De bibliotheek van Adobe Acrobat Sign-sjablonen bevat drie Amerikaanse belastingdocumenten als voorbeelden van hoe formulieren kunnen worden gemaakt. Ze zijn volledig geldig en functioneel voor gebruik, maar kunnen niet door gebruikers worden bewerkt omdat ze worden gedeeld door alle accounts. Het onderstaande artikel definieert het proces voor het opslaan van de Acrobat Sign-sjabloon in uw persoonlijke bibliotheek, zodat u de velden naar wens kunt bewerken en dat document vervolgens naar uw lokale account kunt distribueren. Voor dit proces zijn formulierveldsjablonen vereist. Het werkt dus alleen met lidmaatschappen op Team-, Business- en Enterprise-niveau.

Overzicht

Het maken van een kopie van een bibliotheeksjabloon duurt ongeveer 2-3 minuten en geeft u een documentversie die volledig onder uw controle is.

Het is een goed idee om vóór het starten van het onderstaande proces een PDF-versie te downloaden van het IRS-formulier dat u van de IRS.gov-website wilt repliceren. De overheid wijzigt deze formulieren regelmatig. Zorg dus dat u de meest recente versie hebt.

Wanneer u een PDF van het formulier hebt, bestaat het proces uit twee snelle stappen:

Kopieer de sjabloon door een overeenkomst te verzenden
Werk de sjablooneigenschappen bij om het document ter beschikking van anderen te stellen (optioneel)

Bovendien leest u onderaan dit artikel welke stappen u moet uitvoeren om een nieuwe versie van het basisformulier te uploaden en de veldoverlay erop toe te passen.

Let op:

Als u een account hebt die gebruikmaakt van API, vergeet dan niet dat elke sjabloon een andere document-ID heeft. Als u een sjabloon gebruikt die u uit de Acrobat Sign-bibliotheek repliceert, moet u de document-ID in uw API-aanroepen dus zodanig bijwerken dat de nieuwe kopie wordt gebruikt.

De sjabloon kopiëren

Als u de sjabloon wilt kopiëren, moet u met behulp van de bestaande Acrobat Sign-sjabloon een overeenkomst verzenden via de ontwerpomgeving en tegelijk een kopie opslaan.

Navigeer naar de pagina Verzenden van Acrobat Sign en start een overeenkomst
Configureer de overeenkomst voor twee ontvangers.
- Deze ontvangers hoeven niet geldig te zijn omdat de overeenkomst niet hoeft te worden ondertekend, alleen gekopieerd
- De overeenkomst wordt wel verzonden, dus u kunt het beste een bekend 'black hole'-e-mailadres gebruiken.
  
  Bijvoorbeeld: noreply@myDomain.dom
Opmerking:

Er worden twee ontvangers gedefinieerd omdat de sjabloon die u kopieert, velden voor twee ontvangers identificeert. Als u de overeenkomst slechts voor één ontvanger configureert, importeert u alleen de velden voor de eerste ontvanger.
Voeg de Acrobat Sign-sjabloon bij die u wilt kopiëren.
- Voeg slechts één sjabloon tegelijk toe
- In het onderstaande voorbeeld wordt I-9 gebruikt, maar alle sjablonen werken hetzelfde
Schakel het selectievakje Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen in en klik vervolgens op Volgende
- Het formulier wordt weergeven in de ontwerpomgeving
Doe het volgende terwijl de ontwerpomgeving geopend is:
- Schakel het selectievakje Opslaan naar documentbibliotheek in
- Klik op de knop Verzenden
Er wordt een venster weergegeven waarin u moet opgeven onder welke naam u de nieuwe sjabloon u in uw persoonlijke documentbibliotheek wilt opslaan.
- U kunt dezelfde naam behouden of desgewenst een andere naam opgeven
- Klik na het instellen van de sjabloonnaam op de knop Opslaan en verzenden
Nadat u op de knop Opslaan en verzenden hebt geklikt, wordt het document als document opgeslagen in uw persoonlijke bibliotheek.
- De overeenkomst wordt ook ter ondertekening verzonden, wat geen invloed heeft als u ‘veilige’ e-mailadressen hebt gedefinieerd

De sjablooneigenschappen bijwerken

Uw persoonlijke bibliotheek bevat nu een kopie van het formulier, maar als anderen er gebruik van willen maken, moet u het toegangsbereik uitbreiden

Klik op de koppeling Beheren bovenaan het venster om de pagina Beheren te openen

Er staan twee nieuwe items op de pagina Beheren:
- De pseudo-overeenkomst die is verzonden in de sectie Verzonden voor ondertekening
- De documentsjabloon in de sectie Bibliotheeksjablonen
Opmerking:

Op dit punt kunt u de pseudo-overeenkomst die u hebt gebruikt om de sjabloon te kopiëren, het beste annuleren en verwijderen
Klik op de koppeling Sjabloon bewerken voor de documentsjabloon
- Hierdoor wordt de ontwerpomgeving geopend
Wanneer de ontwerpomgeving geopend is, vouwt u de sectie Eigenschappen van sjabloon in de rechterbovenhoek van het venster uit.

Hier kunt u het volgende doen:
- De naam van de sjabloon wijzigen
- Het SJABLOONTYPE wijzigen (u kunt het beste Beide selecteren)
- Het toegangsbereik (WIE KAN DIT GEBRUIKEN) veranderen in iedereen in uw groep of bedrijf
Klik op Opslaan om de aangepaste sjablooneigenschappen op te slaan.
- Er wordt een pagina geopend met de mededeling dat de sjabloon correct is opgeslagen.

Gefeliciteerd! De Acrobat Sign-sjabloon is gekopieerd naar uw persoonlijke account.

Een andere documentversie maken met de bestaande veldoverlay

Voor klanten die een nieuwe versie van een formulier willen uploaden (omdat formulieren regelmatig veranderen), kunt u snel een nieuwe documentsjabloon maken en hierop de veldoverlay van uw bestaande sjabloon toepassen.

Dit proces bestaat uit twee stappen:

Het nieuwe formulier uploaden
De veldoverlay toepassen

Als u dit wilt doen, hebt u een kopie nodig van de documentversie waarop u de veldoverlay u wilt toepassen. In het geval van de IRS-documenten zijn kopieën beschikbaar op de IRS.gov-website.

U moet ook de eigenaar zijn van de sjabloon die u als veldoverlay voor het nieuwe formulier wilt gebruiken.

Het formulier uploaden

Navigeer naar de startpagina in Acrobat Sign.
Klik op de knop Een herbruikbare sjabloon maken
- Hierdoor opent u de pagina Een bibliotheeksjabloon maken
Doe het volgende terwijl de pagina Een bibliotheeksjabloon maken geopend is:
- Voer een sjabloonnaam voor uw nieuwe sjabloon in
  
  Gebruik bij voorkeur een naam die de sjabloon eenduidig identificeert. De naam kan later worden gewijzigd
- Upload het nieuwe bestand waarop u de nieuwe documentsjabloon baseert
- Klik op de knop Voorvertoning en velden toevoegen
  
  Hierdoor wordt de ontwerpomgeving geopend

De veldoverlay toepassen

Doe het volgende wanneer de ontwerpomgeving geopend is:
- Klik op de vervolgkeuzelijst Veldsjablonen in de linkerbovenhoek van het scherm
- Selecteer de sjabloon die u wilt toepassen
Klik op de knop Toepassen terwijl de sjabloon geselecteerd is

Het document wordt korte tijd verwerkt terwijl de veldoverlay wordt toegepast.

Wanneer dit proces is voltooid, wordt het formulier vernieuwd en ziet u de toegepaste velden
Als de structuur van de pagina praktisch identiek was (wat meestal het geval is bij IRS-formulieren) zal de veldplaatsing nauw corresponderen.

Het is echter de moeite waard een paar minuten de tijd te nemen om de sjabloon te bekijken en te controleren of de velden naar wens zijn uitgelijnd.

Nu is een goed moment om de velden en de bijbehorende eigenschappen naar wens aan te passen.

Wanneer u tevreden bent, klikt u op de knop Opslaan in de rechterbenedenhoek om de documentsjabloon op te slaan.

Wanneer het document is opgeslagen, is de nieuwe sjabloon te vinden op de pagina Beheren in de sectie Sjablonen
Test uw document intern om te controleren of alles goed werkt.

Als u zeker weet dat het formulier correct is, doet u het volgende:
- Bewerk de nieuwe sjabloon op de Pagina Beheren
- Stel de definitieve sjabloonnaam in die u wilt weergegeven
- Wijzig de eigenschappen van de sjabloon om toegang te verlenen tot uw groep/bedrijf
Opmerking:

In de sjablooneigenschappen van het oude formulier kunt u het toegangsbereik desgewenst op Alleen ikzelf, instellen om het veilig te stellen voor het geval u naar de oude sjabloon wilt terugkeren