Ein Webformular erstellen

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Webformular erstellen

Sie können ein signierbares Webformular erstellen, das auf Ihrer Website eingebettet (oder als Link versendet) werden kann, sodass mehrere Personen problemlos auf Ihr Dokument zugreifen und es unterzeichnen können. Besonders praktisch sind Widgets, wenn Sie Formulare zur Signatur auf Ihrer Website veröffentlichen möchten.

Jeder Unterzeichner füllt das Formular einzeln aus und jede spezifische Transaktion wird auf der Registerkarte „Verwalten“ als separater Vertrag verzeichnet.

Sie können für ein Webformular auch dauerhaft zuständige Gegenzeichner einrichten. Diese Personen unterzeichnen das Formular stets, nachdem eine Person ein Webformular aufgerufen, ausgefüllt und signiert hat.

  1. Klicken Sie auf der Startseite auf Webformular erstellen.

    Webformulare erstellen

  2. Geben Sie auf der nächsten Seite den Namen des Webformulars ein.

    • Der Name eines Webformulars kann nicht bearbeitet werden. Stellen Sie daher sicher, dass Sie den Namen korrekt eingeben.
    • Wenn Sie eine Datei hinzufügen, ohne den Namen des Webformulars festzulegen, übernimmt das Webformular den Namen der Datei.

  3. Konfigurieren Sie die Empfängerdaten für das Webformular:

    • Webformular – Rolle des Empfängers:
      • Unterzeichner: Unterzeichner müssen allen weiteren erforderlichen Feldern zusätzlich eine Signatur hinzufügen.
      • Genehmiger: Genehmiger können Felder ausfüllen, müssen jedoch keine Signatur hinzufügen.
      • Empfänger: Annehmende können, ebenso wie Genehmiger, Feldinhalte hinzufügen, sind jedoch nicht verpflichtet, eine Signatur hinzuzufügen.
      • Ausfüllender: Ausfüllende können nur Felder ausfüllen, zu denen ihnen unter Umständen keine Signaturfelder angezeigt werden.
    • Webformular-Authentifizierung:
      • Keine: Bei dieser Option wird die E-Mail-Verifizierung erst durchgeführt, nachdem das Webformular gesendet wurde.
      • Kennwort: Bei der Option „Kennwort“ muss der Empfänger ein Kennwort eingeben, bevor er das Dokument anzeigen kann.
      • Social: Die Empfänger müssen sich über eine von mehreren Social Sites authentifizieren, bevor sie das Dokument anzeigen können.
      • Knowledgebased Authentication (KBA): KBA kann als Authentifizierungsmethode aktiviert werden, wenn Ihr Konto für unbegrenzte KBA-Transaktionen konfiguriert ist. Beachten Sie, dass KBA nur in den USA gültig ist.
      • Personalausweis: Verwenden Sie einen amtlichen Ausweis, der mit einem Echtzeit-Selfie verglichen wird.
    set_recipient_values

  4. Wenn Ihr Webformular gegengezeichnet werden soll:

    • Geben Sie im Bereich für Gegenzeichner die E-Mail-Adressen der Parteien ein, die die Vereinbarung gegenzeichnen oder genehmigen sollen:
      • Sie können sich selbst (den Ersteller des Webformulars) einschließen, indem Sie rechts auf den Link Mich hinzufügen klicken.
      • Konfigurieren Sie die gewünschte Rolle für jeden Unterzeichner. Alle vom Administrator aktivierten Rollen sind verfügbar.
      • Definieren Sie die richtige Authentifizierungsmethode für jeden Gegenzeichner.
      • Alle definierten Gegenzeichner müssen ihre Signatur/Genehmigung in der Reihenfolge abschließen, in der Sie sie auflisten, damit die Vereinbarung abgeschlossen ist.

    Hinweis:

    Beachten Sie, dass Gegenzeichner immer die letzten Unterzeichner sind. Der Prozess beginnt immer mit der Person, die das Webformular aufruft.

  5. Ziehen Sie die Dateien, die Sie als Basis für das Webformular verwenden möchten, per Drag & Drop in den Bereich Dateien oder klicken Sie auf Dateien hinzufügen und navigieren Sie über ein beliebiges vernetztes Laufwerk oder einen integrierten Dateispeicher zu dem Dokument.

  6. Konfigurieren Sie die Optionen.

    • Kennwortschutz: Wenn Sie ein Kennwort festlegen möchten, mit dem die durch die Webformular-Unterzeichnung erstellte finale PDF geöffnet werden kann, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.  Sie werden zur Eingabe des Kennworts aufgefordert.
    • Empfängersprache: Diese Einstellung bestimmt die Sprache, die für Anweisungen auf dem Bildschirm sowie die E-Mail-Benachrichtigungen in Bezug auf das Webformular verwendet werden soll.

  7. Wählen Sie die Option Felder „Vorschau“ und „Unterschrift hinzufügen“ und klicken Sie auf Weiter.

    configure_the_webform

  8. Die Seite wird aktualisiert und zeigt die hochgeladenen Dateien in der Authoring-Umgebung an.

    Ziehen Sie die benötigten Felder nach Bedarf von der rechten Seite auf das Dokument.

    Fügen Sie für jeden Unterzeichner (für den Unterzeichner selbst und alle Gegenzeichner) mindestens ein Signaturfeld ein.

  9. Nachdem alle Felder platziert wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern in der rechten unteren Ecke.

    place_fields

  10. Sie befinden sich nun auf der Seite, die nach Erstellung des Webformulars angezeigt wird. Hier finden Sie die URL für das Webformular sowie den iframe-/JavaScript-Code, mit dem Sie das Webformular einbetten können.

    Sie können das Webformular auch testweise signieren.

    post_creation_page


URL-Parameter zum Ausfüllen von Webformularfeldern verwenden

Wenn Sie Werte in ein Webformularfeld einfügen möchten, gibt es zwei Dinge zu beachten:

  • Wie zu kennzeichnen ist, dass ein Feld für URL-Parameter verfügbar ist
  • Wie die einzufügenden URL-Parameter aufzubauen sind

 

Wie zu kennzeichnen ist, dass ein Feld für URL-Parameter verfügbar ist

So machen Sie ein Feld für URL-Parameter verfügbar:

  1. Erstellen oder bearbeiten Sie ein Webformular so, dass es Zugriff auf die Felder hat.

  2. Fügen Sie das Textfeld hinzu, das Sie über die URL ausfüllen möchten.

    •  Nur Textfelder können Werte akzeptieren.

  3. Öffnen Sie die Eigenschaften des Felds durch einen Doppelklick darauf.

  4. Geben Sie dem Feld einen bedeutungsvollen Namen. Der Feldname ist der erste verwendete Teil des Parameters, also gilt in der Regel: je kürzer, desto besser.

  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Standardwert stammt unter Umständen aus URL.

    • Aktivieren Sie optional das Kontrollkästchen Schreibgeschützt, wenn der Wert nicht bearbeitbar sein soll.

  6. Klicken Sie auf OK, um die Parameter zu speichern.

  7. Wiederholen Sie den Vorgang für alle Felder, die einen Parameter aus der URL akzeptieren sollen.

  8. Klicken Sie auf Speichern, um das Webformular zu speichern.

URL

In diesem Beispiel werden zwei durch die URL befüllte Felder erstellt:

  • Branch_Office: ein Feld, das die Zeichenfolge für die Zweigstelle akzeptiert (siehe oben)
  • Emp_ID: ein Feld, das die Mitarbeiter-ID akzeptiert

 

Wie die einzufügenden URL-Parameter aufzubauen sind

Nachfolgend finden Sie einen einfachen Weg, die URL aufzubauen:

  1. Kopieren Sie die URL vom Webformular.  Die einfachste Möglichkeit hierfür ist:

    • Bearbeiten Sie das Webformular auf der Seite „Verwalten“.
    • Klicken Sie auf den Link Webformular-URL kopieren.
    URL

    Webformular-URLs sind sehr lang, also wird hier als Beispiel eine gekürzte URL verwendet (Ihre wird anders aussehen):

    Beispiel-URL:

    https://secure.na1.echosign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*

  2. Fügen Sie die Webformular-URL in einen Texteditor ein (z. B. in Notepad).

  3. Fügen Sie Ihre Parameter hinzu.  

    • Der Beginn der Parameter wird durch das Hinzufügen eines Raute-Symbols (Pfund, #) am Ende der Webformular-URL gekennzeichnet.
    • Fügen Sie dann die Parameter im Format {field_name}={value} hinzu.

    Beispiel-URL mit einem Parameter

    https://secure.na1.echosign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch_Office=San Jose #621

    • Mehrere Werte werden durch das Einfügen eines Ampersands (&) zwischen den Feldwerten hinzugefügt.

    Beispiel für URL mit zwei Parametern

    https://secure.na1.echosign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch_Office=San Jose #621&Emp_ID=429939

  4. Nachdem alle „Feld=Wert“-Paare zur URL hinzugefügt wurden, kopieren Sie die vollständige Zeichenfolge und fügen Sie sie in Ihren Browser ein.

    Das Webformular wird mit befüllten Feldern gerendert:

    URL

Eigenschaften und Beschränkungen

  • Sie verwenden das Raute-Symbol nur einmal, um den Beginn des/der Parameter(s) zu kennzeichnen.
    • Die Verwendung eines folgenden Raute-Zeichens in einem Wert wirkt sich nicht negativ auf das Ergebnis aus.
  • Die Verwendung von Leerzeichen in Werten ist akzeptabel.
  • Die Verwendung von Leerzeichen im Feldnamen ist nur zulässig, wenn Sie explizit %20 als Leerzeichen in die URL einfügen.
    • Folgendes funktioniert: https://secure.na1.echosign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch%20Office=San Jose #621
    • Folgendes funktioniert nicht: https://secure.na1.echosign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch Office=San Jose #621
    • Es empfiehlt sich im Allgemeinen, in Feldnamen statt Leerzeichen Unterstriche zu verwenden. Dies spart Ihnen am Ende Zeit.
  • Zwischen dem Feldnamen, dem Gleichheitszeichen und dem Anfang des Werts ist kein Leerzeichen zulässig (Feldname=Wert).
  • Es darf kein Leerzeichen zu beiden Seiten des Ampersands stehen, wenn Sie über mehrere Werte verfügen.
  • Es gibt keine Einschränkung (abgesehen vielleicht von Längenbeschränkungen für die URL) für die Anzahl von Feldern, die über URL-Parameter ihren Wert erhalten können.
  • Berechnete Textfelder können nicht außer Kraft gesetzt werden und verfügen nicht über das in den Feldeigenschaften angezeigte Kontrollkästchen.
  • URL-Parameter sind mit authentifizierten Webformularen nicht kompatibel. Aufgrund der Verwendung von URL-Hash-Fragmenten werden die URL-Parameter nicht an den Client zurückgegeben, nachdem die Authentifizierung abgeschlossen wurde, wenn ein Webformular mit einem Kennwort oder anderen Authentifizierungsmethode geschützt ist (der Server sieht diesen Teil der URL nie).

 

Fehlerbehandlung

  • Alle URL-Parameter, die nicht genau einem Formfeldnamen entsprechen, werden ignoriert.
  • Alle URL-Parameter, die versuchen, einem Feld einen Wert zuzuweisen, das kein Textfeld oder ein Textfeld ohne ausgewähltes Kontrollkästchen Standardwert stammt unter Umständen aus URL ist, werden ignoriert.


Webformular deaktivieren

Wenn Sie ein Webformular deaktivieren, ist es nicht mehr für Unterzeichner zugänglich, wird aber noch in Ihrem Konto angezeigt. Sie können das Webformular jederzeit wieder aktivieren.

So deaktivieren Sie ein Webformular:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Verwalten.

  2. Wählen Sie den Webformularfilter aus.

  3. Klicken Sie auf das Webformular, das Sie deaktivieren möchten.

  4. Klicken Sie auf Deaktivieren.

    • Ein Optionsfenster wird angezeigt.
    Deaktivieren

  5. Wählen Sie aus, was geschehen soll, wenn ein Benutzer auf die URL des Webformulars zugreift.

    • Unterzeichner auf eine andere Webseite umleiten: Sie können die Unterzeichner auf eine andere Webseite umleiten, z. B. auf eine aktuelle Version des Webformulars.
    • Benutzerdefinierte Nachricht an Unterzeichner eingeben: Sie können eine Nachricht eingeben, die anstelle des Webformulars angezeigt wird.
      • Sie können Hyperlinks zur Nachricht hinzufügen, indem Sie sie in Klammern einfügen [ ].
      • Sie können Beschriftungen hinzufügen, indem Sie das Symbol | (Pipe-Symbol) hinter der URL verwenden.

    Beispiel: [https://www.sign.adobe.com/ | Adobe Sign] wird als Adobe Sign angezeigt.

  6. Klicken Sie auf Deaktivieren.

    • Es wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt.
    • Der Status ändert sich.
    • Die Umleitungsmethode wird unter dem Status eingefügt.
    • Die Bearbeitungsfunktion des Webformulars wird entfernt.


Webformular aktivieren

Deaktivierte Webformulare können jederzeit erneut aktiviert und verwendet werden.

 

So aktivieren Sie ein deaktiviertes Webformular:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Verwalten.

  2. Wählen Sie den Webformularfilter aus.

  3. Klicken Sie auf das Webformular, das Sie aktivieren möchten.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktivieren.

    aktivieren

  5. Klicken Sie auf Aktivieren, wenn Sie dazu aufgefordert werden.


Webformular ausblenden

Wenn Sie ein Webformular aus der Seitenansicht „Verwalten“ entfernen möchten, können Sie es ausblenden.

Wenn Sie ein Webformular ausblenden, wird es nur in Ihrer Ansicht ausgeblendet. Alle anderen Benutzer, die Zugriff haben (über die Freigabe), können es weiterhin sehen.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Verwalten und blättern Sie nach unten zum Bereich Webformular.

  2. Wählen Sie den Webformularfilter aus.

  3. Klicken Sie auf das Webformular, das Sie ausblenden möchten.

  4. Klicken Sie in den Optionen auf der rechten Leiste auf den Link Ausblenden.

    • Wenn das Webformular noch aktiv ist, wird Ihnen eine entsprechende Warnung angezeigt, die Sie darauf hinweist, dass das Webformular noch von Unterzeichnern signiert werden kann.
    Ausbl.

    Vorsicht:

    Wenn Sie das Webformular nicht deaktivieren, bevor es ausgeblendet wird, können die Benutzer weiterhin darauf zugreifen und es signieren.


Benutzerzugriff auf Webformulare aktivieren/deaktivieren

Webformulare können auf Konto- oder Gruppenebene aktiviert oder deaktiviert werden. Navigieren Sie hierzu zu Konto > Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Webformulare.

enable_web_forms

Webformular löschen

Wenn Sie ein Webformular löschen, wird es vollständig aus Ihrem Konto entfernt.

Klicken Sie zum Löschen eines Webformulars auf die Registerkarte „Verwalten“, blättern Sie nach unten zum Bereich „Webformular“ und klicken Sie auf das betreffende Webformular, um es auszuwählen (Hinweis: Klicken Sie nicht auf den Link „Code abrufen“). Klicken Sie dann oben rechts in dem kleinen Informationsfenster auf die Schaltfläche Löschen.

Falls das Webformular bereits deaktiviert ist, werden Sie aufgefordert, den Löschvorgang durch Klicken auf die Schaltfläche Löschen zu bestätigen.
Wenn das Webformular noch aktiv ist, wird Ihnen eine entsprechende Warnung angezeigt, die Sie darauf hinweist, dass das Webformular noch von Unterzeichnern signiert werden kann.


Konfigurationsoptionen

Webformulare haben vier optionale Konfigurationen:

  • CC in Webformularen zulassen:
    • Wenn diese Option aktiviert ist, können E-Mail-Adressen in CC zum Webformular hinzugefügt werden. Andernfalls wird die Option zum Hinzufügen von CC-Adressen aus dem Erstellungsprozess entfernt.
  • PDF-Vorschau von Webformularen zulassen:
    • Wenn diese Option aktiviert ist, wird ein PDF-Link im Webformular angezeigt, sodass der Empfänger das Webformular als PDF anzeigen kann.
      • Beachten Sie, dass es sich bei der PDF-Datei um ein Dokument handelt, das der Empfänger auf seinem lokalen System speichern kann.
  • E-Mail-Adresse im Signaturblock des Webformulars erforderlich:
    • Ist diese Option aktiviert, ist für jeden Unterzeichner in diesem Dokument ein Feld für die E-Mail-Adresse erforderlich.
      • Adobe Sign fügt automatisch einen Signaturblock für alle Empfänger ein, für die kein E-Mail-Feld im Dokument vorgesehen ist.
    • Bei einem Fehler wird der Empfänger auf einem Interstitial um Eingabe einer E-Mail-Adresse gebeten.
  • Bestätigen der E-Mail-Adresse für Unterzeichner erforderlich machen:
    • Ist diese Option aktiviert, muss der Empfänger seine Signatur verifizieren, bevor die Vereinbarung abgeschlossen (signiert) wird.
    • Ist diese Option deaktiviert, muss der Empfänger seine Signatur nicht verifizieren und die Vereinbarung wird an den nächsten Empfänger weitergeleitet bzw. abgeschlossen.
      • Nicht verifizierte Signaturen werden nicht anerkannt.

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