Digitale handtekeningen zijn een type elektronische handtekening die gebruikmaakt van een certificaatgebaseerde digitale ID. Deze wordt verkregen van een cloudgebaseerde trustserviceprovider of van het lokale systeem van de ondertekenaar.

Op vergelijkbare wijze als bij een normale, geschreven handtekening kan met een digitale handtekening de persoon die een document ondertekent, worden geïdentificeerd. In tegenstelling tot een geschreven handtekening is een digitale handtekening op basis van een certificaat echter moeilijk te vervalsen, omdat deze versleutelde gegevens bevat die uniek zijn voor de ondertekenaar. Het kan eenvoudig worden geverifieerd en informeert de ontvangers of het document is gewijzigd nadat de ondertekenaar het in eerste instantie heeft ondertekend.

Adobe Acrobat Sign ondersteunt digitale handtekeningen door het veld Digitale handtekening op een formulier te plaatsen (ofwel via Tekstcodes, via slepen en neerzetten in de Acrobat Sign-authoringomgeving of door authoring in Adobe Acrobat met Acroforms).

Beschikbaarheid:

Digitale handtekeningen zijn beschikbaar bij licentielidmaatschappen voor Acrobat Standard, Acrobat Pro en Acrobat Sign Solutions.

Configuratiebereik:

Digitale handtekeningen kan worden ingeschakeld op account- en groepsniveau.

Digitale handtekeningen kunnen via de Acrobat Sign-service op twee manieren worden toegepast:

Download een zelfondertekend certificaat voor Acrobat en pas dit toe.
Gebruik een cloudgebaseerde digitale handtekening die wordt geleverd door een van de ondersteunde handtekeningservices.

Tijdstempels voor digitale handtekeningen

Bij het toepassen van digitale handtekeningen zijn tijdstempels een kritieke component van de standaarden voor handtekeningcompatibiliteit in zowel de EU als in de VS.

De tijdstempel fungeert als een vergrendelmechanisme voor zowel de identiteit van de ondertekenaar als het document zelf. De identiteit kan op verschillende manieren worden vastgesteld (certificaat, aanmelding, identiteitskaart, enz.), maar de tijdstempel moet door een vertrouwde en bevoegde TSA (Time Stamping Authority, ofwel tijdstempelautoriteit) worden geleverd.

De tijdstempel waarborgt de LTV (Long-Term Validity, ofwel geldigheid op lange termijn) van de ondertekende overeenkomst door zowel de handtekening als het document te vergrendelen. In feite wordt zo een slot verschaft voor het slot. Dit is essentieel voor de compatibiliteit van digitale handtekeningen, omdat persoonlijke certificaten kunnen verlopen terwijl de LTV van de tijdstempel in de loop der tijd kan worden verlengd zonder de geldigheid van de handtekening te wijzigen. De LTV-tijdstempel garandeert dat het certificaat geldig was toen het werd toegepast en verlengt de geldigheid van de ondertekende overeenkomst tot na het tijdsbestek van het feitelijke certificaat van de ondertekenaar.

Opmerking:

Het tijdstempelbewijs wordt weergegeven in de digitale handtekening met de ISO 8601-notatie.

Gekwalificeerd tijdstempel voor e-IDAS-conformiteit in de Europese Unie

Op alle accounts in de Acrobat Sign EU1-instantie in Europa wordt standaard een gekwalificeerde tijdstempel toegepast dat voldoet aan de e-IDAS-normen. (In welke instantie wordt mijn account uitgevoerd?)

Gebruik

Voor afzenders

Vanuit het perspectief van de afzender hoeft alleen het veld Digitale handtekening te worden geplaatst in het document dat ter ondertekening wordt verzonden.

Opmerking:

Digitale handtekeningen nemen meer ruimte op de pagina in door de extra content in de handtekening. Houd hier rekening mee bij het ontwerpen van uw handtekeningvelden voor een document.

De authoringomgeving met slepen en neerzetten waarin zowel het elektronische handtekeningveld voor als het digitale handtekeningveld worden weergegeven.

Voor auteurs van documenten of sjablonen

Wanneer een ontvanger een cloudgebaseerde handtekening toepast, kan deze maximaal 10 digitale handtekeningen plaatsen. Alle digitale handtekeningvelden boven de eerste tien worden omgezet naar het standaardveldtype voor elektronische handtekeningen.

Als de ontvanger het document moet ondertekenen door het bestand te downloaden en met Acrobat een eigen digitaal handtekeningcertificaat toe te passen, is maximaal één digitaal handtekeningveld in de overeenkomst toegestaan. Als een document meerdere digitale handtekeningvelden bevat, krijgt de ontvanger niet de optie om te downloaden en een lokale handtekening toe te passen.

Als één bepaalde ondertekenaar een digitale handtekening gebruikt, betekent dit niet dat andere ondertekenaars dat ook moeten doen. Het is geen probleem om alleen uw interne ondertekenaars digitale handtekeningen te laten toepassen en van externe ondertekenaars te verlangen dat ze het veldtype voor elektronische handtekeningen gebruiken (of andersom).

Opmerking:

Wanneer meerdere handtekeningen worden toegepast voor één ontvanger, moet elk veld een unieke naam hebben. Bijv. digsig1_:signer1: digitalsignature, digsig2_:signer1: digitalsignature, enzovoort.

Als de naam van een teksttag voor een digitale handtekening wordt gedupliceerd, wijzigt Acrobat Sign de naam van de velden automatisch door een aanhangsel '-n' toe te voegen. Hierbij is 'n' een getal dat begint vanaf 1 en wordt verhoogd voor elke gedupliceerde veldnaam die wordt gevonden. Zo wordt bijvoorbeeld digsig1-1_es_:signer1:digitalsignature en digsig1-2_es_:signer1:digitalsignature, enzovoort.

Authoring met slepen en neerzetten gebruiken

Sjabloonontwerpers zien het veld Digitale handtekening in de sectie Handtekeningen van de ontwerpomgeving.

Hieronder ziet u links het veld E-handtekening en rechts het veld Digitale handtekening.

Syntaxis van teksttags

De syntaxis voor een veld Digitale handtekening gebruikt het argument :digitalsignature

Bijv. digsig1_es_:signer1:digitalsignature

Formulieren samenstellen in Acrobat

Net als voor alle andere veldtypen, kunt u de functionaliteit van een teksttag dupliceren als u een document maakt in Acrobat door de naam van het veld te wijzigen, zodat dit de volledige teksttag met alle argumenten bevat (maar zonder de accoladeparen aan de uiteinden).

De ervaring van de ondertekenaar

Aangezien digitale handtekeningen op certificaten gebaseerd zijn, moeten ondertekenaars een digitale ID verkrijgen voordat ze hun handtekening kunnen toepassen. Deze digitale ID kan worden verkregen bij een van de providers voor cloudondertekening of door de handtekening toe te passen met Adobe Acrobat of Acrobat Reader, met gebruik van een lokale digitale ID.

Acrobat Sign begeleidt de ondertekenaar door het proces:

De overeenkomst openen en alle verplichte velden invullen
Kiezen uit bestaande digitale ID's of een nieuwe ID maken
De handtekening toepassen

Nadat de handtekening is toegepast, gaat de ondertekeningscyclus gewoon verder.

De overeenkomst openen en de velden invullen...

De ondertekenaars worden via e-mail op de hoogte gesteld en worden gevraagd de overeenkomst te openen door op de knop Controleren en ondertekenen te klikken
Zodra het document is geopend, kan de ondertekenaar het document lezen en zo nodig eventuele velden invullen. Alle verplichte velden moeten worden ingevuld voordat de ondertekenaar het ondertekeningsproces kan voortzetten.

Wanneer u de muis boven het digitale-handtekeningveld houdt, verschijnt een tekstballon met aanvullende instructies.
Als u in het veld klikt, wordt een overlay geopend waarin de ondertekenaar wordt gevraagd een van de volgende twee paden te selecteren:
- Cloudhandtekening
- Downloaden en ondertekenen met Acrobat
Selecteer Cloudhandtekening en Volgende.
Er wordt een nieuwe overlay weergegeven waarin de ondertekenaar wordt gevraagd in de vervolgkeuzelijst een identiteitsprovider te selecteren.
- U kunt alleen de providers gebruiken die in de vervolgkeuzelijst staan
- Ondertekenaars die niet beschikken over een toepasselijke digitale id, kunnen klikken op de koppeling Klik voor een nieuwe digitale id en worden gerouteerd om een nieuwe digitale id op te halen van een van de verschillende providers voor cloudondertekening.
- Nadat ze een nieuwe digitale id hebben gemaakt, kunnen ze terugkeren naar het ondertekeningsproces.
De identiteitsprovider vraagt de ondertekenaar zich te verifiëren bij de service
Als de ondertekenaar zich heeft geverifieerd, wordt een lijst met geldige digitale id's getoond waaruit de ondertekenaar kan kiezen.
- Selecteer de digitale id
- Klik op Volgende
Er wordt een voorvertoning van de handtekening weergegeven.
- Klik op Handtekening bewerken om:
  
  Handmatig te ondertekenen met de muis of het touchpad
  
  Een afbeelding van een handtekening te uploaden
- Klik op OK als u klaar bent om door te gaan
De ondertekenaar keert terug naar de overeenkomst en er verschijnt een prompt met Hier ondertekenen
De identiteitsprovider kan vervolgens een extra verificatie vereisen via een tweede factor.

Bijvoorbeeld: de onderstaande provider vereist een statische pincode die wordt aangemaakt wanneer u de digitale id instelt, alsook een eenmalig wachtwoord.
- Voer de gewenste waarden in en klik op OK
Wanneer de tweestapsverificatie is voltooid, wordt het document ondertekend en krijgt u een melding dat het proces is gelukt.

Configuratie

De functiebesturingselementen bekijken en bewerken:

Meld u aan als beheerder en ga naar het menu Accountinstellingen.
Selecteer het tabblad Digitale handtekeningen.

De volledige pagina Digitale handtekening in het menu Beheerdersconfiguratie

De volgende configureerbare opties zijn beschikbaar:

U kunt ervoor zorgen dat ondertekenaars hun digitale handtekening uit een of meerdere bronnen kunnen importeren:

Downloaden en ondertekenen met Acrobat: hiermee kan de ondertekenaar een zelfgecertificeerde handtekening gebruiken.
- Als u een digitale handtekening nodig hebt in uw proces, controleer dan bij uw juridische afdeling of een zelfondertekend certificaat acceptabel is voordat u deze optie inschakelt.
Cloudondertekening - Hiermee kunnen uw ondertekenaars digitale cloud-handtekeningen gebruiken, zodat digitale ondertekening ook mogelijk is op mobiele apparaten
- Als digitale handtekeningen een belangrijke rol spelen in uw ondertekeningsproces, raden we u aan handtekeningen op basis van de cloud in te schakelen.

De pagina Configuratie digitale handtekening met de opties Downloaden en Cloudhandtekening gemarkeerd.

Wanneer Cloudondertekening is ingeschakeld, wordt de lijst met handtekeningproviders op de pagina geactiveerd. Er moeten een of meer providers worden geselecteerd en de geselecteerde providers zijn de enige opties waaruit de ondertekenaar kan kiezen.

Als er een leverancier is die uw bedrijf bij voorkeur gebruikt door ondertekenaars, dan selecteren de opties van de voorkeursprovider voor cloudhandtekeningen die leverancier automatisch wanneer de ontvanger wordt gevraagd om te ondertekenen. De ontvanger heeft nog steeds de mogelijkheid om een andere leverancier te selecteren uit de lijst die u hebt toegestaan.

De pagina Configuratie digitale handtekening met de opties Toegestane en Voorkeurshandtekeningprovider gemarkeerd.

Met de optie om de overeenkomstinformatie terug te sturen naar uw provider voor cloudondertekening kan de handtekeningprovider uw overeenkomsten koppelen aan het gebruik van de handtekeningen die uw bedrijf heeft gekocht.

Klanten die een gedetailleerd inzicht willen in de manier waarop hun handtekeningproviders hun gebruik volgen, kunnen het handig vinden dat de provider het gebruik rechtstreeks koppelt aan herkenbare overeenkomsten. De optie Informatie over de overeenkomst verzenden naar de provider voor cloudondertekening biedt de handtekeningprovider drie gegevenselementen wanneer de handtekeningtoepassing wordt geprobeerd:

De Account-ID: uw algemene account-ID in het Acrobat-systeem.
De Groeps-ID: de specifieke groep waaruit de overeenkomst is verzonden. Dit is handig als verschillende groepen verschillende providers gebruiken of als de account-ID niet is geconfigureerd om alle groepen met dezelfde providers in te schakelen.
De Transactie-ID: de individuele ID op overeenkomstniveau met de meeste details over hoe handtekeningen worden gebruikt.

De pagina Configuratie digitale handtekening met de optie Overeenkomstgegevens verzenden naar de provider voor cloudondertekening gemarkeerd.

De definitie van een externe ondertekenaar is 'elk e-mailadres dat niet is opgenomen in uw Acrobat Sign-account'.

Interne ondertekenaars zijn alle gebruikers die wel zijn gedefinieerd in uw Acrobat Sign-account

Als u een andere ondertekeningsfunctie wilt maken voor externe ondertekenaars (versus interne ondertekenaars), kunt u een tweede set met de bovenstaande opties inschakelen die alleen van toepassing is voor externe ondertekenaars.

U kunt bijvoorbeeld minder strikt zijn in uw selectie van leveranciers voor externe ondertekenaars, of u kunt interne ondertekenaars andere instructies bieden over het verkrijgen van een handtekening.

De pagina Configuratie digitale handtekening met de optie Instellingen voor externe ondertekenaars gemarkeerd.

Opmerking:

Reden voor ondertekening weergeven

Voor compatibiliteit met bepaalde richtlijnen moet de ondertekenaar een reden opgegeven voor het toepassen van een digitale handtekening. Bijvoorbeeld: compatibiliteit met Title 21 CFR Part 11- en SAFE-BioPharma-normen.

Als digitale handtekeningen worden gebruikt om aan een compatibiliteitsvereiste te voldoen, dient u uw juridische afdeling te vragen of u ook een reden voor de handtekening dient op te nemen in het ondertekeningsproces.

Voor toegang tot de besturingselementen klikt u op de koppeling Bio-Pharma-instellingen

Als u geavanceerde besturingselementen voor ondertekening nodig hebt, raadpleegt u de BioPharma-pagina >

Handige weetjes en veelgestelde vragen

RSA-PSS

RSA-PSS is een ondertekeningsschema dat is gebaseerd op het RSA-cryptosysteem en dat veiliger is dan het oudere RSA-PKCS#1 v.1.5-schema.

De accountbeheerder hoeft niets te configureren voor de Acrobat Sign-implementatie van RSA-PSS.

Wanneer Cloudondertekening wordt gekozen en de digitale id van de ondertekenaar ondersteuning biedt voor zowel RSA-PSS als RSA-PKCS#1, wordt standaard het RSA-PSS-schema gebruikt.
Wanneer Ondertekenen met Acrobat wordt gekozen, is het gebruik van RSS-PSS of RSA-PKCS#1 afhankelijk van de instellingen van de ondertekenaar in zijn of haar Acrobat-toepassing
Acrobat Sign biedt volledige ondersteuning voor CRL- en OCSP-reacties die met het RSA-PSS-schema zijn ondertekend.
Het gebruik van het RSA-PSS-schema is vereist om te voldoen aan de specifiek in Duitsland geldende vereisten voor gekwalificeerde elektronische handtekeningen.

Opties voor opmaak van digitale handtekeningen

PKCS#7 is de standaardindeling voor digitale handtekeningen voor de meeste Acrobat Sign-accounts (buiten de EU).

Accounts op de Europese locatie (EU1) gebruiken standaard de PAdES-indeling (ETSI EN 319142) om compatibiliteit met eIDAS-normen te verkrijgen.
Een beheerder op accountniveau kan de technische ondersteuning van Acrobat Sign vragen deze instelling te wijzigen in een andere indeling.
Deze functie kan op groeps- of accountniveau worden ingeschakeld en geconfigureerd.

In de digitale-handtekeningworkflow moet de overeenkomst een uniek proces doorstaan. Er gelden enkele beperkingen vanwege de speciale behandeling die nodig is om de handtekening toe te passen.

Aan elke ondertekenaar kan maximaal één digitaal handtekeningveld worden toegewezen tijdens het downloaden van het document en het ondertekenen met Acrobat. Cloudgebaseerde handtekeningen bieden ondersteuning voor maximaal 10 digitale handtekeningvelden per ontvanger.(Aadhaar en Singpass worden niet ondersteund.)
Webformulieren bieden geen ondersteuning voor digitale handtekeningen.
In bulk verzenden biedt geen ondersteuning voor handtekeningen van Downloaden en ondertekenen met Acrobat. Digitale cloudhandtekeningen werken zoals verwacht.
Digitale handtekeningen worden niet ondersteund in desktop-apps voor Microsoft Office, omdat ze zijn ontworpen voor gebruik in een browseromgeving. U kunt ook de Office-webapps vanuit uw browser gebruiken.
Digitale handtekeningen schakelen de functie Beperkte documentzichtbaarheid uit. Alle ontvangers zien alle pagina's.
Ondertekenaars op mobiele apparaten kunnen alleen cloudgebaseerde digitale handtekeningen toepassen.
De modus voor een digitale cloud-id met OAuth-verificatie wordt niet ondersteund door de functie Invullen en ondertekenen.
De functie Invullen en ondertekenen ondersteunt geen ondertekening met de serviceprovider van Aadhaar.
Gebruikers die hun content delen of accounts waarvoor geavanceerd delen is ingeschakeld, kunnen geen digitale handtekeningen gebruiken.
eVaulting kan niet worden gebruikt in combinatie met digitale handtekeningen.
Bestandsbijlagen kunnen alleen door de eerste ondertekenaar worden toegepast. Wanneer volgende ondertekenaars een nieuw bestand toevoegen als bijlage, worden alle eerdere digitale handtekeningen ongeldig.
Als het controlerapport is bij een digitaal ondertekende overeenkomst is gevoegd, wordt met behulp van de twee documenten een PDF-portfolio gemaakt.
In de velden voor transactienummers wordt een digitale handtekening geconverteerd naar een elektronische handtekening.
Als de optie om het controlerapport bij te voegen is ingeschakeld, wordt er een PDF-portfolio gemaakt (met daarin de overeenkomst en een apart PDF-bestand voor het controlerapport, beide ingesloten in de PDF-portfolio, ook wel PDF-envelop genoemd). Zodra een digitale handtekening is toegepast, kunnen er namelijk geen wijzigingen meer worden aangebracht in de overeenkomst.

Krijg sneller en gemakkelijker hulp

Nieuwe gebruiker?

Overzicht van digitale handtekeningen in Adobe Acrobat Sign