valor é usado no sistema Acrobat Sign e é refletido no relatório de auditoria. Use um valor que forneça contexto. por exemplo: departamento jurídico
- Nome de usuário SSO: use o mesmo valor do email.
- País/Região: selecione o país ou a região apropriada para sua empresa.
- Selecione o perfil de produto do Acrobat Sign.
- Defina a função de usuários como Usuário.
Clique em Salvar ao concluir.
Compartilhar a Conta de serviço com os grupos ou usuários autorizados a usar a Conta de serviço
A criação de um compartilhamento para um grupo estabelece uma conexão de compartilhamento com todos os usuários no grupo, permitindo que os usuários do grupo acessem a Interface da Conta de serviço e criem contratos.
Compartilhar diretamente com um usuário estabelece uma conexão apenas com esse usuário.
-
Selecione o grupo ou usuário com o qual compartilhará a Conta de serviço:
- Clique no ícone de três linhas à direita da caixa de pesquisa.
- Clique no ícone de adição
ao lado do grupo ou usuário para selecioná-lo.- Usuários individuais podem ser adicionados expandindo um grupo e selecionando um usuário individual desse grupo.
- Ative Enviando nas opções Permissão adicional além da exibição.
- Clique em Salvar.
Testar sua nova Conta de serviço
Para testar se os usuários podem acessar a Conta de serviço:
-
A exibição do usuário é atualizada para mostrar a interface Conta de serviço.
- Isso pode ser identificado pelo banner azul.
Navegue até a página Enviar e envie um contrato para si mesmo.
- Observe que todos os modelos atribuídos diretamente ao grupo em que a Conta de serviço está estão disponíveis para envio.
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