設定資料控管,自動從 Adobe Sign 系統刪除已完成的合約


資料控管/保留概覽

Adobe Sign 預設只要帳戶有效,就會安全地在服務上保留所有客戶文件。

在客戶採取行動明確刪除合約前,交易資訊會保留在系統中。

  • Adobe Sign 服務符合數項資料安全性和可用性的業界標準,例如 PCI DSS 3.0、HIPAA、SOC 2 Type II 和 ISO 27001。
註解:

客戶的 Adobe Sign 授權到期或終止之時,Adobe 即無義務保留客戶合約、稽核報告或客戶資料。

然而,若 Adobe 確實有保留上述資料,將會根據客戶具備有效 Adobe Sign 授權期間所定義的任何保留原則予以刪除。

如果客戶希望能在自有的系統上儲存合約記錄,並從 Adobe Sign 系統刪除原始文件,可定義「保留原則」以指定 Adobe Sign 保留交易的時間,並在效期過後自動從 Adobe Sign 刪除合約 (且可選擇刪除支援的稽核/個人資料)。

保留規則由帳戶層級管理員在「管理」選單的「資料治理」區段所定義。

  • 群組層級管理員沒有建立或停用保留規則的權限
  • 帳戶中的所有群組會承襲帳戶層級設定當作預設值
    • 如果群組會與帳戶層級設定不同,必須個別設定群組
    • 群組層級設定一律會覆寫帳戶層級設定
導覽至「資料控管」

文件/檔案/附件、合約與交易的差異

  • 文件/檔案/附件是上傳至 Adobe Sign 系統的所有個別檔案。合約的構成內容。
  • 合約是 Adobe Sign 以上傳的檔案建立,及收件者填寫及/或簽署的客戶導向物件。「合約」一詞用來定義取得簽名過程中的物件及產生的最終 PDF。
  • 交易涵蓋合約及合約所產生/為合約產生的所有相關記錄和文件。(如稽核報告、驗證結果、欄位層級資料 .csv 頁面)

 

規則與規則 ID 的比較

規則一詞 (在本文的脈絡中) 說明規定的程序。在此情況下,是控管從 Adobe Sign 系統刪除合約時機的程序。這是用來稱呼將變數條件 (刪除合約時機) 套用至其他物件 (此情況下為合約) 之概念的總稱。

規則 ID 一詞是用來說明特定設定的規則。建立規則後,系統會指派專屬 ID 編號 (也就是規則 ID),與其他規則區別。設定的規則 ID 是與合約相關的常值物件

 

合約結束狀態

合約達到「結束狀態」時會觸發保留規則。

合約沒有收件者可進一步採取以完成的動作時,即達到結束狀態。  有三種結束狀態:

  • 已完成 - 合約所有收件者成功完成所有程序即達成。
  • 已捨棄 - 捨棄的合約是藉由特定動作終止。此動作可能來自下列任一來源:
    • 傳送者取消
    • 收件者拒絕
    • 因收件者驗證失敗而失敗
    • 因系統錯誤而失敗
  • 已過期 - 因在設定的時段內未採取動作而過期的合約。


運作方式

合約進入結束狀態時:

  • Adobe Sign 會確認建立合約之使用者的群組層級保留規則 (合約即將結束時使用者所在的目前群組)。
    • 如果目前沒有套用群組層級規則,就會使用帳戶層級規則
    • 如果也未設定帳戶層級規則,就不會設定保留規則,合約也不會有刪除日期

 

如果將保留規則套用於合約:

  • 系統會根據規則參數排定刪除合約
  • 套用之規則的規則 ID 會與交易相關聯,確保刪除時遵守正確規則

 

結束的合約會等到指定刪除日期。

  • 刪除前天數為常值。 
    • 例如:設定 14 天,刪除動作會在合約結束後剛好 14 天 (精準至秒) 觸發

 

到了刪除時間時,Adobe Sign 會確認規則 ID,判斷規則是否「停用」

  • 如果規則「停用」,則不會採取動作
  • 如果規則未「停用」,就會刪除合約
    • 如果啟用刪除稽核報告和個人資訊 (PII) 的選項,也會根據為這些文件定義的時段進行相同程序
      • 使用「政府核發證件」驗證方法的帳戶會刪除屬於 PII 的簽署者身分報告 (若已收集)


配置

在帳戶層級設定保留規則

先設定帳戶層級保留 (若有)。

所有群組會自動承襲帳戶層級設定,因此如果您要將一個原則套用至所有群組,可透過以下方式達到該目標:

  • 導覽至「帳戶 > 帳戶設定 > 資料控管」
  • 按一下加號圖示
建立規則

「建立保留規則」覆蓋會顯示:

  • 設定應在合約變成結束狀態後保留的天數
    • 最少 1 天
    • 最多 5475 天 (15 年)
  • 選擇性設定合約稽核記錄及合約相關人員相關個人資訊的保留期間
    • 稽核和 PII 應至少與合約的保留期間相同,或甚至更長
    • 如果未啟用此選項,稽核記錄和 PII 會保留至以其他方法 (如 GDPR 刪除) 刪除時
建立保留規則

第一個規則 (堆疊最上方,沒有「結束日期」) 為目前套用的規則。  一次只能針對一個群組套用一個規則。

如果建立新規則:

  • 新規則會變成目前套用的規則
    • 新規則會插入清單的最上方,並有建立規則的「開始日期」,但沒有「結束日期」
  • 如果建立新規則時,正在套用先前已有的規則:
    • 先前已有的規則會不再套用於新結束合約
    • 先前已有的規則會移往清單下方,就在新 (目前) 規則正下方
    • 先前已有的規則會自動採用與新 (目前) 規則「開始日期」一致的「結束日期」
新規則


在群組層級設定保留規則

設定群組層級保留規則,就會為目前群組中使用者覆寫承襲的帳戶層級規則。

如果使用者在具進行中合約的群組間移動,則在新群組時,該群組的保留規則會套用至進入結束狀態的所有合約。

若刪除前未停用規則,將建立使用者移往新群組已套用保留規則的結束合約,會遵守套用規則的刪除日期。

 

注意上述事項,設定群組層級保留規則只有兩種不同方式:

若要存取群組的資料控管索引標籤:

  • 導覽至:「帳戶 > 群組」
  • 按一下您要編輯的群組
  • 選取「群組設定」
導覽至群組設定

 

  • 從左側邊欄中選取「資料控管」選項
    • 請注意,如果未套用群組層級保留規則,會有清楚指標說明正在使用帳戶層級規則
群組層級資料控管

  • 按一下加號圖示建立新規則 (如同使用帳戶層級介面)
註解:

在群組中建立規則後,即可在帳戶層級「資料控管」索引標籤存取這些群組層級保留規則:

  • 導覽至「帳戶 > 帳戶設定 > 資料控管」
  • 按一下「具保留規則的群組」索引標籤
  • 按一下您要編輯的群組名稱
  • 選取「檢視群組保留規則」,群組層級「資料控管」頁面隨即開啟
透過帳戶層級資料控管存取群組設定

設定群組層級規則時,可使用額外的「為此群組保留所有合約」選項。

此選項可讓群組覆寫帳戶層級保留規則,並無限期保留所有合約 (針對群組中的使用者)。

保留所有合約


保留規則狀態

已啟用 – 仍對套用規則時進入結束狀態之合約有效的規則

  • 目前套用的規則一律在清單最上方,且沒有「結束日期」

已停用 – 不再套用「已停用」規則。  如果合約在已停用規則中進入結束狀態,就不會在目標刪除日遭刪除

  • 「已停用」規則會呈現灰色
  • 「已停用」規則可能無法再重新啟用

已過期「已過期」規則沒有待刪除的結束合約

  • 例如:如果有 14 天規則,結束日期為 3 月 10 日,則規則會在 3 月 24 日結束時過期,因規則涵蓋的所有合約均已遭刪除

舊版 - 有舊版後端設定所控管保留原則的客戶,會看到反映該原則為「舊版」保留原則。

  • 在舊版規則下已排定刪除的合約 (在設定新規則前),會遵守舊版規則的刪除時間
規則狀態


依狀態篩選規則

可按一下表格右上角的「漢堡」圖示,篩選保留規則清單。

這組選項可讓您篩選:

  • 所有規則 – 預設值
  • 僅限「已啟用」規則
  • 僅限「已停用」規則
  • 僅限「已過期」規則

您也可選擇每頁傳回 15、30 或 50 筆記錄。

規則篩選器


停用規則

注意:

停用規則無法復原。

停用規則會導致所有使用該規則的剩餘合約不再有要遵守的刪除日期。

這些合約就必須使用 GDPR 工具刪除。

若要停用規則:

  • 選取規則
  • 按一下「停用」連結
停用規則


已刪除的群組

系統會根據群組層級設定保留 (在帳戶層級設定明確設定或承襲)。

未來稽核已套用的保留規則需有保留的規則記錄。

因此,不會完全刪除群組 ID,而是保留必要設定,並可透過帳戶層級管理員的群組存取權限檢視/編輯。

按一下「漢堡」圖示並選取「僅顯示已刪除的群組」,即可在「群組」頁面上顯示已刪除的群組

顯示已刪除的群組

按一下要編輯的群組,然後按一下「群組設定」連結。

  • 群組有效時能以相同方式建立和停用規則
已刪除的群組


API 型刪除動作

可啟用依需求保留,其中的客戶管理員可以選擇使用 Adobe Sign API 來個別移除文件。

聯絡支援團隊以啟用此選項。


注意事項

  • 合約進入結束狀態時,只能套用一個規則。
    • 啟用多個規則,因只要有合約有目標刪除日期 (根據規則範圍),規則即可保持啟用
  • 無法重新啟用已停用的規則。停用為永久
  • 保留規則是在合約進入結束狀態,而非建立合約時套用
  • 保留規則是根據合約進入結束狀態時建立使用者當時所在群組而套用
  • 合約在等待時間中進入結束狀態後,您就無法編輯套用至合約的保留規則
    • 您可以停用規則,防止合約遭刪除,但這無法防止刪除所有已採用規則且尚未刪除的合約
  • 您可以查看合約的稽核報告,並比較合約完成日期和多個保留規則的日期範圍,決定要將哪個規則套用至合約
  • 最多可設定 5475 天保留期間
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