Serviceaccounts zijn een middel waarmee gebruikers in een account op bedrijfsniveau overeenkomsten kunnen verzenden onder autoriteit van een gebruikers-ID die expliciet voor dat doel is gegenereerd (versus het gebruik van hun persoonlijke gebruikers-ID).

U kunt bijvoorbeeld een serviceaccount maken voor het verzenden van juridische documenten. Het profiel van de gebruiker kan worden ontworpen om een functionele naam en e-mailadres te verstrekken die de juridische afdeling identificeert en niet een individuele afzender. Alle gebruikers die bijvoorbeeld NDA-overeenkomsten moeten verzenden, kunnen overschakelen naar het juridische serviceaccount en onder dat profiel verzenden, waardoor de transactie een consistentere en meer gezaghebbende uitstraling krijgt. Bovendien kunnen overeenkomsten van specifieke aard worden beperkt tot de groep van het serviceaccount, waardoor alle overeenkomsten van een functioneel type worden beperkt tot die ene gebruiker in plaats van te worden verspreid over het hele gebruikersbestand.

Serviceaccounts zijn beschikbaar voor zakelijke klanten die geavanceerd delen hebben ingeschakeld en hun accounts beheren via Adobe Admin Console.

Opmerking:

Het onderstaande proces beschrijft het gebruik van serviceaccounts die door gebruikers handmatig worden geopend vanuit de Acrobat Sign-omgeving. Organisaties die de API willen inschakelen om namens een gecentraliseerde partij overeenkomsten te verzenden, raadplegen de technische accounts voor de API-documentatie.

Vereisten

Voor het inschakelen van een serviceaccount moet uw Acrobat Sign-account aan het volgende voldoen:

ETLA-service op bedrijfsniveau hebben
Gebruikers beheren op de Adobe Admin Console*
Geavanceerd delen van accounts moet ingeschakeld zijn met machtigingen voor verzenden.
- Gebruikers in meerdere groepen (sterk aanbevolen).

*Een opmerking over de Adobe Admin Console

De Adobe Admin Console biedt een kader voor gebruikersbeheer en licentietoewijzing. De meeste klanten hebben slechts één Admin Console.

Sommige klanten met complexe gebruikers-/licentievereisten kunnen echter meerdere Admin Consoles hebben, wat verwarrend kan zijn in een proces zoals het maken van een serviceaccount, waarbij soms één Admin Console het federatieve gebruikersbeheer regelt en een andere de Acrobat Sign-licenties beheert.

Als u weet dat u meerdere accounts hebt of er niet zeker van bent, lees dan het onderstaande:

De moeilijkheid met meerdere Admin Consoles is dat u in de juiste console moet zijn voor de acties die u probeert uit te voeren.

Bepalen of u meerdere Admin Consoles hebt:

1. Meld u aan bij Admin Console.

2. Klik in de rechterbovenhoek van de console op de naam van de organisatie.

Als u een vervolgkeuzemenu hebt met meerdere organisaties, hebt u meerdere Admin Consoles.

Vervolgkeuzemenu Admin Console-organisatie

Als u slechts één Admin Console hebt, worden in dezelfde organisatie gebruikers gemaakt en licenties verleend en hoeft u zich geen zorgen te maken over het wisselen tussen consoles.

Als u meerdere Admin Consoles hebt, neem dan even de tijd om te bepalen welke organisatie het maken van federatieve gebruikers beheert en welke de licentiebepaling voor Acrobat Sign beheert.

Bedrijven met meerdere Admin Consoles kunnen Acrobat Sign vanaf meer dan één systeem implementeren. U moet de Admin Console identificeren waar u het serviceaccount wilt instellen.

U moet elke organisatie inspecteren om te bepalen welke het serviceaccount moet bevatten.

Selecteer de organisatie.
Selecteer Producten in de bovenste rail met opties.
Zoek naar de Adobe Sign - Enterprise-productkaart

Voor het doel van dit document noemen we dit uw Licensing Admin Console. Dit is de organisatie waar uw serviceaccount wordt gemaakt en beheerd.

Organisaties die federatief gebruikersbeheer hebben, moeten de federatieve oplossing desynchroniseren om het serviceaccount buiten de federatieve omgeving te maken.

Daarvoor moet u elke organisatie inspecteren om te bepalen welke de domeinen beheert die de federatieve vertrouwensrelatie mogelijk maken. Meerdere Admin Consoles kunnen een domein vertrouwen, maar slechts één beheert het actief.

Organisatie selecteren
Selecteer instellingen in de bovenste rail met opties.
Selecteer Identiteit in de linkerrail met opties.
Als er mappen worden vermeld met het Type Federated ID en de Status Vertrouwd, klikt u op de rij waarin de map zich bevindt om de eigenaar van de organisatie weer te geven.

De eigenaarorganisatie is de juiste Admin Console om uw federatieve ID-synchronisatiebesturingselementen te manipuleren.

Er wordt een e-mail verstrekt voor de consolebeheerder als u momenteel geen toegang hebt.

Als het Type Federated ID en de Status Actief, klikt u op de Naam van de map om de mapinstellingen te openen.

Selecteer op de pagina Instellingen het tabblad Synchroniseren, waarmee de IDP-synchronisatiegegevens worden geopend.

Voor het doel van dit document wordt dit uw Federated Sync Admin Console genoemd.

Directory-instellingen - tabblad Synchroniseren

Opmerking:

Als u geen tabblad Synchroniseren ziet, heeft uw account mogelijk een Global Admin Console waartoe u geen toegang hebt.

U dient contact op te nemen met uw interne Adobe-beheerders om toegang te krijgen.

Organisaties die

de gebruikerssynchronisatietool (UST) gebruiken om gebruikers automatisch te synchroniseren tussen Adobe en hun Active Directory,
staan niet toe dat gebruikers handmatig worden toegevoegd of gemaakt in Acrobat Sign

moeten een uitzonderingengroep maken voor alle gebruikers-ID's van serviceaccounts. Alle gebruikers-ID's voor serviceaccounts moeten in deze uitzonderingengroep worden gemaakt om ervoor te zorgen dat ze niet worden gedeactiveerd en dat hun licentie niet wordt verwijderd door de automatische gebruikerssynchronisatie.

De uitzonderingengroep moet worden geconfigureerd als vrijgesteld van de synchronisatie binnen de UST-configuratie.

In gevallen waarin Adobe de UST host namens de organisatie van de klant, moet de klantbeheerder de groepsnaam mededelen aan zijn/haar succesmanager, technische accountmanager of accountvertegenwoordiger, zodat deze kan samenwerken met het Adobe Customer Solutions-team om ervoor te zorgen dat deze groep is vrijgesteld van de synchronisatie.

Overzicht

Het maken van een serviceaccount is een proces in meerdere stappen dat toegang op beheerdersniveau vereist tot de Adobe Acrobat Console en de beheerdersautoriteit op accountniveau in Acrobat Sign.

Het proces vereist dat de beheerder het volgende doet:

(Optioneel) Een nieuwe groep maken in het Acrobat Sign-systeem.
- Door het maken van een speciale groep voor het serviceaccount is een zeer strakke configuratie van de overeenkomsteigenschappen mogelijk die mogelijk te strikt zijn of verschillen van andere groepsconfiguraties.
Een nieuw serviceaccount maken in de Adobe Admin Console.
- Hiermee wordt een serviceaccount gemaakt waarnaar andere gebruikers kunnen overschakelen (via geavanceerde accountdeling) en overeenkomsten kunnen verzenden.
Het account van het serviceaccount delen met gebruikers en groepen die het serviceaccount mogen gebruiken.
- Als u het serviceaccount deelt met andere gebruikers en groepen, kunnen die gebruikers overschakelen naar het serviceaccount en nieuwe overeenkomsten genereren die onder dat gebruikers-ID-profiel worden verzonden.

Overweeg het genereren van een unieke groep in Acrobat Sign voor de toepassing

Door een serviceaccount aan een unieke groep toe te voegen kan de functie van het serviceaccount de verzend- en ondertekeningsparameters van de groep bepalen, evenals de beschikbare workflows, sjablonen en rapportagefuncties.

In het voorbeeld van een serviceaccount dat is ontworpen voor juridische transacties, kan de groep de standaardverificatievereiste, vervaldatum, automatische CC-partijen en PDF-bijlageregels definiëren, die waarschijnlijk niet geschikt zijn voor verkooptransacties.

Bovendien zorgt het beperken van specifieke bibliotheeksjablonen tot de groep van het serviceaccount ervoor dat alle overeenkomsten waarbij die sjabloon wordt gebruikt, alleen aan het serviceaccount zijn gekoppeld en niet over uw gebruikersbestand zijn verspreid.

Een discrete groep maken:

Meld u aan bij Acrobat Sign als beheerder op accountniveau.
Ga naar het tabblad Groepen in het beheerdersmenu.
Klik op het plusteken om een nieuwe groep te maken.
Voer een intuïtieve naam in voor de groep (bijv. de naam van de functie waarvoor het serviceaccount is gemaakt).
Sla de groep op.
(Optioneel) Open de nieuwe groep en configureer de standaardinstellingen die nodig zijn voor het type overeenkomsten dat wordt verzonden.
1. Selecteer de nieuwe groep in de lijst met groepen om de actiebalk boven aan de lijst weer te geven.
2. Selecteer de actie Groepsinstellingen om de configuratie op groepsniveau te openen.

Opmerking:

Als uw organisatie

de gebruikerssynchronisatietool (UST) gebruikt om gebruikers automatisch te synchroniseren tussen Adobe en uw Active Directory,
en gebruikers niet handmatig mogen worden toegevoegd of gemaakt in Acrobat Sign,

moet u een uitzonderingengroep maken die de primaire groep is voor alle gebruikers-ID's van serviceaccounts.

De naam van de groep wordt toegevoegd aan uw UST-configuratie om ervoor te zorgen dat het synchronisatieproces geen invloed heeft op de gebruikers-ID's, waardoor deze worden gedeactiveerd of hun rechten worden verwijderd.

Het nieuwe serviceaccount maken

Opmerking:

Voordat u het nieuwe serviceaccount maakt, moet u een e-mailadres opgeven dat kan worden gebruikt voor binnenkomende antwoorden/vragen van uw ontvangers. (bijv. legal_agreements@my_domain.dom)

Het nieuwe serviceaccount maken:

Meld u als beheerder aan bij uw (Federated Sync) Admin Console.
Ga naar: Instellingen → Identiteit

Selecteer een directory om de nieuwe gebruiker te maken.
Selecteer het tabblad Synchronisatie.
Selecteer Ga naar instellingen
Selecteer Bewerken inschakelen.

Als bewerken is ingeschakeld, kunt u met Adobe Admin Console alleen de gebruikersgegevens in de Admin Console bewerken. Uw IdP is niet bijgewerkt met de bewerkingen.

Opmerking:

Bewerken blijft slechts één uur ingeschakeld, of totdat het handmatig wordt uitgeschakeld.
Meld u aan bij uw Licensing Admin Console (als u met meerdere Admin Consoles werkt).
Ga naar: Gebruikers → Gebruiker toevoegen.
Configureer uw nieuwe serviceaccount met:
- E-mailadres of gebruikersnaam: gebruik het e-mailadres waarmee u eventuele antwoorden van uw ontvangers wilt vastleggen.
- ID-type: Federated ID
- Voor-/achternaam: deze waarde wordt gebruikt in het Acrobat Sign-systeem en wordt weergegeven in het controlerapport. Gebruik een waarde die context biedt. bijv.: Juridische afdeling
- SSO-gebruikersnaam: gebruik dezelfde e-mailwaarde.
- Land/regio: selecteer het juiste land of regio voor uw bedrijf.
- Selecteer het Acrobat Sign-productprofiel.
- Stel de gebruikersrol in op Gebruiker.
Klik op Opslaan als u gereed bent.
Meld u opnieuw aan bij de Federated Sync Admin Console om het synchroniseren van uw IdP-gegevens in te schakelen.
Ga terug naar Instellingen → Identiteit → {Directory} → Synchronisatie → Ga naar instellingen.

Klik op Bewerken uitschakelen om de synchronisatie van gegevens met uw IdP opnieuw in te schakelen.
Uw nieuwe serviceaccount wordt automatisch gegenereerd in het Acrobat Sign-systeem.

Het serviceaccount delen met de groepen of gebruikers die geautoriseerd zijn om het serviceaccount te gebruiken

Als u een share maakt voor een groep, wordt er een gedeelde verbinding gemaakt met alle gebruikers in de groep, waardoor de gebruikers van de groep kunnen overschakelen naar de serviceaccountinterface en overeenkomsten kunnen maken.

Door rechtstreeks met één gebruiker te delen wordt een verbinding gemaakt met alleen die gebruiker.

Meld u aan bij Acrobat Sign als accountbeheerder.
Ga naar het tabblad Gebruikers in het beheerdersmenu.
Selecteer het serviceaccount in de gebruikerslijst en selecteer vervolgens Gebruikersgegevens bewerken uit de acties boven aan de lijst.
Selecteer Status delen in het menu in het linkerdeelvenster.
- Zorg ervoor dat het tabblad Gebruikersaccount gedeeld met is geselecteerd.
- Selecteer het pluspictogram om een nieuwe deelrelatie te maken.
Selecteer de groep of gebruiker waarmee u het serviceaccount wilt delen:
1. Klik op het pictogram met de drie regels rechts van het zoekvak.
2. Klik op het pluspictogram naast de groep of gebruiker om het te selecteren.
  
  Individuele gebruikers kunnen worden toegevoegd door een groep uit te breiden en vervolgens een individuele gebruiker uit die groep te selecteren.
3. Schakel Verzenden in onder de opties Extra toestemming naast weergave.
4. Klik op Opslaan.

Uw nieuwe serviceaccount testen

Testen of uw gebruikers toegang hebben tot het serviceaccount:

Meld u aan met elke gebruiker waarmee het serviceaccount zijn of haar account heeft gedeeld.
Selecteer uw naam in de rechterbovenhoek om het gebruikerssubmenu weer te geven.
Selecteer Ander account in het menu.

Een overlay toont de lijst met gedeelde gebruikersaccounts.Selecteer het serviceaccount en klik op OK.
De gebruikersweergave wordt vernieuwd om de serviceaccountinterface weer te geven.
- Dit is te herkennen aan de blauwe banner.
Navigeer naar de pagina Verzenden en stuur een overeenkomst naar uzelf.
- Houd er rekening mee dat alle sjablonen die rechtstreeks zijn toegewezen aan de groep waarin het serviceaccount zich bevindt, beschikbaar zijn voor verzending.
De e-mail die u ontvangt, heeft de juiste indeling om de naam en het e-mailadres van het serviceaccount weer te geven.