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Configurar acesso para criar modelos de biblioteca reutilizáveis

 

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Configure o acesso para que os usuários criem modelos de biblioteca reutilizáveis e os compartilhem com seu grupo ou conta.

Visão geral

Para usuários que enviam contratos padronizados com frequência, a capacidade de criar um modelo pode ser uma grande melhoria na velocidade com que os contratos são criados e na consistência do contrato resultante após a aplicação das assinaturas. 

Os modelos permitem aos usuários predefinir os campos e o posicionamento da assinatura, reduzindo (ou eliminando) o tempo necessário para personalizar um contrato para cada cliente.  

Dedicar tempo para definir de forma integral um modelo com campos nomeados e validados adequadamente tem várias vantagens, especialmente se as exportações de dados são usadas para entender as tendências de dados em seus formulários.

Disponibilidade:

Os modelos de biblioteca são habilitados por padrão para contas individuais e de equipes licenciadas

Os planos de licença corporativa podem expor a criação de modelos para usuários ou reservar essa capacidade somente a administradores.

Escopo da configuração:

O recurso pode ser habilitado nos níveis de conta e de grupo.

Como usar

Quando um usuário tiver acesso para criar modelos de biblioteca, haverá um bloco Criar um modelo reutilizável na guia Página inicial.

Este bloco inicia o processo de configuração fornecendo acesso à interface que aceita os arquivos principais nos quais o modelo deve ser construído.

A página inicial que destaca o bloco “Criar um modelo reutilizável”

Práticas recomendadas

Para contas que habilitaram a opção Usuários em vários grupos, considere a criação de um grupo projetado para o desenvolvimento de modelos. Em seguida, forneça um número limitado de usuários associados a esse grupo para que possam projetar os documentos da biblioteca necessários aos outros grupos.

  • Permitir que todos criem seus próprios modelos abre a possibilidade para a variação de documentos padronizados impulsionada pelo usuário e para a ausência de um controle de versão.
  • Além disso, se muitos usuários puderem criar e compartilhar modelos, você corre o risco de ter várias versões do mesmo documento e um inchaço geral da biblioteca.
  • Ter um grupo menor de usuários dedicados criando todos os modelos ajuda a dar consistência nessa criação no que diz respeito à configuração de campos, o que melhora bastante a geração de relatórios downstream

Configuração

Os controles desse recurso podem ser avaliados navegando até Configurações globais > Documentos da biblioteca

O menu Configurações globais com os controles de documentos da biblioteca destacados

As opções configuráveis são:

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