設定資料控管，自動從 Adobe Acrobat Sign 系統刪除已完成的合約

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上次更新時間 2022年4月6日

資料控管/保留概述

Adobe Acrobat Sign 預設只要帳戶有效，就會在服務上安全地保留所有客戶文件。

在客戶採取行動明確地刪除合約前，交易資訊會保留在系統中。

Acrobat Sign 服務符合數項資料安全性和可用性的業界標準，例如 PCI DSS 3.0、HIPAA、SOC 2 Type II 和 ISO 27001。

註解：

客戶的 Acrobat Sign 授權到期或終止之時，Adobe 即無義務保留客戶合約、稽核報告或其他客戶資料。

然而，若 Adobe 確實有保留上述資料，將會根據客戶具備有效 Acrobat Sign 授權期間所定義的任何保留原則予以刪除。

如果客戶希望能在自有的系統上儲存合約記錄，並從 Acrobat Sign 系統刪除原始文件，可定義「保留原則」以指定 Acrobat Sign 保留交易的時間，並在效期過後自動從 Acrobat Sign 刪除合約 (且可選擇刪除支援的稽核/個人資料)。

保留規則由帳戶層級管理員在「管理」選單的「資料治理」區段所定義。

文件/檔案/附件、合約與交易的比較

規則與規則 ID 的比較

規則一詞 (在本文的脈絡中) 說明規定的程序。在此情況下，是控管從 Acrobat Sign 系統刪除合約時機的程序。這是用來稱呼將變數條件 (刪除合約時機) 套用至其他物件 (此情況下為合約) 之概念的總稱。

規則 ID 一詞是用來說明特定設定的規則。建立規則後，系統會指派專屬 ID 編號 (也就是規則 ID)，與其他規則區別。設定的規則 ID 是與合約相關的常值物件

合約結束狀態

合約達到「結束狀態」時會觸發保留規則。

合約沒有收件者可進一步採取以完成的動作時，即達到結束狀態。有三種結束狀態：

已完成 - 合約所有收件者成功完成所有程序即達成。
已捨棄 - 捨棄的合約是藉由特定動作終止。此動作可能來自下列任一來源：
- 傳送者取消
- 收件者拒絕
- 因收件者驗證失敗而失敗
- 因系統錯誤而失敗
已過期 - 因在設定的時段內未採取動作而過期的合約。

合約進入結束狀態時：

Acrobat Sign 會確認建立合約之使用者的群組層級保留規則 (合約即將結束時使用者所在的目前群組)
- 如果目前沒有套用群組層級規則，就會使用帳戶層級規則
- 如果也未設定帳戶層級規則，就不會設定保留規則，合約也不會有刪除日期
  - 合約結束時沒有刪除日期，仍可透過 GDPR 工具刪除

如果將保留規則套用於合約：

結束的合約會等到指定刪除日期。

到了刪除時間時，Acrobat Sign 會確認規則 ID，判斷規則是否「停用」

如果規則「停用」，則不會採取動作
如果規則未「停用」，就會刪除合約
- 如果啟用刪除稽核報告和個人資訊 (PII) 的選項，也會根據為這些文件定義的時段進行相同程序
  - 使用「政府核發證件」驗證方法的帳戶會刪除屬於 PII 的簽署者身分報告 (若已收集)

先設定帳戶層級保留 (若有)。

所有群組會自動承襲帳戶層級設定，因此如果您要將一個原則套用至所有群組，可透過以下方式達到該目標：

「建立保留規則」覆蓋會顯示：

設定應在合約變成結束狀態後保留的天數
- 最少 1 天
- 最多 5475 天 (15 年)
選擇性設定合約稽核記錄及合約相關人員相關個人資訊的保留期間
- 稽核和 PII 應至少與合約的保留期間相同，或甚至更長
- 如果未啟用此選項，稽核記錄和 PII 會保留至以其他方法 (如 GDPR 刪除) 刪除時

第一個規則 (堆疊最上方，沒有「結束日期」) 為目前套用的規則。一次只能針對一個群組套用一個規則。

如果建立新規則：

新規則會變成目前套用的規則
- 新規則會插入清單的最上方，並有建立規則的「開始日期」，但沒有「結束日期」
如果建立新規則時，正在套用先前已有的規則：
- 先前已有的規則會不再套用於新結束合約
- 先前已有的規則會移往清單下方，就在新 (目前) 規則正下方
- 先前已有的規則會自動採用與新 (目前) 規則「開始日期」一致的「結束日期」