Overzicht
U kunt een ontvanger op account- of groepsniveau zo configureren dat hij of zij een overeenkomst kan weigeren. Wanneer deze optie is ingeschakeld, zijn er tools beschikbaar om feedback te geven over waarom de overeenkomst is geweigerd.
De optie om een aangepaste reden af te wijzen en vast te leggen, is beschikbaar voor alle serviceniveaus.
De opties om uw eigen lijst met afwijzingsredenen te definiëren en de knop Weigeren in de voettekstbanner weer te geven, zijn alleen beschikbaar op het serviceniveau van de onderneming.
Hoe werkt dit?
Wanneer de groep of het account de functieset inschakelt om overeenkomsten te weigeren, wordt de optie Ondertekeningsverzoek afwijzen ingevoegd in het menu Opties op de pagina voor elektronische ondertekening:
Als een ontvanger ervoor kiest om zijn actie te weigeren, krijgt hij een lijst met vooraf gedefinieerde redenen en/of een optie om zijn of haar eigen, aangepaste reden voor weigering in te voeren (afhankelijk van hoe de functieset is geconfigureerd):
Zodra de overeenkomst is geweigerd, wordt deze geannuleerd en krijgt de opsteller van de overeenkomst hierover bericht.
Vermeldingen voor activiteiten en het controlerapport
De weigering van een overeenkomst wordt op twee plaatsen in de transactierecord vastgelegd:
- De record Activiteit van de overeenkomst
- Het controlerapport dat wordt afgeleid van de transactie
De opmerking die wordt gebruikt voor de weigering, wordt alleen weergegeven op de lijst met activiteiten en niet in het controlerapport.
De redenen voor weigering achterhalen
De reden voor het afwijzen van een overeenkomst kan worden bekeken op de overeenkomst (in de sectie Activiteit zoals hierboven beschreven) of door een rapport uit te voeren waarin de overeenkomst is opgenomen.
De kolommen met de redenen voor afwijzing van de ontvanger komen na de individuele ontvangersgegevens:
Configuratieopties
Individuele en zakelijke klanten in het MKB kunnen de weigeringsoptie toestaan en vereisen dat een aangepaste reden wordt opgegeven.
- Omdat er geen lijst met redenen beschikbaar is voor deze serviceniveaus, wordt een aangepaste reden vastgelegd
Op het serviceniveau voor ondernemingen bevat de functieset met redenen voor weigering vijf configureerbare opties.
- Ondertekenaars mogen weigeren is de primaire activeringsschakelaar. Deze moet zijn ingeschakeld om toegang te krijgen tot de vier andere opties
Ondertekenaars mogen weigeren
Als u deze instelling op het hoogste niveau inschakelt, krijgen de meeste ontvangersrollen de optie om de overeenkomst af te wijzen en de overeenkomst dus tijdens het proces te annuleren.
- Ontvangers met de rol Gecertificeerde ontvanger zijn expliciet hiervan uitgesloten. De optie om dit type ontvanger toe te staan om te weigeren, moet dus afzonderlijk worden geconfigureerd door de Succes Manager of door het ondersteuningsteam.
Acceptanten: de knop Weigeren inschakelen
Indien deze optie is ingeschakeld, wordt de knop Weigeren/Accepteren voor ontvangers met de rol Acceptant weergegeven in de voettekst van de pagina voor elektronische ondertekening.
- De optie Ondertekeningsverzoek afwijzen staat nog steeds in het menu Opties
Vereisen dat ondertekenaars een ondertekeningsreden opgeven
Wanneer de optie Vereisen dat ondertekenaars een ondertekeningsreden opgeven is ingeschakeld, wordt een lijst met redenen voor de weigering beschikbaar:
De redenen voor weigering worden geconfigureerd door de account-/groepsbeheerder. Hierbij moet ten minste één reden worden gedefinieerd, anders wordt er een fout gegenereerd:
Om een nieuwe reden voor weigering aan te maken, klikt u op het pluspictogram om de overlay Maken weer te geven:
Er zijn drie elementen vereist bij het definiëren van een weigeringsreden:
- Naam van afwijzingsredenen voor ondertekening - De nominale naam van de record Reden.
- Hierdoor kunnen de redenen, die soms in verschillende talen worden ingevoerd, gemakkelijker worden gesorteerd
- Tekst voor afwijzingsredenen voor ondertekening - Dit is de tekst die letterlijk wordt ingevoegd in de record Activiteit en het rapportageveld.
- Deze tekst is beperkt tot 255 tekens of minder
- De ontvanger kan de volledige tekst bekijken in het selectievenster
- Taal- Alleen redenen met een taalwaarde die overeenkomt met de omgeving van de ondertekenaar, worden als optie weergegeven. Als u overeenkomsten verzendt met de Franse landinstelling, kunt u alleen die redenen selecteren die zijn gemarkeerd voor de Franse taal
- Als de ondertekenaar een landinstelling gebruikt die niet overeenkomt met een vooraf gedefinieerde reden, wordt een aangepaste reden geaccepteerd
Zodra de reden correct is geconfigureerd, klikt u op Opslaan.
De reden is nu ook direct beschikbaar voor alle ondertekenaars.
Als u een reden in de lijst wilt bewerken of verwijderen, klikt u op de reden om deze te selecteren.
De handelingen Bewerken en Verwijderen staan linksboven in de sectie:
Toestaan dat ondertekenaars hun aangepaste ondertekeningsreden opgeven
Als u de functie voor een aangepaste reden inschakelt, kan de ontvanger handmatig een eigen reden invoeren:
Geef een gecombineerde lijst met afwijzingsredenen van het account en de groep weer
De optie om de redenen voor weigering op zowel accountniveau als groepsniveau te combineren is alleen beschikbaar wanneer u de bedieningselementen op groepsniveau configureert.
Met deze optie kunt u een basisset met algemene weigeringsredenen op accountniveau aanmaken en vervolgens gespecialiseerde redenen op groepsniveau toevoegen die expliciet zijn ontworpen voor de inhoud die vanuit die groep wordt gegenereerd.
Handige weetjes...
De rol Gecertificeerde ontvanger wordt expliciet weggelaten uit de set met bedieningselementen voor weigeringsredenen. Klanten waarbij gecertificeerde ontvangers een overeenkomst moeten kunnen weigeren, dienen contact op te nemen met hun Succes Manager of ondersteuningsteam als ze deze optie willen inschakelen.
Aanmelden bij je account