Visão geral
Um formulário da Web assinável pode ser criado para ser incorporado ao seu site (ou enviado como um link da Web), permitindo que várias pessoas acessem facilmente seu formulário ou documento e criem um contrato.
Um formulário da Web pode ser configurado para ter um ou mais participantes, vários autenticadores e também várias partes envolvidas no campo CC. O fluxo de assinatura de um formulário da Web é o seguinte:
- Um contrato é criado assim que o primeiro participante conclui e verifica a própria assinatura/ação.
- Se o formulário web permitir vários participantes, todos concluirão a própria ação no contrato na ordem em que estão listados.
- Depois que os participantes concluírem suas ações, os autenticadores são notificados na ordem em que estão listados.
- Após a conclusão do contrato, todas as partes (incluindo CCs) são notificadas sobre a conclusão do contrato.
Como habilitar/desabilitar o acesso de usuário aos formulários da Web
Os níveis de serviço empresarial e corporativo têm a opção de configurar o acesso ao formulário da Web e as opções do signatário.
As opções de acesso e signatário dos formularios da Web podem ser ativadas ou desativadas no nível de conta ou de grupo ao acessar Conta > Configurações da conta > Configurações globais > Formulários da Web
Opções de configuração
Os formulários web estão sujeitos a várias configurações gerais que abrangem todos os contratos em um grupo específico. No entanto, o uso prático de um formulário web geralmente é diferente de um contrato enviado diretamente a um destinatário conhecido, e as configurações relacionadas às opções de autenticação e de email podem estar em conflito.
Os clientes que habilitaram a opção Usuários em vários grupos podem achar útil criar um novo grupo com configurações personalizadas para a experiência de formulário web (por exemplo, formulários web internos que exigem uma autenticação menos rigorosa).
Em termos de controles que influenciam diretamente os formulários web, há várias opções de configuração:
Marcar isso expõe a opção Publicar um formulário web na página Inicial, permitindo que os usuários criem formulários conforme necessário.
Quando ativado, os endereços de email podem ser adicionados como cópias de carbono (CC) no formulário web. Caso contrário, a opção Adicionar CC é removida do processo de criação.
Quando ativado, um link para Fazer download do PDF é exposto nas Opções do formulário web, permitindo que o destinatário faça download do formulário web em branco como um arquivo PDF.
Os formulários web exigem que cada participante forneça seu endereço de email para que a ação de assinatura possa ser atribuída e validada explicitamente.
A configuração Exigir um endereço de email no bloco de assinatura determina quando o email é coletado, nos campos do próprio formulário web ou em uma sobreposição após o processo de assinatura.
Quando a configuração está ativada, um campo Endereço de email se torna obrigatório para cada signatário nos limites do documento. Este campo pode ser um campo de Email posicionado individualmente ou o campo de email incorporado incluído quando um Bloco de assinatura é posicionado.
O sistema posiciona automaticamente um Bloco de assinatura na parte inferior da última página para cada destinatário que não tem um campo de Email no documento.
Quando a configuração está desativada, o formulário web não exige a presença de um campo de email dentro dos limites do formulário. Após confirmar a assinatura, o destinatário é solicitado a fornecer um endereço de email por meio de uma interface de sobreposição.
Em todos os casos, um endereço de email deve ser coletado para cada participante
Quando Exigir que o signatário verifique o endereço de email está ativada, o destinatário é solicitado a verificar sua assinatura antes que o participante termine de assinar.
O participante é informado da exigência de verificação de assinatura através de um link enviado por email:
O relatório de auditoria exibe claramente que o email foi verificado:
Quando Exigir que o signatário verifique o endereço de email estiver desativada, o participante não precisará verificar seu email para concluir o processo de assinatura. O contrato passa para o status concluído ou avança para o próximo participante.
O relatório de auditoria dos endereços de email não verificados indica que a verificação foi dispensada:
Assinaturas não verificadas estão sujeitas a rejeição.
Se você desativar a verificação de email para o participante e precisar de uma assinatura juridicamente vinculativa, certifique-se de usar algum método de autenticação que identifique um usuário único (por exemplo: KBA).
Se participantes adicionais forem incluídos pelo primeiro signatário, a verificação de email deverá ser concluída antes que o segundo participante seja notificado (independentemente dessa configuração).
Quando Permitir participantes adicionais está ativada, a interface do formulário web expõe um link Adicionar participante que insere um registro de participante adicional por clique (até um máximo de 25 participantes adicionais).
Quando Permitir participantes adicionais está desativada, a interface não permite adicionar participantes e os formulários web permitem apenas um signatário externo.
Perguntas frequentes e problemas conhecidos
Apenas quando o formulário da Web estiver no status Rascunho.
Depois que um formulário da Web é criado, o seu nome não pode ser atualizado.
O criador de formulários da Web sempre recebe o contrato concluído (a menos que as configurações estejam em vigor para suprimir a notificação).
Se outra parte precisar ser notificada quando o contrato do formulário da Web for assinado, o campo CC pode ser usado para garantir que a parte seja incluída automaticamente.
Depois que o formulário web é publicado, os autenticadores só podem ser editados na página Gerenciar.
Somente os endereços de email podem ser editados. O número de autenticadores não pode ser alterado.
Se o criador do formulário web tiver sido adicionado aos autenticadores do formulário web, esse usuário não poderá ser editado
Sim.
Depois que o formulário da Web for criado, será possível editar as partes em CC na página Gerenciar.
Sim.
Os modelos na biblioteca do Acrobat Sign podem ser usados como base para um formulário web, anexando-os pelo link Adicionar arquivos.
Os campos de Assinatura digital não são compatíveis atualmente com formulários web.
Tentar salvar um formulário web com uma assinatura digital acionará uma mensagem de erro identificando tipos de campo não compatíveis.
Sim.
Instruções para desativar o processo de verificação de email podem ser encontradas na seção Configuração.
Desativar a verificação de email não remove o requisito para o signatário fornecer um endereço de email.
Se você desativar a autenticação por email da assinatura e precisar de uma assinatura juridicamente vinculativa, certifique-se de usar alguma forma de autenticação que identifique um usuário único (por exemplo: KBA ou senha).
Sim.
O URL de um formulário da Web é apenas um URL como qualquer outro.
Adicionar o URL a um formulário da Web como um hiperlink não vincula logicamente qualquer contrato gerado pelo formulário da Web ao contrato de origem.
Os dados coletados em um formulário web estão contidos na ID de transação do contrato. Os dados não são preenchidos em nenhum outro lugar no sistema do Acrobat Sign e, se o contrato for completamente excluído, os dados também serão excluídos.
Os relatórios nos formulários web extraem o conteúdo do(s) contrato(s) para preencher os relatórios, mas não salvam os dados em novos locais.
A seção Atividade do modelo de formulário web pai registra os principais eventos, como Criação, Ativar/Desativar e substituição de participantes
Simplifique seu trabalho com o Acrobat Sign
Gerencie e assine documentos online de forma rápida e fácil.
