Atender aos requisitos do HMLR para escrituras assinadas eletronicamente

• Todas as partes concordam com o uso de assinaturas eletrônicas e uma plataforma de assinatura eletrônica (plataforma) em relação à escritura.
• Todas as partes têm notários agindo por elas (sujeito a exceções limitadas).
• Um notário é responsável por configurar e controlar o processo de assinatura através da plataforma.

O processo de assinatura e datação estabelecido na seção 13 do Guia de Práticas 8 é o seguinte:

O conveyancer que apresenta o pedido ao HMLR o faz por meios eletrônicos - geralmente via portal HMLR - e inclui no pedido um PDF da escritura concluída. No entanto, quando o pedido é para primeiro registro, uma impressão do PDF, certificada como cópia fiel da escritura concluída, pode ser apresentada.

O conveyancer que apresenta o pedido (incluindo um pedido para primeiro registro) fornece o seguinte certificado: "Certifico que, ao melhor do meu conhecimento e crença, os requisitos estabelecidos no guia prático 8 para execução de escrituras usando assinaturas eletrônicas foram satisfeitos."

Qualquer conveyancer com uma conta do Acrobat Sign pode iniciar este processo para todas as partes.Não há necessidade de o signatário e a testemunha terem sua própria conta do Acrobat Sign.

O administrador do Acrobat Sign para o conveyancer pode alterar configurações no Acrobat Sign para habilitar fluxos de trabalho que satisfaçam as etapas 1-6 na seção Visão geral do fluxo de trabalho HMLR acima. Essas configurações são apresentadas abaixo na seção sobre Configuração da sua conta do Acrobat Sign.

A seção sobre Preparação da escritura para assinatura fornece orientações importantes sobre:

• preparação da escritura para assinatura antes de iniciar o processo de assinatura;
• inclusão das cláusulas de execução e atestação prescritas na escritura; e
• proteção da confidencialidade usando um recurso exclusivo do Acrobat Sign chamado "Visibilidade limitada do documento"

O Acrobat Sign permite que um administrador de conta altere configurações para garantir que o fluxo de trabalho esteja alinhado com os requisitos da seção 13.3 do Guia Prático 8.Antes de enviar escrituras para execução eletrônica usando o Acrobat Sign, recomendamos fazer as seguintes alterações:

• Exigir consentimento explícito para assinatura usando o Acrobat Sign. Os administradores de conta podem configurar as configurações de Termos de Uso e Divulgação ao Consumidor para exigir consentimento explícito (por meio de uma caixa de seleção) para o uso do Acrobat Sign.Isso pode ser exigido antes de visualizar a escritura ou antes de assinar a escritura.
  • Navegue até a seção Grupo do menu de administração
  • Clique no grupo a ser configurado (expondo as ações disponíveis no topo da lista)
  • Clique em Configurações do grupo
    

• Selecione a guia Preferências de assinatura
• Marque a opção Substituir Configurações da conta para esta página
  
• Role para baixo até a seção Termos de uso e clique no link Signatários
  
• Selecione uma opção diferente do padrão para ativar o consentimento explícito
• Salve as alterações

• Ativar Visibilidade Limitada de Documento: Visibilidade Limitada de Documento (VLD) permite que o intermediário proteja a confidencialidade garantindo que a testemunha possa visualizar apenas a página de execução ou assinatura (não toda a escritura) e possa receber apenas uma cópia da trilha de auditoria relacionada ao processo de assinatura; a testemunha não obtém uma cópia da escritura assinada.Os administradores de conta podem ativar as configurações de VLD da seguinte forma:
  • Navegue até a seção Grupo do menu de administração
  • Clique no grupo a ser configurado (expondo as ações disponíveis no topo da lista)
  • Clique na ação Configurações do grupo
    
  • Clique na opção Configurações do grupo no menu do grupo
  • Marque a opção Substituir Configurações da conta para esta página
    
  • Role para baixo até a seção Visibilidade limitada de documento
    
  • Ativar:
    • Os signatários verão apenas arquivos que contenham campos de assinatura, rubrica ou entrada de dados atribuídos a eles
    • Os signatários e os copiados em minha conta verão todos os arquivos
  • Salvar as alterações
    

• Criar um modelo de mensagem (opcional): Você pode criar um modelo de mensagem para ajudar os intermediários a economizar tempo ao enviar um documento para assinatura. O modelo pode preencher automaticamente o corpo do email com uma mensagem padrão e linha de assunto.
  • Navegue até a seção Grupo do menu do administrador
  • Clique no grupo a ser configurado (expondo as ações disponíveis no topo da lista)
  • Clique na ação Configurações do grupo
    
  • Clique na opção Modelos de mensagem no menu do grupo
  • Clique em + para criar uma nova mensagem e siga as instruções para criar um novo modelo

A versão final da escritura deve ser carregada no Acrobat Sign pelo tabelião para que as partes possam assinar de acordo com as etapas prescritas estabelecidas na seção 13 do Guia de Práticas 8.

A seção 13 prevê que o signatário assine na presença física de uma testemunha que ateste a assinatura.A hora e data de cada assinatura são registradas na trilha de auditoria digital do Acrobat Sign.Quando o processo de assinatura é concluído, o tabelião deve datar a escritura na plataforma Acrobat Sign com a data em que ela entra em vigor.A datação da escritura constituirá a entrega do documento como escritura pelas partes.

Há três considerações importantes para um tabelião que controla o processo de assinatura:

• Para aproveitar as configurações do LDV, a versão final da escritura e sua página de execução devem ser preparadas como arquivos separados e enviadas juntas para o Acrobat Sign.O Adobe Acrobat Sign combina automaticamente vários arquivos em um único documento durante o processo de assinatura.As configurações LDV permitem que os tabeliães apresentem diferentes partes do documento aos signatários e testemunhas durante o processo de assinatura.
• A seção 2.2 do Guia de Práticas 8 prescreve a forma de execução e cláusulas de atestação para a execução manual de escrituras por pessoas físicas.Essas cláusulas também devem ser adotadas quando a escritura é executada eletronicamente.Para fornecer garantia de que a testemunha estava fisicamente presente quando o signatário assinou, o tabelião deve incluir diretamente abaixo dos detalhes da testemunha na própria escritura a seguinte declaração da testemunha: "Eu estava fisicamente presente como testemunha quando o signatário aplicou sua assinatura a esta escritura".
• A seção 13 do Guia de Práticas 8 também obriga o tabelião a certificar que os requisitos HLMR foram devidamente atendidos.O certificado do tabelião é depositado junto com o pedido ao HMLR para registro da escritura.Na seção 16 do Guia de Práticas 8, o HMLR indicou que o seguinte certificado seria "apropriado":

"Certifico que, com base no meu melhor conhecimento e crença, os requisitos estabelecidos no guia de práticas 8 para a execução de escrituras usando assinaturas eletrônicas foram satisfeitos."

Seguindo o processo de assinatura descrito abaixo - e confiando na trilha de auditoria digital do Acrobat Sign - um tabelião pode se sentir confiante em fornecer seu certificado ao HMLR.

Orquestrar o processo de assinatura

A cerimônia de assinatura pode ocorrer com todas as partes no mesmo escritório, ou com o signatário e testemunha em local remoto. A seção abaixo sobre o Relatório de Auditoria detalha como o Acrobat Sign pode validar que a testemunha estava fisicamente presente quando o signatário assinou a escritura.

Quando o signatário e a testemunha estão em local remoto (ou seja, não no mesmo local que o tabelião), o Adobe Acrobat Sign é configurado para fornecer ao tabelião as garantias necessárias de que o processo de assinatura atende aos requisitos do Guia de Práticas 8.

Abra o email
O primeiro signatário recebe um email na sua caixa de entrada.

• O signatário clica no botão Revisar e assinar

• Se o tabelião selecionou autenticação por telefone durante a fase de preparação da escritura, clicar no botão Revisar e assinar inicia o processo de autenticação por código de acesso único
• O signatário clica em Enviar código

O Adobe Acrobat Sign envia um OTP de seis dígitos para o número de telefone indicado pelo tabelião durante o processo de preparação da escritura.

• O signatário insere o código e clica em OK

• O signatário preenche todos os campos atribuídos no documento e depois aplica sua assinatura eletrônica usando uma das opções fornecidas pelo Acrobat Sign:
  
  • Digitando o nome
    
  • Desenhando na tela sensível ao toque do dispositivo que está segurando
  • Fazendo upload de uma imagem de assinatura
    
• Após assinar, clica no botão Aplicar

• Se uma política de consentimento explícito foi aplicada, o signatário é solicitado a aceitar os termos de uso que podem ser personalizados pelo transmitente.

• O signatário é redirecionado para uma nova página da web notificando que sua assinatura foi aplicada e indicando quem assinará em seguida.

• Um signatário, que designará a testemunha, então recebe um segundo email convidando-o a delegar um campo de assinatura para a testemunha
  
  • Eles clicam no botão Revisar e delegar para assinatura para iniciar o processo de delegação

• O signatário delegante então fornece:
  • Um email para a testemunha
    
  • Um número de telefone para a testemunha
  • Uma mensagem opcional para a testemunha
• Quando a delegação estiver configurada, clique em Delegar
  

• A testemunha recebe um email do Adobe Acrobat Sign no endereço de email fornecido pelo signatário, que a convida para revisar e assinar a escritura.

• A testemunha é solicitada a se identificar usando uma senha de seis dígitos enviada para o número inserido pelo signatário

• A escritura abre diretamente na página de execução, e o restante da escritura não fica visível para a testemunha.

• Finalmente, a escritura é encaminhada para o tabelião que adiciona a data no campo alocado para ele com a data em que entra em vigor.
• Quando todas as partes concluem o processo de assinatura, recebem um email convidando-as para baixar uma cópia da escritura final assinada eletronicamente e a trilha de auditoria digital associada.
• Por outro lado, a testemunha só tem direito a baixar a página de execução e a trilha de auditoria associada à página de execução.

O relatório de auditoria é um registro completo de todos os eventos relacionados ao processo de assinatura. Ele contém evidências importantes para tabeliães sobre, entre outras coisas, a identidade dos signatários e testemunhas, o horário da execução, endereços de email e IP.

Ele mostra:

• Para quem o documento (escritura) foi enviado por email e o horário em que foi enviado.
• Quem visualizou o documento e quando.
• O fato de que o modo "Visibilidade restrita" estava habilitado.
• O fato de que o signatário (e qualquer testemunha) acessou o documento após autenticação por telefone celular (observe que o número de telefone fica parcialmente oculto para conformidade com o GDPR)
• O fato de que o signatário consentiu com os termos de uso.
• A hora e o endereço IP usados quando o documento foi assinado.
• O endereço de email da testemunha e o uso de autenticação por telefone celular.
• A hora em que o documento final (escritura) foi enviado por email para as respectivas partes.

Os profissionais de transmissão de propriedades devem ter em mente que um endereço IP nem sempre pode ser considerado evidência conclusiva de que pessoas estavam no mesmo local no momento da assinatura se, por exemplo, o signatário estiver usando uma conexão móvel e a testemunha estiver usando uma rede Wi-Fi.

Portanto, pode ser preferível orquestrar o processo de assinatura em um único dispositivo ou exigir que todos os dispositivos estejam conectados à mesma rede Wi-Fi e que nenhuma funcionalidade de VPN seja usada.